淺談如何提高檔案信息化業(yè)務(wù)水平

張品晶

摘 要：隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；制度；信息化

檔案業(yè)務(wù)是檔案工作者圍繞檔案，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟?？梢哉f，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動電力工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進作用。

在日益迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，檔案工作已成為各個企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化突出表現(xiàn)在檔案的信息化建設(shè)方面，它是信息時代發(fā)展的必然趨勢。隨著資源系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，加強基層檔案管理的現(xiàn)代化水平已迫在眉睫，此項工作的完成，將會把檔案載體從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)換為全面錄入的電子文檔，為社會提供高效率服務(wù)。本文從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與

發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

（2）信息化水平低。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的

發(fā)展。

（3）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應(yīng)用水平不高和實際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

2 檔案服務(wù)的創(chuàng)新

檔案服務(wù)創(chuàng)新主要有兩個方面的意義。一是檔案服務(wù)創(chuàng)新是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本動力。檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。二是服務(wù)創(chuàng)新是檔案部門加強和改進作風(fēng)建設(shè)的重要體現(xiàn)，檔案部門要以黨的指導(dǎo)精神為指導(dǎo)，進一步加強作風(fēng)建設(shè)，在構(gòu)建社會主義和諧社會中，塑造檔案部門的好形象。檔案部門要立足于服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展大局，通過服務(wù)創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案的作用，切實提高服務(wù)水平，不斷開拓，與時俱進。

檔案服務(wù)創(chuàng)新，要把檔案工作的各項服務(wù)功能挖掘和開發(fā)出來，只有著力于檔案工作服務(wù)功能的開發(fā)，檔案服務(wù)創(chuàng)新才會持續(xù)下去，才能保持旺盛的生命力。通過服務(wù)創(chuàng)新規(guī)范服務(wù)行為有利于服務(wù)創(chuàng)新的延續(xù)，有利于提高檔案工作人員的服務(wù)水平。規(guī)范服務(wù)行為，必須把握好三點：一是檔案服務(wù)的行為必須為民，要全面落實“三個代表”重要思想，樹立“用戶至上”的觀念。二是檔案服務(wù)行為必須盡責(zé)，要對利用者負責(zé)到底，急利用者之所急，想利用者之所想。三是檔案服務(wù)行為必須文明。檔案人員必須使用準確、簡潔、親切、友好的服務(wù)用語，要有熱情、謙遜、耐心的服務(wù)態(tài)度，要有整潔、大方、文雅的儀表舉止，要創(chuàng)建整齊清潔、美觀大方的工作環(huán)境，營造濃郁的文化氛圍。

檔案服務(wù)創(chuàng)新一定要從本地的實際出發(fā)，充分考慮可能性、現(xiàn)實性，不能辦那些不可能辦或暫時辦不到的事情。檔案服務(wù)創(chuàng)新必須面向社會，面向人民群眾，實現(xiàn)檔案資源的最大限度開發(fā)利用。

檔案工作的創(chuàng)新，是新形勢的迫切要求，也有利于檔案工作新局面的開創(chuàng)和推新。但是，我們還應(yīng)處理好幾個關(guān)系：一是管理與利用的關(guān)系，不能只強調(diào)利用，就放松管理，削弱管理的行政職能。二是社會效益與部門經(jīng)濟效益的關(guān)系。在檔案信息利用過程中，首先要考慮的是社會效益，其次才是部門的經(jīng)濟效益，不能不顧社會效益一味追求部門的經(jīng)濟利益。三是保密與開放的關(guān)系。檔案中有許多國家機密，是不能公開的，必須以國家的政治利益為重，不能犧牲國家的經(jīng)濟利益，威脅國家的政治安全。唯有與時俱進，正確處理三個關(guān)系，才能不斷在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

總之，加強檔案的管理水平，要從完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，才能在經(jīng)濟快速增長方面發(fā)揮更大的作用。