高校畢業(yè)生檔案管理之思

摘 要：高校畢業(yè)生檔案管理工作是高校就業(yè)工作的重要內(nèi)容，然而，隨著高校擴(kuò)招，畢業(yè)生人數(shù)激增，畢業(yè)生檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題，針對這些狀況，筆者試探性地提出了一些改良策略。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案管理；問題；策略

1 高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1999年，中國高考擴(kuò)張拉開大幕。然而，國家這項舉世矚目的教育政策從大受歡迎到引起爭議僅僅走過短短幾年的時光。這其中，許多人不禁會問：是對？是錯？也許至今還沒有是非明確的答案。只是人們在回顧這段歷史時，不由地會思索其中的成敗以及中國高等教育的未來。

隨著高考擴(kuò)張大軍的進(jìn)駐，全國高校雨后春筍，大學(xué)畢業(yè)生從廖廖可數(shù)的天子驕子變成眾多普普通通的勞動者。大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)空前高漲，這給全國的就業(yè)工作帶來前所未有的壓力。在這種壓力下，很多畢業(yè)的“附帶”工作往往成為被忽視的對象，這其中就包括了畢業(yè)生檔案管理工作。

畢業(yè)生檔案管理工作是當(dāng)前高校畢業(yè)生就業(yè)工作的重要內(nèi)容，是大學(xué)生從高校走向社會的重要環(huán)節(jié)，然而在空前的就業(yè)壓力面前，它常?！坝隼洹?。在全國范圍內(nèi)，高校畢業(yè)生的檔案管理工作也處在一片混亂與迷茫之中。究其原因，主要有以下三個方面：

1.1 缺乏對畢業(yè)生檔案管理工作的重視

2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這可以說為全國的畢業(yè)生檔案管理工作提供了重要的參考和依據(jù)。然而在實踐中，這項工作還是未能引起足夠的重視，主要表現(xiàn)在：

（1）高校缺乏重視；

畢業(yè)生檔案記錄了一個學(xué)生從新生到畢業(yè)真實的學(xué)習(xí)生活歷程，這其中就包括了該生個人的學(xué)業(yè)、品質(zhì)、專長、健康狀況等等。然而當(dāng)前，高校管理混亂，

“大部分高校沒有將符合檔案管理要求的工作程序、規(guī)章制度和有效措施建立起來”，①檔案工作職責(zé)分工不明，有權(quán)管理畢業(yè)生檔案的部門眾多，如學(xué)生處、教務(wù)處、招生就業(yè)處、檔案館等都可以管理畢業(yè)生檔案，這種管理模式的結(jié)果必然導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理工作中出現(xiàn)諸多推諉扯皮的現(xiàn)象，“誰都能管，誰都不想管”。畢業(yè)生檔案管理工作淪為“歸口部門的附屬品”。②加之，現(xiàn)如今高校大都舉債建校，財務(wù)債務(wù)累累，根本拿不出足夠的經(jīng)費(fèi)來支持這項“邊緣”工作，這也間接導(dǎo)致這項工作舉步維艱。

（2）畢業(yè)生缺乏重視；

計劃經(jīng)濟(jì)時代，統(tǒng)招統(tǒng)分，學(xué)生的工作有保障，畢業(yè)生的檔案管理工作也十分清淅而順利。但隨著高考制度的改革，全國的就業(yè)制度也發(fā)生了翻天覆地的變化。學(xué)習(xí)和工作并不是一對一的關(guān)系，而是出現(xiàn)了自由靈活的“雙向選擇”。在全球經(jīng)濟(jì)疲軟的大背景下，大學(xué)生的就業(yè)機(jī)會也變得“僧多稀少”，畢業(yè)生的就業(yè)壓力前所未有。在這種形勢下，很多畢業(yè)生在選擇工作時往往迫于無奈會作出一些取舍。如當(dāng)前一些能夠最大限度的緩解就業(yè)壓力的非公有制企業(yè)和單位，它們自身本并不具備保存?zhèn)€人檔案的資質(zhì)，但畢業(yè)生為了盡快就業(yè)，不得不舍棄檔案。也有些畢業(yè)生因為懼怕繁瑣的檔案調(diào)動手續(xù)而自動放棄檔案。更有甚者，認(rèn)為檔案可有可無，將其棄之而不顧，待意識檔案重要時，已后悔不及。

1.2 缺乏專業(yè)管理畢業(yè)生檔案的統(tǒng)一機(jī)構(gòu)

畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的基礎(chǔ)，畢業(yè)生檔案管理工作也是國家人力資源開發(fā)的前提。但現(xiàn)實是，隨著畢業(yè)生大量涌入社會，國家卻沒有相應(yīng)地建立一個統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)來管理畢業(yè)生檔案。當(dāng)前，畢業(yè)生檔案管理的機(jī)構(gòu)眾多，如原畢業(yè)高校、地方人事代理機(jī)構(gòu)、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、地方人事部門，勞動部門等，并且多重管理之下問題諸多。比如：高校管理，這里存在兩種不同的情況，一是畢業(yè)生畢業(yè)時因暫時找不到接收檔案的工作單位，主動把檔案暫放于此，待再“擇業(yè)”單位具備保存檔案資質(zhì)時再回原校調(diào)??；第二種是對自身檔案完全無意識，被動地把檔案“棄”之學(xué)校的；但不管是何種情況，由于高校對畢業(yè)生檔案疏于管理，導(dǎo)致很多檔案散失，最終無檔可尋。在實踐中，甚至還出現(xiàn)有個別高校把學(xué)生“遺棄”的檔案直接打回原籍，畢業(yè)生過后更難查其源蹤；再如：地方人事代理機(jī)構(gòu)，作為國家人力資源的資質(zhì)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)起保管畢業(yè)生檔案的重任。學(xué)生畢業(yè)后把檔案存放于此，按年繳費(fèi)，但由于畢業(yè)生自身檔案意識不足，歲月無痕，有人忘記續(xù)費(fèi)，加之少數(shù)地方人事代理機(jī)構(gòu)片面地追逐經(jīng)濟(jì)利益，最后導(dǎo)致諸多檔案歸于死檔，甚至被銷毀。畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)眾多，問題瀕發(fā)，甚至還出現(xiàn)畢業(yè)生私自攜帶檔案的違法情況。檔案屬于國家機(jī)密，且我國每年的畢業(yè)生人數(shù)眾多，但全國范圍內(nèi)卻缺乏一個專業(yè)的、統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)來管理畢業(yè)生檔案，不能不說是目前高校畢業(yè)生檔案管理工作處于混亂的重要原因之一。

1.3 缺乏學(xué)籍檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變的機(jī)制

畢業(yè)生的學(xué)籍檔案和人事檔案是兩個不同的概念。畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過全國統(tǒng)一考試被錄取后的檔案，它以文字的形式記錄了該生在校所有真實的表現(xiàn)，如學(xué)習(xí)情況、成績優(yōu)劣、家庭狀況以及獎懲情況等，可以說是學(xué)生從入學(xué)到踏入社會前的學(xué)習(xí)編年史。學(xué)籍檔案是人事檔案的基礎(chǔ)。人事檔案是指學(xué)生畢業(yè)后，其學(xué)籍檔案通過一定的程序和手續(xù)轉(zhuǎn)入就業(yè)單位的人事部門或地方人事代理機(jī)構(gòu)而成的檔案。簡單地說，學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)成才經(jīng)歷，而人事檔案則記錄的是他的工作成長表現(xiàn)。從學(xué)籍檔案到人事檔案，主體不變，客體生變，條件和中介必不可少。而這里的中介或條件即是學(xué)籍檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變的機(jī)制或程序。然而，在檔案實踐中，這種轉(zhuǎn)變機(jī)制缺乏足夠的條理和規(guī)范，不同的部門遵循不同的標(biāo)準(zhǔn)，不同的程序，而且轉(zhuǎn)變過程繁瑣，令畢業(yè)生不堪其苦。不可置否，缺乏明確清淅的轉(zhuǎn)變機(jī)制也是目前高校畢業(yè)生檔案管理工作中的軟肋。

2 高校畢業(yè)生檔案管理的策略

如上所述，當(dāng)前，高校畢業(yè)生的檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，要想改變這一狀況，我們可以從以下三個方面來加強(qiáng)：

2.1 加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案管理工作的重視

在當(dāng)前國家還未出臺新的畢業(yè)生檔案管理政策的前提下，加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案管理工作的重視，還必須從以下方面予以考慮。首先要明確畢業(yè)生自身的檔案意識。目前畢業(yè)生檔案意識不強(qiáng)，主要表現(xiàn)為認(rèn)識不到位，畢業(yè)生還沒有意識到檔案對自身的價值。畢業(yè)生檔案不僅是畢業(yè)生干部身份的證明，更是日后參加工作轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、買房、保險辦理甚至婚育等的各種憑證。如果輕易的輕檔、棄檔，把個人檔案當(dāng)成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加強(qiáng)重視，除了要加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案意識的教育和宣傳外，更多的是高校自身要重視起這項工作，不能簡單地認(rèn)為學(xué)生畢業(yè)了，就不屬于自己學(xué)校的學(xué)生，自然檔案也就不歸學(xué)校管了。對于交于學(xué)校保管的畢業(yè)生檔案，高校還是應(yīng)該肩負(fù)責(zé)任，投入更多的經(jīng)費(fèi)和人力，確保畢業(yè)生檔案萬無一失，避免他人人生遺憾。最后，企業(yè)也要加強(qiáng)重視，雖然有些就業(yè)企業(yè)不具備保存畢業(yè)生檔案的資質(zhì)，但對畢業(yè)生檔案仍不可小覷。畢業(yè)生檔案反映了一個學(xué)生在校時各種真實的表現(xiàn)和能力，為企業(yè)的人才招聘和培養(yǎng)工作提供重要的依據(jù)。充分發(fā)揮畢業(yè)生檔案的價值，是企業(yè)提升效益的重要途徑，也是企業(yè)對社會的責(zé)任。

