建設(shè)工程檔案管理要點(diǎn)探析與實(shí)踐

曾玲

【摘 要】對于一項(xiàng)建筑工程而言，檔案的管理是對工程施工過程的見證，也是對工程質(zhì)量問題進(jìn)行驗(yàn)收的保障。建設(shè)工程的檔案關(guān)系著這項(xiàng)工程從規(guī)劃到實(shí)施，從竣工到驗(yàn)收的各項(xiàng)環(huán)節(jié)、流程，在整個工程結(jié)束之前都是十分重要的。本文基于建筑工程的施工特點(diǎn)，簡單闡述了工程檔案管理的重要性，分析了當(dāng)下檔案管理中存在的弊端，并根絕這些問題提出了幾點(diǎn)優(yōu)化策略，旨在幫助提高建筑工程檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案管理；探析

建設(shè)工程的檔案是從工程開始時(shí)就存在的，里面記錄了工程的設(shè)計(jì)理念、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)投標(biāo)計(jì)劃與實(shí)施以及整個工程的任務(wù)、計(jì)劃、安排，存在于工程的整個壽命周期之內(nèi)，對于工程有著十分重要的地位。隨著我國建筑工程量的不斷加大，在工程建設(shè)方面有了更多的資料需要管理。城市化的發(fā)展讓建筑規(guī)模與建筑數(shù)量不斷增長，因此檔案也需要進(jìn)行更細(xì)致的劃分，這在無形中加大了工程檔案管理的難度，因此，工程檔案管理部門要加大研究力度，讓完善的資料管理促進(jìn)工程建設(shè)。

1.檔案管理工作的要點(diǎn)與弊端

1.1認(rèn)識上的混淆

建設(shè)工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進(jìn)行人事調(diào)查、收集、整理與分類的工作，而建設(shè)工程的資料無論是在管理對象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區(qū)別。

對于一項(xiàng)建設(shè)工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類別。記錄包含了工程從設(shè)計(jì)初期開始，所有的培訓(xùn)工記錄、設(shè)計(jì)記錄、招標(biāo)投標(biāo)記錄、會議記錄、臺賬記錄、總結(jié)記錄、材料采購記錄等內(nèi)容，總之就是工程建設(shè)過程中，發(fā)生的所有活動都要詳細(xì)記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來文件，主要是工程過程中發(fā)生的文件形式的簽訂內(nèi)容，例如招標(biāo)合同、勞動合同、各類審批文件等內(nèi)容。建設(shè)工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來記錄工程建設(shè)過程中的施工進(jìn)度、施工中質(zhì)量問題、以及工程介紹的。

1.2檔案管理人員不專業(yè)

工程的檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對工程項(xiàng)目一無所知的人是沒有辦法對資料進(jìn)行有效管理的。因?yàn)樵诠こ痰馁Y料收集方面，需要管理者親身進(jìn)入到施工現(xiàn)場拍攝圖像資料，并且還需要與整個工程各部門進(jìn)行有效溝通，保障資料的完整性與及時(shí)性。

現(xiàn)如今，工程的檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對工程設(shè)備的了解與對施工流程的明確，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，要求能夠有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對工程的檔案進(jìn)行管理。但就目前工程檔案管理水平來看，專業(yè)化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經(jīng)年齡偏大，無法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對工程項(xiàng)目建設(shè)的有效認(rèn)識，因此從全局來看，檔案管理人員方面存在著知識結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識匱乏的狀況。

1.3機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

工程建設(shè)應(yīng)設(shè)有專門的檔案管理部門來進(jìn)行資料的收集、核對以及管理工作。目前許多的工程為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，只是讓人事部門或是工程監(jiān)管部門來完成工程的檔案管理工作。這些部門并不具備專業(yè)化知識。并且工程各部門也應(yīng)及時(shí)將自己部門的活動狀況整理成資料形式上報(bào)給檔案管理部門，若是由非專業(yè)的人員 管理檔案，就無法進(jìn)行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)問題。

1.4檔案管理手段落后

目前的檔案管理工作大多是紙質(zhì)形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質(zhì)檔案需要經(jīng)常性的使用到，像是工程設(shè)計(jì)方案、前期的批復(fù)性文件等，紙質(zhì)檔案在工程各部門之間進(jìn)行交接，一來浪費(fèi)時(shí)間，二來容易造成檔案的遺失。

