設備監(jiān)理中的采購管理

顧崢嶸

(英泰克工程顧問（上海）有限公司，上海 200122)

采購管理是工程項目管理的重要組成部分，貫穿項目建設的全過程，是工程項目建設的物質基礎，它直接影響工程的建設周期、質量及費用。在大型石油化工、水利電力建設項目中設備、材料占投資比重大，并且涉及面很廣，變化因素多，風險大。因此加強采購風險及質量管理，對工程項目的順利實施有著重要的意義。

1 設備工程項目采購管理形式

采購（Procurement），原意是努力獲得，或設法搞到，或采辦，其含義不同于一般概念上的商品購買，它包含著以不同方式通過努力從系統(tǒng)外部獲得貨物、工程和服務的整個采辦過程[1]。工程項目采購包含參與項目的各承包商的選擇、大型設備供應商的選擇及一般物資材料的選購。因此，設備工程項目采購管理不僅僅是采購管理，更是項目管理的重要部分，需運用項目管理的理論和方法。

工程項目采購管理是與工程項目管理模式相關的，目前國內工程項目采購主要有三種管理模式。

（1）業(yè)主自行采購模式。業(yè)主以我為主，按照貨比三家，擇優(yōu)選擇的原則進行采購，負責設備制造的質量監(jiān)督和管理。

（2）工程項目總承包模式（即EPC）。在EPC（E指設計、P指采購、C指施工）模式下是由一家總承包商負責設計、采購和施工。采用EPC模式，可以顯著減少項目成本，縮短工期。但業(yè)主僅對承包商進行總體控制，監(jiān)管相對薄弱。

（3）業(yè)主聘請工程項目管理承包商 (Project Management Contractor簡稱PMC)采購管理模式。在PMC模式下，PMC作為業(yè)主代表負責工程項目的全面管理工作，而具體的工程項目實施則由EPC或EP+C、E+PC來承擔[2]。PMC負責采購管理、監(jiān)督、檢查、驗收，承包商負責采購實施。

2 設備監(jiān)理在采購管理中的角色

設備工程監(jiān)理指設備監(jiān)理單位接收委托人委托，按照合同約定對設備工程進行專業(yè)化監(jiān)督和管理的服務[2]。

近年來，國家政策上引導大型工程公司或監(jiān)理公司向PMC方向發(fā)展。由于PMC在《建筑法》、《建設工程質量管理條例》等法律、法規(guī)中還沒有明確地位，而對實行監(jiān)理的工程范圍卻有強制性規(guī)定，隨著監(jiān)理單位綜合管理能力的提高，國內大型石 化、水電、核電、軌道交通設備工程中引入具有相應資質的監(jiān)理單位完成設備監(jiān)理和采購服務[3]。設備監(jiān)理服務商受業(yè)主委托，完成施工監(jiān)督管理和設備采購管理，成為一般意義上的PMC。設備采購管理，包括設備招標、設計聯(lián)絡、生產監(jiān)造、出廠驗收、安裝調試督導等。監(jiān)理開展設備材料采購管理的模式是與業(yè)主賦予監(jiān)理在采購管理方面的權利密切相關的。

3 設備采購管理工作界面

設備采購通常作為PMC工作的一部分，由專業(yè)的監(jiān)理負責。業(yè)主按采購合同要求支付采購費用，監(jiān)理完成相應的采購管理并受業(yè)主監(jiān)督。監(jiān)理如何進行設備材料采購管理工作，其關鍵是要業(yè)主明確工程建設的各參與單位在設備材料采購管理中的合同訂立形式、工作界面和職責權限。

監(jiān)理是設備采購工作執(zhí)行者及管理者，業(yè)主是監(jiān)理工作的監(jiān)管者和批準者，兩者之間是一種基于PMC合同的委托代理關系。在采購工作中由業(yè)主委托或授權監(jiān)理進行設備技術規(guī)格書的審查、資格預審條件的篩選、協(xié)助招投標等工作，并行使采購合同中業(yè)主的部分權力和職責。合理分配供貨商、設計承包商、施工承包商、采購承包商等各參與方在設備采購中的職責，協(xié)調各參與方的工作，保證采購、制造、安裝、調試等工作的順利進行。

