建設(shè)鐵路技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的實踐與思考

楊勇

西安鐵路局總工程師室，陜西 西安 710054

技術(shù)規(guī)章制度是鐵路技術(shù)設(shè)備完成施工或制造且交付運營后，涉及行車組織和信號顯示及技術(shù)設(shè)備的運用、管理、維修等方面的規(guī)章制度，是鐵路運輸生產(chǎn)的基礎(chǔ)，管好技術(shù)規(guī)章制度能提高生產(chǎn)效率、保證運輸安全。鐵路部分單位管理技術(shù)規(guī)章制度依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，部門之間的規(guī)章不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，文件流轉(zhuǎn)、學(xué)習(xí)和保存都不方便。為此中國鐵路總公司組織在鐵路辦公信息系統(tǒng)網(wǎng)上建立技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)公布技術(shù)規(guī)章目錄及電子文件文本，以實現(xiàn)各級技術(shù)規(guī)章文本網(wǎng)上查詢、下載，本文主要研究建設(shè)技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的功能需求和改進(jìn)方案。

1 建立技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的目的

為規(guī)范各部門、單位的技術(shù)規(guī)章制度建設(shè)，通過研發(fā)技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)，建立規(guī)范、高效的文電管理體系，由各單位獨立維護(hù)其相關(guān)的電子規(guī)章制度，實現(xiàn)技術(shù)規(guī)章制度動態(tài)管理，實現(xiàn)規(guī)章檢索和下載功能，實現(xiàn)規(guī)章目錄管理、網(wǎng)絡(luò)共享，達(dá)到管理規(guī)章方便、快捷、安全和高效的目的。

2 技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的建設(shè)原則

2.1 穩(wěn)定性：采用現(xiàn)代成熟的信息化技術(shù)，設(shè)置運用可靠的服務(wù)器，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，保證全年長期運轉(zhuǎn)，每天24小時不間斷的穩(wěn)定運行。

2.2 安全性：在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，最大限度的保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，防止外部病毒入侵；并且保證數(shù)據(jù)的安全，定期自動備份數(shù)據(jù)，并可隨時恢復(fù)。

2.3 規(guī)范性：設(shè)置獨立的操作賬戶，建立規(guī)范的操作流程，創(chuàng)建電子文件模版，保證所有文件標(biāo)題、編號、正文的基本格式一致，確保操作的規(guī)范性和頁面的統(tǒng)一性。

2.4 易用性：操作界面簡單友好，方便快捷，提供醒目的導(dǎo)航提示，用戶可輕松自如的完成所要做的工作。

2.5 兼容性：采用通用化模塊編制軟件，電子文庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可直接導(dǎo)出使用，服務(wù)器的備份數(shù)據(jù)文件可用日常辦公軟件瀏覽。

3 技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的基本功能

3.1 規(guī)章管理：各單位獨立有序的維護(hù)自己的規(guī)章管理頁面，可添加、刪除和修改規(guī)章電子文件；系統(tǒng)管理員可根據(jù)需要調(diào)整普通管理員及各個部門發(fā)布的規(guī)章；

3.2 檢索查詢：支持初級檢索和高級檢索功能，通過輸入關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞，在系統(tǒng)內(nèi)按檢索規(guī)則進(jìn)行匹配，通過對照標(biāo)題、編號、文電號、正文、附近名稱的匹配度，篩選所需的文件；

3.3 文檔編輯：在線文檔編輯界面類似Word，支持圖文混排，可以直接粘貼Word文檔內(nèi)容，編輯的文檔直接使用網(wǎng)頁瀏覽器瀏覽，無需其他軟件，編輯文檔時可以上傳并插入附件；

3.4 下載文件：用戶可直接下載所有發(fā)布的規(guī)章制度，下載名稱默認(rèn)為電子文件的名稱，任何訪問人員可根據(jù)需要，在分系統(tǒng)、分單位或分類別打包下載所需文件，并導(dǎo)出下載文件的目錄;

3.5 文件格式：各單位管理員可根據(jù)需要上傳ceb、pdf、word、excel、rar等常見格式的文件，不限制文件的類型和大小；

3.6 導(dǎo)航菜單：操作用戶可根據(jù)導(dǎo)航菜單，方便快捷的完成所需的工作；即使是初次接觸該系統(tǒng)，也可根據(jù)導(dǎo)航菜單，快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的內(nèi)容，完成操作；

3.7 批量處理：各級用戶在本帳號的權(quán)限內(nèi)，批量刪除、移動或復(fù)制文件，支持文件在不同分類間的批量調(diào)整；批量上傳文件，文件排序按修改時間，上傳名稱默認(rèn)為文件名稱;

在先進(jìn)的節(jié)水灌溉技術(shù)推廣應(yīng)用過程中，如果缺少廣大農(nóng)牧民群眾參與，只有政府部門一方面開展，很難取得突出成效。因此在日常工作中，就需要做好農(nóng)田水利節(jié)水灌溉技術(shù)的廣泛宣傳工作，在全社會上下形成節(jié)水的好習(xí)慣、好風(fēng)氣。在實際工作過程中，可以通過對農(nóng)業(yè)用水價格進(jìn)行調(diào)整，制定完善的鼓勵機(jī)制，促建社會大眾更加重視水資源，科學(xué)利用，從而有效促使先進(jìn)的節(jié)水灌溉技術(shù)在廣大基層地區(qū)得到切實推廣應(yīng)用。通過開展廣泛的宣傳教育，對促進(jìn)節(jié)水灌溉技術(shù)的快速推廣應(yīng)用，有著事半功倍的作用。

