施工企業(yè)項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和企業(yè)管理精益化要求的不斷提高，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化這個詞也出現(xiàn)的越來越頻繁。簡單的說，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化就是利用信息化系統(tǒng)，通過建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體，并能實現(xiàn)企業(yè)成本數(shù)據(jù)的動態(tài)歸集和分析。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實現(xiàn)對企業(yè)的業(yè)務(wù)、財務(wù)管理體制、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理流程等都具有很高的要求。

和制造業(yè)等其他行業(yè)相比，工程建設(shè)行業(yè)有其自身的特點，其整體的管理水平和信息化建設(shè)水平也較低。施工企業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)目前還處在摸索階段，成功的案例不多，因此不能完全照搬其他行業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的經(jīng)驗。本文將結(jié)合筆者在施工企業(yè)項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的一些實施經(jīng)驗，把施工企業(yè)如何開展項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)與大家分享。

一．施工企業(yè)項目成本管理現(xiàn)狀和財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的意義

1. 施工企業(yè)項目成本管理現(xiàn)狀

企業(yè)運行的重要目標(biāo)之一就是盈利，工程項目施工是施工企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，因此對工程項目的成本管控是施工企業(yè)成本管理的核心。目前，絕大多數(shù)的施工企業(yè)項目成本管理都分成了業(yè)務(wù)口徑和財務(wù)口徑兩套相對獨立的成本核算管理體系。

業(yè)務(wù)口徑的成本核算通常是以國家工程施工預(yù)算定額體系和工程量清單計價體系為基礎(chǔ)建立。它是按照工程項目的分部、分項工程等分類，以項目施工的作業(yè)分解結(jié)構(gòu)（WBS）科目來進行成本歸集和分析。與制造業(yè)相比，由于施工企業(yè)的產(chǎn)品（工程項目）的特點是個體大，組成產(chǎn)品的成本單元非常復(fù)雜，成本構(gòu)成要素多，所以成本歸集科目較細(xì)。（圖1-1-1）

而財務(wù)口徑的項目成本核算，是按財政部制定的《企業(yè)會計準(zhǔn)則》（建造合同）的要求建立的。一般按照人工、材料、機械、其他直接費、間接費等科目進行成本歸集。這種成本歸集的分類與制造業(yè)產(chǎn)品的產(chǎn)品成本構(gòu)成比較吻合，但與施工項目成本核算相比，其核算的條目就顯的較粗，且與業(yè)務(wù)口徑的成本核算科目有根本的不同。（圖1-1-2）

另外根據(jù)財務(wù)核算的嚴(yán)謹(jǐn)性要求，做帳時必須要求票證合一。即相關(guān)成本歸集要待各種憑證齊全后才能入賬。但工程項目由于點多面廣，涉及的成本數(shù)據(jù)很多，相關(guān)憑證單據(jù)的收集的及時性較差。材料、機械、分包成本等數(shù)據(jù)在日常歸集中都需要一定的時間。況且很多施工企業(yè)的財務(wù)都是采用總部集中管理，各項目的成本一般要在發(fā)生一周甚至是一個月之后，相關(guān)的憑證單據(jù)才能提交至財務(wù)部門，因此財務(wù)核算數(shù)據(jù)的滯后性很大。

從圖1-1-1和圖1-1-2中我們可以看到，兩套核算口徑下具體的成本分類是不同的。理論上說，其在同一時間點下的成本合計數(shù)應(yīng)該是相同的。不過在實際的項目施工過程中，由于兩套成本核算體系是分別由財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門自行統(tǒng)計分析，兩套體系的核算規(guī)則不同，數(shù)據(jù)分析的時間點不一致，且部門之間缺乏有效的數(shù)據(jù)溝通體制，因此在施工過程中兩套數(shù)據(jù)的合計數(shù)很難實現(xiàn)一致。所以領(lǐng)導(dǎo)往往會面臨這樣一個問題：明明是同一個項目，而業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門卻上報了兩套結(jié)果完全不同的成本分析數(shù)據(jù)。經(jīng)常是看看財務(wù)賬面的數(shù)據(jù)項目贏利，但工程完工決算后又出現(xiàn)虧損，這對項目管理決策和風(fēng)險防范都帶來了很大的影響。

圖1-1-1

圖1-1-2

2. 施工項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的意義

1) 可實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)兩個核算體系成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)一

