協(xié)同應(yīng)用：建筑業(yè)信息化發(fā)展基石

當(dāng)今，任何一個擁有現(xiàn)代化管理模式的企業(yè)，向市場化、國際化方向邁進的過程中，建立彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公環(huán)境已經(jīng)變得至關(guān)重要。同樣，隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)需求也越來越大，這就對建筑企業(yè)有了更高的要求。建筑企業(yè)想要更好地迎接這一挑戰(zhàn)，就需要借助一些有效的手段不斷提高自身管理水平，眾多建筑企業(yè)紛紛引進了協(xié)同辦公系統(tǒng)這一信息化工具。

協(xié)同辦公平臺是將現(xiàn)代化辦公思想和計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代化工作進行整合，以“溝通、協(xié)作、控制”為設(shè)計理念，以工作流和信息流技術(shù)為核心，以軟件為載體和實現(xiàn)手段，實現(xiàn)辦公事務(wù)處理、信息管理與資源共享、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、即時提醒等多方面的工作內(nèi)容平臺。

實際上，建筑施工企業(yè)近幾年所關(guān)注的協(xié)同應(yīng)用主要集中在三個方面。一是供應(yīng)鏈的協(xié)同，重點幫助建筑施工企業(yè)，建立與材料供應(yīng)商之間的協(xié)同關(guān)系，通過協(xié)同平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)材料采購、倉儲、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的高效管理。二是大項目的協(xié)同，重點解決項目的相關(guān)數(shù)據(jù)信息如何在多個管理部門之間的協(xié)同流轉(zhuǎn)，幫助這些部門有效的利用項目的有關(guān)數(shù)據(jù)。三是項目管理與財務(wù)的協(xié)同，重點解決項目收付款、成本與財務(wù)之間的協(xié)同應(yīng)用，通過協(xié)同既滿足財務(wù)部門對成本核算、收付款流程管控的要求，又滿足了項目部對項目成本及時控制的需要。

“協(xié)同”實現(xiàn)高效管理

根據(jù)調(diào)查詢數(shù)據(jù)顯示，建筑施工企業(yè)的協(xié)同辦公平臺應(yīng)用相對比較成熟，且應(yīng)用的功能內(nèi)容也比較豐富，主要有事務(wù)管理，包括提高工作人員日常工作效率提供的個性化服務(wù)功能。通過該功能，工作人員可以及時了解需要辦理的各項事務(wù)，進行自己的工作日程安排，管理個人文件，收發(fā)電子郵件，修改個人的登錄口令等。

協(xié)同辦公平臺還可以對公文進行管理，實現(xiàn)公文“收、發(fā)、辦、管”一體化管理，為領(lǐng)導(dǎo)閱示批示、簽發(fā)文件、部門閱辦文件、會簽文件提供快速方便的電子辦公手段。按可自定義的工作流，自動完成公文在各步驟（起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等）流轉(zhuǎn)，并記錄相關(guān)文件內(nèi)容、擬稿人、審稿人、批準(zhǔn)人以及審批意見、審批時間等信息。

以中國二十冶集團有限公司為例，該公司的協(xié)同辦公平臺是目前企業(yè)應(yīng)用最成熟的系統(tǒng)之一，該系統(tǒng)提供協(xié)同工作、公文管理、表單應(yīng)用、電子郵件、知識管理、公共信息、日程/計劃/會議、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊，從而達到高效全面的管理效果。

中國二十冶集團有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)首先實現(xiàn)了單位總部和各下屬分支高效、透明地完成協(xié)作式的辦公，通過公文、協(xié)同流程、知識文檔的管理建設(shè)，實現(xiàn)跨部門、跨地域的高效協(xié)作與信息共享。其次實現(xiàn)了單位管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過OA系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理，從而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應(yīng)用，搭建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺。同時，OA系統(tǒng)規(guī)范單位管理行為。通過OA系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結(jié)果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。

協(xié)同辦公平臺為中國二十冶集團有限公司構(gòu)筑了一個安全、高效、實用的協(xié)作式工作平臺，實現(xiàn)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的協(xié)同集成，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)與電子郵件系統(tǒng)、RTX及時通訊系統(tǒng)、手機短信平臺、移動OA平臺等無縫集成，拓展信息交流渠道，提高信息傳輸速度。