3.8 權(quán)限管理：兩級用戶權(quán)限管理，系統(tǒng)管理員擁有所有權(quán)限，普通管理員只能對本部門的文件進(jìn)行管理，任何用戶對發(fā)布的文件都擁有查詢和下載權(quán)限；

3.9 數(shù)據(jù)維護(hù)：用戶在該系統(tǒng)中的相關(guān)操作都將詳細(xì)記錄，以便今后查詢；對刪除的文件進(jìn)行保存，設(shè)置垃圾箱容量限制，防止文件過多。

4 技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)應(yīng)用

西安鐵路局為強(qiáng)化技術(shù)規(guī)章制度的管理，進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，2012年11月15日啟用技術(shù)規(guī)章管理信息系統(tǒng)（網(wǎng)頁界面見下圖），該系統(tǒng)現(xiàn)已覆蓋西安鐵路局所有業(yè)務(wù)部門和運輸生產(chǎn)站段，具備便捷的信息交流手段和方式，是安全嚴(yán)密的分級分層管理系統(tǒng)，最大限度地滿足了局各業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)站段間規(guī)章制度和技術(shù)文件交流的需要。同時，安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)又作為規(guī)章制度和業(yè)務(wù)技術(shù)文件的文庫，滿足業(yè)務(wù)技術(shù)相關(guān)信息資料的分類存儲和保管。（圖1）

該系統(tǒng)在涉及范圍的廣泛性、信息交流普遍性、使用操作實用性、對話交流的充分性上，提出了適應(yīng)實際生產(chǎn)管理需要的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，在經(jīng)過多次調(diào)試、優(yōu)化和改進(jìn)的情況下，在系統(tǒng)建設(shè)基本原則和功能上，又根據(jù)用戶需求增加了以下功能，拓展了信息平臺的使用。

1）增加電子論壇：設(shè)置電子論壇系統(tǒng)方便用戶交流討論，干部職工登陸網(wǎng)頁后可發(fā)帖對規(guī)章編制、執(zhí)行進(jìn)行研討，對存在的問題和困難進(jìn)行討論，提出合理的解決方案；

2）建立電子通信錄：建立全局技術(shù)規(guī)章管理人員通信錄，各單位管理人員填寫本單位通信錄，并根據(jù)人員和電話調(diào)整情況及時更新；

3）增設(shè)鏈接專欄：將鐵路總公司技術(shù)規(guī)章管理信息系統(tǒng)、數(shù)字圖書館等網(wǎng)站作為友情鏈接，在網(wǎng)站首頁發(fā)布，便于使用各數(shù)據(jù)庫；

5）添加文件統(tǒng)計：系統(tǒng)動態(tài)統(tǒng)計全庫、各系統(tǒng)、各單位的文件數(shù)量，可自動導(dǎo)出不同系統(tǒng)下的文件分類、數(shù)量以及文件名稱；

6）補(bǔ)充通知公告：用戶可發(fā)布最新的規(guī)章文件通知，以便提醒其他相關(guān)單位察看；同時也能公布其他相關(guān)通知消息；并可對通知公告內(nèi)容進(jìn)行增加刪除修改等維護(hù)。

5 系統(tǒng)推廣價值

西安鐵路局技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了各單位、各系統(tǒng)間無障礙的參閱，較好地促進(jìn)部門、單位間業(yè)務(wù)技術(shù)的交流與探討，具備了信息平臺的功能和使用需要；該系統(tǒng)功能性強(qiáng)，便于使用單位及時下載和引用上級或相關(guān)單位的規(guī)章制度，使技術(shù)交流透明化，更便于單位間業(yè)務(wù)技術(shù)的借鑒和溝通。

該系統(tǒng)在鐵路局管理基本架構(gòu)的基礎(chǔ)上，具備較強(qiáng)的延伸性和實用性，提升了各部門的文件管理水平，規(guī)范了技術(shù)文件的發(fā)布，強(qiáng)化了規(guī)章制度的管理，體現(xiàn)出管理方便、快捷、安全和高效的特點，在路局范圍內(nèi)已得到成功的運用，從使用的便捷性和應(yīng)用的廣泛性來看，具備向各個單位推廣應(yīng)用的價值。

隨著信息化技術(shù)的成熟運用，越來越多的工作通過計算機(jī)完成，技術(shù)規(guī)章制度管理工作只有充分利用信息化手段，才能實現(xiàn)文件管理電子化，規(guī)章管理網(wǎng)絡(luò)化，下載存檔規(guī)范化，才能提升基礎(chǔ)管理工作，才能實現(xiàn)科學(xué)有序發(fā)展。

圖1 西安鐵路局技術(shù)規(guī)章制度管理信息系統(tǒng)界面圖