談提高檔案管理軟件檢索效率的措施

邢艷娟，姚麗麗

（盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 盤錦 124000）

在現(xiàn)代社會工作中，需要大量使用到檔案管理類的軟件，該類型軟件可以大幅度提升相關(guān)人員對于信息的獲取效率。隨著社會分工的不斷進行，如何科學(xué)合理地使用檔案管理軟件，有效提高其檢索效率，充分發(fā)揮最大效益，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用方法的研究就顯得特別重要[1]。

在檔案系統(tǒng)的實際管理過程中，也出現(xiàn)了一些問題，從業(yè)人員通過長時間的工作經(jīng)驗，對這些問題進行反思，并提出了相應(yīng)的解決方式，促進了檔案系統(tǒng)的管理不斷升級，提高了檔案系統(tǒng)的使用效率和最終使用效果，本文根據(jù)作者的工作經(jīng)驗，并結(jié)合最新的有關(guān)檔案系統(tǒng)改進的資料進行闡述[2]。

一、檔案管理系統(tǒng)存在的意義

檔案系統(tǒng)的建立，對于大數(shù)據(jù)查詢有著非常重要的作用。隨著近些年社會分工的不斷細化，不同門類的數(shù)據(jù)之間存在很明顯的技術(shù)門檻，不同數(shù)據(jù)的特征對應(yīng)著完全不同的領(lǐng)域，對于無意查看此類信息的查找人員毫無意義。為了保證檢索過程的準(zhǔn)確性，就需要檔案建立人員要對不同檔案特點信息有必要的認知，在進行內(nèi)容分類的時候能夠按照專業(yè)性和使用領(lǐng)域的區(qū)別來進行分類[3]。方便后續(xù)進行查找內(nèi)容時能夠盡可能滿足查找者的實際要求，提高檢查效率和準(zhǔn)確度。

檔案系統(tǒng)的健全和落實，是近些年隨著信息化技術(shù)的不斷革新而提出的新型發(fā)展課題，由于各行各業(yè)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)在檔案系統(tǒng)的建設(shè)和使用中，具有巨大的優(yōu)勢，所以檔案管理成為了目前一些企業(yè)日常信息管理的一個重要環(huán)節(jié)。在企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)反映了企業(yè)各類型資源的使用效果和使用方向，這些數(shù)據(jù)在企業(yè)進行諸如經(jīng)濟活動分析時有重要的作用[4]。通過對不同領(lǐng)域的數(shù)據(jù)進行綜合整理、共同使用，在分析過程中相互參考，能夠使得數(shù)據(jù)反思的效果達到更好的水平。但是同時也需要在平時的數(shù)據(jù)管理過程中，能夠根據(jù)不同的使用情境和信息特點，對各類型數(shù)據(jù)進行整理和記錄，并根據(jù)不同數(shù)據(jù)的特征，對其進行分類，將其特征關(guān)鍵點挖掘出來，作為搜索的關(guān)鍵詞列入到檔案搜索系統(tǒng)中，確保在后續(xù)搜索過程中，檢索者只需要提供相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能夠輕松查找到自己所需要查閱的數(shù)據(jù)[5]。

二、檔案管理系統(tǒng)檢索效率無法得到較大提升的原因

在過去，由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，對數(shù)據(jù)進行分類時僅僅是依靠其字面上的區(qū)別進行分類，這樣的分類方式缺乏專業(yè)性和準(zhǔn)確性，往往會導(dǎo)致內(nèi)容無關(guān)的數(shù)據(jù)僅僅是因為在命名方式上具有相似點，就被歸置在一起，在進行檢索時，這些無關(guān)的數(shù)據(jù)會同時彈出，影響到檢索者的判斷，會大幅度降低檔案系統(tǒng)檢索的效率[6]。同樣也是由于過去的檔案分類是一種字面程度來進行分布的，所以很多真正具有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，往往不能夠被歸納總結(jié)到一起，在進行檢索時還要通過不同關(guān)鍵詞的變化，來獲取相應(yīng)的信息，大幅度降低了檢索的效率，使得檢索者需要花費更多的時間，用于查找關(guān)鍵詞，并判斷不同類型資料是否符合需求。近些年隨著信息系統(tǒng)影響程度的不斷增加，企業(yè)對于檔案管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性提出了更高的要求，并且在相關(guān)人員的任職上，盡可能選擇具有相關(guān)工作經(jīng)驗，或?qū)I(yè)背景的人員來擔(dān)任檔案管理人員。由于人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和應(yīng)用背景，所以在對不同類型的內(nèi)容進行分類時，能夠更加準(zhǔn)確科學(xué)，符合實際資料的運作特點[7]。其關(guān)鍵詞的設(shè)置能夠更加符合事物特征，方便檢索，并且能夠?qū)芏嗤愋唾Y料進行匯總，在檢索時相應(yīng)的資料能夠同時彈出，大幅度縮減檢索者的等待時間。

