讓管理者進行有效管理

◎ 本刊記者 汪莉莉

眼下，很多建筑施工企業(yè)的管理者都遇到一個難題，就是如何對企業(yè)管理者進行有效的管理？

管理者作為企業(yè)一切運行活動的發(fā)起者、組織者，如何能將管理者的行為和思想管理起來呢？我們經(jīng)常講要靠制度管人管事，然而事實上絕大多數(shù)的管理者往往反而是各項制度的“破壞者”，因為他們具有特定權力將制度執(zhí)行的路線拉短。所以，如果企業(yè)無法將管理者有效地管理起來，企業(yè)就無法真正實現(xiàn)管理落地。

幾乎每個企業(yè)都有自己的制度流程，少則幾十條多則上百條，然而這些制度與流程有多少是真正被執(zhí)行了呢？企業(yè)組織中最容易接受制度管理的往往是那些職位比較低的員工，而隨著職位的升高，管理者的機動性也就越大，他“跳出”企業(yè)流程制度的可能性也就越大。

信息時代的管理者被“綁架”

為什么本應該依照制度管理人或事的管理者反而成為企業(yè)制度流程的“破壞者”呢？這與管理者所面對的現(xiàn)實是分不開的。

管理者大量的時間屬于別人，身不由己。每天管理者需要處理大量的信息，他們需要接收審閱各種報表、報告，以及各種人員不斷進入辦公室進行請示、匯報。這些都需要管理者花費大量的時間完成案頭工作，難以離開辦公室，如果他們不“跳出”制度，那么他們將無法擁有自己的時間，管理者對此也顯得毫無辦法。

管理者被迫忙于日常的案頭工作，并且需要在大量的報表、報告中找到關鍵數(shù)據(jù)做出決策。但是，管理者往往被一連串常規(guī)性的事務所左右，無法及時在正確的時間做出正確的決策。管理者無法在日常案頭工作中找到他們需要決策的依據(jù)，在海量數(shù)據(jù)面前，難以在最短時間內(nèi)找到?jīng)Q策所需的信息。對管理者而言，應對日常工作實際上是在浪費他本身的才能，如果管理者不“跳出”制度，那么管理者很難有效地做出決策。

管理者如果想發(fā)揮其才能，做出正確的決策，需要企業(yè)各個部門的支持，組織是使個人力量增值的手段之一。然而，企業(yè)內(nèi)部各個部門很難步調(diào)一致的為管理者服務，管理者無法控制所有部門的員工。“其他部門的員工”或者管理者的上級都是管理者無法高效工作的原因之一，管理者需要主動接觸這些人，疲于應付“其他部門的員工”，往往使得管理者要“跳出”企業(yè)制度流程。

即使管理者具有非凡的才能，能夠高效的處理日常事務，在海量信息中及時做出決策并且讓其他部門的員工與他步調(diào)一致的工作也有一定難度。作為管理者而言，僅僅處理組織內(nèi)部的人和事是不夠的，管理者依靠報告來了解外部世界，管理者無法親身接觸到外部世界，那么管理者在企業(yè)內(nèi)部也無法做出有效的成果。然而，很多管理者卻無法離開辦公室，他們每天的時間都被流程制度“綁架”了，一旦他們想要離開辦公室，他們必然要將流程制度打破，管理者對此也顯得無可奈何。

如何進行有效管理

管理者要做到有效率，就難免出現(xiàn)無序的情況，他們往往期望盡快處理完層出不窮的工作，應對各種人際關系以便回到管理本身。毫無疑問，管理者自身的無序，不僅阻礙了企業(yè)的管理，而且很難實現(xiàn)組織管理的有序，從而影響了企業(yè)的發(fā)展。

如果我們不能從管理本身去解決這一問題，那么我們?yōu)槭裁床粚で笠惶坠ぞ邔⒐芾碚邚姆爆嵉娜粘９ぷ髦薪夥懦鰜?，使其發(fā)揮管理本身的才能？

一些建筑施工企業(yè)管理者對于上述問題的解決路徑就是尋找適合企業(yè)管理的信息化工具，在經(jīng)過對企業(yè)現(xiàn)有管理所面臨的現(xiàn)狀進行深入分析后，這些建筑施工企業(yè)通過搭建協(xié)同管理平臺，重新梳理了企業(yè)管理制度，找到企業(yè)最常用的制度，并以“流程+表單”的形式固化在平臺中，最終實現(xiàn)了管理落地。

