談?wù)勊こ虣n案的質(zhì)量問題及其對策

王虎

【摘 要】水利工程檔案如實(shí)地反映了水利工程建設(shè)管理的全過程，是水利工程建設(shè)每個(gè)階段中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要，水利工程檔案質(zhì)量工作在水利工程管理中占有重要的地位。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案；質(zhì)量問題；對策

0.引言

水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分， 水利工程檔案主要形式有文字、圖表、聲像等，文件材料的收集、整理應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）等要求，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T1O609.3—2009）規(guī)定統(tǒng)一折疊。

1.水利工程檔案的質(zhì)量問題

1.1 檔案文件原件不齊全。工程參建單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理，有些工程文件多數(shù)是復(fù)印件，如設(shè)計(jì)變更通知單沒有原件，這很可能導(dǎo)致勞資糾紛。

1.2 工程施工質(zhì)量評(píng)定表簽證不規(guī)范。一些分部工程和單位工程的施工質(zhì)量評(píng)定表中，沒有嚴(yán)格按照《水利水電工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定規(guī)程》（SL176-2007）的要求，項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目經(jīng)理沒有簽名，監(jiān)理工程師與總監(jiān)也沒有簽名，沒有填寫工程質(zhì)量評(píng)定意見和評(píng)定時(shí)間。部分質(zhì)量評(píng)定表中的單元、分部、單位工程名稱不統(tǒng)一，樁號(hào)、高程、工程量等與實(shí)際施工情況不符，計(jì)量單位、檢測數(shù)據(jù)的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)不符合規(guī)范，無內(nèi)容的空白欄沒有劃斜線標(biāo)識(shí)。

1.3工程質(zhì)量評(píng)定表書寫筆跡不規(guī)范。工程質(zhì)量評(píng)定表中書寫筆跡龍飛風(fēng)舞、隨意涂改，簽證筆跡混亂，有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與歸檔要求不符，給后期竣工文件編制工作帶來困難。

1.4工程驗(yàn)收鑒定書內(nèi)容描述不清楚，格式不合要求。部分工程驗(yàn)收鑒定書沒有按照《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》（SL223-2008）規(guī)定，內(nèi)容描述過于簡單，交代不清。沒有按照規(guī)定格式逐項(xiàng)描述，存在缺項(xiàng)。此外，A4、16開、32開等紙張規(guī)格不同程度地混用，頁面的上下左右邊設(shè)置不合理，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

2.質(zhì)量問題的主要原因

2.1 工程建設(shè)人員檔案意識(shí)薄弱。部分參建單位的領(lǐng)導(dǎo)存在重工程建設(shè)、輕檔案管理的思想，檔案意識(shí)薄弱，沒有健全檔案責(zé)任制度，沒有配備工程檔案人員，沒有統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)。一些工程技術(shù)人員和管理人員缺乏基本的工程檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，在進(jìn)行工程實(shí)體質(zhì)量檢查驗(yàn)收時(shí)，對工程檔案質(zhì)量的檢查把關(guān)不嚴(yán)。

2.2工程檔案文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范學(xué)習(xí)培訓(xùn)不力。由于資金和辦公條件等影響，個(gè)別工程單位沒有安排檔案培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，不能及時(shí)、有效、準(zhǔn)確學(xué)習(xí)掌握國家和行業(yè)主管部門頒發(fā)的有關(guān)工程質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和檔案管理知識(shí)。

2.3 檔案管理制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行。有些參建單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但大多流于形式，工作中沒有嚴(yán)格按章辦事，造成檔案質(zhì)量不高。

2.4 工程檔案文件質(zhì)量編制的要求和責(zé)任不明確。有些單位雖然制定了工程質(zhì)量管理體系，但對檔案文件編制的責(zé)任、內(nèi)容、深度等要求不明確，缺乏有效監(jiān)管檔案文件質(zhì)量的具體措施。

3.保證水利工程檔案質(zhì)量的對策和措施建議

3.1 大力提高水利工程檔案質(zhì)量意識(shí)。加強(qiáng)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)的各個(gè)階段，項(xiàng)目法人應(yīng)對水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，并加強(qiáng)對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等參建單位應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；在檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理的質(zhì)量情況；在進(jìn)行水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，也要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。

3.2 建立健全工程檔案管理制度，落實(shí)專人負(fù)責(zé)。 各建單位應(yīng)對水利工程檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求、檔案驗(yàn)收和移交作出明確規(guī)定，配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。各建單位應(yīng)負(fù)責(zé)做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，如有工作變動(dòng)，應(yīng)先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

3.3 提高工程檔案編制人員的業(yè)務(wù)水平。選派工程技術(shù)人員參加工程檔案培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)合格取得資格證后，方允許擔(dān)任工程檔案管理員；舉辦內(nèi)部培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)有關(guān)法規(guī)、水利工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和工程檔案管理知識(shí)；召開工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，介紹、推廣一些好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，提高工程檔案編制的質(zhì)量水平。

3.4工程檔案的整編與工程進(jìn)度“同步”。在編制工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將每個(gè)單位、分部和單元工程驗(yàn)收資料整編工作列入到該工程進(jìn)度計(jì)劃中，整編資料時(shí)發(fā)現(xiàn)“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”、“填寫不規(guī)范”、“內(nèi)容不統(tǒng)一”的，要及時(shí)解決。工程檔案達(dá)不到規(guī)定質(zhì)量要求，未能通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，則不進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。

3.5 把工程檔案的質(zhì)量納入工程質(zhì)量管理程序。水利工程檔案質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，工程檔案應(yīng)符合有關(guān)工程檔案質(zhì)量要求，例如：歸檔的文件一般為原件，歸檔文件的深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等方面技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求，工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，工程文件的字跡清楚、圖表整潔、圖樣清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖，工程檔案的照片與聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音清楚、文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確，等等。

3.6歸檔工程文件的立卷要符合有關(guān)規(guī)定。工程檔案的立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。案卷厚度、組卷排列、案卷題名等應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）和《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995]697號(hào)）要求，以便案卷成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

3.7資料分類科學(xué)化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作質(zhì)量水平的必由之路。按照《檔案法》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制訂一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、編制、保管及提供利用的系統(tǒng)性、完整性和實(shí)用性。

4.結(jié)束語

水利工程檔案不僅對水利工程施工質(zhì)量的評(píng)定、驗(yàn)收等方面起著十分現(xiàn)實(shí)作用，而且為工程投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建和技改等方面提供重要的依據(jù)，本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，我們應(yīng)該努力提高工程檔案工作的自覺性和積極性，切實(shí)做好水利工程檔案質(zhì)量管理工作，促進(jìn)水利工程檔案質(zhì)量再上一個(gè)新的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國建設(shè)監(jiān)理協(xié)會(huì).建設(shè)工程信息管理[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2009：30-32.

[2]何亞川.水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定-貫徹實(shí)施與檔案管理、科技檔案編研、檔案的歸檔、移交、驗(yàn)收、整編及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)試用手冊[M].北京：中國水利出版社，2007.

[3]王文華.論水利工程檔案的管理[J].人力資源管理：學(xué)術(shù)版，2009（6）：34.