新修訂檔案法背景下地方院校檔案工作發(fā)展思路探析

葉景青

摘 要：新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》適應(yīng)了新時(shí)代發(fā)展的迫切需求，為地方院校檔案工作的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。通過(guò)在對(duì)當(dāng)前我國(guó)地方院校檔案事業(yè)普遍存在的不足進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，文章對(duì)新修訂檔案法背景下地方院校檔案工作發(fā)展的新思路進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：新修訂檔案法;地方院校;檔案工作;發(fā)展思路

2020年6月，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過(guò)的新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，將于2021年1月1日起正式施行。這是中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)進(jìn)行檔案法治建設(shè)中的一個(gè)重要的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的要求。作為我國(guó)法制建設(shè)的一個(gè)有機(jī)組成部分，新修訂的檔案法對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)在面臨新時(shí)代背景下高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障，同時(shí)也對(duì)檔案部門(mén)提出了新的要求。作為培養(yǎng)地方人才需求和社會(huì)發(fā)展的地方院校，怎樣實(shí)施新修訂的檔案法的精神，這將對(duì)地方院校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，也對(duì)地方院校檔案工作也提出了新的要求。

一、新修訂檔案法的新意

1.增強(qiáng)了檔案專業(yè)技術(shù)人才保障

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性和政治思想性很強(qiáng)的工作，需要一支專業(yè)素養(yǎng)很強(qiáng)的人才隊(duì)伍作為支撐。檔案作為記錄人們各種活動(dòng)的真實(shí)記錄的原始材料，在收集、整理、保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索利用、編研等一系列的工作中，檔案工作人員除了需要掌握一定檔案業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，必須有較強(qiáng)的政治素養(yǎng)。新修訂的檔案法很明顯地重視檔案工作人員的素質(zhì)要求，加大了對(duì)檔案工作人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍的建設(shè)。可以看到，國(guó)家在法律上對(duì)檔案工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、人才的培養(yǎng)和從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)職稱提供了有力的支持和保障，這將為新時(shí)代我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的生機(jī)與活力，也為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。

2.有利于提升檔案利用服務(wù)水平

檔案的利用服務(wù)是檔案工作最終目的，檔案的收集、整理主要是為社會(huì)服務(wù)的。因此，在隨著我國(guó)進(jìn)入中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代，檔案的利用與服務(wù)也應(yīng)該隨著時(shí)代與科技的發(fā)展不斷地創(chuàng)新與發(fā)展。新修訂的檔案法就明確提出了檔案部門(mén)要針對(duì)社會(huì)的新形勢(shì)、人們的新需求，科學(xué)地完善檔案利用規(guī)則，開(kāi)創(chuàng)新的服務(wù)形式，盡可能利用各種方式方法，為檔案利用和服務(wù)提供便利條件，定期公布需要開(kāi)放的目錄等，推動(dòng)檔案的利用服務(wù)工作。為了滿足人們新的時(shí)代中新的需求，在新修訂檔案法中，檔案部門(mén)對(duì)向社會(huì)開(kāi)放檔案的期限也作了新的規(guī)定，由原來(lái)的30年縮短為25年，規(guī)定了人民有檔案利用的權(quán)利和檔案保護(hù)的義務(wù)。特別值得重視的是，新修訂檔案法規(guī)定，檔案部門(mén)除了服務(wù)于人民的檔案需求之外，還要求他們創(chuàng)新檔案的利用方式，與博物館、紀(jì)念館等其他相關(guān)部門(mén)合作，通過(guò)舉辦展覽、利用多媒體、研究和出版有關(guān)對(duì)人民有正能量的檔案史料，發(fā)揮檔案的教育功能，強(qiáng)化了在新時(shí)代發(fā)揮檔案部門(mén)弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀的功能，使人民大眾的思想素質(zhì)得以不斷提升，達(dá)到文化自信和文化強(qiáng)國(guó)。

