基于SWOT分析法的高校信息化教學(xué)管理發(fā)展策略——以四川外語學(xué)院信息化教學(xué)管理發(fā)展為例

姬喻波

(四川外國語大學(xué) 國際關(guān)系學(xué)院 ，重慶 400031)

1．SWOT分析法的概念

SWOT分析法又稱為態(tài)勢(shì)“分析法”，是由舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來的，SWOT四個(gè)英文字母分別代表:優(yōu)勢(shì)(strength)、劣勢(shì)(weakness)、機(jī)會(huì)(opportunity)、威脅(Threat)。就是將與研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素匹配起來分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論，而結(jié)論通常帶有一定的決策性。SWOT分析法從總體上來講是一種較準(zhǔn)確和明晰的分析方法，它能較客觀地分析和研究一個(gè)單位的現(xiàn)實(shí)情況，從中找出對(duì)自己有利且值得發(fā)揚(yáng)的因素，以及對(duì)自己不利或需要回避的因素，發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，從而明確未來的發(fā)展方向。

2．SWOI分析法在高校信息化教學(xué)管理中的應(yīng)用

高校的教學(xué)管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，頭緒多、涉及面廣、數(shù)據(jù)量大、隨機(jī)事務(wù)繁雜。近幾年隨著我校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大、辦學(xué)水平不斷提升、學(xué)分制的推行、大量選修課的開設(shè)，使得教學(xué)模式日趨靈活多樣，這都對(duì)教學(xué)管理手段提出了新的要求，給教學(xué)管理工作帶來了巨大的壓力。不僅如此，作為教學(xué)管理工作靈魂的教學(xué)管理理念，從思想到實(shí)踐都需要一個(gè)轉(zhuǎn)化的平臺(tái)，教學(xué)管理方法必須與先進(jìn)的教學(xué)管理理念與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建適應(yīng)教育發(fā)展新潮流的信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的信息化。只有充分運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行教學(xué)管理，提高管理效率，才能適應(yīng)高校改革發(fā)展的需要。

隨著我校教育事業(yè)“十一五”建設(shè)的逐步深入，我校信息化管理逐步由校園網(wǎng)建設(shè)、自動(dòng)化辦公等逐步深入過渡到校園信息資源建設(shè)以及數(shù)字校園建設(shè)。但在信息化教學(xué)管理建設(shè)過程中一些問題也隨之顯露出來:教學(xué)管理軟件與我校實(shí)際教學(xué)管理特點(diǎn)不太吻合，教學(xué)管理部門與其他職能部門信息交流渠道不夠暢通，教師、學(xué)生利用教學(xué)管理系統(tǒng)的局限性以及教學(xué)管理信息化程度的日益提高與教學(xué)管理人員網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的滯后等問題也嚴(yán)重凸顯出來。因此，在建設(shè)中必須對(duì)我校信息化教學(xué)管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出已有的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展的不足，并不斷加以改進(jìn)和完善，以確保信息化教學(xué)管理建設(shè)的科學(xué)性、實(shí)效性。

2.1 信息化教學(xué)管理面臨的外部機(jī)會(huì)

2．1．1我校教學(xué)管理信息系統(tǒng)的需求逐步增大

近年來，隨著我校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校學(xué)生人數(shù)持續(xù)增加，學(xué)分制模式的實(shí)行，教學(xué)管理任務(wù)日益繁重;教務(wù)管理的內(nèi)容逐漸增加，難度也逐漸加大，這些都對(duì)我校教學(xué)管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。因此，為滿足師生、院系及學(xué)校各職能部門的需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面更新教學(xué)管理手段，極大地提高了教學(xué)管理的效率，有力地推動(dòng)了我校教學(xué)質(zhì)量的提升，建立現(xiàn)代教學(xué)管理模式已經(jīng)成為必然。通過近幾年我校管理系統(tǒng)的發(fā)展，學(xué)生普遍在思維上、行為上都與信息化社會(huì)拉近了距離，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的意識(shí)與應(yīng)用水平也顯著提高。同時(shí)，自主學(xué)習(xí)、發(fā)展個(gè)性、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)等明顯加強(qiáng)。素質(zhì)的提高使他們?cè)诰蜆I(yè)中顯示了較強(qiáng)優(yōu)勢(shì)。

