淺談電力建設(shè)檔案管理與應(yīng)用

曹蘇紅

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，電力建設(shè)的新建、擴(kuò)建及機(jī)組技術(shù)改造項(xiàng)目，也逐漸增多。在電力建設(shè)工作中如何采取有效措施，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好建設(shè)工程檔案的保管和開(kāi)發(fā)利用工作，日趨成為擺在電力生產(chǎn)、建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。現(xiàn)就電力建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，結(jié)合實(shí)際談一下自己的見(jiàn)解，以期提高檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作中，發(fā)揮保障作用。

1 抓好基礎(chǔ)管理，保障建設(shè)檔案齊全完整

電力工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最真實(shí)、最全面、最原始的記錄，日益成為一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益（工程變更、索賠動(dòng)態(tài)依據(jù)）及反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌重要的基礎(chǔ)工作，也是工程建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)收集技術(shù)檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理技術(shù)檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，不僅是為當(dāng)前在建工程中各項(xiàng)工作做好服務(wù)，也是為工程項(xiàng)目投產(chǎn)后開(kāi)展各項(xiàng)工作做好服務(wù)。因此電力企業(yè)要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的宗旨，切實(shí)做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容，基本上是從項(xiàng)目的提出立項(xiàng)、可行性研究、批準(zhǔn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程管理中直接形成的，對(duì)企業(yè)和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)該歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量，打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。

2 做到科學(xué)管理，發(fā)揮建設(shè)檔案的作用

電力工程建設(shè)全過(guò)程的記錄--工程檔案的管理工作日趨重要和復(fù)雜，工程檔案的管理水平和質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)的水平和質(zhì)量。要求檔案管理人員及時(shí)做到檔案資料收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，以及組卷的科學(xué)性與系統(tǒng)性、文件的有效性。因此，必須加強(qiáng)對(duì)電力建設(shè)工程檔案的管理，進(jìn)行深入的分析，找到切實(shí)有效、科學(xué)的管理方法。

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、技改、修理中起著十分重要的作用。假如項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的整體效益。

按照國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。也就是說(shuō)，工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。

2.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

鑒于檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中的重要作用，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模、特點(diǎn)的實(shí)際需要，合理配備專業(yè)檔案管理人員，并在相應(yīng)生產(chǎn)部門建立相應(yīng)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。其次是建立健全檔案管理規(guī)章制度，以及切合實(shí)際的檔案工作管理體制和工作程序，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。從而在對(duì)檔案的管理上，形成有有序規(guī)范管理，有借閱使用記錄，有使用效益評(píng)判。切實(shí)保障檔案能在用時(shí)拿得出，修理、改造用得上，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供技術(shù)支持和保障。

2.3 抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

企業(yè)科技檔案管理的好壞，檔案管理人員水平的高低，與檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平息息相關(guān)。在工程項(xiàng)目檔案形成初期，檔案資料基本上散落在經(jīng)辦人員手中，企業(yè)要結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，抓好對(duì)各有關(guān)人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。讓檔案管理人員從思想上重視檔案管理，了解和掌握項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等。使檔案管理人員及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，全過(guò)程介入項(xiàng)目檔案的收集、整理與管理，切實(shí)保障檔案在形成過(guò)程中的完整性。

2.4 掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的方法

建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是否完整齊全， 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法，應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往形成的文件資料門類繁多，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí)， 就要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)對(duì)上述移交資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)， 注重建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開(kāi)始。

2.5 定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢查評(píng)比，引起各方面重視。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

2.6 嚴(yán)格把握竣工驗(yàn)收的質(zhì)量

根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項(xiàng)目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個(gè)方面在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前組織項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

3 對(duì)做好項(xiàng)目檔案管理的思考

一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，凝集了設(shè)計(jì)者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項(xiàng)目的醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長(zhǎng)一段過(guò)程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過(guò)移交整理形成完整的建設(shè)項(xiàng)目檔案。在現(xiàn)實(shí)中存在的一些問(wèn)題，一直困擾著項(xiàng)目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目執(zhí)行者不重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，有可能因?yàn)槠綍r(shí)忙于其他事務(wù)而放松了對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，注重過(guò)程控制， 要主動(dòng)參與項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，健全建設(shè)項(xiàng)目檔案工作細(xì)則，使各方人員確實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。

加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級(jí)人員的重視程度，并在保管與利用過(guò)程中體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時(shí)，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過(guò)程中檔案管理者不但要積極探索，及時(shí)總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好建設(shè)項(xiàng)目檔案，提高專業(yè)工作水平，為企業(yè)的安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。