關(guān)于協(xié)同創(chuàng)新背景下的高校接待工作

胡曉娥　李星

摘 要：在當(dāng)今協(xié)同創(chuàng)新成為高校新時期發(fā)展的新要求背景下，接待工作逐步發(fā)展成為高校管理工作的重要組成部分，成為高校加強對外聯(lián)系的橋梁和紐帶。高校接待工作水平的高低，直接反映了高校的文化內(nèi)涵和管理水平，影響著高校的形象和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：協(xié)同創(chuàng)新；高校接待工作；思考

作者簡介：胡曉娥（1969-），江西科技師范大學(xué)副教授，碩導(dǎo)，在讀博士，研究方向為馬克思主義原理、高等教育學(xué)；李星（1974-），江西科技師范大學(xué)教授，研究方向為高職教育。

中圖分類號：G710 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-7518（2012）35-0015-02

一、對高校接待工作內(nèi)涵的理解

“高校對外接待工作，是指對來校從事考察調(diào)研、出席會議、檢查指導(dǎo)、學(xué)習(xí)交流等公務(wù)活動的專家或領(lǐng)導(dǎo)的接待與服務(wù)工作?！盵1]當(dāng)前，高校接待工作早已不是簡單意義上的迎來送往、管吃管住等行政事務(wù)性工作，而更多地是成為高校文化內(nèi)涵的外在表現(xiàn)形式。筆者結(jié)合多年來的接待工作實踐，認(rèn)為接待工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作，也是一項具有豐富內(nèi)涵的綜合性工作，包括接待主體、接待客體、接待目標(biāo)、接待內(nèi)容、接待方式、接待類型等內(nèi)容。具體地說，從接待主體來看，主要指學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室及相關(guān)職能部門的人員、其他參與接待的工作人員；從接待客體來看，主要包括上級教育主管部門、政府部門、兄弟院校、科研機構(gòu)、企業(yè)等外部單位，分團組或個人形式；從接待目標(biāo)來看，主要是為高校教學(xué)、學(xué)科、科研及管理等工作提供服務(wù)；從接待內(nèi)容來看，主要是最大限度地滿足客人完成來訪任務(wù)的愿望和要求，并為之提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；從接待方式來看，主要是根據(jù)來訪者的情況確定接待規(guī)格、程序和方式；從接待類型來看，主要分接待國內(nèi)來訪、國外來訪和接待上級來訪、平級來訪、下級來訪及群眾來訪?？傊?，在不同時期、不同地區(qū)、不同高校的接待工作各不相同，但從發(fā)展趨勢來看，都是大有作為、大有可為的。

二、新時期高校接待工作需把握的幾點原則

一是規(guī)范性。規(guī)范性是做好接待工作的重要基礎(chǔ)?！敖哟ぷ饕罁?jù)黨和國家的政策法規(guī)，根據(jù)組織紀(jì)律制度進行接待安排?！盵2]高校接待工作和其他性質(zhì)的接待工作一樣，并不是隨意、沒有約束的，而是有法可依、有章可循的。2006年10月，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《黨政機關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，明確規(guī)定了公務(wù)接待的范圍、原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序、紀(jì)律等；2012年7月，國務(wù)院公布了《機關(guān)事務(wù)管理條例》，對“三公”經(jīng)費使用作了明確規(guī)定，高校應(yīng)以此為依據(jù)，結(jié)合實際，加快制定學(xué)校公務(wù)接待實施辦法，做到按制度辦事、用規(guī)范保證接待工作順利完成。

二是程序性。程序性是做好接待工作的重要保障。沒有規(guī)矩，不成方圓。接待工作涉及的人員、環(huán)節(jié)、流程繁多，如果沒有程序保障，是難以保證各項工作有條不紊地進行。接待工作在程序上主要分前期準(zhǔn)備、落實實施、總結(jié)提高等階段，具體包括收集來賓情況、制定接待工作方案、準(zhǔn)備接待材料、迎接來訪賓客、安排住宿飲食、組織雙方活動、歡送來訪賓客、處理善后工作等事項。只有從接待方案制定到執(zhí)行，從信息反饋到吃住行安排等各個接待環(huán)節(jié)上都制定出完備的規(guī)則和程序，并嚴(yán)格按程序辦事，按規(guī)則操作，才能確保接待工作任務(wù)順利完成。

三是靈活性。靈活性是做好接待工作的重要保證，也是創(chuàng)新工作的重要形式。接待工作的主體和客體都是人，在接待過程中存在一定的可變性，可能有一些意想不到、突如其來的事情發(fā)生，需要接待人員頭腦靈活，隨機應(yīng)變，在短時間內(nèi)采取行之有效的應(yīng)對措施，保證接待工作順利進行。如果接待人員沒有較強的應(yīng)變能力和協(xié)調(diào)組織能力，就難以妥善處理好臨時變化或突發(fā)事件，最大限度降低對接待工作的影響。如客人的宗教信仰、民族、國別等方面的不同，對住宿、飲食等方面的要求各有所異，如果事先予以考慮安排，就會避免給客人造成不必要的麻煩或不便，讓客人感到溫馨和舒心。