2．1．2國內(nèi)相關(guān)教學(xué)管理軟件相對(duì)成熟

教育管理軟件是學(xué)校和教育主管機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理、信息收集、信息交流的輔助工具。教育管理軟件，具備學(xué)籍管理、人事管理、教學(xué)管理、財(cái)產(chǎn)管理等多種功能。如排課系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績(jī)管理系統(tǒng)、教材管理系統(tǒng)、考務(wù)管理與成績(jī)分析系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)等。目前，國內(nèi)能夠提供信息化教學(xué)管理系統(tǒng)軟件的企業(yè)主要有杭州正方公司的正方教學(xué)管理系統(tǒng)、清華大學(xué)的高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)、湖南青果軟件有限公司的高校教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這些公司實(shí)力較強(qiáng)、規(guī)模較大。這類軟件系統(tǒng)在功能性、穩(wěn)定性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性和安全性方面技術(shù)較成熟。其開發(fā)商已經(jīng)投入相當(dāng)大的精力和資金來研發(fā)本、專科教學(xué)管理、研究生教學(xué)管理、學(xué)生工作管理、招生管理等專業(yè)化的管理應(yīng)用軟件，并取得良好的反應(yīng)，采購成熟產(chǎn)品的高校越來越多。它們能較好地滿足目前我國絕大多數(shù)高校的需求。

2.2 我校信息化教學(xué)管理面臨的的外在威脅

目前，我校教學(xué)管理主要使用的是正方公司的“正方教學(xué)管理系統(tǒng)”和藍(lán)鴿集團(tuán)的考試系統(tǒng)。由于其外語專業(yè)特色，這些軟件系統(tǒng)在很多方面都顯示出其不足之處。學(xué)生自主地選擇專業(yè)及專業(yè)方向、課程的選修機(jī)制、實(shí)驗(yàn)預(yù)約、成績(jī)審核、學(xué)分制等管理方式的改革向傳統(tǒng)的管理軟件提出了新的挑戰(zhàn)?！罢浇虒W(xué)管理系統(tǒng)”沒有安排考試功能，另外，排課功能不完全適合我校，因?yàn)樗耪n程不能顧及語言類課程上課特點(diǎn)，上課時(shí)間安排也不合理，而且人為調(diào)整力度過大。藍(lán)鴿考試系統(tǒng)對(duì)于外語課程考試來說，無法有效控制學(xué)生作弊現(xiàn)象，并且試題錄入工作量過大，對(duì)網(wǎng)絡(luò)要求極高，學(xué)生登錄考試不順暢，耗時(shí)耗力，阻礙了系統(tǒng)大規(guī)模推廣使用。

目前教務(wù)管理信息系統(tǒng)只是著眼于局部，缺乏整體規(guī)劃，信息化教學(xué)管理認(rèn)識(shí)不足，在投入上重硬件，輕軟件，工作主動(dòng)性發(fā)揮不夠，傳統(tǒng)上的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致教學(xué)管理信息化建設(shè)滯后、被動(dòng)。以我校教務(wù)管理系統(tǒng)為例，所用的為“正方教務(wù)管理系統(tǒng)”。目前該系統(tǒng)主要應(yīng)用在教務(wù)科和評(píng)建科的日常工作，而在教學(xué)科和測(cè)試科、還是沿用傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式，而在這個(gè)方面信息化的應(yīng)用是我校目前所要急需解決的問題。

2.3 我校信息化教學(xué)管理自身所具有的優(yōu)勢(shì)

我校信息化教學(xué)管理采用“集中-配”的管理模式。即由教務(wù)處統(tǒng)一進(jìn)行權(quán)限分配與數(shù)據(jù)管理，各教學(xué)單位教學(xué)秘書進(jìn)行具體操作。教學(xué)管理信息系統(tǒng)主要分為學(xué)籍管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)評(píng)價(jià)管理、畢業(yè)生管理等幾個(gè)主要功能模塊，基本涵蓋了我校教學(xué)管理的所有方面。

我校信息化教學(xué)管理隊(duì)伍素質(zhì)高。近幾年，我校教學(xué)管理隊(duì)伍朝年輕化、高學(xué)歷方向發(fā)展，在我?，F(xiàn)有的一線教學(xué)管理人員中，年齡層次大多集中在25－35歲，學(xué)歷普遍為本科或碩士。其中，具有碩士學(xué)位的占69%，且100%具有中級(jí)及以上職稱。這支隊(duì)伍具有極強(qiáng)的創(chuàng)新精神和科研能力，是組織落實(shí)教學(xué)計(jì)劃和協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源的重要橋梁。

2．4 劣勢(shì)

