ERP環(huán)境下會計信息化綜合實訓(xùn)系統(tǒng)初始化問題研究

鐘 偉 李細(xì)妹

（湘西民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 吉首 416000）

現(xiàn)在各個高校的會計專業(yè)學(xué)生普遍面臨實習(xí)難的問題，一是單位的會計崗位接受實習(xí)人數(shù)有限；二是會計崗位涉及到單位的商業(yè)秘密和經(jīng)濟(jì)利益。大多數(shù)單位都不愿意接收會計專業(yè)學(xué)生實習(xí)，即使接收，人數(shù)也有限，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校畢業(yè)生的實習(xí)要求。教育部門要求學(xué)生在校期間要進(jìn)行一定時期的頂崗實習(xí)，但是就會計專業(yè)而言，卻因種種原因很難做到。因此，做好會計專業(yè)學(xué)生校內(nèi)實訓(xùn)教學(xué)工作，進(jìn)行高仿真的綜合實訓(xùn)，培養(yǎng)學(xué)生的實際操作能力，成為實現(xiàn)“零距離”就業(yè)的有效途徑。

目前，大多數(shù)高校會計專業(yè)綜合實訓(xùn)大都分手工會計實訓(xùn)和會計信息化實訓(xùn)兩個模塊，但往往存在二者相互脫節(jié)的現(xiàn)象，一般都是以手工會計實訓(xùn)為主，會計信息化實訓(xùn)為輔，學(xué)生在做完手工會計賬后，獨自在單機上輸入數(shù)據(jù)，打印出賬表上交。沒有進(jìn)行崗位分工，學(xué)生不會體會到ERP環(huán)境下的會計信息化工作流程，業(yè)務(wù)再造等工作特點，達(dá)不到最好的實訓(xùn)效果。必須科學(xué)、正確地進(jìn)行系統(tǒng)初始化設(shè)置工作，才能保證手工會計順利過渡到會計信息化階段，從而完成真正意義的ERP環(huán)境下的會計信息化綜合實訓(xùn)，下面就如何做好系統(tǒng)初始化工作談?wù)剮c做法：

一、工作流程

系統(tǒng)初始化工作的基本流程為：組建局域網(wǎng)——安裝財務(wù)系統(tǒng)——收集、整理資料——一建立賬套——啟用各子系統(tǒng)一一各子系統(tǒng)初始化設(shè)置

二、準(zhǔn)備工作

以某工業(yè)企業(yè)為例，采用用友U8.72軟件，模擬某工廠手工會計向會計信息化過渡的工作。

1.人員分工

把學(xué)生按6-8人一組進(jìn)行分組，分組的時候要注意學(xué)生優(yōu)、中、差的搭配，由會計主管進(jìn)行崗位分工和崗位輪換安排。因為會計模擬實訓(xùn)一般以一個月的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為期，因此崗位輪換不必要是所有崗位都進(jìn)行輪換，可以進(jìn)行有選擇性和針對性的崗位輪換。

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2.網(wǎng)絡(luò)布置

每組配一臺服務(wù)器，6-8臺工作站，一組的計算機的IP分配在一個段內(nèi)，組成一個小型局域網(wǎng)，由會計主管先進(jìn)行服務(wù)器端的安裝，其他人員進(jìn)行各自工作站的客戶端的安裝，安裝完成后進(jìn)行連接測試。

三、整理手工會計實訓(xùn)資料

會計信息化不是手工會計照搬到計算機中運行，而是需要對手工會計資料根據(jù)ERP財務(wù)軟件的特點和本單位的業(yè)務(wù)特點和管理需要進(jìn)行整理和規(guī)劃。整理工作由各組員分工進(jìn)行各自模塊的數(shù)據(jù)整理，會計主管做好基礎(chǔ)信息的設(shè)置并做好各模塊之間的銜接工作，避免出現(xiàn)重復(fù)設(shè)置和設(shè)置沖突的情況發(fā)生，整理好數(shù)據(jù)要由指導(dǎo)老師最后進(jìn)行檢查審核通過后再上機進(jìn)行操作。

四、賬立賬套和啟用各子系統(tǒng)

會計主管先在服務(wù)器建立好賬套，做好人員分工和權(quán)限設(shè)置，各操作密碼各操作員自行設(shè)置，會計主管除了設(shè)置好自動備份計劃工作以外，還應(yīng)該在磁盤建立一個賬套備份文件夾，進(jìn)行手動備份，如在初始化完成時、結(jié)賬前等特殊時段需進(jìn)行專項的備份。建賬完成后依次啟用各子系統(tǒng)。

五、各子系統(tǒng)初始化設(shè)置

各子系統(tǒng)初始化分工見系統(tǒng)初始化分工安排表，各系統(tǒng)要根據(jù)軟件的特點和本單位的核算管理需求進(jìn)行分析，充分發(fā)揮財務(wù)軟件的功能，體現(xiàn)ERP會計信息化的優(yōu)勢，提高工作效率和管理水平。

1.基礎(chǔ)信息設(shè)置

由會計主管負(fù)責(zé)，基礎(chǔ)信息設(shè)置要在其他系統(tǒng)初始工作之前事先進(jìn)行，因為其他系統(tǒng)初始化需要共享基礎(chǔ)設(shè)置的內(nèi)容。會計主管只需要進(jìn)行公共部分的設(shè)置，如編碼方案、部門檔案、人員檔案等。計算機內(nèi)部處理是以編碼來進(jìn)行的，編碼方案設(shè)置的是否科學(xué)合理，對整個初始化有決定性的作用，而且編碼方案一旦使用不能再修改，因此要慎重考慮，在設(shè)置時要充分考慮到靈活性和擴(kuò)展性的原則，要能適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化。各崗位人員分工負(fù)責(zé)各子系統(tǒng)對應(yīng)的基礎(chǔ)信息設(shè)置，如應(yīng)收、應(yīng)付會計應(yīng)設(shè)置客戶分類、客戶檔案、供應(yīng)商分類和供應(yīng)商檔案等內(nèi)容，出納負(fù)責(zé)收付結(jié)算方式的設(shè)置等內(nèi)容。