因為管理者具有相應(yīng)的專業(yè)背景，能夠?qū)Σ煌Y料的價值和特點有一個明確的判斷，對于高價值資料由于其在后續(xù)的檢索時會被多次引用，所以對于此類資料，在關(guān)鍵詞設(shè)定時會有更加明確并數(shù)量較多的關(guān)鍵詞匯進行選擇，而且能夠?qū)嶋H使用情境中與其息息相關(guān)的數(shù)據(jù)進行超鏈接。當(dāng)檢索者需要其他資料進行補充時，就可以通過鏈接的形式直接獲取相應(yīng)的信息，減少了再次輸入關(guān)鍵詞進行查詢的時間。整個查詢過程會更加自然，查詢效率更高，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和專業(yè)性也得到了較好的提升。由于相應(yīng)的管理人員具備專業(yè)背景，所以對于無用的數(shù)據(jù)也能夠進行及時的清除，降低系統(tǒng)檢索時要分析的數(shù)據(jù)量，讓系統(tǒng)能夠以更加高效的狀態(tài)完成相應(yīng)的檢索任務(wù)，也降低了在對檔案信息進行整理收集的過程中，對那些無用信息整理所浪費的時間，優(yōu)化了檔案系統(tǒng)內(nèi)部的資源組成，保證數(shù)據(jù)庫的專業(yè)性。

三、制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析及改進建議

在進行檔案管理軟件的設(shè)置時，往往會由于考慮的因素較多而導(dǎo)致實際的檢索分類較為繁瑣，影響到檢索的實際效率，在進行檔案軟件管理時進行不同分類應(yīng)盡可能選擇共通的特征。數(shù)據(jù)庫的分類過細會導(dǎo)致系統(tǒng)需要篩選和分析的數(shù)據(jù)也隨之提升，延長了系統(tǒng)的反應(yīng)速度，降低了實際的查找效率，并且很多相關(guān)數(shù)據(jù)分類在同一區(qū)域內(nèi)，能夠大幅度提高系統(tǒng)的反饋速度。檔案信息的分類關(guān)系就有可能導(dǎo)致這些互相有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)被分配到不同的領(lǐng)域，若是這樣，那么系統(tǒng)在檢索時需要跨領(lǐng)域進行分析檢索，這會造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的得出需要跨越更多的分析門檻。隨著面對的分類數(shù)據(jù)增多系統(tǒng)的反應(yīng)速度和準(zhǔn)確性也會出現(xiàn)不同程度的降低，這與目前提升檔案系統(tǒng)、檢索效率的初衷背道而馳[8]。同時如果在檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，對于不同分類過于詳細，則會造成數(shù)據(jù)的錄入工作壓力非常大，工作人員需要面臨的工作量更加艱巨。在長時間、高強度工作的環(huán)境影響下，工作人員的實際效率和工作質(zhì)量就會受到影響，很多時候由于長時間工作，導(dǎo)致記憶出現(xiàn)失誤，在進行信息錄入時可能出現(xiàn)不必要的問題，影響到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸類。在檔案管理初期，軟件仍然僅僅作為一種輔助的方式出現(xiàn)，真正的檔案檢索還是要靠人工自身的記憶和理解來進行。

在這樣的環(huán)境下，人工想要查到相應(yīng)的資料，首先需要對所檢索資料的特征和分類進行判斷和分析。在檢索系統(tǒng)中，輸入自己認為可以查到相關(guān)資料的關(guān)鍵詞，在分類非常細的情況下，人工往往需要通過多次改變搜索的關(guān)鍵詞和線索，才能夠得到自己想要的結(jié)果。造成這一情況出現(xiàn)的主要原因是由于分類過于細致，會導(dǎo)致關(guān)鍵詞與實際內(nèi)容的貼合程度更高，關(guān)鍵詞更加接近搜索內(nèi)容的原句，而檢索者對相關(guān)資料進行搜索時考慮的是這類資料的共同特征，所以他們會以特征點作為搜索線索來進行系統(tǒng)檢索。而檔案歸類人員只會根據(jù)內(nèi)容來進行分類，兩種不同的思考方向會導(dǎo)致最終出現(xiàn)的關(guān)鍵詞匹配程度不高。這種情況在之前缺乏專業(yè)人員管理檔案分類時，情況更加嚴(yán)重?，F(xiàn)在雖然具有專業(yè)背景的人員參與檔案管理，但如果分類過細，在進行關(guān)鍵詞設(shè)置時，檔案管理者仍然無法很好地貼合檢索者的需求，造成檢索過程的重復(fù)和失誤[9]。

