淺談企業(yè)內(nèi)部控制的有效實(shí)施

□文/金 蓉

（馬鋼股份有限公司汽車運(yùn)輸公司 安徽·馬鞍山）

企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是企業(yè)根據(jù)國(guó)家的政策和法律法規(guī)制定的，是政策、法律法規(guī)等在企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理中的具體體現(xiàn)，它規(guī)定了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體處理方法、程序和措施等。建立健全有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部各職能部門、崗位、人員及各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制，對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)是否符合國(guó)家的方針、政策、法規(guī)和財(cái)經(jīng)紀(jì)律進(jìn)行嚴(yán)格的審查和控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)貪污、挪用公款、偷稅漏稅等不法行為，并及時(shí)采取有效措施予以糾正，使單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有組織、有秩序地進(jìn)行，從而確保國(guó)家法律法規(guī)及方針政策在企業(yè)內(nèi)部的貫徹執(zhí)行。

一、企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

我國(guó)有相當(dāng)一部分企業(yè)的管理當(dāng)局對(duì)建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度不夠重視，內(nèi)部控制的基礎(chǔ)十分薄弱。有的并未建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)制度，造成內(nèi)控制度殘缺不全（這多見于中小企業(yè)）；有些企業(yè)甚至認(rèn)為內(nèi)控制度就是成本控制、資產(chǎn)安全性的控制或者以為一堆堆的手冊(cè)、文件和制度就算內(nèi)控制度建立了（這多見于大企業(yè)）。還有一種情況更為嚴(yán)重，有章不循、執(zhí)法不嚴(yán)，使內(nèi)控制度流于形式，只是將已建立的制度寫在紙上、掛在墻上，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理過程中遇到具體問題，以強(qiáng)調(diào)靈活性為由而不按規(guī)定程序辦理，使內(nèi)部控制制度失去了應(yīng)有的剛性和嚴(yán)肅性。

二、由某上市子公司案件看內(nèi)控漏洞

某上市公司的子公司成立于2011年12月12日，一出現(xiàn)就被賦予向非鋼產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展的重要責(zé)任。但就在2012年9月，上市公司發(fā)布公告，稱因8 億元預(yù)付貨款難以收回，成立僅10個(gè)月的上市公司全資子公司現(xiàn)金流已枯竭。上市公司子公司將向法院申請(qǐng)進(jìn)行重整，而上市公司可能因此損失子公司注冊(cè)資本金2.7 億元。由這一起案列可看出：

1、重視經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、輕視人員素質(zhì)管理。某上市公司子公司成立于2011年12月12日，注冊(cè)資本27，000 萬(wàn)元。經(jīng)營(yíng)范圍：水路運(yùn)輸、公路運(yùn)輸、貨運(yùn)代理、船舶代理、物流倉(cāng)儲(chǔ)、配送加工、信息咨詢、物流金融服務(wù)及相關(guān)的物流業(yè)務(wù)；與鋼鐵有關(guān)的物料采購(gòu)與銷售業(yè)務(wù)；工程、設(shè)備等招標(biāo)代理；煤炭批發(fā)經(jīng)營(yíng)。由于鋼鐵產(chǎn)業(yè)面臨著巨大的生存壓力，成立之初，子公司作為上市公司全資子公司就肩負(fù)著積極開展非鋼產(chǎn)業(yè)，努力爭(zhēng)創(chuàng)非鋼收益“重任”。受到利益驅(qū)動(dòng)，該公司從多個(gè)供應(yīng)商處倒買倒賣與鋼鐵采購(gòu)無(wú)關(guān)的購(gòu)銷業(yè)務(wù)，使銷售收入業(yè)績(jī)指標(biāo)非常的“漂亮”，自我防范、自我約束的控制制度健全讓位于所謂業(yè)務(wù)的發(fā)展，以至于既定的內(nèi)控制度失控。子公司的業(yè)務(wù)經(jīng)理是物流公司的總經(jīng)理特意從某單位挖來的“千里馬”，認(rèn)為他頭腦靈活，善于經(jīng)營(yíng)，而正是這樣一個(gè)“靈活”的人在10 個(gè)月內(nèi)把子公司拖向了破產(chǎn)境地。

2、業(yè)務(wù)授權(quán)不明，內(nèi)部監(jiān)督不力。企業(yè)內(nèi)部各級(jí)管理人員應(yīng)在其職權(quán)范圍內(nèi)，根據(jù)既定的預(yù)算、計(jì)劃、制度等標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)常規(guī)性的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)或行為進(jìn)行授權(quán)。各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行駛職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。對(duì)一些特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，則必須要有公司董事會(huì)進(jìn)行特別的授權(quán)，各基層管理人員不能自行做主，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或最高管理當(dāng)局，由其針對(duì)具體情況進(jìn)行具體分析和研究后，才能做出決定。而僅子公司業(yè)務(wù)經(jīng)理一人就在10 個(gè)月內(nèi)擅自簽訂合同達(dá)到上千萬(wàn)元，其權(quán)限甚至超過了集團(tuán)公司董事長(zhǎng)的審批權(quán)限，這期間沒有任何部門和個(gè)人對(duì)此提出異議。

