關(guān)于提升采辦中供應(yīng)商管理水平的探討

■孫雨玫 中海油能源發(fā)展股份有限公司油田建設(shè)機械設(shè)備技術(shù)服務(wù)中心

一、采辦各階段的供應(yīng)商管理

采辦亦稱采購，承擔著為企業(yè)提供日常生產(chǎn)所需的物資、工程、服務(wù)的重要任務(wù)。供應(yīng)商是指為企業(yè)自身提供上述資源的公司。供應(yīng)商管理貫穿采辦工作的始終，現(xiàn)分別從采辦前期、采辦中期及采辦后期三階段進行闡述。

1.采辦前期。在采辦前期，供應(yīng)商管理工作主要涉及供應(yīng)商信息收集，供應(yīng)商深入調(diào)查，供應(yīng)商資格評選。

首先，企業(yè)應(yīng)在了解資源市場的基礎(chǔ)上利用多種渠道去尋找潛在供應(yīng)商，對其進行信息收集。一家優(yōu)秀的供應(yīng)商是否有好的經(jīng)營理念，是能否實現(xiàn)長期合作的重要前提。除此之外，其經(jīng)營目標與戰(zhàn)略，也將有助于企業(yè)判斷與自身中長期戰(zhàn)略的契合程度。

其次，經(jīng)初步調(diào)查后，對準備合作的供應(yīng)商進行更為深入仔細的調(diào)查。大致有以下幾個方面：生產(chǎn)制造能力、質(zhì)量保證能力、技術(shù)創(chuàng)新能力、成本管控能力、交期管理能力。通過深入到供應(yīng)商的生產(chǎn)一線、質(zhì)檢部門、技術(shù)部門、物流倉儲，對現(xiàn)有的工藝流程、生產(chǎn)設(shè)備、操作人員、管理制度進行考察，便可以了解其是否能基本滿足為本企業(yè)供應(yīng)的各項要求。只有通過深入調(diào)查，才能發(fā)現(xiàn)真實可靠的供應(yīng)商，建立起比較穩(wěn)定的采購供需關(guān)系。

最后，企業(yè)通過組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行資格評選，建立合格供應(yīng)商名錄。只有建立起一支即穩(wěn)定又可靠的供應(yīng)商隊伍，才能為企業(yè)生產(chǎn)提供堅實有力的供應(yīng)保障。

2.采辦中期。在采辦中期，隨著采辦需求的產(chǎn)生，采辦人員需要從合格供應(yīng)商名錄中選取一家或多家推薦供應(yīng)商，采用適合的采辦方式，例如密封詢價、邀請招標、競爭性談判或議標等，最終選擇一家或多家供應(yīng)商為其供貨。

在本階段中，供應(yīng)商管理的重點在于成本管控、品質(zhì)保證，準時交貨，以達到5R（RightPrice、RightQuality&Quantity、RightTime&Place）目標。通過讓多家供應(yīng)商同時密封報價，或與供應(yīng)商簽訂年度協(xié)議、戰(zhàn)略協(xié)議等方式，可以使企業(yè)降低采辦成本，提高利潤率。質(zhì)量領(lǐng)域有很多考察指標，例如樣品首次通過率、質(zhì)量問題重發(fā)率。在采購品種多、采購數(shù)量少的“多種少量”行業(yè)，常用的是百萬次品率。不管什么質(zhì)量指標，只要統(tǒng)計標準一致，有可比性，就能很好地反映供應(yīng)商的質(zhì)量水平。準時交貨與成本管控、品質(zhì)保證同等重要。計算方法可以按件，或按訂單。

成本、品質(zhì)和交貨三個指標因較易統(tǒng)計，可客觀衡量不同供應(yīng)商或的同一供應(yīng)商在不同時期的管理績效，在供應(yīng)商管理中十分重要。

3.采辦后期。在采辦后期，企業(yè)需要對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行定期或不定期的考核評價，以便挑選出最優(yōu)秀的供應(yīng)商，在優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，維持合格供應(yīng)商名錄實用性的同時，提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

