論電子圖形文件歸檔方式及應(yīng)注意的幾個(gè)問題

徐愛紅

【摘 要】電子圖形文件的產(chǎn)生、利用，給傳統(tǒng)的檔案收集、整理、提供利用方式提出了新的技術(shù)要求。本文試從電子圖形文件在歸檔方式、歸檔要求和管理方面，論述個(gè)人的觀點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】電子圖形文件；檔案管理

當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使數(shù)字化信息全面滲透到人們生產(chǎn)、生活的方方面面，由此而產(chǎn)生的可在日后隨時(shí)重復(fù)利用的大量電子文件。這些電子文件成為社會發(fā)展和企業(yè)增效的寶貴資源。由于設(shè)計(jì)單位電子文件多以電子圖形文件為主（電子圖形文件是指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖像文件），目前我院設(shè)計(jì)人員已100%采用計(jì)算機(jī)繪圖，因此，如何做好電子圖形文件的管理，才能更好地為本單位生產(chǎn)服務(wù)，已成為計(jì)算機(jī)信息時(shí)代向檔案人員提出的新要求。下面本人就設(shè)計(jì)院關(guān)于電子圖形文件的歸檔和提供利用問題，提出幾點(diǎn)看法：

一 、電子圖形文件的歸檔方式

電子圖形文件的歸檔步驟可分兩步：實(shí)時(shí)的邏輯歸檔和定期完成的物理歸檔。

電子圖形文件的歸檔方式可分三種：手工歸檔、自動歸檔和涉密移動存儲介質(zhì)歸檔。

1、手工歸檔：是指將經(jīng)過歸檔處理的電子圖形文件保存到磁盤或光盤等載體上實(shí)行脫機(jī)保管的過程，也稱物理歸檔。是一種靜態(tài)的圖檔管理方式。

目前我院就是采用手工歸檔方法，要求設(shè)計(jì)人員在歸檔底圖的同時(shí)歸檔電子圖形文件。但在具體實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)有些設(shè)計(jì)部門設(shè)計(jì)圖紙的出版與底圖的歸檔時(shí)間間隔太長，如果管理不善，電子圖形文件極易丟失，或未保留最后版本，從而造成電子圖形文件歸檔困難，或與紙質(zhì)圖有差異的現(xiàn)象。

對于這種狀況可通過修改工作流程達(dá)到及時(shí)歸檔。如某設(shè)計(jì)單位工作流程為：設(shè)計(jì)->出版->歸檔，如改為：設(shè)計(jì)->歸檔->出版，即可強(qiáng)制電子圖形文件的及時(shí)歸檔。但另一方面，如果將歸檔放在出版前，有可能使設(shè)計(jì)->出版->交付甲方圖紙的時(shí)間拉長，這就要求檔案人員與生產(chǎn)管理部門、專業(yè)技術(shù)人員密切配合，盡量縮短由于增加環(huán)節(jié)所需的時(shí)間。

2、自動歸檔：是指采用設(shè)計(jì)流程軟件，動態(tài)自動歸檔。

通過給軟件制定設(shè)計(jì)流程，不但可自動將圖紙歸檔，而且可以將設(shè)計(jì)過程的所有資料完整保存，甚至對設(shè)計(jì)進(jìn)度，設(shè)計(jì)周期、設(shè)計(jì)質(zhì)量進(jìn)行控制，對人力資源進(jìn)行合理的調(diào)配，對設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化管理。由于要采用計(jì)算機(jī)管理，協(xié)同工作的方式，對設(shè)計(jì)部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、人員素質(zhì)要求高。尤其對設(shè)計(jì)部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須改變以往的工作方式。對于軟件而言，要將設(shè)計(jì)人員的工作集成在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，其暢通與否是關(guān)鍵。上述系統(tǒng)，由于其難度，資金投入較大，目前在國內(nèi)還很少有大規(guī)模實(shí)施的成功范例。

3、用涉密移動儲存介質(zhì)歸檔：是指設(shè)計(jì)人員通過攜帶涉密移動儲存介質(zhì)，到檔案部門將涉及國家秘密測繪成果資料的衍生品（如樞紐布置圖等）進(jìn)行歸檔。

水電設(shè)計(jì)單位在開展水電站可行性研究，供水規(guī)劃，水庫安全鑒定、應(yīng)急加固、水庫擴(kuò)建，農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)土地治理、電力線測量等工作時(shí)，常需要使用涉密測繪成果資料（航測圖）繪制電子圖形文件，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《關(guān)于國家秘密載體保密管理規(guī)定》、以及《廣東省涉及國家秘密的計(jì)算機(jī)保密管理暫行規(guī)定》中不得在非涉密計(jì)算機(jī)及非涉密移動存儲介質(zhì)上處理、存儲涉密國家秘密信息（如地理信息數(shù)據(jù)）的規(guī)定，為了避免涉密事件的發(fā)生，當(dāng)技術(shù)人員需要利用涉密測繪成果資料繪制電子圖時(shí)，必須在單位配置的涉密計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，由此設(shè)計(jì)的成果，屬于涉密測繪成果衍生品，其保密要求與其所利用的涉密測繪成果資料一致，在歸檔時(shí)，應(yīng)通過個(gè)人攜帶單位/部門配置的涉密移動儲存介質(zhì)到檔案部門歸檔，嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)上傳遞涉密地理信息。