那么，協(xié)同平臺是如何從根源上將管理者有效的管理起來呢？

首先，協(xié)同軟件讓管理者擁有自己的時間。以東北某建筑施工企業(yè)為例，該集團實施協(xié)同平臺已經(jīng)幾年了，在未上平臺之前，作為大型企業(yè)的高級管理人員，每天得到的信息量是非常大的。每個高層管理者都要接收、審閱很多報表、報告，甚至多達數(shù)十人次不斷進入辦公室進行請示、匯報，高管每天幾乎都有半天時間是必須完成案頭工作。集團在實施協(xié)同平臺之后，固化了企業(yè)管理制度和流程，管理者每日需要處理的工作一目了然。隨著協(xié)同管理軟件的深入應用，很多管理者提出希望在登錄協(xié)同平臺后，能夠看到哪些工作需要及時處理，哪些工作可以暫緩處理。同時，根據(jù)需求設置了管理者個人空間，幫助管理者區(qū)分需要及時審批，以及待審批和日常部門工作。通過協(xié)同平臺的應用，使管理者不再因為時間不夠而被迫跳出企業(yè)制度流程來進行決策，從而保證了企業(yè)有序運行。

其次，協(xié)同平臺能夠幫助管理者在海量數(shù)據(jù)中找到關鍵的決策支撐。該集團在協(xié)同平臺中建立了領導業(yè)務空間，解決了管理者接觸信息量大，查找不方便，給決策帶來不便的問題。信息部根據(jù)集團領導的管理分工，在協(xié)同平臺上為各位管理者設計了具有特色的領導空間界面，讓管理者及時了解自己負責的工作信息，為管理者做工作安排和戰(zhàn)略決策提供了有力的信息支撐。

再次，協(xié)同平臺能夠實現(xiàn)企業(yè)各個部門協(xié)同工作。協(xié)同平臺之所以稱之為協(xié)同，最大的特點就是能夠使得組織內(nèi)的人、事、物、信息都真正的協(xié)同起來。仍以東北某建筑施工企業(yè)為例，其內(nèi)部各個管理者都有個人空間，如總經(jīng)理空間為總經(jīng)理所有，總經(jīng)理通過自己的個人空間能夠及時了解各單位生產(chǎn)、集團資金、投資、總經(jīng)理會、分管部門等情況，方便查閱公司文件。通過協(xié)同平臺，總經(jīng)理完全不需要花費大量時間去協(xié)同各個部門的步調(diào)與其保持一致，只需要打開協(xié)同平臺，就能夠了解其他部門與之相關的信息，為管理者節(jié)約了協(xié)調(diào)各部門工作的時間。管理者也無需為了能夠得到信息而跳出制度。

最后一點，“移動”起來的“協(xié)同”能夠讓管理者徹底走出企業(yè)。組織內(nèi)部產(chǎn)生的是過程，而結果往往存在于組織之外，企業(yè)只有與外界不斷聯(lián)系，不斷讓外界認可，才能將企業(yè)的努力轉化為利潤。做為企業(yè)的管理者，走出去參與到外部的聯(lián)系是企業(yè)發(fā)展的必然。作為建筑施工企業(yè)，管理者出差是無法避免的，在有了協(xié)同平臺之后，管理者出差一定會背著筆記本電腦以方便在某些時間能夠集中處理當天的日常事務。但是漸漸地，管理者隨身攜帶筆記本成為一種負擔，每次除了自帶的行李之外，筆記本電腦至少是幾公斤，每次開關機也需要耗費時間。隨著技術的發(fā)展，移動協(xié)同的出現(xiàn)對管理者是再一次解放。移動協(xié)同軟件從登錄到審批只需30秒，同時支持原筆跡手寫簽批和蓋章，管理者能夠隨時隨地掌握各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。建筑施工企業(yè)的管理者在使用移動協(xié)同軟件之后，充分利用管理者的碎片時間就能處理完各種協(xié)同事項，甚至有的管理者認為使用移動協(xié)同軟件能夠更專注，同時也更高效。

關于企業(yè)管理，總有說不完的話題，每一種管理理論都有學者在研究，然而我們更應關注的是如何使用工具、應該使用哪種工具來幫助企業(yè)管理落地。企業(yè)活動始終是一種協(xié)同行為，協(xié)同包括管理者自身在內(nèi)的人員、資源和目標的協(xié)同。無論使用何種管理工具，如果管理者游離在管理工具和規(guī)則之外都會導致管理的致命缺陷。協(xié)同管理的特點就是協(xié)同，即相關者全員共同上線的互動式尋優(yōu)行為，因而也是最有可能實現(xiàn)管理精髓的工具。