Word中域的使用

陶富蓮

摘 要 Word是一般用戶使用最普遍的一款文字編輯軟件，它所具備的域功能并不被大多用戶所了解。Word域與Excel中的函數(shù)非常相似，它的應(yīng)用非常廣泛。若能熟練使用Word域，可增強排版的靈活性，減少許多煩瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。本文通過插入對象、拼音指南、帶圈文字、表格計算、目錄生成五個方面進(jìn)行介紹，全面展示了Word域的強大功能。

關(guān)鍵詞 域 域代碼 生成目錄

Word是辦公文稿編輯常用到的軟件，它強大的文字處理、表格編輯、圖文混排功能已經(jīng)充分滿足了日常辦公的需求。在使用Word過程中，會時不時地碰到域。Word域的英文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫中的字段，實際上，它就是Word文檔中的一些字段。Word域與Excel中的函數(shù)非常相似，它的應(yīng)用非常廣泛。若能熟練使用Word域，可增強排版的靈活性，減少許多煩瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。下面就一般用戶經(jīng)常碰到的幾個問題來談一談域的使用。

一、插入常用對象

1.插入日期。編輯文檔時經(jīng)常要輸入當(dāng)前日期，我們可通過菜單“插入”‘“日期和時間”來迅速插入當(dāng)前日期，并且可以選擇日期是否隨時間變化進(jìn)行更新。插入的日期樣式可以根據(jù)需要選擇，如“2012年5月6日”。

2.統(tǒng)計文檔總字?jǐn)?shù)。在進(jìn)行寫作時，經(jīng)常需要統(tǒng)計文檔的字?jǐn)?shù)，用域的功能可以方便實現(xiàn)。首先在文檔結(jié)束位置輸入漢字“本文檔總字?jǐn)?shù)”，然后通過菜單“插入‘域”，在彈出的“域”對話框中的域名中選擇“Num Words”，這時文檔的字?jǐn)?shù)馬上就顯示出來了。當(dāng)文檔內(nèi)容有增減時，只需要右擊原來的數(shù)字，選擇“更新域”或者直接按F9鍵執(zhí)行更新域的操作。

二、修改文字屬性

1.拼音文字的顏色。當(dāng)我們想給漢字加注拼音時，可以直接利用Word提供的拼音指南功能，如新（xīn）疆（jiāng），這時拼音文字和基底的漢字顏色相同。要修改拼音文字的顏色，需要用域代碼來完成。首先，選中注好拼音的兩個漢字，右擊選擇“切換域代碼”可得到代碼：新（xīn）疆（jiāng）。代碼中的拼音部分很容易找到，選中拼音部分設(shè)置成需要的顏色（注意域代碼中的其他部分絕對不可改動，否則會將拼音功能完成破壞），再執(zhí)行一次“切換域代碼”就可得到拼音與漢字顏色不同的效果顯著。

2.修改帶圈文字。帶圈文字功能可以給選定的漢字加圈，但系統(tǒng)只提供了四種圈號，并且一次只能給一個漢字帶圈，如圖1所示。帶了圈的文字，當(dāng)鼠標(biāo)選中時，文字底色會變灰，這便是域底紋。假如想給文字換成其他圈，只需要在帶圈文字上右擊鼠標(biāo)，在出現(xiàn)的快捷菜單（見圖2）中選擇“切換域代碼”，把代碼中圓圈替換掉，就得到想要的效果。

圖1 帶圈字符 圖2 右擊域的快捷菜單

三、表格計算

在Word中表格提供了自動計算的功能，雖然不如EXCEL的計算功能強大，但靈活使用域操作，也能讓自動計算變得讓人期待。如下表1，首先計算出張小五的總分，通過菜單“表格”‘公式，彈出公式對話框。公式框內(nèi)自動出現(xiàn)“=SUM（LEFT）”，點擊“確定”即可算出總分250。鼠標(biāo)選中250可以看出系統(tǒng)仍然是用域功能完成的計算，我們只要將計算結(jié)果250復(fù)制到其他需要計算總分的單元格中，結(jié)果都是250。這時只選中所有的結(jié)果數(shù)據(jù)，按F9鍵進(jìn)行“更新域”，結(jié)果自然對應(yīng)到相應(yīng)的行結(jié)果。用同樣的方法計算出張小五的平均分，只是要將公式改為“=AVERAGE（LEFT）”，復(fù)制結(jié)果后更新域后就會得到所有的平均分。之所以先算總分后算平均分，是因為計算總分時平均分為空，所以不影響總分的結(jié)果，并且計算出平均分后不能再對部分進(jìn)行更新域操作，否則會把平均分也計入總分。

當(dāng)要計算數(shù)學(xué)的總分時，公式會自動變成“=SUM（ABOVE）”，計算數(shù)學(xué)平均分時，將公式修改為“=AVERAGE（LEFT）”，復(fù)制與更新域的方法同上。

表1 學(xué)生成績

四、自動生成目錄

Word中可以自動生成目錄，前提是要將出現(xiàn)在目錄的內(nèi)容按級別分別設(shè)置成“標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3”等樣式，定義好之后，只要將光標(biāo)定位于需要插入目錄的位置，通過菜單“插入‘引用索引和目錄”，彈出“索引和目錄”對話框（見圖3），選擇合適項目或用默認(rèn)值確定即可自動生成目錄。目錄生成后，鼠標(biāo)點擊會出現(xiàn)灰色域底紋，說明系統(tǒng)是用域代碼功能生成的目錄。當(dāng)文稿內(nèi)容經(jīng)過修改后，目錄和頁碼都可能發(fā)生變化，這時只需要右擊目錄的任何部分，在快捷菜單中選擇“更新域”（見圖4），在彈出的更新目錄對話框中選擇“只更新頁碼”或者“更新整個目錄”（見圖5）。

圖3 索引和目錄對話框

圖4 右擊目錄彈出的快捷菜單

圖5 更新目錄對話框

通過上面的幾個方面可以看出域的強大功能與靈活應(yīng)用，這里只是介紹了幾個用戶經(jīng)常用到的操作，而系統(tǒng)提供的域共有9大類共74種域，我們可以通過“插入‘域”看到系統(tǒng)提供的所有域。用戶可以根據(jù)需求了解各個域的功能，以便在自己的領(lǐng)域里更好得應(yīng)用。