淺談六西格瑪在檔案管理中的應(yīng)用

鄭詩建

（中航工業(yè)北京航空材料研究院，北京 100095）

近幾年來，一股六西格瑪管理的風(fēng)暴正席卷全球，六西格瑪這種新的管理方法在世界許多優(yōu)秀組織內(nèi)開始流行，并使這些組織取得了輝煌的成就。20世紀(jì)80年代摩托羅拉公司創(chuàng)建了六西格瑪管理的概念和相應(yīng)的管理體系，并全力應(yīng)用到公司的各個方面。六西格瑪管理在美國通用（GE）公司更是得到發(fā)揚光大。同樣，六西格瑪管理在聯(lián)信、ABB、東芝、三星等組織中也獲得巨大成功，甚至一些服務(wù)領(lǐng)域的組織，如花旗銀行、迪斯尼、希爾頓酒店等通過引入六西格瑪管理，給顧客和股東帶來極大的收益。

六西格瑪管理方法已進化為一種基于統(tǒng)計技術(shù)的過程和產(chǎn)品質(zhì)量改進方法，進化為組織追求精細管理的理念。六西格瑪管理的基本內(nèi)涵是提高顧客滿意度和降低組織的資源成本，強調(diào)從組織整個經(jīng)營的角度出發(fā)，而不只是強調(diào)單一產(chǎn)品、服務(wù)或過程的質(zhì)量，強調(diào)組織要站在顧客的立場上考慮質(zhì)量問題，采用科學(xué)的方法，在經(jīng)營的所有領(lǐng)域追求“無缺陷”的質(zhì)量，以大大減少組織經(jīng)營全領(lǐng)域的成本，提高組織的競爭力。組織實施它的目的是消除無附加值活動，縮短生產(chǎn)周期，增強顧客滿意，從而增加利潤。檔案管理同樣需要消除無附加值活動，縮短生產(chǎn)周期，增強顧客滿意。從這點來說六西格瑪與檔案管理走到了交匯點上。

1 檔案管理工作的問題描述

檔案管理有它自身的規(guī)律和特定流程，檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計登記8項內(nèi)容。具體流程如圖1。

從系統(tǒng)論的角度看，這8項內(nèi)容構(gòu)成了一個特定的工作管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)在社會生活的大系統(tǒng)中運作并發(fā)揮其特定作用。在這8項工作中，除“鑒定”和“統(tǒng)計登記”之外的6項工作基本構(gòu)成了一個流程性的工作過程。

圖1 檔案管理工作內(nèi)容流程圖

在檔案管理流程中，真正起核心作用的是收集、整理和利用3個環(huán)節(jié)。檔案的收集工作是檔案管理的實際起點，其基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案資料等集中到檔案機構(gòu)中來。其意義與價值在于決定館（室）藏的狀況與水平，決定檔案機構(gòu)的“身價”。由此可見，檔案收集工作對一個檔案館的重要性。然而，正是一項對檔案管理起著重要作用的工作，卻因為一些原因而受到影響。為了解決檔案收集難的問題，我們借助先進的管理方法進行管理。

2 檔案管理與六西格瑪管理的融合

經(jīng)過近幾年六西格瑪管理的推進，已經(jīng)形成了六西格瑪管理的文化理念，養(yǎng)成了用數(shù)據(jù)說話的習(xí)慣，為六西格瑪在管理方面的應(yīng)用打下了良好的基礎(chǔ)。

要想用六西格瑪管理方法來改善檔案管理工作，首先要定義在檔案管理工作中需要改善的問題，要把檔案管理的每個流程準(zhǔn)確描述出來，以便于分析改進。通過流程圖分析，可使項目改善獲得所需的過程信息，從而最終發(fā)現(xiàn)潛在的問題。在定義問題時，由于檔案管理的特點，要先定性、后定量，既要有定性的指導(dǎo)，也要有定量的依據(jù)。為六西格瑪流程的進一步改進分析提供條件和基礎(chǔ)。

檔案管理的核心內(nèi)容體現(xiàn)在檔案收集、整理和利用，通過分析流程中影響收集效率的因素，改善工作流程，以實現(xiàn)檔案收集的及時性。如：通過流程分析與改進可以縮短檔案審批時間，提高檔案審批處理速度，提高效率，以達到檔案收集及時的目的，進一步提高顧客滿意度。

