提高組織人事檔案管理水平的思考

文/何春梅

提高組織人事檔案管理水平的思考

文/何春梅

隨著企業(yè)人事制度改革的不斷深化，煤炭企業(yè)組織人事檔案管理面臨著許多新情況、新問(wèn)題。如何適應(yīng)改革的需要，進(jìn)一步提高組織人事檔案管理水平，使其更好地為企業(yè)人力資源發(fā)掘、培養(yǎng)、輸送服務(wù)，需要相關(guān)管理人員不斷地總結(jié)思考，改進(jìn)創(chuàng)新。窯街煤電集團(tuán)有限公司組織人事檔案歸人力資源部管理，人力資源部組織檔案室負(fù)責(zé)管理全公司縣處級(jí)組織、科級(jí)組織和一般組織的人事檔案，共2756冊(cè)。公司始終堅(jiān)持以服務(wù)組織人事工作為中心，以省委組織部達(dá)標(biāo)驗(yàn)收為契機(jī)，不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)章制度建設(shè)，使組織檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

一、當(dāng)前組織人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)組織人事檔案工作認(rèn)識(shí)不到位

目前，社會(huì)普遍對(duì)組織人事檔案的重視程度不足，思想認(rèn)識(shí)陳舊片面。從窯煤集團(tuán)來(lái)看，由于歷史的原因，早期的檔案管理工作政治色彩較強(qiáng)，組織人事檔案保留了較多個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，并不完全適合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才管理的需求。而且由于對(duì)組織人事檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，比較容易忽視人事檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用。有些組織群眾對(duì)組織人事檔案工作不了解、不重視，認(rèn)為組織檔案工作只是管檔單位的事，與自己關(guān)系不大，存在收集材料不配合，填寫檔案材料不規(guī)范，查、借閱檔案不辦理相應(yīng)手續(xù)等問(wèn)題，一定程度上給檔案管理工作造成了困難。

2.部分組織檔案材料不齊全

部分組織人事檔案記錄缺失,人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理要求不能順利實(shí)現(xiàn)。如一些人員的組織人事檔案中只有幾張“登記表”“履歷表”等,根本無(wú)法滿足現(xiàn)代人事管理、組織管理和員工管理的需要,也無(wú)法讓企業(yè)全面了解有關(guān)人員的歷史表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、能力表現(xiàn)、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)及身體健康狀況。有些單位和個(gè)人缺乏材料及時(shí)歸檔意識(shí)，使檔案材料長(zhǎng)期積壓和滯留在單位和個(gè)人手中。并且，檔案材料收集方法比較單一，基本以“坐”收材料為主，主動(dòng)收集的力度不夠。

3.檔案管理工作規(guī)范性不足

有的二級(jí)單位收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，直接導(dǎo)致一些歸檔材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。組織人事檔案是記載一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，但從現(xiàn)在的情況看組織人事檔案中有些材料存在內(nèi)容和形式上的雷同，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都給人以千篇一律的感覺(jué)，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。究其原因，主要是有的單位檔案管理人員管理水平不高，管理手段整體上比較落后；有的單位特別是一些小單位檔案管理人員身兼數(shù)職，管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新接手人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟等造成的。

二、對(duì)加強(qiáng)組織人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，組織人事檔案扮演著越來(lái)越重要的角色。近年來(lái)，窯煤煤電集團(tuán)有限公司對(duì)檔案工作高度重視，針對(duì)組織人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，不斷加大投入，夯實(shí)組織人事檔案管理工作基礎(chǔ)；強(qiáng)化管理，提高組織人事檔案工作水平；提高效率，提升組織人事檔案服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理取得了巨大的進(jìn)步，2010年公司組織檔案順利通過(guò)了省委組織部信息中心的考核驗(yàn)收。當(dāng)前，新的形勢(shì)發(fā)展要求公司的檔案管理工作既要堅(jiān)持行之有效的方法，又要敢于創(chuàng)新，尋求開(kāi)創(chuàng)性的新思路和新方法。

1.提高對(duì)組織人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

組織人事檔案工作未能引起足夠重視的原因是多方面的，但其中一個(gè)比較重要的方面就是宣傳工作不到位。因此，要通過(guò)多種途徑宣傳組織人事檔案工作的重要性和有關(guān)法規(guī)文件精神；通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、編印知識(shí)讀本等手段，提高各單位、部門檔案信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，檔案信息員要在日常工作中，做好講解宣傳工作，不斷提高組織人事檔案工作的社會(huì)認(rèn)知度。

2.進(jìn)一步完善組織人事檔案制度建設(shè)

維護(hù)組織人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是組織人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，而規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作的根本是制度建設(shè)。為此，要建立健全組織人事檔案材料的收集歸檔制度，對(duì)于人事變動(dòng)、工資調(diào)整、組織獎(jiǎng)懲等材料，應(yīng)及時(shí)督促有關(guān)部門收集，并按組織管理權(quán)限移交管檔單位存檔。要建立與檔案材料形成部門定期溝通聯(lián)系制度，使檔案材料在形成之初就準(zhǔn)確、詳實(shí)。要認(rèn)真執(zhí)行《組織人事檔案整理規(guī)范》《組織人事檔案查（借）閱制度》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格鑒別、整理、利用和保管。此外，還要根據(jù)新時(shí)期企業(yè)組織工作需要，不斷豐富檔案內(nèi)容，增加反映組織勤政廉政方面的信息材料，為評(píng)價(jià)和使用組織提供詳實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。

3.充分發(fā)揮組織檔案在選用組織上的基礎(chǔ)作用

選拔使用組織，關(guān)鍵是知人善任。組織人事檔案是全面考察了解和選拔使用組織的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改組織信息，保證信息的真實(shí)可靠，并主動(dòng)提供所需組織的個(gè)體情況，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確選人用人提供重要的依據(jù)。同時(shí)，還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握組織隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，如，一些科研人員、管理人員在其領(lǐng)域里的重大突破和重大創(chuàng)新貢獻(xiàn)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

4.加快企業(yè)組織人事檔案信息化建設(shè)步伐

實(shí)現(xiàn)組織人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求。為此，要積極開(kāi)發(fā)和挖掘組織檔案的信息資源，多角度、多層面的開(kāi)發(fā)組織檔案信息，進(jìn)行了解、分析和分類儲(chǔ)備，根據(jù)組織人事工作的要求和社會(huì)生活其他領(lǐng)域的信息要求，進(jìn)行組織人才信息的加工整理，建立組織人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施組織人事檔案動(dòng)態(tài)管理，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。要建立內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)組織檔案信息資源共享，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握各級(jí)組織隊(duì)伍狀況，有效地提高組織人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值。

（作者單位：窯街煤電集團(tuán)有限公司）

（責(zé)任編輯：古偉鋒）