2.建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐與創(chuàng)新

2.1檔案管理模式方面

檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強(qiáng)創(chuàng)新，保障在管理過程中有法律可依。近幾年，一些工程項(xiàng)目已經(jīng)將質(zhì)量責(zé)任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優(yōu)勢在于讓工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，從源頭上保障施工質(zhì)量，降低事故發(fā)生幾率。同時(shí)，終身制的職責(zé)能夠讓各部門領(lǐng)導(dǎo)在制定給部門項(xiàng)目活動是更加嚴(yán)謹(jǐn)，提高了檔案編制與檔案報(bào)送的責(zé)任意識，讓各部門主管自覺將檔案保送到檔案管理部門中去。這種模式上的創(chuàng)新讓工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人與資料收集人員在簽子時(shí)感受到責(zé)任感，從而更加細(xì)致的完成檔案管理工作。這樣一來，傳統(tǒng)檔案管理中“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象能夠有效緩解。

在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門進(jìn)行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設(shè)計(jì)人員在工程設(shè)計(jì)時(shí)并不是經(jīng)常深入到施工場所進(jìn)行調(diào)查研究的，因此當(dāng)?shù)氐牡叵鹿艿?、土質(zhì)、土層結(jié)構(gòu)等方面都會在施工過程中對施工造成一定影響。這樣一來，工程的施工圖紙就要進(jìn)行細(xì)微的改變。在需要改變時(shí)，施工人員需要逐級上報(bào)給工程監(jiān)理部門，監(jiān)理部門在進(jìn)行實(shí)地考察之后才能對圖紙進(jìn)行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細(xì)標(biāo)明，不能直接將修改后的設(shè)計(jì)圖放進(jìn)檔案。

2.2創(chuàng)新協(xié)作機(jī)制

建設(shè)工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設(shè)方以及監(jiān)理方協(xié)同合作，否則無法保證檔案編制工作的順利進(jìn)行，其檔案報(bào)送工作也無法落實(shí)到位，因而無法保證建設(shè)工程質(zhì)量。如今，我國市政工程和其他重點(diǎn)工程越來越多，針對此現(xiàn)象，主管部門不再局限于市建設(shè)局，而是交由其他分管部門分級、分散來進(jìn)行建設(shè)管理。因此，各城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館則要加強(qiáng)與各市政、重點(diǎn)工程的主管部門以及重點(diǎn)辦等單位的聯(lián)系，創(chuàng)設(shè)高效協(xié)作機(jī)制，并主動去了解市政工程或重點(diǎn)工程的相關(guān)信息，及時(shí)簽訂相關(guān)協(xié)議書。同時(shí)，要創(chuàng)新服務(wù)，使用個性化服務(wù)的方式，制定科學(xué)合理的工作機(jī)制和具體規(guī)范，從而保證市政工程和重點(diǎn)工程檔案管理工作不留死角，落實(shí)到位。

2.3優(yōu)化存儲方式

對于項(xiàng)目業(yè)主而言，工程的檔案管理關(guān)系著日后在驗(yàn)收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統(tǒng)那樣采取紙質(zhì)檔案，用保險(xiǎn)箱來存放。隨著我國網(wǎng)絡(luò)化、信息化與電子化的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該朝著電子化的方向發(fā)展。辦公自動化技術(shù)能夠保障工程檔案被快速的檢索、調(diào)用、存儲與傳輸，同時(shí)還能夠保障檔案的安全性。

2.4嚴(yán)把質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)卡

在工程完工之后，質(zhì)檢部門與項(xiàng)目業(yè)主需要對工程進(jìn)行驗(yàn)收工作。質(zhì)監(jiān)部門有專業(yè)的人才與設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，而對于項(xiàng)目業(yè)主而言，工程的檔案就是檢驗(yàn)的有力依據(jù)。檔案的驗(yàn)收包含了對檔案基礎(chǔ)管理的審驗(yàn)、對檔案完整性以及系統(tǒng)性的審驗(yàn)以及對檔案安全狀況的審驗(yàn)。其中，第二點(diǎn)是驗(yàn)收的重點(diǎn)，其它兩方面都是保障第二點(diǎn)有效實(shí)施的基礎(chǔ)。項(xiàng)目業(yè)主通過對工程檔案的嚴(yán)格把關(guān)，能夠了解在施工過程中工程項(xiàng)目的進(jìn)度以及變動情況，系統(tǒng)性的了解整個施工過程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并勒令整改，以免在交付之后發(fā)現(xiàn)問題造成資金的浪費(fèi)。

3.結(jié)語

建設(shè)工程的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要工程建設(shè)部門與施工部門經(jīng)過有效溝通之后共同制定出完善的管理計(jì)劃，抓住要點(diǎn)，通過不斷地實(shí)踐優(yōu)化檔案管理。相信通過不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動建設(shè)工程的持續(xù)發(fā)展。

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