通過財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的建立，可以解決業(yè)務(wù)口徑和財務(wù)口徑對項目成本核算不統(tǒng)一的問題。所有成本數(shù)據(jù)通過業(yè)務(wù)端發(fā)起并錄入，利用信息系統(tǒng)傳遞至財務(wù)端生成憑證。利用系統(tǒng)完成對成本數(shù)據(jù)的多重屬性標(biāo)注（時間屬性、成本科目屬性等），既滿足業(yè)務(wù)口徑按WBS科目進行分析的需要，又滿足財務(wù)口徑上按《企業(yè)會計準(zhǔn)則》（建造合同）中規(guī)定的成本科目進行歸集。從而保證了在同一時點下，兩套核算體系下項目成本數(shù)據(jù)的唯一性。（圖1-2-1）財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的建立，也可以實現(xiàn)施工企業(yè)財務(wù)由事后記錄向預(yù)測分析、決策輔助轉(zhuǎn)型，改變施工企業(yè)財務(wù)部門只會做流水賬，不能進行深度項目成本分析的局面。

圖1-2-1

2) 提高項目成本數(shù)據(jù)歸集的質(zhì)量和效率

通過建立業(yè)務(wù)成本數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的一體化系統(tǒng)，可以有效的提升企業(yè)管理決策支持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。各項目成本數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)自動歸集，同步生成財務(wù)憑證和各類成本分析報表，數(shù)據(jù)歸集實現(xiàn)了實時、動態(tài)。由于所有數(shù)據(jù)最終歸集至財務(wù)系統(tǒng)，也為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的復(fù)核加了一把鎖，徹底改變了業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一的問題。

3) 可實現(xiàn)從企業(yè)到現(xiàn)場的多層次和多項目跨地域的動態(tài)成本管理

利用系統(tǒng)，可以實現(xiàn)企業(yè)級和項目級的多層次管理，使管理層能夠全面、及時地對各工程項目成本情況進行實時的掌握，并做出適當(dāng)?shù)臎Q策。同時還可以利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的積累，建立企業(yè)動態(tài)成本定額庫。各工程項目發(fā)生設(shè)計變更等成本變動情況后，通過軟件及時錄入，形成合同變更文件和原始數(shù)據(jù)，為今后工程變更索賠打下基礎(chǔ)。

4) 可以有效控制項目成本風(fēng)險

利用系統(tǒng)，可以建立項目的成本風(fēng)險控制的事前防范，事中管控，事后分析的三級體系。從投標(biāo)階段開始，就以系統(tǒng)中生成的企業(yè)成本定額為依據(jù)進行報價編制。項目實施階段企業(yè)總部和項目經(jīng)理部通過系統(tǒng)對成本進行動態(tài)監(jiān)控。項目竣工后系統(tǒng)則可以對歷史數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成新的企業(yè)內(nèi)部成本定額。

二．施工企業(yè)項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的主要做法

信息化系統(tǒng)是企業(yè)管理的工具，是企業(yè)管理理念的延伸。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的基本路線為：完善成本管理體制，進行項目成本管理組織變革；企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造和信息化系統(tǒng)建立；做好由點到面的系統(tǒng)實施和有效培訓(xùn)；形成和完善財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的相關(guān)經(jīng)濟分析和考核機制；最終實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的系統(tǒng)性建設(shè)。主要做法包括：

（一）完善成本管理體制，進行項目成本管理組織變革

1. 建立適合企業(yè)管理現(xiàn)狀的成本管理體制。

信息化系統(tǒng)非常嚴(yán)謹(jǐn)，它一定是按照既有的設(shè)計流程進行運轉(zhuǎn)。因此管理流程上的任何堵塞都會導(dǎo)致系統(tǒng)無法繼續(xù)運行下去。所以企業(yè)首先要結(jié)合自身的管理特點和現(xiàn)狀，對項目成本管理體制進行梳理。項目成本管理的理念未必需要非常先進，關(guān)鍵在于適用和有效。在成本管理體制建設(shè)上，企業(yè)切忌貪大求全，照搬他人的經(jīng)驗，過于理想化而脫離管理現(xiàn)狀，否則這樣反而會在系統(tǒng)的實際運行中“卡殼”。而應(yīng)該基于“適用、有效”的原則，根據(jù)企業(yè)自身狀況度身打造，對現(xiàn)有能夠正常運作的相關(guān)管理制度，步步為營，先固化，再優(yōu)化。

2. 建立財務(wù)和業(yè)務(wù)等部門共同參與的成本管理工作小組

由于財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)涉及企業(yè)的多個部門，因此不能僅僅依靠軟件公司的相關(guān)實施人員進行管理咨詢調(diào)研和實施準(zhǔn)備。企業(yè)應(yīng)建立財務(wù)和業(yè)務(wù)等部門人員組成的成本管理工作小組，定期組織各相關(guān)部門開展工作。相關(guān)人員一定要對其部門的業(yè)務(wù)流程相當(dāng)熟悉，并能積極主動的協(xié)同其他部門人員來開展工作。其主要工作就是制定成本數(shù)據(jù)的歸集規(guī)則，制定項目成本分解結(jié)構(gòu)，分析各項目的財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，過程中不斷完善核算方式和相關(guān)流程，隨時解決系統(tǒng)運行中的各種問題，疏通部門之間的業(yè)務(wù)堵塞點。