業(yè)主與供貨商之間是基于采購合同的買賣關系，供貨商根據合同要求對相關設備進行設計、制造、運輸、交貨，并提供現場安裝、調試指導等技術服務，業(yè)主根據合同支付設備價款。在合同執(zhí)行過程中，業(yè)主授權監(jiān)理行使采購合同中業(yè)主的部分權力。監(jiān)理作為采購工作的主要協(xié)調者，在供貨商的設計制造等環(huán)節(jié)，協(xié)調供貨商與設計承包商進行技術參數、圖紙的交流，協(xié)調供貨商與EPC（EP+C、E+PC）的安裝、調試等工作，協(xié)調供貨商與業(yè)主營運部門在試運行、質保期內的采購合同管理工作。

在EPC模式下，業(yè)主與EPC之間是EPC合同關系，EPC與E、P、C之間分別是設計、采購、施工合同。部分設備作為甲供物資提供給EPC使用，EPC負責設備在現場的保管、開箱驗收、安裝、調試、試運行等工作。監(jiān)理作為業(yè)主的代表，監(jiān)督檢查EPC的工作，同時對EPC自行采購的設備物資在施工前進行檢查驗收，符合要求才能投入使用。

從以上分析可以看出，監(jiān)理作為業(yè)主代表，全面負責協(xié)調供貨商、EPC（EP+C、E+PC）在設備采購、安裝、調試過程中的工作(見圖1)。

圖像中每個像素點都會被周圍多數種子點對應搜索到，計算像素點到種子點之間的距離，取其最短的距離值作為該聚類的中心；

圖1 PMC采購管理合同機制 （直線為合同關系，虛線為采購管理關系）

4 監(jiān)理模式下設備采購風險控制

4.1 選擇最佳的設備承包商

設備監(jiān)理服務商以豐富的行業(yè)經驗和較強技術支持及管理能力，協(xié)助業(yè)主選擇最佳設備承包商。

作為PMC的監(jiān)理從項目的總體設計開始，便介入工作。大型設備工程一般有總體設計承包商，還有專業(yè)設備或工點設計承包商，設計商根據選定的工藝方案，編制設備技術規(guī)格書。目前，大型設備采購執(zhí)行招投標制度，在招標前監(jiān)理根據采購計劃及設備技術規(guī)格書要求，開展各項設備采購的資格預審工作。通過企業(yè)調研（主要從企業(yè)規(guī)模、生產工藝、制造能力、產品性能、技術實力、管理水平、生產秩序、資質材料、產品質量、銷售業(yè)績、商業(yè)信譽等方面進行），通過用戶的調研（主要從用戶方面了解同類型設備在使用中的性能、工藝、質量、效率、穩(wěn)定性、使用年限等情況及安裝工藝、整體外觀、售后服務水平等）后，經綜合考慮，經業(yè)主批準后確定投標資格預審條件，協(xié)助業(yè)主發(fā)出招標公告，也可向符合要求的廠商發(fā)出資格預審邀請函，并對廠商提供的資格預審文件進行評估。

根據設計承包商的設計進度，監(jiān)理組織資格預審通過的廠商與設計承包商進行技術交流、答疑，讓廠商了解設計承包商的設計意圖和對設備的技術要求，同時讓設計承包商了解各個廠商設備的差異，確定最終可供設備招投標用的技術規(guī)格書。監(jiān)理根據采購計劃協(xié)助招標，選定供應商，確保承包商能按照項目要求提供優(yōu)質設備和良好服務，降低采購中最大的風險因素。

4.2 加強合同變更管理

由于項目具有獨特性和一次性的特點，必然會存在很多不確定因素，發(fā)生變化變更不可避免。變更主要涉及設計、制造工藝/施工方案、計劃、外部條件等。每一次每一項變化變更都可能會給項目計劃和目標帶來負面影響（風險）。變更管理就是如何確保項目、合同變更受控。

首先是識別變更：誰提出？變更的范圍和內容？為什么（理由）？

其次是評價變更：原因分析，影響分析。然后批準、實施變更：評價后作出變更決定（合同雙方達成一致），向各相關方發(fā)布信息，相關方做出相應調整。

最后還要監(jiān)視變更的實施活動，并進行驗證。實踐中監(jiān)理委派注冊造價師，按照建設工程監(jiān)理規(guī)范及工程量清單計價要求嚴格審核并簽證，減少投資風險。