二、加強供應(yīng)商管理對于采辦的重要性

供應(yīng)商管理是采辦工作的重要基石。與供應(yīng)商保持順暢有效的信息溝通、良好融洽的商業(yè)關(guān)系，直接關(guān)系到采辦工作的順利開展。采辦質(zhì)量的優(yōu)劣、采辦效率的高低很大程度上依賴于能否做好供應(yīng)商的管理工作。

1.加強供應(yīng)商管理可以提高采辦工作的質(zhì)量。采辦工作的質(zhì)量體現(xiàn)在為企業(yè)提供物美價廉的物資、工程、服務(wù)。

供應(yīng)商是以追求利益最大化為目的的利益主體。供應(yīng)商和購買企業(yè)既相互依賴又相互對立。購買企業(yè)通常為了防止供應(yīng)商以次充好、以劣充優(yōu)，需要投入較多的人力物力，大大增加了采辦成本。如果平時注重供應(yīng)商管理，遴選出品質(zhì)好、價格低、服務(wù)好的供應(yīng)商與之合作，就能確保生產(chǎn)供應(yīng)質(zhì)優(yōu)價廉、穩(wěn)定可靠。

降低采辦成本的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情，掌握所需貨物及工程服務(wù)的多方面市場信息。比如，所采購貨物的供求信息、市場價等。通過建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便隨時能找到相應(yīng)的供應(yīng)商。企業(yè)也可建立同一類貨物的供應(yīng)商及價格目錄，以便企業(yè)根據(jù)不同需求進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法獲得價格上的利益。

只有建立了良好的賣方市場信息機制，對采購環(huán)境有充分的了解和把握，企業(yè)才能在采購中做到知己知彼，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，還能獲得價格上的優(yōu)勢，降低采購成本，從而獲得最大的收益。

2.加強供應(yīng)商管理可以提升采辦工作的效率。采辦工作的效率體現(xiàn)在及時為企業(yè)提供所需的物資、工程、服務(wù)。

購買企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系決定采辦的績效，因此和供應(yīng)商維系良好的關(guān)系，是采辦工作提升效率的當務(wù)之急。企業(yè)的采辦人員可去拜訪供應(yīng)商，深入了解更詳細的延期原因，并針對這些原因與供應(yīng)商一起協(xié)商解決。如果供應(yīng)商的交貨準時率低是由于工程或品質(zhì)問題所致，則需要把分析結(jié)果傳遞到相關(guān)部門，并進行跟蹤直到問題解決。如此一來，通過優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈亦可使企業(yè)提升在市場競爭中的應(yīng)變能力，提高企業(yè)的核心競爭力。

購買企業(yè)通過和供應(yīng)商建立良好的伙伴關(guān)系，利用經(jīng)營信息的及時交換，使其對自身高頻率、小數(shù)量的采辦需求快速反應(yīng)。供應(yīng)商的快速反應(yīng)能力可以幫助企業(yè)在日益激烈的競爭環(huán)境中及時滿足市場需求，迅速獲取寶貴商機，成為廠家實現(xiàn)競爭優(yōu)勢的工具。

因此，加強供應(yīng)商管理可以提高采辦工作的質(zhì)量和效率。更重要的是，與供應(yīng)商建立長期、緊密的業(yè)務(wù)關(guān)系，整合雙方的資源和優(yōu)勢，買賣雙方融洽相處、互相支持、共同發(fā)展，可以擴大市場需求和份額，降低產(chǎn)品前期的高額成本，有助于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)和供應(yīng)商創(chuàng)造合作共贏的良好局面。

三、提升采辦中供應(yīng)商管理水平的幾點對策

提升采辦中供應(yīng)商管理水平，對其進行高效、科學的管理，關(guān)系到企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動能否正常進行，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