3.開(kāi)辟了檔案管理現(xiàn)代化新途徑

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，人們的時(shí)常生活與網(wǎng)絡(luò)信息緊密相連，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的新手段。因而，針對(duì)新時(shí)代的需求，新修訂的檔案法加強(qiáng)了檔案信息化建設(shè)，規(guī)定各部門(mén)在信息化發(fā)展規(guī)劃中，檔案信息化應(yīng)該成為其必要的內(nèi)容，加快紙質(zhì)檔案的電子信息化的數(shù)字資源建設(shè)工作，同時(shí)要求各相關(guān)團(tuán)體、事企業(yè)單位保證數(shù)字資源檔案的安全地利用。首先，各相關(guān)部門(mén)要保證電子信息化檔案內(nèi)容的可靠性、程序的規(guī)范性以及檔案要素的合規(guī)性，達(dá)到電子信息化檔案和傳統(tǒng)檔案有一樣的效力。其次是各相關(guān)單位對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行電子數(shù)字化的建設(shè)受到國(guó)家大力的鼓勵(lì)和支持，積極推進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)要求創(chuàng)造和改善條件，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，使人們能夠跨區(qū)域、跨部門(mén)利用檔案大數(shù)據(jù)資源，甚至跨國(guó)開(kāi)放共享。

4.有利于細(xì)化落實(shí)相關(guān)法律責(zé)任

檔案作為黨、國(guó)家和人民重要的資料，是見(jiàn)證了國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要依據(jù)，維護(hù)和促進(jìn)了國(guó)家和人民的利益。新修訂的檔案法中，對(duì)于檔案工作中違法的不良現(xiàn)象提出了相應(yīng)的解決方案，完善了法律責(zé)任。如在檔案管理時(shí)，對(duì)檔案的接收、保存和檔案的開(kāi)放等方面存在的難題提出解決方案，在制度上及時(shí)彌補(bǔ)了以前存在的漏洞。同時(shí)新檔案法對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題，也制定相應(yīng)的追究法律責(zé)任的制度。這次新修訂的檔案法可以說(shuō)在國(guó)家對(duì)檔案工作的一次制度創(chuàng)新，極大地促進(jìn)了新時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、地方院校檔案工作現(xiàn)狀

1.檔案利用水平亟待加強(qiáng)

近年來(lái)，我國(guó)地方院校的發(fā)展取得了一定成績(jī)，但受某些因素的影響與制約。其一是，有些院校檔案部門(mén)發(fā)展緩慢，其主要原因在于這些檔案部門(mén)仍然受傳統(tǒng)檔案管理體制思想的影響，甚至有些院校檔案工作被認(rèn)為是管理工作，而不是把服務(wù)師生和社會(huì)當(dāng)作重要工作去完成。這樣一來(lái)，檔案工作人員疲于各部門(mén)院系檔案的收集整理，未能把握檔案工作的最終目的是為了利用。其二是，有些地方院校檔案利用資源開(kāi)發(fā)不夠，大都是淺層面的信息加工，如學(xué)校的大事記、機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等基礎(chǔ)工作，未能對(duì)檔案進(jìn)行更深層次挖掘，編研成果未能滿足新時(shí)代下檔案利用的需要，滿足不了科學(xué)研究和工作決策的需要。其三是有些院校檔案服務(wù)的方式比較單一，受資金、人才等因素的制約，有些地方院校信息化建設(shè)速度緩慢，整體水平落后于老牌的大學(xué)，檔案利用服務(wù)大部分還是居于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實(shí)物檔案的查找利用。其四是受各種因素的影響，有些院校依然存在檔案及檔案部門(mén)被過(guò)于“保密”，甚至被蒙上一層神秘的面紗，由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案利用率不高。