2．4．1管理建設(shè)缺乏有力的組織保證

高校信息化建設(shè)往往只注重信息系統(tǒng)的建設(shè)，而忽視了學(xué)校組織結(jié)構(gòu)、管理制度。各個(gè)部門的軟件類型存在差異，致使許多部門的信息難以整合，信息交換不暢通。雖然各個(gè)部門都積極進(jìn)行信息化建設(shè)，但各個(gè)部門之間不能有效地溝通和合作，因?yàn)楦鱾€(gè)部門各自擁有一套信息管理系統(tǒng)。這樣就致使一方面在開發(fā)軟件上人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，另一方面，對(duì)全校師生而言，往往面對(duì)同一個(gè)信息要統(tǒng)計(jì)多次的問題，他們要面對(duì)多個(gè)部門的系統(tǒng)來完成自己所需的事情，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且浪費(fèi)資源。這些都會(huì)成為推進(jìn)信息化建設(shè)的阻力，因此需要來自學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的積極推動(dòng)，需要進(jìn)行很多跨部門的協(xié)調(diào)。隨著建設(shè)的深入，隨著信息系統(tǒng)的不斷增長(zhǎng)，這些問題必然會(huì)更加突出。

2．4．2軟件維護(hù)人才匱乏，軟件升級(jí)滯后，維護(hù)成本高

我校是個(gè)文科院校，計(jì)算機(jī)軟件方面的人才匱乏，軟件的修改和完善還要依賴于軟件公司，致使每年我校信息化教學(xué)管理軟件數(shù)據(jù)庫得不到及時(shí)的更新、維護(hù)，即使有學(xué)校的技術(shù)人員參與教學(xué)管理信息系統(tǒng)的程序研究與維護(hù)，但也很難對(duì)目前我校教學(xué)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、維護(hù)，信息化建設(shè)存在一定的局限性，影響了學(xué)校教學(xué)管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，而相應(yīng)軟件公司維護(hù)成本、維護(hù)頻率較高，客觀上加重了我校的財(cái)政負(fù)擔(dān)。

3．構(gòu)建我校SWOT信息化教學(xué)管理分析矩陣圖

SWOT分析法中有四種策略組合，即優(yōu)勢(shì)－機(jī)會(huì)策略組合(S－O)，優(yōu)勢(shì)－威脅策略組合(S－T)，劣勢(shì)－機(jī)會(huì)策略組合(W－O)，劣勢(shì)－威脅策略組合(W－T)。我校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，找出適合自身的最優(yōu)發(fā)展策略，挖掘自身潛力，構(gòu)建最優(yōu)的優(yōu)勢(shì)－機(jī)會(huì)策略組合(S－O)這一最佳模式，推動(dòng)我校信息化教學(xué)管理向前發(fā)展。

表1 我校信息化教學(xué)管理SWOT分析矩陣圖

4．我校信息化教學(xué)管理SWOT發(fā)展策略

經(jīng)過幾年的信息化建設(shè)，我校教學(xué)管理信息化水平不斷提高，但與真正意義上的信息化管理還存在差距。為更好地發(fā)揮信息化在服務(wù)教學(xué)，服務(wù)師生方面的作用，提高教學(xué)管理質(zhì)量和效率，還必須加強(qiáng)這樣幾方面建設(shè):

4.1 加強(qiáng)我校信息化教學(xué)管理制度建設(shè)

高校信息化教學(xué)管理是指充分利用信息技術(shù)及現(xiàn)代教學(xué)管理的思想、方法和手段進(jìn)行管理，使教學(xué)管理的所有環(huán)節(jié)信息化，從而提高教學(xué)管理效率，最終實(shí)現(xiàn)信息化教學(xué)管理的過程，教學(xué)管理信息化設(shè)計(jì)觀念的更新、資金的投入、技術(shù)的變革以及教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)、管理體制、運(yùn)行體制的問題。需要建立一套與信息化相適應(yīng)的管理體制。就我校而言，在信息化建設(shè)過程中，必須從學(xué)校發(fā)展的整體戰(zhàn)略去考慮信息化教學(xué)管理建設(shè)問題，加強(qiáng)管理制度建設(shè)，設(shè)置統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，保證人、財(cái)、物的同時(shí)加強(qiáng)各職能部門和各院系的協(xié)調(diào)溝通，合理下放給學(xué)校二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)管理權(quán)限，遵循教學(xué)規(guī)律，提高管理效率，更好地服務(wù)教學(xué)，服務(wù)師生，建立以教學(xué)為中心的教學(xué)管理系統(tǒng)。