1.共享利益，建立供應(yīng)商關(guān)系管理機制?？蛻羰巧系郏?yīng)商同客戶同等重要。供應(yīng)商供貨能否及時、價格是否合理，直接影響到企業(yè)的產(chǎn)能和成本，而且也關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量能否得到保證。通過建立供應(yīng)商關(guān)系管理機制，企業(yè)可以改善與供應(yīng)鏈上游供應(yīng)商的關(guān)系。

供應(yīng)商關(guān)系管理實踐于與企業(yè)采購業(yè)務(wù)相關(guān)的領(lǐng)域，以“擴展協(xié)作互助的伙伴關(guān)系、共同開拓和擴大市場份額、實現(xiàn)雙贏”為導向，致力于實現(xiàn)與供應(yīng)商建立和維持長久、緊密的伙伴關(guān)系，共享企業(yè)發(fā)展帶來的利益。除了傳統(tǒng)的“采辦”業(yè)務(wù)，供應(yīng)商關(guān)系管理包含所有與其相關(guān)的業(yè)務(wù)，例如供應(yīng)商的選擇與評估，戰(zhàn)略合作關(guān)系的建立與協(xié)調(diào)，共同開發(fā)計劃，對供方設(shè)計過程的直接參與，建立有效的溝通方法與渠道，意外處理的流程等。供應(yīng)商關(guān)系管理的基本目標，是將企業(yè)內(nèi)部的工作與供方的工作直接銜接，以及直接處理跨越二者的綜合業(yè)務(wù)，形成超越組織界限的高效率的業(yè)務(wù)流程。

2.賞罰分明，建立供應(yīng)商獎懲機制。為了嚴格執(zhí)行供應(yīng)商績效評估，使考核公平、公正，激勵供應(yīng)商在質(zhì)量、交貨期及成本等諸多方面的改善意愿，提高供應(yīng)商的經(jīng)營績效與競爭力，企業(yè)必須制定一套清晰、實用的供應(yīng)商獎罰機制。

通過制定相應(yīng)的獎懲方案，促使各供方不斷建立和完善質(zhì)量保證體系，提高整體素質(zhì)和質(zhì)量能力，保證穩(wěn)定地、及時地提供滿意的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)。如此，企業(yè)才能培育出更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，打造一支高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定的供應(yīng)商團隊，逐步建立穩(wěn)定、長期、良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系。

3.優(yōu)勝劣汰，建立供應(yīng)商更新機制。為力求實現(xiàn)“提高供應(yīng)商平均供應(yīng)份額、提高供應(yīng)商廠家直供率”的目標，企業(yè)可以“減少總量、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、量化考核、動態(tài)調(diào)整”為原則，依托信息化管理系統(tǒng)，構(gòu)建基于供應(yīng)商評分和分級管理的優(yōu)勝劣汰合作機制，最大化整合和發(fā)揮出供應(yīng)商資源的價值。

通過派出監(jiān)察人員對供應(yīng)商進行實地監(jiān)察和指導等措施，選擇保證能力強、服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商，在確保所采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定的同時，對供應(yīng)商的供貨業(yè)績做出科學、合理的評價，以規(guī)范供應(yīng)商引入和淘汰機制，進一步提升企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和交期。

四、本文小結(jié)

綜上所述，在采辦中有效地管理供應(yīng)商，完善供應(yīng)鏈管理，能協(xié)助企業(yè)在第一時間搶占先機，贏得客戶，并造就企業(yè)獨特的競爭優(yōu)勢。此外，有效的供應(yīng)商管理還可以降低庫存成本，節(jié)約采辦費用，加快合同交貨率。同時，通過供應(yīng)商關(guān)系管理、獎懲機制、更新機制使企業(yè)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商結(jié)成利益共同體，增強企業(yè)在同行業(yè)的競爭優(yōu)勢，造就企業(yè)的核心競爭力。因此，在實際的采辦工作中，企業(yè)一定要重視供應(yīng)商管理，如此才能達到企業(yè)的遠景與目標。

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