5 監(jiān)理模式下設備采購質量控制

工程項目中設備和材料質量直接影響設備整體運行。大型設備工程中，由于參與方眾多、且趨利避害的本能，加上設備本身要求高，設備采購管理各階段的質量管理是重點。

設備采購管理工作以采購合同簽訂日期分二個階段，合同簽訂前的承包商選擇階段和合同執(zhí)行階段。監(jiān)理利用自己豐富的專業(yè)知識和工作經驗，協(xié)助業(yè)主通過招投標選擇最佳承包商。而在合同執(zhí)行階段，監(jiān)理通過設計聯(lián)絡、工廠檢驗、監(jiān)造、出廠驗收等工作加強管理。在安裝、調試階段，監(jiān)理協(xié)調供貨商、施工承包商、設計承包商等沒有合同關系的各方之間的工作，保證設備安裝、調試順利進行。同時根據業(yè)主授權，完成采購合同中授權給監(jiān)理的職責，如付款確認等。

設計聯(lián)絡是對設備采購合同的技術管理工作，以保證供貨商提供的產品符合合同要求。設計聯(lián)絡有三方面涵義，一方面為提升和加速設計的過程，在保持合同原則的前提下設計單位和供貨商之間可以直接就相關設備技術參數問題進行技術交流、溝通；其次是解決業(yè)主（包括業(yè)主的設備接收部門、使用維護部門）、設計、監(jiān)理、設備安裝商、設備供應商各自根據經驗提出的符合國際、國家規(guī)范要求的建議、要求；另外是按合同規(guī)定的時間和內容要求，確認與其他相關系統(tǒng)設備及土建的接口并檢查合同設備的設計方案、產品功能及性能指標等是否滿足合同文件技術規(guī)格書和有關技術標準的要求，并形成的技術文件。

對制造難度高、技術先進、可靠性要求、價格比較昂貴的設備可實行監(jiān)造管理。如軌道交通設備中的車輛及信號設備、水電項目中的發(fā)電機組、核電設備中的反應堆、石油化工設備中的高壓容器等。設備監(jiān)造是對所需設備在制造和生產過程中的工藝流程、制造質量及設備制造單位的質量體系進行監(jiān)督。特別重要的設備還可實行駐廠監(jiān)造。

設備出廠前監(jiān)理要組織出廠驗收、安裝前協(xié)助施工承包商開箱清點。對成套的大型設備，還須經過單機調試和系統(tǒng)聯(lián)調，期間監(jiān)理要督促責任方及時處理安裝、調試中出現的問題，使設備總體運行達到指標后才能交付使用。

6 收獲與建議

遵循質量管理體系要求,提高服務質量。設備監(jiān)理單位根據業(yè)主授權，依據設備工程監(jiān)理規(guī)范，遵循質量管理體系要求開展工作。我們在設備采購管理中編制了服務規(guī)劃，通過文件控制程序、供應商選擇程序、設備驗收程序、工廠監(jiān)造程序、安裝與調試程序、索賠程序等進行管理，提高了服務質量。

采購管理為資產管理服務。項目合同管理是設備資產管理的一部分，在蘇州軌道交通建設中通過對樣板站設備供應合同、合同變更進行數據整理，召集建設、運營分公司相關人員對已完數據進行審核，根據確認的數據進行實物清點，隨之推廣到全線，完成整條線路設備移交。在建設過程中通過加強采購設備合同清單管理，為資產全生命周期管理提供基礎。

基于全生命周期成本的設備采購策略。設備是工程項目提供服務的基礎，同時也是企業(yè)運營過程中成本較大的領域。在以往的設備采購過程中，業(yè)主往往關注設備的采購價格，但是一味追求降低采購價格，可能會造成設備質量的下降而使得維護費用增加，甚至由于故障而造成巨大的損失。大型的水電項目，設備價值高，工作連續(xù)性強，可靠性要求高。因此，建議企業(yè)在采購過程中應當關注設備的全生命周期成本，并制定相應的采購策略，降低企業(yè)的經營成本。

[1] 馮之楹,項目采購管理[M].北京：清華大學出版社,2001

[2] GB／T 26429—2010 設備工程監(jiān)理規(guī)范理解與應用指南[S]．中國標準出版社,2011：7

[3] 衛(wèi)建良,藤圣康.從南海石化項目看EPC、PMC和監(jiān)理的相互關系[J].石油化工建設.2005(12)：26