三、對做好協(xié)同創(chuàng)新背景下高校接待工作的幾點思考

（一）創(chuàng)新接待工作理念

要做好高校接待工作，創(chuàng)新思想觀念是首要。一是要樹立平等觀念。學(xué)校對待任何來訪者，無論是上級機關(guān)，還是基層單位，無論是領(lǐng)導(dǎo)干部，還是普通群眾，都應(yīng)一視同仁，平等相待，熱情服務(wù)。二是要樹立以人為本的理念。以人為本落實到接待工作中，就是要以來訪者為本，在接待過程中最大程度地把握人性化特點，體現(xiàn)人性化關(guān)懷，做到以情感人，用心接待。三是要樹立大接待的理念。要積極拓展接待的時空，不局限在校園，不局限于校園文化，要把高校接待與地方豐富的自然資源和歷史文化資源結(jié)合起來，實現(xiàn)校園文化與地域文化的有機對接，拓展接待工作的外延，提升接待工作的文化內(nèi)涵。四是要樹立精細(xì)化服務(wù)的理念。細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，考慮周全，力求每一個環(huán)節(jié)、每一個細(xì)節(jié)做到精益求精，實現(xiàn)最大限度地為來訪者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。五是要樹立特色品牌的理念。要把接待工作作為宣傳學(xué)校的平臺，樹立“以特色求發(fā)展”的理念，挖掘特色資源，打造特色服務(wù)，培育特色品牌，力求做到“人無我有、人有我精、人精我特”，突出“個性化、特色化”服務(wù)，把接待工作做出新意、做出精品，以此提升學(xué)校的知名度和美譽度。

（二）創(chuàng)新接待工作方式

我們認(rèn)為，新時期高校接待工作方式既要有校內(nèi)接待，還要有校外接待。高校接待工作與一般性接待工作相比，不僅僅是迎來送往，更為重要的是樹立學(xué)校良好形象，為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造更好的外部環(huán)境，是一個校內(nèi)接待、校外接待一體化模式。做好校內(nèi)接待，主要是讓來訪者在較短時間內(nèi)了解學(xué)校的辦學(xué)歷史、整體狀況、辦學(xué)特色和優(yōu)勢，實現(xiàn)來訪意圖，這也是高校接待工作的主要方式。做好校外接待，主要是讓來訪者了解學(xué)校所在地區(qū)的歷史文化、風(fēng)土人情及自然風(fēng)光，從而進一步加深對學(xué)校的印象。因此，充分利用地區(qū)文化旅游資源，讓來訪者在游覽地方名勝古跡、自然山水的過程中切身感受地方豐富歷史文化資源的魅力，加深對學(xué)校所在地區(qū)的文化了解，這是新時期高校接待工作的拓展和延伸。同時，校外接待還能積極促進高校的發(fā)展。一方面，對來訪者來說，不僅會留下深刻印象，還進一步增進與學(xué)校的感情和友誼，為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造更加良好的合作氛圍；另一方面，對學(xué)校來說，也是一次難得的學(xué)習(xí)機會，通過與來訪者更多時間的接觸，學(xué)習(xí)來訪單位好的經(jīng)驗和做法，推動學(xué)校各項工作的開展。

（三）構(gòu)建大接待工作機制

我們認(rèn)為，新時期高校接待工作是一個系統(tǒng)工程，牽涉面廣、工作量大，不僅僅是接待對口部門的事，也是學(xué)校各個部門的事，事關(guān)全局，需要全校各部門、各單位協(xié)調(diào)聯(lián)動，互相配合，共同完成。新時期高校接待工作的定位要著實高一點，要將其放在學(xué)校事業(yè)發(fā)展的宏觀大局中考量，構(gòu)建以辦公室統(tǒng)籌，各職能部門、相關(guān)單位及有關(guān)人員協(xié)同的學(xué)校大接待工作機制，以提高工作效率和工作水平。一是要設(shè)立專門接待工作機構(gòu)。一般來說，各高校負(fù)責(zé)接待工作的對口部門是辦公室，由辦公室內(nèi)設(shè)的行政科或綜合科具體實施。隨著高校事業(yè)的發(fā)展和高校接待任務(wù)的日益增多，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)學(xué)校實際情況，設(shè)立專門負(fù)責(zé)接待的工作機構(gòu)，為副處級建制，由辦公室副主任兼任負(fù)責(zé)人，配備專職工作人員，明確工作職責(zé)和范圍，負(fù)責(zé)組織調(diào)配全校接待資源，統(tǒng)籌管理學(xué)校接待場所，以提高接待工作效率和水平。二是要完善接待工作制度。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。要貫徹落實好上級部門關(guān)于接待工作的各項政策規(guī)定，把建立和完善接待工作規(guī)章制度作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，對接待工作的范圍、規(guī)格、流程、細(xì)節(jié)、標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范接待行為，努力在接待中形成按制度辦事，用制度管人的良好氛圍，確保接待工作高效有序進行。三是要嚴(yán)格管好接待經(jīng)費。嚴(yán)格管理好和使用好接待經(jīng)費，是貫徹落實好黨風(fēng)廉政建設(shè)的要求，也是勤儉接待、維護好學(xué)校良好形象的需要。要按照“勤儉節(jié)約、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、從嚴(yán)控制”的原則，對接待經(jīng)費實行統(tǒng)一管理使用，重點抓好經(jīng)費管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實行經(jīng)費使用全過程監(jiān)督。四是要強化組織協(xié)調(diào)。接待工作面寬、量大，涉及方方面面，需要整合校內(nèi)接待資源，加強各部門的通力協(xié)作、密切配合，同時，也需要密切與賓館、酒店、景區(qū)、機場等校外接待場所之間的聯(lián)系，做到相關(guān)信息掌握及時、準(zhǔn)確。五是要提高接待人員綜合素質(zhì)。通過組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)、外出參觀考察、參與重大接待等方式，切實提高接待人員的政治素質(zhì)、知識層面、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)，做到“內(nèi)強素質(zhì)、外樹形象”，以便更好地做好接待工作。