從調(diào)查數(shù)據(jù)來看，協(xié)同辦公系統(tǒng)在建筑施工企業(yè)中的普及率比較高的，整體占比達到了58.2%。并且還有6.3%的企業(yè)有計劃在近期建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)。而且協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用情況也比較好，在企業(yè)員工的日常工作中，應(yīng)用比率可以高達93.2%，滿意度也可以達到97.7%。而且該系統(tǒng)應(yīng)用人員范圍也是眾多運營管理系統(tǒng)中最廣泛的。

“協(xié)同”消除信息孤島

建筑施工企業(yè)利用協(xié)同辦公平臺還可以進行行政管理，利用系統(tǒng)輔助實現(xiàn)行政事務(wù)管理和后勤服務(wù)保障網(wǎng)絡(luò)化管理,實現(xiàn)“人、財、物”統(tǒng)一管理。理順各功能之間相互關(guān)系，實現(xiàn)信息在不同模塊中順暢流轉(zhuǎn)，從而作到“一次輸入，多處使用”，實現(xiàn)了行政事務(wù)審批的網(wǎng)絡(luò)化、流程化處理。

此外，協(xié)同辦公平臺能夠以知識為管理為核心，全面地收集、整理游離在各部門多方面知識，最大程度發(fā)揮知識的價值，實現(xiàn)企業(yè)的知識管理。

中建五局的協(xié)同辦公平臺包括協(xié)同辦公系統(tǒng)、企業(yè)門戶、決策支持系統(tǒng)。其中協(xié)同辦公系統(tǒng)作為五局信息化建設(shè)中的首步工作，利用信息化手段，提高企業(yè)決策效能為目的的基礎(chǔ)應(yīng)用平臺，通過日程管理、知識庫管理、協(xié)作事務(wù)管理等手段，提高團隊和個人的辦公效率、規(guī)范管理行為，完善審批制度，做到高效協(xié)同。通過工作流設(shè)計，有效地調(diào)動團隊的整體效力，提升團隊協(xié)同能力。

企業(yè)門戶則實現(xiàn)中建五局統(tǒng)一對內(nèi)對外的綜合性網(wǎng)上門戶，融財務(wù)、人力、辦公自動化、項目管理等核心應(yīng)用于一體，整合信息孤島, 集成其他管理系統(tǒng)的統(tǒng)一應(yīng)用平臺，提供對信息、應(yīng)用和服務(wù)的單一、個性化訪問點，整合內(nèi)外部人員訪問入口、統(tǒng)一企業(yè)門戶，還提供其他如單點登錄、安全性、文件管理、web內(nèi)容發(fā)布、搜索、個性化、協(xié)作服務(wù)、企業(yè)應(yīng)用集成、移動設(shè)備支持和站點分析等功能。同時企業(yè)門戶要遵從電子商務(wù)體系結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。為了實現(xiàn)這個體系結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一企業(yè)門戶中應(yīng)集成各種產(chǎn)品供應(yīng)商和開發(fā)商的技術(shù)。選擇的門戶服務(wù)器軟件廠商應(yīng)該具備長期的發(fā)展戰(zhàn)略，以開發(fā)更多的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品可提供高度個性化和情景相關(guān)的應(yīng)用—可隨時通過各類終端設(shè)備訪問。

決策支持系統(tǒng)是在基于各個管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行綜合采集、整理、匯總之后，根據(jù)中建五局戰(zhàn)略管理需要形成中建五局戰(zhàn)略管理模型，基于中建五局戰(zhàn)略管理模型對中建五局整體戰(zhàn)略執(zhí)行進行監(jiān)控的商業(yè)職能工具。能進行全面業(yè)務(wù)分析，如集團整體項目進度狀況分析、集團整體預(yù)算執(zhí)行狀況分析、集團整體績效狀況分析、項目成本綜合分析等。除了整體情況的分析，還可以直接進行數(shù)據(jù)鉆取，可以一直從報表追溯到單據(jù)?？砂礄?quán)限設(shè)置數(shù)據(jù)查看范圍，比如按公司、按區(qū)域、按崗位等，實現(xiàn)全面業(yè)務(wù)狀況、財務(wù)狀況等綜合查詢及監(jiān)控。

建筑施工企業(yè)通過建立統(tǒng)一的工作平臺，擴展接口，整合應(yīng)用，形成單位長期發(fā)展的IT工作平臺，成為辦公和業(yè)務(wù)應(yīng)用的公共接入口。通過協(xié)同辦公平臺的應(yīng)用，將分布在全國各地的分公司、項目部都集中到同一個辦公信息平臺進行辦公，加強了各單位之間的橫向縱向的協(xié)同，使信息數(shù)據(jù)傳遞更準(zhǔn)確、更快捷，同時系統(tǒng)的建設(shè)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)審批的高效化，員工工作效率得以大幅提高，企業(yè)資源得到充分利用。

