基于用戶需求的檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計思路

屠躍明 李麗云

（中國科學(xué)院檔案館，北京，100190）

檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)是數(shù)字檔案信息服務(wù)使用者的系統(tǒng)，是提升檔案信息服務(wù)能力的系統(tǒng)，“信息融匯”本身是指多種信息的融合，其融匯服務(wù)系統(tǒng)簡單地來說就是能夠提供多種信息資源檢索的服務(wù)平臺。那么結(jié)合這種目標(biāo)能力的實(shí)現(xiàn)，檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)如何設(shè)計呢？為此，中國科學(xué)院檔案館開展了《數(shù)字檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)研究》課題的相關(guān)研究工作，其中，檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)功能的設(shè)計十分關(guān)鍵，直接關(guān)系到對使用者信息獲取的滿足程度，因而系統(tǒng)功能的設(shè)計必須結(jié)合用戶的實(shí)際需求。為此研究團(tuán)隊采取了三步走的融匯系統(tǒng)功能設(shè)計的工作路線。第一步，先從用戶需求調(diào)研入手，充分掌握使用者對檔案融匯服務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際需要和使用要求；第二步，在深入了解用戶需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)服務(wù)應(yīng)用服務(wù)場景設(shè)計，檢查融匯服務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)應(yīng)用場景與用戶需求的吻合度并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整；第三步，在分析融匯服務(wù)應(yīng)用場景的基礎(chǔ)上，對應(yīng)設(shè)計融匯系統(tǒng)本身應(yīng)當(dāng)具備的相關(guān)服務(wù)功能以及功能實(shí)現(xiàn)的技術(shù)方法路線，以確保檔案信息融匯服務(wù)模式能夠符合用戶的實(shí)際需求。

1.用戶需求調(diào)研

1.1 確定調(diào)研對象與方式

為使用戶需求調(diào)研具有針對性，課題組選擇了科研人員、管理人員、檔案人員和研究生等檔案信息的主要用戶群體作為調(diào)研對象。課題組對調(diào)研方式進(jìn)行了精心策劃設(shè)計，分別采用調(diào)查問卷和訪談座談兩種方式開展調(diào)研，課題組共收回調(diào)查問卷339份，先后走訪12個中國科學(xué)院所屬單位，直接與55名科研與管理人員進(jìn)行面對面的訪談?wù){(diào)研。通過調(diào)研掌握了大量第一手資料，課題組對調(diào)研結(jié)果進(jìn)行整理匯總、統(tǒng)計分析，形成了用戶需求調(diào)研報告，以此作為檔案融匯服務(wù)應(yīng)用場景分析和系統(tǒng)功能需求設(shè)計的主要依據(jù)。

1.2 調(diào)研結(jié)果分析

1.2.1 檔案信息的主要用戶群體

檔案信息的用戶群體主要集中在管理人員、史志研究人員、科研人員（含研究生）等方面，他們對檔案的利用目的和利用內(nèi)容各不相同。許多管理工作需要借鑒以往的政策要求，提供相關(guān)依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，檔案作為各項工作的真實(shí)記錄，是管理工作不可或缺的重要信息資源；每一個單位的檔案都記錄了這個單位的發(fā)展歷史，史志研究是歷史檔案的利用主體，主要是通過檔案對相關(guān)機(jī)構(gòu)或?qū)ｎ}進(jìn)行深度的梳理發(fā)掘研究，還原歷史發(fā)展的真實(shí)面貌；科研人員關(guān)注研究的學(xué)科領(lǐng)域前沿趨勢動態(tài)和已經(jīng)開展的研究成果狀況，前沿趨勢動態(tài)主要通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和各種專業(yè)信息資源了解，同時通過科研檔案可以直觀了解研究領(lǐng)域已經(jīng)完成的項目研究和取得的相應(yīng)成果。由于檔案的時間差現(xiàn)象和管理模式相對單一，造成科研檔案信息的使用低于文書（管理）檔案的使用，盡管如此，調(diào)研中發(fā)現(xiàn)科研人員仍非常愿意了解本領(lǐng)域研究的檔案信息情況，希望簡化檔案利用程序與方式，科研人員對科研檔案的主要關(guān)注點(diǎn)在于前期項目研究的課題概況、研究報告、成果產(chǎn)出（著作、論文、獲獎、專利）、實(shí)驗數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，而研究生作為科研隊伍的后備軍，是檔案信息利用的潛在用戶群體。

1.2.2 用戶愿意接受的檔案信息利用方式

調(diào)研中了解到，絕大多數(shù)用戶希望檔案信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺的環(huán)境使用，與廣大用戶獲取其他信息的途徑方式相吻合，減少利用手續(xù)環(huán)節(jié)，方便用戶查詢，最大限度地滿足各種利用需要，拓展檔案信息的應(yīng)用空間。