二、電子圖形文件的歸檔要求

應(yīng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）》建立電子文件歸檔制度，從而保證電子文件的產(chǎn)生和處理過程符合標(biāo)準(zhǔn)要求。否則，當(dāng)我們打開CAD電子文件時(shí)，有時(shí)就會出現(xiàn)找不到字型文件，圖中的字體變成問號，或找不到型文件、參考文件、圖像文件（即光柵圖），造成圖形元素丟失。這是因?yàn)樵陔娮游募w檔時(shí)，沒有將該文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的元數(shù)據(jù)，即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，以及它們的上下關(guān)系和結(jié)構(gòu)一起歸檔而造成的。因此在歸檔時(shí)，檔案人員應(yīng)要求文件形成部門或信息管理部門，需定期把經(jīng)過鑒定、符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上（以AutoCAD 軟件繪制的圖紙為例）：

1、對歸檔的電子圖形文件應(yīng)注明采用何種字型文件，字型文件的字節(jié)數(shù)（由于常常有人將字型文件改名，造成文件名不同而內(nèi)容相同，因此這一點(diǎn)很重要），并將字型文件同時(shí)歸檔。在這方面單位的CAD管理人員應(yīng)制定CAD制圖規(guī)定，通過規(guī)范字型的使用，減少電子文件歸檔時(shí)的困難。

2、對歸檔的電子圖形文件如采用了形符號，也應(yīng)將形符號作為附件歸檔。許多CAD圖都是采用軟件繪制的，而這些軟件往往帶了軟件編制的形符號，其文件擴(kuò)展名為shx，與字型文件不同其字節(jié)數(shù)較小。

應(yīng)注意的是，如果先前已歸檔了電子圖形文件附帶的字型和形符號文件，與日后歸檔的字型和形符號文件相同，則只需在歸檔清單上注明，而不需要再同時(shí)歸檔字型文件和形符號文件。

3、對于采用了參考圖方式或采用光柵矢量圖混合編輯方式繪制的電子圖形文件，歸檔時(shí)要同時(shí)歸檔參考圖或光柵矢量圖（該文件的擴(kuò)展名一般為tif 、jpg、bmp），否則，打開圖紙時(shí)會丟失該部分內(nèi)容。

三、電子圖形文件的管理

電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的接收、檢查、整理，要按照要求對電子文件檔案定期進(jìn)行有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)硬盤損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和拷貝。如軟、硬平臺發(fā)生改變則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換。電子檔案保存，必須有符合存貯介質(zhì)的環(huán)境，溫度濕度等控制條件。做好電子文件的備份：除本機(jī)存儲外，還要采用移動硬盤及網(wǎng)絡(luò)硬盤備份。檔案工作人員及有關(guān)人員應(yīng)遵守有關(guān)科技保密規(guī)定，確保電子檔案安全。

電子圖形文件最大的優(yōu)勢在于可編輯、修改甚至直接地反復(fù)套用。具體在水利水電行業(yè)，電子圖形文件的作用一般可分為參考型和套用型兩種：土石方開挖圖、樞紐布置圖等與當(dāng)?shù)氐貏莸匦尉o密結(jié)合的圖一般只具有參考價(jià)值，屬參考型；而一些地形測量圖、水系圖、典型零部件制造圖、水工建筑獨(dú)立構(gòu)件圖等則有很高的重復(fù)利用價(jià)值，屬直接套用型。在歸檔時(shí)，檔案人員可要求設(shè)計(jì)人員對其電子圖形文件可重復(fù)套用進(jìn)行注明（或由檔案人員根據(jù)以往讀者利用檔案的經(jīng)驗(yàn)來判斷），然后對于這些圖紙除按工程類歸檔外，也同時(shí)在電子檔案內(nèi)按產(chǎn)品類別將其歸入典型設(shè)計(jì)類，從而更方便設(shè)計(jì)人員有效地利用已有的設(shè)計(jì)成果。

為保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，檔案部門在電子圖形文件提供利用方面，應(yīng)根據(jù)制度規(guī)定，向軟件開發(fā)人提出設(shè)置不同使用權(quán)限的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）

[2]《機(jī)電兵船檔案》2007年第5期，朱清潔“淺析CAD圖形電子文件歸檔方法”

[3]《廣東省涉及國家秘密的計(jì)算機(jī)保密管理暫行規(guī)定》