2.總賬系統(tǒng)初始化

由總賬會計負(fù)責(zé)，賬務(wù)系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的關(guān)鍵。賬務(wù)系統(tǒng)和各子系統(tǒng)都有數(shù)據(jù)傳遞聯(lián)系，因此在初始化時要充分考慮到與各子系統(tǒng)的銜接。如啟用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)后，應(yīng)收賬款等科目就應(yīng)該設(shè)置受控系統(tǒng)為應(yīng)收系統(tǒng)，否則應(yīng)收賬款就只能在總賬輸入憑證，在應(yīng)收系統(tǒng)就無法制單，起不到系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞的作用。在科目設(shè)置上要充分發(fā)揮財務(wù)軟件的特點，如手工會計中沒有輔助核算功能，而在ERP環(huán)境下利用基礎(chǔ)設(shè)置中的部門、人員、客戶、供應(yīng)商、項目等檔案來設(shè)置輔助核算，即能大大簡化科目設(shè)置工作，又能進(jìn)行有效的立體化精細(xì)管理，進(jìn)行多種賬簿的立體化查詢。總賬系統(tǒng)初始化中有些工作是業(yè)務(wù)必須的，有些是起到優(yōu)化作用的，也要根據(jù)具體情況來設(shè)置，如常用摘要和常用憑證，這兩項設(shè)置能大大提高憑證錄入的速度，提高日常工作的效率。總賬系統(tǒng)初始化的難點在于自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置，這個工作可以會計主管協(xié)助共同完成。

3.固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化

由總賬會計負(fù)責(zé)，固定資產(chǎn)初始化主要工作是錄入固定資產(chǎn)卡片，為了簡化設(shè)置，可以將固定資產(chǎn)進(jìn)行分類，相同屬性的資產(chǎn)可以采用復(fù)制的方法進(jìn)行批量錄入，最后要和總賬進(jìn)行對賬，對賬平衡后方可進(jìn)行日常業(yè)務(wù)。

4.薪酬系統(tǒng)初始化

由出納負(fù)責(zé)，現(xiàn)金和銀行系統(tǒng)的初始化工作量不大，主要是錄入期初未達(dá)賬項，加上平時業(yè)務(wù)不多，因此可兼管薪酬系統(tǒng)。薪酬系統(tǒng)初始化最好要設(shè)置多套工資，其中工資計算公式的設(shè)置是難點，工資數(shù)據(jù)錄入要仔細(xì)，相同的工資項目數(shù)據(jù)可以用替換的方法批量錄入。

5.報表系統(tǒng)初始化

由會計主管負(fù)責(zé)，報表系統(tǒng)不需要在工作開始就進(jìn)行，日常業(yè)務(wù)開始后，會計主管再進(jìn)行自定義轉(zhuǎn)賬憑證和報表的初始化工作。報表的格式設(shè)置可以直接利用軟件中的報表模板生成，模板內(nèi)部的計算公式需要根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行調(diào)整。如存貨項目，各個單位的存貨不一樣，相應(yīng)的取數(shù)公式也要進(jìn)行修改。

6.應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)初始化

由應(yīng)收、應(yīng)付會計負(fù)責(zé)，應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)可由兩個人分開完成，也可以把應(yīng)收和銷售業(yè)務(wù)由同一個人完成，應(yīng)付和采購業(yè)務(wù)由同一個人完成。初始化錄入后要和總賬進(jìn)行對賬，對賬平衡后方可進(jìn)行日常業(yè)務(wù)。

7.核算系統(tǒng)初始化

由成本會計負(fù)責(zé)，成本核算不一定是照搬手工會計核算的方法，要根據(jù)本單位的生產(chǎn)的特點結(jié)合財務(wù)軟件的功能來確定采用何種成本核算方法，

8.庫存系統(tǒng)初始化

由倉庫主管負(fù)責(zé)，庫存系統(tǒng)初始化和采購、銷售系統(tǒng)聯(lián)系很緊密，在設(shè)置時要注意子系統(tǒng)彼此之間的銜接和流程順序。庫存期初數(shù)據(jù)可以和成本會計共同完成，可以相互取數(shù)，初始化錄入后要和總賬進(jìn)行對賬，對賬平衡后方可進(jìn)行日常業(yè)務(wù)。

9.采購、銷售系統(tǒng)初始化

由供銷會計負(fù)責(zé)，采購、銷售業(yè)務(wù)也可由兩個人分開完成，采購、銷售系統(tǒng)和應(yīng)收、應(yīng)付、庫存系統(tǒng)聯(lián)系緊密，要注意系統(tǒng)彼此之間的銜接和順序。初始化完成后要和應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行對賬，，對賬平衡后方可進(jìn)行日常業(yè)務(wù)。

初始化工作是一個工作量繁重的工作，對日常業(yè)務(wù)的核算起到至關(guān)重要的作用。就象修建房屋的基石，基石不牢固，房屋有可能坍塌。初始化工作沒做好，可能引起日常業(yè)務(wù)無法開展，只能重新進(jìn)行初始化的后果，因此必須高度重視。在實訓(xùn)教材的編寫、實訓(xùn)的安排上要做好充分的準(zhǔn)備，才能讓手工會計實訓(xùn)階段順利地過渡到ERP環(huán)境下會計信息化實訓(xùn)階段。

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