用戶首先希望系統(tǒng)中的檔案信息連續(xù)完整，并將現(xiàn)行檔案接入系統(tǒng)中，如果能與其他檔案館信息實(shí)現(xiàn)檢索共享那就更方便利用。同時，用戶對其他相關(guān)信息資源的需求非常廣泛，針對工作領(lǐng)域需要，利用國內(nèi)外不同學(xué)科領(lǐng)域的專業(yè)信息，包括前沿動態(tài)、政策管理、情報研究、科研成果等相關(guān)知識資源，希望融匯系統(tǒng)能夠檢索的信息資源全面，覆蓋面廣，不論是自有數(shù)據(jù)庫還是融匯關(guān)聯(lián)信息，通過網(wǎng)絡(luò)能夠獲取到關(guān)于某一學(xué)科領(lǐng)域或?qū)ｎ}的主要信息資源，方便用戶使用。

1.2.3 對檔案融匯服務(wù)系統(tǒng)平臺的期待

系統(tǒng)功能滿足用戶需要。希望融匯系統(tǒng)開放性好，滿足檔案信息與其他關(guān)聯(lián)信息的集成需要，具有廣泛集成多方資源的融匯能力，與用戶經(jīng)常關(guān)注的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫相連通，減少中間環(huán)節(jié)，使檢索的數(shù)據(jù)對象互動關(guān)聯(lián)，融合、抽取、聚類和重組，并篩選優(yōu)化，提供綜合融匯集成的信息服務(wù)環(huán)境；在結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)常規(guī)功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)展系統(tǒng)的信息服務(wù)功能，能夠提供查閱檔案信息全文并下載打印、個性化的參考咨詢、電子信息傳遞、信息定制等多種服務(wù)功能于一體的綜合性的網(wǎng)上信息服務(wù)平臺。

系統(tǒng)使用快捷方便。能夠提供桌面檢索工具的嵌入式服務(wù)；符合用戶平時網(wǎng)絡(luò)查詢信息的習(xí)慣和方式，檢索方式應(yīng)適應(yīng)不同人群，能夠進(jìn)行簡單檢索和高級檢索，檢索信息采用簡約清晰的條目式分類呈現(xiàn)展示，檢索結(jié)果可以保存以備后續(xù)使用。

數(shù)據(jù)信息安全可靠。用戶希望在融匯服務(wù)系統(tǒng)平臺上利用的檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)該是可靠安全的；要有嚴(yán)格的保密措施，要設(shè)置好使用權(quán)限，應(yīng)有保護(hù)個人知識產(chǎn)權(quán)措施；信息資源應(yīng)該分級管理，分不同層次用戶利用，注意版權(quán)問題。

2.融匯服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)場景分析

課題組通過用戶需求調(diào)研過程，了解了用戶群的主要類型，分析不同用戶的利用目的、工作環(huán)境、工作方式和工作習(xí)慣，梳理了不同用戶利用檔案信息的工作流程。根據(jù)中國科學(xué)院院屬單位的分布式用戶、采用工作引擎和工作系統(tǒng)獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)主要的利用方式，圍繞用戶獲取跨領(lǐng)域、跨類型信息的集成服務(wù)需要等實(shí)際情況，進(jìn)行檔案融匯服務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)應(yīng)用場景分析。

檔案信息管理系統(tǒng)是根據(jù)檔案工作流程對檔案信息進(jìn)行管理和提供利用，而檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)則是在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)的用途進(jìn)行了較大程度的擴(kuò)展。一是針對中國科學(xué)院內(nèi)各機(jī)構(gòu)保存的分布式檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)搭建統(tǒng)一的檢索平臺，實(shí)現(xiàn)對分布式檔案信息進(jìn)行檢索利用；二是在檢索利用檔案信息的過程中，根據(jù)用戶實(shí)際需要同時調(diào)用相關(guān)的第三方信息資源；三是幫助用戶借助第三方系統(tǒng)平臺來查詢檔案融匯系統(tǒng)中的開放檔案信息，進(jìn)一步拓寬檔案信息的利用途徑等等。這些想法和思路都是用戶所期待的，但對于長時期相對封閉的檔案信息管理模式無疑是一個極大的挑戰(zhàn)。

2.1 對分布式檔案信息資源實(shí)現(xiàn)集成檢索利用

對于用戶而言，他們希望通過檔案信息門戶平臺，能夠檢索到完整的系統(tǒng)的全面的檔案信息，而對檔案信息的具體存放地點(diǎn)并不關(guān)心。因此，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供中國科學(xué)院系統(tǒng)分布式檔案信息的集成檢索并統(tǒng)一展示的功能，能夠?qū)τ脩絷P(guān)心想了解的檔案信息內(nèi)容“一網(wǎng)打盡”。