（二）開展以業(yè)務(wù)財務(wù)一體化為目標(biāo)的業(yè)務(wù)流程再造

首先是梳理企業(yè)現(xiàn)有的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，成本工作小組應(yīng)對原有各類業(yè)務(wù)清單進行修正，確保業(yè)務(wù)流程能夠涵蓋業(yè)務(wù)和財務(wù)成本管理的需要。

其次是深入開展調(diào)研，要掌握各項業(yè)務(wù)處理的過程細(xì)節(jié)和要點，領(lǐng)導(dǎo)決策的數(shù)據(jù)需求。調(diào)研范圍涵蓋關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位、相關(guān)部門以及高層主管領(lǐng)導(dǎo)。

最后是在梳理和調(diào)研的基礎(chǔ)上對業(yè)務(wù)流程進行整合，界定各業(yè)務(wù)部門和崗位的職責(zé)，明確部門和崗位之間業(yè)務(wù)銜接的具體界限。改變原有管理體制中業(yè)務(wù)和財務(wù)成本管理“割裂”的狀況，形成符合企業(yè)自身管理特點的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理架構(gòu)。

（三）制定與財務(wù)業(yè)務(wù)一體化相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是信息化工作的重要基礎(chǔ)之一，在進行了業(yè)務(wù)流程梳理后，可以進行與財務(wù)業(yè)務(wù)一體化相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，制定以下相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)：

1. 企業(yè)項目編碼標(biāo)準(zhǔn)；

2. 業(yè)主、分包商、供應(yīng)商編碼標(biāo)準(zhǔn)；

3. 人員、物料和設(shè)備編碼標(biāo)準(zhǔn)等成本業(yè)務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

4. 以作業(yè)分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，建立涵蓋企業(yè)各種施工類型的成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）標(biāo)準(zhǔn)；

5. 財務(wù)核算科目與業(yè)務(wù)成本數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)；

6. 財務(wù)核算科目與成本分解結(jié)構(gòu)對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。

（四）建設(shè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)

從軟件開發(fā)的技術(shù)角度來說，信息系統(tǒng)建設(shè)難度并不大。但應(yīng)重點關(guān)注以下兩個關(guān)鍵點：

1. 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的打通。

在完成了前期的業(yè)務(wù)和財務(wù)部門的成本管理體制建設(shè)和管理流程梳理重建后，在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)業(yè)務(wù)前端輸入成本數(shù)據(jù)，系統(tǒng)按設(shè)定規(guī)則推送至財務(wù)端生成憑證是不難的。實踐中這里的難度在于如果是財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)分屬兩個獨立的系統(tǒng)，且不是一家軟件商的產(chǎn)品的話，則兩個系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞，可能會面臨兩個軟件商之間互相開放數(shù)據(jù)接口，甚至是需要讀取對方系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫相關(guān)數(shù)據(jù)的問題，這就需要企業(yè)對軟件商要有很強的協(xié)調(diào)和掌控能力。而如果直接在現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)上開發(fā)，雖接口和數(shù)據(jù)對接、讀取問題可以解決，但在已有系統(tǒng)上的開發(fā)會受到原財務(wù)系統(tǒng)設(shè)計架構(gòu)的限制，且目前各財務(wù)系統(tǒng)軟件商在對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)方面經(jīng)驗較少。這就需要企業(yè)在涉及業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)開發(fā)上要花更多的精力，對財務(wù)系統(tǒng)軟件商的掌控上也要有相當(dāng)?shù)牧Χ取?/p>

2. 業(yè)務(wù)和財務(wù)項目成本數(shù)據(jù)分類和統(tǒng)一的問題。

這個問題是財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)建設(shè)關(guān)鍵中的關(guān)鍵，也是區(qū)別與其他行業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的地方。因為我們既要解決業(yè)務(wù)工程預(yù)算和工程量清單體系口徑下的成本歸集分類問題，同時還要滿足財務(wù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》口徑下的成本歸集分類，并還要使之能與業(yè)務(wù)口徑數(shù)據(jù)能夠統(tǒng)一起來。解決這一問題的方法是建立項目成本分解結(jié)構(gòu)（CBS），通過成本分解結(jié)構(gòu)將業(yè)主合同清單、公司內(nèi)部目標(biāo)成本清單和施工過程中的實際成本清單這三套清單體系關(guān)聯(lián)起來，從而實現(xiàn)項目成本數(shù)據(jù)的過程動態(tài)對比。（圖2-4-1）在把每個成本數(shù)據(jù)對應(yīng)到成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）上的同時，再將其與財務(wù)成本核算科目體系關(guān)聯(lián)，就能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。簡而言之，就是將每一個成本數(shù)據(jù)都賦以兩個屬性，使其分別對應(yīng)業(yè)務(wù)口徑和財務(wù)口徑。（圖2-4-2）