4.2 加強(qiáng)對(duì)教學(xué)管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)我校軟件維護(hù)人才

提高管理人員的信息技術(shù)水平和管理能力在推進(jìn)教學(xué)管理信息化過程中，至關(guān)重要先進(jìn)的軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)固然重要，但要充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵在于教務(wù)管理人員的信息技術(shù)水平和信息管理能力。因此，只有提高教學(xué)管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，提高其獲取、分析和處理信息的能力，才能適應(yīng)高校教學(xué)管理信息化的發(fā)展需要。對(duì)于現(xiàn)有教學(xué)管理人員，應(yīng)該提供培訓(xùn)、進(jìn)修、交流、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過多種形式的培訓(xùn)，使教學(xué)管理人員不斷提高信息技術(shù)水平，更新管理理念，推動(dòng)本校的信息化教學(xué)管理的要求，培養(yǎng)我校軟件開發(fā)和維護(hù)人員，充實(shí)教學(xué)管理隊(duì)伍，使之與教學(xué)管理人員相互配合，建成一支掌握信息技術(shù)的既懂管理理論又有軟件技術(shù)的教學(xué)管理隊(duì)伍。

4.3 教學(xué)管理軟件的調(diào)查、評(píng)估和有效利用

我校以外語學(xué)科為主，這樣的學(xué)科特點(diǎn)要求我校現(xiàn)有的教學(xué)管理軟件必須有針對(duì)性。但在實(shí)際應(yīng)用中還存在很多問題，諸如:排考智能化，雖然目前藍(lán)鴿公司的考試系統(tǒng)對(duì)提高我校學(xué)生考試效率有很大提高，但考試中途監(jiān)控以及外語聽力、改錯(cuò)等題型的電子紙卷設(shè)置還存在局限性，機(jī)考過程中學(xué)生作弊現(xiàn)象嚴(yán)重，機(jī)考易受網(wǎng)速、學(xué)生打字速度等客觀因素影響，從而影響了學(xué)生的成績(jī)。因此信息化建設(shè)成功與否，作為系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象以及使用者的現(xiàn)實(shí)狀況是最重要的。因此，要堅(jiān)持收集各教學(xué)單位和師生使用系統(tǒng)的意見和建議，經(jīng)常調(diào)查并不斷對(duì)教學(xué)管理信息化改進(jìn)，使教學(xué)管理系統(tǒng)更加合理化、科學(xué)化。

4.4 加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高教學(xué)管理效率

信息化教學(xué)管理以網(wǎng)絡(luò)為依托，網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息化教學(xué)管理的前提和關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)成為管理的重要手段，已有許多基于網(wǎng)絡(luò)的管理軟件，如:網(wǎng)上招生和錄取系統(tǒng)，網(wǎng)上選課系統(tǒng)，網(wǎng)上就業(yè)系統(tǒng)，教務(wù)管理系統(tǒng)，遠(yuǎn)程開放教育系統(tǒng)等。我校校園網(wǎng)絡(luò)在“十一五”建設(shè)中取得了非常大的進(jìn)步，但隨著校園信息化程度的不斷提高，校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)展已經(jīng)顯得滯后，網(wǎng)絡(luò)速度、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)都不能滿足日益發(fā)展的信息化校園建設(shè)、尤其不能滿足我校信息化教學(xué)管理建設(shè)。這在每學(xué)期期末工作中體現(xiàn)尤為明顯。因此，必須加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，配備必要的軟件系統(tǒng)，形成集教學(xué)管理、網(wǎng)上信息發(fā)布、網(wǎng)上教學(xué)與信息交流、無紙辦公為一體的校園信息系統(tǒng)。加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)的更新升級(jí)，提升校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)速度，擴(kuò)大校園網(wǎng)覆蓋面。更好的為信息化教學(xué)管理服務(wù)。

5．結(jié)語

高校信息化教學(xué)管理建設(shè)是個(gè)復(fù)雜性和系統(tǒng)性工程，涉及面廣，對(duì)高校教育教學(xué)質(zhì)量的提高具有相當(dāng)重要的作用。高校教學(xué)管理要充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)，搭建網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理平臺(tái)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步完善教學(xué)管理系統(tǒng)，整合教學(xué)管理子系統(tǒng)，形成現(xiàn)代化教學(xué)服務(wù)系統(tǒng)和教務(wù)綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理信息化，提升教學(xué)管理水平。

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