3、預(yù)付賬款控制不嚴(yán)，財(cái)務(wù)催貨追賬后續(xù)監(jiān)控缺位。子公司2011年12月成立，在它的訴訟公告不難發(fā)現(xiàn)，從2012年4月27日它的首份合同到8月23日止，牽涉上海某兄弟投資控股有限公司的金額就高達(dá)52，365.64 萬(wàn)元。在短短的4 個(gè)月內(nèi)，財(cái)務(wù)人員在沒有收到相應(yīng)貨物的情況下也沒有及時(shí)催貨追賬，仍然繼續(xù)大額付款，明顯違反了付款制度的規(guī)定。也許有些財(cái)務(wù)人員覺得“委屈”，合同也有，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也簽字了，財(cái)務(wù)只能照辦。但是，財(cái)務(wù)人員的責(zé)任心再?gòu)?qiáng)些，在預(yù)付賬款過后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有收到相應(yīng)的發(fā)票和入庫(kù)單可以如實(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)異常情況，而不是聽之任之，認(rèn)為手續(xù)齊全，款項(xiàng)就可照付，這樣也能在一定程度上避免越滑越深。

三、就子公司案談加強(qiáng)內(nèi)部控制措施

1、正確用人，嚴(yán)格授權(quán)層次。正確選擇被使用者，由于授權(quán)者對(duì)分派的職責(zé)負(fù)有最終的責(zé)任，因此選擇時(shí)必須慎重，盡可能做到“因事?lián)袢?、視能授?quán)”。為此，在授權(quán)前除對(duì)被授權(quán)者進(jìn)行嚴(yán)格的考察、挑選外，還可以采取先試用合格后再進(jìn)行授權(quán)等方式。企業(yè)必須建立和嚴(yán)格遵守授權(quán)批準(zhǔn)體系，所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都應(yīng)當(dāng)納入授權(quán)批準(zhǔn)的范圍內(nèi)，以便于全面預(yù)算與全面控制。授權(quán)批準(zhǔn)的范圍不僅要包括控制各種業(yè)務(wù)的預(yù)算（計(jì)劃）制定情況，而且還要對(duì)辦理手續(xù)、業(yè)績(jī)報(bào)告、業(yè)績(jī)考核等進(jìn)行明確授權(quán)。授權(quán)者必須向被授權(quán)者明確所授事項(xiàng)的任務(wù)目標(biāo)及權(quán)責(zé)范圍，以使員工能十分清楚地工作，按照授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、層次和責(zé)任來行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任。

2、加強(qiáng)付款控制，明確財(cái)務(wù)人員職責(zé)。付款是將企業(yè)的貨幣資金直接支付給供應(yīng)商，在此環(huán)節(jié)很容易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，這也是采購(gòu)與付款行為的必經(jīng)程序。因此，必須建立預(yù)付賬款的控制制度，預(yù)付賬款應(yīng)當(dāng)簽訂規(guī)范的采購(gòu)合同，合同經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽交由財(cái)務(wù)部門一份備查；嚴(yán)格控制各項(xiàng)預(yù)付款的額度，以及加強(qiáng)定金的管理，由于預(yù)付賬款和定金風(fēng)險(xiǎn)較大，因此一般應(yīng)當(dāng)由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批；未簽訂購(gòu)貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款；預(yù)付賬款付款申請(qǐng)必須包括付款理由、合同號(hào)、收款人、金額、付款時(shí)間和方式等，且由預(yù)算負(fù)責(zé)人簽字；收到采購(gòu)商品和勞務(wù)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票及時(shí)沖減預(yù)付賬款，沖抵部分發(fā)票金額后記錄預(yù)付賬款或應(yīng)付賬款，收到的商品或勞務(wù)金額（數(shù)額）和預(yù)付賬款不符，應(yīng)及時(shí)敦促相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理后備手續(xù)，對(duì)同一供應(yīng)商的多次（2次以上）預(yù)付款，如果上次的業(yè)務(wù)有未結(jié)情況，可以采取停止付款，要求對(duì)未處理事項(xiàng)進(jìn)行了結(jié)后再付款；必須定期與供應(yīng)商對(duì)賬，如有不符應(yīng)查明原因，以保證預(yù)付款的真實(shí)和安全。

3、建立單位負(fù)責(zé)人內(nèi)部控制責(zé)任制度。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本單位的采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與預(yù)付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)；按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議，指定專人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計(jì)劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。

綜上，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)子公司、分公司及分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的指導(dǎo)和監(jiān)督，為內(nèi)部控制有效實(shí)施創(chuàng)造良好條件。

［1］胡玄能.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范與解讀.新華出版社，2008.5.

［2］趙金英.淺析“預(yù)付賬款”的正確使用與管理.