同時在設(shè)置相應(yīng)的檢索條件時要壓縮檢索條件的字數(shù)，從系統(tǒng)層面進行分析，檢索條件的次數(shù)增加，系統(tǒng)需要識別和判斷的工作量會成幾何倍數(shù)遞增，就會導(dǎo)致系統(tǒng)的實際工作壓力變大，降低了系統(tǒng)的反饋效率和速度。從實際操作的角度來分析，隨著檢索關(guān)鍵詞數(shù)量的增加，其中包含的內(nèi)容也會隨之增加，而內(nèi)容的增加會導(dǎo)致其涵蓋或有相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容范圍被擴大，最終導(dǎo)致檢索出的結(jié)果互相之間的關(guān)聯(lián)性不高。很多與檢索者本身期望無關(guān)的內(nèi)容也會被檢索結(jié)果彈出。檢索條件和檢索次數(shù)的不受控制，會大幅度降低檢索系統(tǒng)的實際使用效率和準(zhǔn)確性。所以在實際的使用和創(chuàng)建過程中，對于檢索條件的字數(shù)都有一定的限制，并且根據(jù)不同特征，所選擇的關(guān)鍵詞、類型也不同。這樣做的目的是最大程度地減少系統(tǒng)在進行內(nèi)容篩選和分析時能夠盡可能地減少判斷所需的步驟和時間。在檢索條件的設(shè)置中，要盡可能多地使用“或”這個條件，而減少“且”這個條件。“或”是一種相對開放包容的檢索條件，在這一條件的允許下，很多具有關(guān)聯(lián)性相似性的內(nèi)容，能夠被同時識別并允許通過。而“且”這是一個閉環(huán)檢索條件，只要其中一個條件與檢索條件不符，其他的內(nèi)容都無法被系統(tǒng)通過，這雖然能夠大幅度減少最終彈出的結(jié)果數(shù)量，但是數(shù)量過于稀少，或過度抑制相關(guān)資源的選擇，同樣也會影響到最終的檢索效果。

通過全文的介紹，我們已經(jīng)知道，在檢索過程中檢索者所認可的關(guān)鍵詞與檔案設(shè)計者認可的關(guān)鍵詞并不是完美匹配的，所以很多時候檢索者給出的條件，并不一定是完全對應(yīng)著檔案中已經(jīng)設(shè)立的關(guān)鍵詞。在這種情況下，如果采用閉環(huán)的檢索條件，只要有任何一個條件與檢索條件不符合，其對應(yīng)的數(shù)據(jù)都無法被通過，那么只要檢索中輸入的關(guān)鍵信息與檔案出現(xiàn)任何一點不符，都無法出現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容[10]。很多有價值的數(shù)據(jù)，就會被隔絕在檢索過程外，對于檔案管理系統(tǒng)而言，沒有搜索結(jié)果并出具錯誤，搜索結(jié)果更沒有意義。其次檔案信息錄入人員絕非只會計算機錄入就可以了，檔案信息錄入的準(zhǔn)確與否直接影響日后檔案檢索的效率。因此，有必要對檔案信息錄入人員進行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容至少應(yīng)包括文秘基本知識、檔案基本知識和產(chǎn)生檔案的單位基本情況介紹，只有了解這三方面的基本知識，才能更好地把握檔案信息錄入的準(zhǔn)確度，保證檔案檢索的效率。

綜上所述，檔案信息錄入工作是有其固定規(guī)律的，工作人員在進行檔案錄入的時候，應(yīng)遵循：首先錄入重點信息，再次錄入一般信息；首先錄入永久信息，再次錄入定期信息；首先錄入文書信息，再次錄入科技信息，隨后錄入人事信息。在錄入時要遵循從目錄到全文的步驟順序，應(yīng)該根據(jù)檔案的實際內(nèi)容再結(jié)合檔案的使用情況決定如何錄入。一般來說是從重要檔案先錄入，隨后開展全文掃描工作，逐步實現(xiàn)檔案信息化。在檔案錄入工作中，如果出現(xiàn)了一些規(guī)范化的簡稱、文件編號，或者是一些特殊符號等容易出現(xiàn)錄入不統(tǒng)一情況的，根據(jù)經(jīng)驗，要提前做好統(tǒng)一規(guī)定，這樣才能夠避免出現(xiàn)檢索不完全現(xiàn)象。