2.1 針對科研課題歸檔延遲現(xiàn)象，開展了《提高科研課題按時歸檔率》的六西格瑪項目研究。根據(jù)科研課題歸檔現(xiàn)狀，首先定義了存在的問題，未按時歸檔的課題達90%以上，是科研任務(wù)按時完成的瓶頸之一，影響科研成果的推廣和資料收集；第2步對項目進行了量化，收集了大量用于分析的數(shù)據(jù)，因為六西格瑪是注重用數(shù)據(jù)說話，沒有量化就無法考核；第3步利用六西格瑪?shù)南嚓P(guān)工具和方法對數(shù)據(jù)進行分析，找出導(dǎo)致問題的一些關(guān)鍵因素；本項目通過魚刺圖分析找出影響科研課題歸檔文件審批時間的因素（如圖2）。第4步對導(dǎo)致問題的流程和關(guān)鍵因素進行改進，使流程優(yōu)化關(guān)鍵因素得到解決。工作效率得到提高，科研課題歸檔滯后現(xiàn)象得到改善，改善效果見圖3。最后，通過制定措施或形成文件，固化流程，使問題得到控制并持續(xù)保持項目成果。

圖2 影響科研課題歸檔文件審批時間的因素分析魚刺圖

圖3 改善前后科研課題歸檔資料審批時間對比圖

2.2 針對電子公文辦理時間過長現(xiàn)象開展了《縮短電子公文承辦周期》的六西格瑪項目研究，根據(jù)對電子公文辦理現(xiàn)狀，首先定義了存在的問題，統(tǒng)計已終止流程的電子公文中承辦周期超過4個工作日（96小時）的占63%，文件要求得不到及時辦理，存在錯失重大機遇、造成經(jīng)濟損失的可能。通過利用六西格瑪管理方法，本項目通過魚刺圖分析找出影響電子公文承辦周期的因素（如圖4）。對導(dǎo)致問題的流程和關(guān)鍵因素進行改進，使流程優(yōu)化關(guān)鍵因素得到解決。工作效率得到提高，電子公文中承辦周期過長現(xiàn)象得到改善（見圖5），公文歸檔及時。最后，通過制定措施或形成文件，固化流程，使問題得到控制并持續(xù)保持項目成果。

圖2和圖4利用魚刺圖分析影響科研課題歸檔文件審批時間的因素和電子公文承辦周期的因素，通過六西格瑪?shù)钠渌ぞ哒页龈饕蛩貙栴}的貢獻率，找出幾個關(guān)鍵的影響因素，并針對關(guān)鍵的因素制定整改策略。從圖3和圖5可以看出改善前后科研課題歸檔資料的審批時間和電子公文承辦周期有明顯改進，縮短了審批時間，而且審批時間相對較固定。

圖4 影響電子公文承辦周期的因素分析魚刺圖

圖5 改善前后電子公文承辦時間對比圖

3 結(jié)論

通過研究分析，我們認為隨著檔案管理的進一步深化，對檔案的前端管理要求更高，采用六西格瑪管理對檔案前端實施控制，可改變被動接收為主動收集的方式，可確保檔案的完整性和系統(tǒng)性；將六西格瑪管理理念融入到檔案管理中會推動檔案管理工作的發(fā)展，促進檔案管理的創(chuàng)新，可以提高檔案管理的可量化性，拓展了檔案管理的考核方式。推進六西格瑪管理方法在檔案管理中的應(yīng)用應(yīng)根據(jù)實際情況有序進行, 加強檔案管理信息化工作，逐步完善檔案管理流程，減少不必要的動作和步驟，節(jié)省了辦公成本；六西格瑪是基于事實和數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理方法，要想得到很好的應(yīng)用，應(yīng)加強檔案管理工作的量化和相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，為六西格瑪管理方法在檔案管理實施創(chuàng)造條件。檔案管理應(yīng)在創(chuàng)新中求發(fā)展, 變被動式提供利用為主動服務(wù)，從而提高檔案管理的地位。