基于人事檔案的數(shù)字化管理對(duì)策研究

李翔

【摘 要】本文針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的諸多問題，從合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性、選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)、提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)等四個(gè)方面對(duì)策加以闡述。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理

【中圖分類號(hào)】C270【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對(duì)一個(gè)人進(jìn)行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個(gè)人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時(shí)，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時(shí)受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識(shí)和保密意識(shí)較弱，特別是對(duì)于一些向公眾進(jìn)行發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格審查和管理，在缺少計(jì)算機(jī)安全知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對(duì)信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴(yán)格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長(zhǎng)短。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時(shí)也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場(chǎng)、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對(duì)數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計(jì)算機(jī)升級(jí)速度也隨之提高，造成計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲(chǔ)在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對(duì)人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個(gè)更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識(shí)，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對(duì)一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國(guó)有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢(shì)，而且也補(bǔ)充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊(duì)伍。但是，從總體上來看，我國(guó)人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對(duì)于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復(fù)合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實(shí)性維護(hù)較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對(duì)于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對(duì)信息真實(shí)性的確認(rèn)造成了極大的影響。因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案信息的修改和復(fù)制都會(huì)留下較為明顯的痕跡，容易進(jìn)行辨認(rèn)。然而，在信息化管理?xiàng)l件下，人事檔案信息的修改、移動(dòng)、復(fù)制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實(shí)性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對(duì)策

針對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個(gè)方面的問題，可以從以下幾個(gè)方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對(duì)件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個(gè)特征，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的時(shí)候會(huì)因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制或者是保存的時(shí)候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對(duì)載體進(jìn)行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長(zhǎng)短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行公開，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國(guó)人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強(qiáng)安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對(duì)本組織人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進(jìn)行保存，但是對(duì)于在一定級(jí)別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

4.提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)

我國(guó)各級(jí)組織人事檔案管理部門要能夠不斷提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)。不僅要能夠通過人事檔案信息化的建設(shè)來培養(yǎng)一批能夠熟練進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)與管理、檔案信息數(shù)字化管理、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)制定與實(shí)施、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息研究與使用的復(fù)合型人才，而且還要通過檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能的培訓(xùn)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供人才基礎(chǔ)。

在對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，一方面要不斷加強(qiáng)其安全意識(shí)，使其能夠在人事檔案信息管理的過程中，能夠自覺采取安全防范措施；另一方面，要能夠加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)技能的培訓(xùn)。在對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要以過程培訓(xùn)為主，針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)模塊的相關(guān)技能都要求能夠熟練掌握，能夠綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、人事檔案管理知識(shí)。