創(chuàng)新管理模式 提升檔案管理水平

米平

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，優(yōu)良的檔案管理能很好的促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。新時(shí)期，為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，檔案的管理水平迫切要求被提高，通過在檔案管理中運(yùn)用新思路，新辦法，并不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使得檔案管理成為提升企業(yè)管理水平的最大助力。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國迎來了高新科技引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展的時(shí)代，為順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r，檔案管理工作要做出與時(shí)代相對(duì)應(yīng)的變革，創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過程中所形成的有價(jià)值的文字記錄或圖表等，記錄了企業(yè)各個(gè)發(fā)展階段的細(xì)節(jié)。在日常工作中，由專業(yè)性人才隊(duì)伍對(duì)企業(yè)的文件進(jìn)行科學(xué)的分類整理，便于以后企業(yè)人員進(jìn)行查詢。其中記錄的各種信息為企業(yè)提供了可選擇的發(fā)展模式，也使得企業(yè)在發(fā)展過程中能少走彎路，可以作為企業(yè)發(fā)展的理論指導(dǎo)。

具體來說，企業(yè)檔案管理重要性主要體現(xiàn)在以下方面。首先，良好的檔案管理對(duì)企業(yè)科技發(fā)展的促進(jìn)作用，它能激勵(lì)企業(yè)健康的向前發(fā)展。其次，檔案是企業(yè)文化凝聚的產(chǎn)物，是企業(yè)文化的實(shí)體表現(xiàn)形式，良好的企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)對(duì)于企業(yè)文化的利用程度。再次，企業(yè)檔案管理能夠很好的使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相匹配。最后，良好企業(yè)檔案管理能使檔案做為企業(yè)的理論指導(dǎo)更加的科學(xué)化，時(shí)代化。

2 企業(yè)檔案管理當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r

良好的企業(yè)檔案管理遵循著以下原則，首先，企業(yè)中各個(gè)部門的檔案要有統(tǒng)一的管理部門，管理中實(shí)行綜合管理，分類處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的集中管理與分級(jí)管理。其次，注重檔案管理的安全性，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理與保護(hù)，避免檔案的泄露與遺失，嚴(yán)格遵守保密條例，增強(qiáng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，維護(hù)好企業(yè)檔案的安全與完整。

現(xiàn)今，我國企業(yè)本著以上原則進(jìn)行檔案管理，但在管理過程中都或多或少的出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，總結(jié)我國企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統(tǒng)，歸檔責(zé)任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現(xiàn)了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動(dòng)，檔案的不連續(xù)、無規(guī)則的管理狀態(tài)就體現(xiàn)出來，將給檔案的查找?guī)砗艽蟮穆闊Ｍ瑫r(shí)又由于近年來全球經(jīng)濟(jì)下滑，人員的精簡(jiǎn)在很多企業(yè)發(fā)生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務(wù)相當(dāng)繁重。檔案管理的環(huán)節(jié)很多，若是提高管理水平，其中任何一項(xiàng)環(huán)節(jié)都不能落下，不僅要求管理設(shè)備的提高，從業(yè)人員的素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

當(dāng)前科技信息發(fā)展迅猛與企業(yè)檔案管理歸檔單一化不相匹配。當(dāng)前高新技術(shù)的發(fā)展，給企業(yè)帶來了自動(dòng)化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，利用信息技術(shù)可以有效的使得企業(yè)檔案管理變得簡(jiǎn)潔。通過將檔案資源整合到自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，就能檔案的無縫連接，并對(duì)檔案加以保存與隨時(shí)的利用。由于企業(yè)檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒有很好的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，檔案管理自動(dòng)化在企業(yè)中的運(yùn)用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。

企業(yè)檔案管理的不科學(xué)、不規(guī)范。在許多企業(yè)的檔案室中，我們很容易發(fā)現(xiàn)一些檔案的檔號(hào)不規(guī)范，一些檔案缺少卷內(nèi)目錄，以及案卷混亂的問題，這是檔案管理不規(guī)范的集中體現(xiàn)。在查閱相關(guān)檔案時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案的調(diào)閱極不便利。