2.2 系統(tǒng)能夠進(jìn)行檔案信息與相關(guān)信息資源的融匯集成檢索服務(wù)

用戶希望系統(tǒng)針對檢索請求，在檢索檔案信息的同時，查詢其他第三方相關(guān)信息資源并提供綜合結(jié)果索引信息，實(shí)現(xiàn)多方資源信息的融匯服務(wù)。系統(tǒng)為用戶提供一個從檔案信息查詢起點(diǎn)出發(fā)，采用機(jī)構(gòu)、人員、項目（課題）等不同檢索途徑展開信息的關(guān)聯(lián)融匯，為用戶提供多種資源類型、多級網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)融匯的信息服務(wù)環(huán)境。

以人員融匯檢索為例（機(jī)構(gòu)、項目融匯檢索同理）。當(dāng)進(jìn)行人員檢索時，系統(tǒng)首先查詢提交該人員有關(guān)的檔案信息（文件信息與案卷信息）索引，同時并發(fā)檢索圖書聯(lián)合目錄、維普數(shù)據(jù)庫、科學(xué)引文數(shù)據(jù)庫、中國科學(xué)院機(jī)構(gòu)知識庫及大事記等數(shù)據(jù)庫中該人員的相關(guān)信息，數(shù)量結(jié)果在第三方資源導(dǎo)航欄中體現(xiàn)，第三方資源導(dǎo)航欄的檢索結(jié)果是隨著檔案信息檢索詞的變化而變化的，用戶可以根據(jù)需要逐級進(jìn)入檢索信息融匯分面顯示查詢的具體信息，系統(tǒng)為用戶呈現(xiàn)多層級的信息集成融匯服務(wù)；同時可以點(diǎn)擊該人員名字直接進(jìn)入個人信息的融匯頁面，包括個人簡介、個人成果產(chǎn)出（論文與著作）、個人主持或參加的項目（檔案信息庫與自然科學(xué)基金網(wǎng)中相關(guān)信息）；系統(tǒng)能夠提示該人員在檔案中的文件信息和案卷信息數(shù)量，同時顯示該人員研究項目的課題組其他成員和課題合作單位；同樣用戶可以點(diǎn)擊關(guān)心點(diǎn)進(jìn)入融匯分面查詢具體信息。如檔案融匯信息檢索界面示意圖所示：

2.3 融匯系統(tǒng)的開放檔案信息能夠被第三方系統(tǒng)平臺檢索查詢

用戶在使用其他系統(tǒng)平臺時，希望能夠檢索到相關(guān)的檔案信息內(nèi)容，進(jìn)一步拓寬檔案信息的利用途徑。根據(jù)這一需求，應(yīng)該設(shè)計檔案融匯服務(wù)開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，使用戶能夠在第三方系統(tǒng)平臺上直接進(jìn)入檔案融匯服務(wù)平臺，查找相關(guān)檔案信息，拓寬用戶利用檔案信息的渠道。

融匯信息檢索界面示意圖

2.4 其他

用戶希望系統(tǒng)操作簡便易行，符合用戶的工作習(xí)慣。系 統(tǒng)能夠直接嵌入個人桌面，方便進(jìn)入系統(tǒng)；要求系統(tǒng)對檢索查閱的有用信息結(jié)果能夠進(jìn)行收藏，便于今后的再次使用；對于檔案較長的題名信息提供自動分詞選測的功能，方便放大檢索的粒度等等。

3.基于用戶需求為導(dǎo)向的檔案融匯服務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計

需求決定功能。課題從需求調(diào)研到應(yīng)用場景分析再到系統(tǒng)功能設(shè)計，使系統(tǒng)前期的所有工作都圍繞著以用戶需求為導(dǎo)向的大方向展開，將用戶需求→應(yīng)用場景分析→系統(tǒng)功能設(shè)計的三者關(guān)系進(jìn)行緊密結(jié)合，環(huán)環(huán)相扣，目的是保證設(shè)計的系統(tǒng)功能是用戶真正需要的功能。

課題組基于用戶需求調(diào)研和系統(tǒng)服務(wù)場景分析，結(jié)合技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法設(shè)計了《檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)需求》。該系統(tǒng)需求明確了系統(tǒng)建設(shè)所遵循的標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)的性能要求、系統(tǒng)應(yīng)用的用戶對象，重點(diǎn)梳理了系統(tǒng)的功能需求，同時提出了數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計、融匯信息對象方案和技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案等要求，為“檔案信息融匯服務(wù)系統(tǒng)”開發(fā)提供了依據(jù)，指明了方向。