（四）彰顯接待工作特色

精心打造接待工作特色，推動接待工作上層次、上水平，是做好新時期高校接待工作的關(guān)鍵所在。一是要充分發(fā)揮地方資源的特色和優(yōu)勢。要積極借力于地方豐富的歷史文化資源和自然山水資源，為我所用，為接待工作創(chuàng)造更加良好、和諧的外部環(huán)境，提供更加周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，增進友誼，加深感情。如在用餐場所的選擇上盡量注重地方文化氛圍的營造，在餐飲安排上盡量突出地方特色菜、精品菜，使客人在用餐中領(lǐng)略和感受地方文化特色，加深良好印象。二是要充分發(fā)揮專家學(xué)者的“名人效應(yīng)”?！案咝＝哟ぷ骶哂忻黠@的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)術(shù)交流特點，具有濃厚的‘學(xué)術(shù)味，呈現(xiàn)明顯的‘高校特色。”[3]高校是各種人才、精英集中的地方，每所學(xué)校都擁有一些社會知名的專家學(xué)者。如果在安排接待工作時，適當(dāng)安排來訪者熟悉或知曉的專家、學(xué)者參與，既能增加接待工作的學(xué)術(shù)性，又能提升接待工作的品位，產(chǎn)生更好的接待效果。三是要充分展示學(xué)校的辦學(xué)特色。接待工作一定要緊緊抓住高校的性質(zhì)、特點、作用和要求，在座談交流、介紹情況時充分展示學(xué)校的辦學(xué)特色和優(yōu)勢，凸顯辦學(xué)特色的成果，讓來訪者感到記憶深刻，不虛此行，有利于提高學(xué)校的聲譽和影響力。如筆者所在的學(xué)校作為一所培養(yǎng)應(yīng)用型專門人才的職業(yè)技術(shù)師范類大學(xué)，在旅游管理專業(yè)建設(shè)上就很有特色，本著“校企結(jié)合，產(chǎn)教互促”的思想創(chuàng)建了江西亞細(xì)亞國際旅行社，將其作為學(xué)生校外實習(xí)基地建設(shè)，致使課堂教學(xué)與實踐環(huán)節(jié)緊密相結(jié)合，學(xué)生在學(xué)完專業(yè)理論知識后，可以進入旅行社實習(xí)，不僅能給學(xué)生提供旅行社業(yè)務(wù)的頂崗實訓(xùn)，而且能夠培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新意識，增強學(xué)生動手實踐能力，把學(xué)生打造成為創(chuàng)新型、應(yīng)有型人才。在介紹學(xué)校整體概況后，安排來訪者享受旅行社的全真服務(wù)，在領(lǐng)略地方旅游文化的同時，又實地考察了教學(xué)成果，極大地發(fā)揮了接待工作在學(xué)校對外宣傳的獨特作用。

總之，高校接待工作至關(guān)重要，但任重而道遠(yuǎn)。在協(xié)調(diào)創(chuàng)新背景下做好高校接待工作，關(guān)鍵在于要把接待工作放到圍繞學(xué)校中心工作、服務(wù)學(xué)校改革發(fā)展大局的格局中去謀劃，放到充分展示地方歷史文化、促進地方經(jīng)濟建設(shè)的大局中去發(fā)展，不斷豐富接待工作內(nèi)涵，不斷創(chuàng)新接待工作方式方法，不斷提升接待服務(wù)水平，以更好地為學(xué)校發(fā)展和地方經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻：

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[2]丁坤.新形勢下高校對外接待工作優(yōu)化的思考[J].文教資料，2010（11）：166-167.

[3]戴育濱.新時期高校接待工作初探[J].長沙鐵道學(xué)院學(xué)報，2010（6）：232-234.

責(zé)任編輯 夏煥堂