從事檔案管理人員的素質(zhì)不高，表現(xiàn)在專業(yè)水平不高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要求設(shè)備的現(xiàn)代化，還要求從業(yè)人員具有先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，能夠?qū)π略O(shè)備進(jìn)行使用和維護(hù)，。但就目前我國大多數(shù)企業(yè)來看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發(fā)、歸檔與查找。對(duì)于現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)還處于不了解階段，對(duì)于現(xiàn)代設(shè)備的使用，能熟練掌握使用技能的從業(yè)人員更是稀少，新時(shí)期的檔案管理對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)水平要求很高，對(duì)檔案管理人員如不進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，那么在人才這一方面，它會(huì)成為阻礙企業(yè)檔案管理水平提升的短板。

企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是，大量卷宗的質(zhì)量不高，搜索工具不完善。一些企業(yè)檔案的整理并不符合國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)。在文件檢索方面，大部分企業(yè)還是傳統(tǒng)的手工檢索，機(jī)器檢索在企業(yè)中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機(jī)器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業(yè)制定發(fā)展目標(biāo)的參考。大多數(shù)企業(yè)的情況是對(duì)于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業(yè)技術(shù)方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產(chǎn)品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價(jià)值。

3 創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平的一些措施和建議

檔案管理模式的創(chuàng)新，首先，要注重理念的創(chuàng)新，理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和意識(shí)。其次，要注重檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新，通過總結(jié)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求，逐步建立起與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項(xiàng)管理的規(guī)章制度要符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)。最后，要注重管理手段的創(chuàng)新，借助當(dāng)前高新技術(shù)發(fā)展的強(qiáng)勁勢(shì)頭，將信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術(shù)使得檔案管理變得方便簡(jiǎn)潔。

具體來說，檔案管理模式的創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面著手。

強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，完善檔案管理制度與監(jiān)督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業(yè)各個(gè)階段的發(fā)展情況。各個(gè)階段檔案管理體系的形成要有明確的目標(biāo)責(zé)任人，實(shí)行問責(zé)制，加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，由于在不同的過程中，不同的運(yùn)用對(duì)象其目的是不一樣的，管理人員可以根據(jù)具體的情況加強(qiáng)監(jiān)管的措施。

對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致化分類，科學(xué)合理的進(jìn)行歸納整理。檔案管理是一系統(tǒng)的工程，檔案管理的好壞會(huì)直接影響企業(yè)其余各部門的工作質(zhì)量。各部門既是檔案信息提供的對(duì)象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業(yè)部門所服務(wù)。

建立健全檔案管理中的評(píng)價(jià)機(jī)制，激勵(lì)從業(yè)人員工作的積極性。檔案管理部門因?yàn)槭荛L(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，一直被認(rèn)為是閑散部門，所以許多從業(yè)人員對(duì)于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態(tài)度會(huì)使得員工在工作過程中產(chǎn)生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等?，F(xiàn)今的檔案管理相當(dāng)重要，從業(yè)人員就的從思想上端正態(tài)度，通過合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，能有效的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，切實(shí)做好檔案的歸類整理工作。

加快檔案管理的信息化建設(shè)。首先，可以搭建一個(gè)檔案信息平臺(tái)，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案管理機(jī)制延生到企業(yè)的每個(gè)部門。其次，通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，將檔案中的文字信息編入到數(shù)據(jù)庫中方便企業(yè)工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優(yōu)勢(shì)，提高利用率，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值。

提升從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。先從思想上讓他們真正對(duì)檔案管理重視起來，并通過對(duì)在職的員工進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們熟知一些新設(shè)備的應(yīng)用，建設(shè)一批高素質(zhì)的管理人才，使得檔案管理隊(duì)伍更加精良。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中相當(dāng)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它從企業(yè)這個(gè)這個(gè)整體上產(chǎn)生，同時(shí)又服務(wù)于整個(gè)企業(yè)。良好的企業(yè)管理能使得企業(yè)獲得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而良好的檔案管理，能在很大程度上促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。面對(duì)當(dāng)前快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)，進(jìn)行企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革，人才隊(duì)伍的建設(shè)與高新技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)等，使得檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，如此才不會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的短板。

參考文獻(xiàn)

[1]孫雪峰.檔案管理中若干問題的思考[J].浙江檔案.