2.檔案工作人員不足與不能

一些地方院校受各方面條件、因素的制約，雖然在不斷發(fā)展的過(guò)程中，形成了全校的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有專職與兼職檔案人員，但一般沒(méi)有專業(yè)化的檔案技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)，目前與檔案工作發(fā)展適應(yīng)的檔案管理工作人員的梯隊(duì)沒(méi)有得到引進(jìn)和培養(yǎng)。從目前多數(shù)地方院校檔案部門(mén)人員的素質(zhì)來(lái)看，主要存在五個(gè)方面的問(wèn)題：一是缺乏新的專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象;二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí);三是缺乏創(chuàng)新意識(shí);四是檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理年齡偏大的主要問(wèn)題;五是檔案隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定。分析其原因，主要是地方院校一些領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，檔案部門(mén)往往被一些地方院校分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是學(xué)校的教輔部門(mén)，不是直接進(jìn)行教學(xué)的部門(mén)，而且他們對(duì)檔案的重要認(rèn)識(shí)不足，因而在檔案人才的引進(jìn)和培養(yǎng)方面出現(xiàn)問(wèn)題。一旦檔案部門(mén)需要工作人員，他們便從其他部門(mén)直接選調(diào)人員補(bǔ)充，這樣一來(lái)，就導(dǎo)致地方院校檔案部門(mén)及檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，這些直接從其他部門(mén)過(guò)來(lái)的人員，由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)與檔案相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，他們的對(duì)檔案管理只是表面上的收集與整理，而且還會(huì)出現(xiàn)歸檔、編目、裝訂、存檔等業(yè)務(wù)上的問(wèn)題。大多地方院校的檔案部門(mén)是校辦管理下的一個(gè)部門(mén)，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，造成對(duì)檔案工作精力投入不足。地方院校檔案部門(mén)兼職人員調(diào)整變化頻率較高，因而隊(duì)伍穩(wěn)定性差，影響了整體檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平的提高，容易造成管理脫節(jié)，嚴(yán)重影響了全校檔案管理水平。此外，凡學(xué)校有大的任務(wù)或活動(dòng)需抽調(diào)人員時(shí)，校辦管理下的檔案部門(mén)人員基本是首選，影響了檔案工作的穩(wěn)定性。

3.全員檔案法律意識(shí)不強(qiáng)

地方院校的中心工作是教學(xué)工作，因而一些地方院校把檔案工作置于學(xué)校發(fā)展的整體工作中的次要地位，導(dǎo)致一些地方院校不太重視檔案部門(mén)的人、財(cái)、物的投入，不夠關(guān)心檔案人員進(jìn)步和待遇;作為檔案工作者，依法建立、健全規(guī)章制度，但檔案法規(guī)的宣傳力度不夠，學(xué)校部分教師借出檔案未能按時(shí)歸還甚遺失，少數(shù)院校和個(gè)人不知自己的所作所為已經(jīng)違法，甚至是知法犯法，認(rèn)為檔案部門(mén)“軟”， 不敢把他們?cè)趺礃?另一方面檔案執(zhí)法部門(mén)不能嚴(yán)格行使執(zhí)法權(quán)，不敢碰硬，不敢得罪人，得過(guò)且過(guò)，繞著矛盾走，致使出現(xiàn)不少問(wèn)題。

4.信息化建設(shè)有待深入

由于一些地方院校建立時(shí)間不長(zhǎng)，造成一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息這一潛在的資源認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了檔案部門(mén)工作信息化工作的滯后。這些地方院校的檔案信息化工作和服務(wù)水平明顯不太符合新時(shí)代社會(huì)的發(fā)展和滿足人民對(duì)檔案信息的需求。造成這種問(wèn)題的主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是有些地方院校檔案工作人員由于不是來(lái)自專業(yè)檔案技術(shù)人員，他們的檔案信息化意識(shí)淡漠，加上缺乏開(kāi)拓與創(chuàng)新精神，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后。二是地方院校的資金投入問(wèn)題，有一些地方院校由于直屬所在地方管轄，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)用于檔案管理方面明顯出現(xiàn)不足。但檔案工作又長(zhǎng)期需要資金的支持，不僅檔案信息數(shù)字化需要資金，同時(shí)硬件的更新與維護(hù)也需要資金。三是檔案管理方面的問(wèn)題，由于有些地方院校檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)，在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，沒(méi)有科學(xué)地計(jì)劃和分配，對(duì)一些信息化設(shè)備不講究實(shí)用，出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置設(shè)備，沒(méi)有規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致信息化設(shè)備參差不齊。這就造成了一些地方院校檔案信息化建設(shè)原地踏步，影響了檔案管理服務(wù)的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。