“協(xié)同”開啟辦公新模式

協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅提高效率、節(jié)約開支。通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施應(yīng)用，還可以使使用者的辦公效率大大提高，人員溝通時實快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時了解任務(wù)、工作的進度。節(jié)約單位在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。隨著建筑施工企業(yè)的信息化建設(shè)深入挖掘，系統(tǒng)能為企業(yè)提供大量的統(tǒng)計報表，報表的內(nèi)容涉及到項目管理、財務(wù)管理、人力資源等各個管理領(lǐng)域，為企業(yè)的各級管理者獲得各自所需的數(shù)據(jù)提供有力保障，為企業(yè)科學(xué)決策提供了定量分析數(shù)據(jù)及有力依據(jù)。

蘇州第一建筑集團有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)主要目標(biāo)是實現(xiàn)一個集成的協(xié)同辦公環(huán)境，讓企業(yè)所有工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理。協(xié)同辦公系統(tǒng)包括多項功能，例如建立內(nèi)部協(xié)作平臺、建立信息發(fā)布平臺、實現(xiàn)工作流程的自動化、實現(xiàn)知識管理、輔助辦公、信息集成、分布式辦公。

該協(xié)同辦公系統(tǒng)包括辦公自動化首頁。當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)后首先顯示的就是“我的桌面”，該頁面顯示了由用戶自己設(shè)置的欄目的內(nèi)容，包括工作類的內(nèi)容和內(nèi)網(wǎng)設(shè)置欄目，為用戶提供了快速進入日常辦公系統(tǒng)的快捷方式。同時，系統(tǒng)擁有信息發(fā)布功能，可以實現(xiàn)內(nèi)部信息發(fā)布和資料公告下載的重要渠道，是構(gòu)建文化、發(fā)布規(guī)章制度的具體手段。

此外，還包括車輛管理功能，即規(guī)范企業(yè)的用車流程，從用戶提出用車申請到車輛調(diào)度完成再到用車結(jié)束后的行車日志都有相應(yīng)的記錄管理。辦公用品管理功能，使辦公用品管理員需要對每一次采購及領(lǐng)用記錄進行登記，并在每個期間結(jié)束后進行對賬、結(jié)賬等操作。會議管理功能，使會議管理從會議申請、會議通知發(fā)送、會議紀(jì)要管理全程進行管理和流程化會議管理，系統(tǒng)提供會議通知的手機短信發(fā)送的功能。日程功能，企業(yè)用戶可以給自己設(shè)定日程安排，有計劃的、高效率地完成各項工作。

協(xié)同辦公系統(tǒng)還賦予有權(quán)限的人對他人的日程也可進行查詢。完善的級別管理機制，保證信息的正確共享，并對系統(tǒng)中的收發(fā)文進行管理、實時監(jiān)控相關(guān)人員的承辦情況、閱讀情況等。系統(tǒng)為軟件提供接口，可根據(jù)用戶需求，自定義設(shè)置實用工具。當(dāng)愜意員工有好的提案或者對領(lǐng)導(dǎo)的建議意見到可以通過提案信箱向上反映，領(lǐng)導(dǎo)收到提案后可進行相應(yīng)回饋。

協(xié)同辦公平臺開啟了無紙化辦公新模式，提高了全員工作效率。在未使用協(xié)同辦公系統(tǒng)之前，建筑施工企業(yè)傳統(tǒng)的辦公模式幾乎全靠手工作業(yè)，最多再輔以電話、傳真、郵件等相對先進的辦公手段，集團公司和分支機構(gòu)、項目經(jīng)理部的文件溝通基本全靠人員出差和手工傳遞，管理手段落后，工作效率較低，辦公成本居高不下。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的全面建設(shè)，開啟了建筑施工企業(yè)無紙化網(wǎng)上協(xié)同辦公的新模式，借助網(wǎng)絡(luò)跨地域、跨時空和快速、高效傳遞的網(wǎng)絡(luò)特性和信息系統(tǒng)自身基于流程驅(qū)動標(biāo)準(zhǔn)化運行模式，以及無處不在的移動辦公手段的應(yīng)用，普及了企業(yè)全員的計算機應(yīng)用知識，提高了企業(yè)全員信息化應(yīng)用水平，打破了傳統(tǒng)的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。