在這里，成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）是核心，它的制定需要對企業(yè)的施工業(yè)務(wù)以及項目成本構(gòu)成非常熟悉。它既是一種項目成本的分解結(jié)構(gòu)，也是成本管理的一種方法。項目的成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）將對系統(tǒng)后續(xù)的成本數(shù)據(jù)歸集、分析都會產(chǎn)生影響，因此對成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）的設(shè)定一定要仔細(xì)、謹(jǐn)慎。

系統(tǒng)的開發(fā)解決了上述兩個關(guān)鍵問題，并將企業(yè)的相關(guān)管理流程轉(zhuǎn)化為信息化。系統(tǒng)開發(fā)還要考慮簡化操作步驟，提供良好的人機界面并能實現(xiàn)管理經(jīng)驗的提煉與分享。如企業(yè)定額、標(biāo)準(zhǔn)成本分解結(jié)構(gòu)等基礎(chǔ)資料的積淀與自動更新等功能。另外還要結(jié)合企業(yè)不同層面的管理需要，開發(fā)針對基礎(chǔ)錄入數(shù)據(jù)進行挖掘和分析的各類報表。

圖2-4-1

圖2-4-2

（五）做好由點到面的實施和有效的系統(tǒng)培訓(xùn)工作

企業(yè)推行財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)該由點到面進行，先試點，再鋪開。試點項目的選擇不但要選擇實施環(huán)境較好、管理水平和理念較高的優(yōu)秀項目。同時還依據(jù)“短板理論”找一些軟、硬實施環(huán)境相對較差的項目進行試點。這樣一方面能夠檢驗系統(tǒng)的適用性，另外又能通過試點項目發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的不足和尋找最優(yōu)的實施方法，為后續(xù)在企業(yè)內(nèi)全面實施積累經(jīng)營，打下基礎(chǔ)。

系統(tǒng)建成后培訓(xùn)工作是重頭戲。一定要通過信息化系統(tǒng)建設(shè)、前期項目試點，可以培養(yǎng)出企業(yè)自己的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)專家，由這些專家來進行全面實施階段的培訓(xùn)講授工作。這樣做的優(yōu)點是培訓(xùn)老師可以使用專業(yè)業(yè)務(wù)語言來進行講授，避免了軟件公司實施人員非專業(yè)語言的講授帶來的誤解。且相比軟件公司操作手冊式的的培訓(xùn)，企業(yè)自己的專業(yè)人員可以結(jié)合具體實際業(yè)務(wù)進行講解，這樣效果會更好。另外培訓(xùn)應(yīng)按業(yè)務(wù)操作對象分批進行，不搞集中大課，不搞操作說明書式培訓(xùn)。應(yīng)該結(jié)合小案例進行培訓(xùn)，或者單獨給項目人員結(jié)合自己實際項目的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入進行培訓(xùn)。

（六）建立和完善相關(guān)系統(tǒng)分析和考核機制

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)全面實施后，應(yīng)及時建立配套的企業(yè)項目成本分析體系和相關(guān)制度。在此基礎(chǔ)上還要完善相關(guān)考核機制。做到有體制、有標(biāo)準(zhǔn)、有應(yīng)用、有考核，使這項工作形成常態(tài)，最終建立起企業(yè)完整的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理體系。

三、結(jié)語

施工企業(yè)項目財務(wù)業(yè)務(wù)一體化是提升項目經(jīng)濟管理水平，實現(xiàn)項目成本精細(xì)化管理的一個重要工具。它不但改變施工企業(yè)（特別是大中集團型施工企業(yè)）原有的金字塔式的項目經(jīng)濟數(shù)據(jù)匯總方式，實現(xiàn)了扁平化、信息化管理，還使企業(yè)實現(xiàn)了以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為前提，以項目數(shù)據(jù)為核心，以財務(wù)數(shù)據(jù)為校核的全新運作方式。使基于流程管理的業(yè)務(wù)處理過程實現(xiàn)規(guī)范化，實現(xiàn)了各部門間的相關(guān)信息高度集成與共享，改變了過去“各自為戰(zhàn)”狀況。它極大地提高了業(yè)務(wù)和管理工作的效率，業(yè)務(wù)處理的同時自動產(chǎn)生會計信息，使業(yè)務(wù)與財務(wù)實現(xiàn)有機銜接。并且能夠?qū)A(chǔ)數(shù)據(jù)進行進一步的挖掘和分析，最終為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供可靠依據(jù)。