淺議檔案現(xiàn)代化管理

吳波

【摘 要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。不僅能有效地實(shí)現(xiàn)檔案工作的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；數(shù)字化；管理效率

0.前言

檔案管理信息化對(duì)檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。

1.檔案工作的信息化

一是隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，檔案工作者要有信息意識(shí)，應(yīng)具備對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識(shí)，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識(shí)和信息意識(shí)的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。

2.檔案信息的數(shù)字化

檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化則是這個(gè)系統(tǒng)工程中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無從談起。

對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是通過計(jì)算機(jī)人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由數(shù)碼照相機(jī)或掃描儀按頁(yè)拍照或掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用前兩種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢；用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低，尤其對(duì)于手寫體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡；而第三種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對(duì)于實(shí)物檔案則可以通過用數(shù)碼相機(jī)對(duì)實(shí)物進(jìn)行拍照， 以數(shù)字圖像的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中。

對(duì)于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容：一是將普通攝像機(jī)拍攝的模擬視頻信號(hào)可以通過專門的視頻采集設(shè)備將之?dāng)?shù)字化，并加工成數(shù)字視頻檔案；二是指通過數(shù)碼攝像機(jī)拍攝下來的錄像，本身就是數(shù)字視頻，輸入到計(jì)算機(jī)直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。

通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長(zhǎng)期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。

3.數(shù)字化檔案信息的管理

我國(guó)各級(jí)各類企業(yè)檔案部門開展檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索始于20世紀(jì)90年代，隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的應(yīng)用技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展和提高，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館（室）的庫(kù)藏檔案數(shù)量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國(guó)檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理智能化、自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

4.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)信息的高度共享

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

檔案信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門和所屬各單位檔案部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起。各部門和各單位的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，同時(shí)為檔案館核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈——互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會(huì)各方面日益增長(zhǎng)的利用檔案信息的迫切需要。

5.結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展將極大促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)檔案部門的服務(wù)管理方式的轉(zhuǎn)變，為檔案管理全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。