2.2 成立專門管理畢業(yè)生檔案的機(jī)構(gòu)

目前，畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)眾多，高校、用人單位、人事代理機(jī)構(gòu)、人才中心等，管理機(jī)構(gòu)魚龍混雜。為了解決這一問題，筆者提出一種設(shè)想，首先，清除高校暫管或代管畢業(yè)生檔案的權(quán)限，畢業(yè)生離校后所有學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移。其次，清除所有用人單位包括機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國企和非公有制企業(yè)等的人事檔案保管權(quán)。用人單位只保有員工的人事關(guān)系，人事檔案保管權(quán)限全部外交。最后，社會專業(yè)的人事代理機(jī)構(gòu)、人才市場、人才交流中心或其它具有保管畢業(yè)生檔案資質(zhì)的如大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心等人事檔案管理機(jī)構(gòu)權(quán)限合并、集中到一個地方：即成立地方人事代理中心。今后，高校所有的學(xué)生畢業(yè)，所有檔案由高校直接轉(zhuǎn)至高校所在地方的唯一人事代理中心，高校不再保存畢業(yè)生檔案，畢業(yè)生就業(yè)后，（由于所有用人單位也都不保管人事檔案），畢業(yè)生檔案就直接由高校所在的地方人事代理中心轉(zhuǎn)至用人單位所在地方的人事代理中心。所有地方的人事代理中心形成全國性的人事檔案網(wǎng)絡(luò)，用于轉(zhuǎn)檔和進(jìn)行查詢。如此這樣，全國畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、權(quán)限集中、專業(yè)快捷、利國利民。建立全國統(tǒng)一的人事代理中心，國家層面還必須出臺相應(yīng)的政策和法規(guī)，保證其權(quán)利的唯一性和運(yùn)作的公益性。檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威性、唯一性和公益性保證了畢業(yè)生檔案管理工作的正確性、方向性和便利性。

2.3 形成學(xué)籍檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變的機(jī)制

“把檔案管理機(jī)制作為實現(xiàn)人力資源管理目標(biāo)和任務(wù)的一種管理工具來建設(shè)，它為國家調(diào)整和發(fā)展人才培養(yǎng)，使用宏觀戰(zhàn)略和相關(guān)人才管理政策，提供可參考的人才信息保障。”目前，畢業(yè)生學(xué)籍檔案要轉(zhuǎn)變成人事檔案，其機(jī)制復(fù)雜，程序十分繁瑣，這給畢業(yè)生的檔案管理工作帶有諸多不便。為了改觀這種狀況，我們必須形成一套由畢業(yè)生學(xué)籍檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變的成熟機(jī)制。當(dāng)前，畢業(yè)生學(xué)籍檔案要轉(zhuǎn)成人事檔案，最重要和最必要的就是報到證。報到證是極具中國特色的、幾乎是當(dāng)前畢業(yè)生辦理戶口遷移、調(diào)轉(zhuǎn)檔案的唯一憑證。但筆者認(rèn)為這由來已久的報到證制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國高速發(fā)展的教育體制和自由靈活的就業(yè)制度，應(yīng)該適時取消。首先，報到證的辦理程序十分復(fù)雜，涉及部門諸多，如教育行政主管單位、高校，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，人事局，就業(yè)單位等，讓畢業(yè)生為一紙證明不堪其負(fù)，嚴(yán)重增加了畢業(yè)生的畢業(yè)成本。其次，報到證有效期十分有限，一般為兩年，如果沒有及時報到或跳槽到其它單位就算毀約，這嚴(yán)重束縛了畢業(yè)生的就業(yè)自由。且補(bǔ)辦手續(xù)又相當(dāng)費(fèi)時費(fèi)力。最后，報到證在實踐中并沒有規(guī)定和理論上那么有效。如干部身份，身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證就是很好的證明，再如戶口遷移，就業(yè)合同也有很強(qiáng)的法律效應(yīng)。事實上，取消令人繁雜的報到證制度，并不會給我們畢業(yè)生的就業(yè)和生活帶來事實意義上的困擾。所以筆者認(rèn)為應(yīng)該適時取消報到證制度。另外，筆者還認(rèn)為應(yīng)該建立高校、人事代理中心和用人單位之間的人事檔案網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)彼此之間信息的自由流通和共享。畢業(yè)生檔案管理應(yīng)該成為一項公共服務(wù)，以上三者之間密切配合，讓廣大畢業(yè)生在畢業(yè)時盡享這一服務(wù)，在巨大的就業(yè)壓力中，免去奔波和勞苦，輕松上陣。

參考文獻(xiàn)

[1]潘立勤：《大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策》高教高職研究 2009年9月號中旬刊；

[2]陳美瓊：《淺論大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策》經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊2008第19期；

[3]王娟：《關(guān)于加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理機(jī)制的幾點建議》 當(dāng)代藝術(shù) 2011年第2期。

作者簡介

彭海燕（1984—），女，江西省吉安市人，工作單位：湘南學(xué)院，職務(wù)：教師。