三、地方院校貫徹新修訂檔案法的思路

1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

檔案部門(mén)隊(duì)伍建設(shè)是搞好檔案事業(yè)最根本的保證。新修訂的檔案法明確規(guī)定“國(guó)家加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)”。針對(duì)當(dāng)今一些地方院校檔案部門(mén)人才隊(duì)伍的現(xiàn)狀，按照新修訂的檔案法的要求，應(yīng)當(dāng)在四個(gè)方面加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)：一是相關(guān)部門(mén)要認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳新修訂檔案法，提高認(rèn)識(shí)，貫徹和落實(shí)新修訂檔案法的精神，重視地方院校的檔案部門(mén)的工作，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員的配置上實(shí)現(xiàn)科學(xué)化;二是針對(duì)專業(yè)人才問(wèn)題，大力引進(jìn)具備計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)的人才，重視地方院校檔案部門(mén)人才隊(duì)伍建設(shè);三是加強(qiáng)現(xiàn)有檔案專兼職人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。四是制定和完善檔案工作人員的激勵(lì)機(jī)制，使他們滿懷熱情地做好檔案工作。

2.不斷深入檔案信息化建設(shè)

新修訂的檔案法增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)容，要求各級(jí)檔案管理部門(mén)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子文件、紙質(zhì)等載體檔案數(shù)字化成果檔案的安全保存和有效利用。地方院校要以貫徹新修訂的檔案法為契機(jī)，加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳工作。在信息化建設(shè)過(guò)程中，地方院校的領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案人員高度重視檔案信息化建設(shè)工作，才能確保工作有序開(kāi)展。檔案部門(mén)應(yīng)抓住宣傳貫徹新檔案的契機(jī)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳，引導(dǎo)師生員工尤其是高校檔案工作人員轉(zhuǎn)變檔案管理理念，以積極開(kāi)放的心態(tài)應(yīng)對(duì)信息化技術(shù)與檔案工作的融合。地方院校應(yīng)當(dāng)做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案工作相關(guān)的硬件建設(shè)，根據(jù)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)能力，充分利用現(xiàn)有的設(shè)施，購(gòu)置適應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，如影像掃描、縮微系統(tǒng)、音像制作系統(tǒng)、構(gòu)建服務(wù)器等，充分利用現(xiàn)有資源，重視館藏的數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化建設(shè)是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)，運(yùn)用有效的技術(shù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全保障工作。

3.加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

新修訂的檔案法為地方院校在信息時(shí)代背景下檔案工作提供了有力的行動(dòng)指南和法制保障，相關(guān)部門(mén)要做好貫徹實(shí)施，地方院校從以下四方面確保檔案法的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處：一是檔案館（室）做好宣傳和解讀，對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行學(xué)法用法培訓(xùn)，并發(fā)放檔案法宣傳資料到各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院，提高師生特別是專兼職檔案員的檔案意識(shí)，形成學(xué)法、守法、用法的良好氛圍。二是針對(duì)新修訂的檔案法，地方院校及時(shí)修訂相關(guān)的檔案管理制度，確保與新修訂的檔案法統(tǒng)一和有效銜接。三是地方院校進(jìn)一步完善檔案安全機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。四是防患于未然，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)應(yīng)對(duì)和處理，確保檔案實(shí)體與檔案信息的安全。

4.提高檔案利用效率和水平

一切的檔案工作都是為了利用。作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的地方院校，每年都會(huì)形成黨群、行政、教學(xué)、科技等多個(gè)方面的檔案材料，學(xué)校各職能部門(mén)管理的檔案材料內(nèi)容也越來(lái)越豐富和廣泛，檔案館（室）除了服務(wù)好學(xué)生、教師和社會(huì)之外，檔案工作員還應(yīng)當(dāng)積極挖掘和開(kāi)發(fā)館藏資源，做好諸如大事記、機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、各專題檔案匯集等的編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行深化加工，加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的步伐，不斷提高檔案利用效率，以現(xiàn)代科技手段主動(dòng)為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：賀州學(xué)院綜合檔案室）