淺談創(chuàng)建管理體系提升企業(yè)管理

■呂秀燕 大唐遼源發(fā)電廠

一、創(chuàng)建管理體系的背景

我廠共有1300 多名職工，每天大家都在忙忙碌碌，盡管同志們工作都非常努力，但仍然連年虧損。越級(jí)反應(yīng)問題的現(xiàn)象層出不窮，管理很不順暢。部門之間職責(zé)界限劃分不清，管理既有重疊，又有空白；工作互相推諉、扯皮，工作效率極其低下；獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)不及時(shí)，起不到應(yīng)有的激勵(lì)作用，人們工作積極性差；生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)和辦公區(qū)域，物品隨意擺放，不井然有序。所有這些現(xiàn)象嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展。

二、原因分析

管理制度不健全，職責(zé)不清晰，未能達(dá)到凡事有章可循，凡事有據(jù)可查，凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有人監(jiān)督的局面；執(zhí)行力差。

三、制定整改措施，創(chuàng)建管理體系

問題找到了，廠領(lǐng)導(dǎo)班子經(jīng)多次研究，決定建立一個(gè)管理順暢，制度嚴(yán)密，界面清晰、程序明確、責(zé)權(quán)對(duì)等、制度閉環(huán)、簡(jiǎn)單可行的管理體系。實(shí)現(xiàn)責(zé)任、義務(wù)和利益的合理分配，最終實(shí)現(xiàn)凡事有章可循、凡事有據(jù)可查、凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有人監(jiān)督的閉環(huán)管理體系。

為了更好地開展工作，我廠下發(fā)紅頭文件，成立了以廠長(zhǎng)和黨委書記為主任、以基建副廠長(zhǎng)為常務(wù)副主任的“科學(xué)發(fā)展推進(jìn)委員會(huì)”，下設(shè)科學(xué)發(fā)展推進(jìn)辦公室（簡(jiǎn)稱推進(jìn)辦）和生產(chǎn)、經(jīng)營、前期擴(kuò)建、人資行政、思政、紀(jì)檢工會(huì)、后勤多經(jīng)等7 個(gè)工作小組，負(fù)責(zé)建立管理體系的相關(guān)工作。對(duì)本廠管理流程進(jìn)行全面梳理，合并、優(yōu)化70 多個(gè)管理流程，摒棄繁瑣環(huán)節(jié)，達(dá)到流程最優(yōu)、效率最高。

1.梳理文件。推進(jìn)辦主任親自帶領(lǐng)推進(jìn)辦相關(guān)人員對(duì)全廠30個(gè)部門，一個(gè)部門一個(gè)部門進(jìn)行管理體系文件摸底排查、梳理，要求每個(gè)部門一把手親自接待文件排查人員，對(duì)全廠原有的300 多個(gè)管理制度進(jìn)行梳理、合并和修訂，摒棄繁瑣環(huán)節(jié)，最終形成230個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到流程最優(yōu)，管理無死角，考核無盲區(qū)；對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理。

2.修編、評(píng)審文件。結(jié)合我廠實(shí)際和上級(jí)的有關(guān)要求，確定需要完善的各類標(biāo)準(zhǔn)目錄；同時(shí)編寫了廠綱領(lǐng)性、法規(guī)性文件《管理手冊(cè)》，明確全廠總的管理要求和各單位管理職責(zé)。各職能部室編寫《控制程序》，明確關(guān)鍵管理過程的控制方法；由各單位按照工作崗位的要求自行編寫《工作標(biāo)準(zhǔn)》；對(duì)《管理手冊(cè)》、《控制程序》進(jìn)行初步評(píng)審。推進(jìn)辦對(duì)收集上來的440 份工作標(biāo)準(zhǔn)、230份管理標(biāo)準(zhǔn)、30 個(gè)控制程序以及60 多份技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)按類別和歸口部門重新進(jìn)行了修編，為了確保管理體系文件修編的質(zhì)量，各部門多次召開專題會(huì)議，組織本部門全體人員學(xué)習(xí)《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)定》，并進(jìn)行了考試，使全體人員熟知并掌握該標(biāo)準(zhǔn)。各部門把本部門需要修編的文件按專業(yè)進(jìn)行了分工，同時(shí)規(guī)定了完成的最后期限。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的修訂，他們采用本崗修編、交叉審核、領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)的方式，并明確哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，由哪個(gè)環(huán)節(jié)的人負(fù)責(zé)，最后推進(jìn)辦對(duì)各部門上交《工作標(biāo)準(zhǔn)》，組織廠生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、黨群專業(yè)骨干組成的6 人小組，用投影儀播放，字斟句酌，反復(fù)推敲，逐條評(píng)審。；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)按專業(yè)進(jìn)行分工，專業(yè)專工結(jié)合我廠實(shí)際情況，深入現(xiàn)場(chǎng)，按圖索驥，逐字逐句進(jìn)行推敲，部門領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)；管理標(biāo)準(zhǔn)按照上級(jí)有關(guān)文件精神以及我廠工作實(shí)際，由部門專業(yè)人員集中進(jìn)行評(píng)審，部門負(fù)責(zé)人最后審核。為切實(shí)保證修編質(zhì)量，部門領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)對(duì)各崗位人員工作情況進(jìn)行抽查，對(duì)未按要求或未達(dá)到要求的人員制定了嚴(yán)密的考核辦法，實(shí)行崗位問責(zé)。為了確保體系文件的適宜性和可操作性。對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)按照上級(jí)有關(guān)精神及文件要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，在本部門內(nèi)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的適宜性和可操作性進(jìn)行討論，管理界面交叉的，由歸口部門負(fù)責(zé)組織評(píng)審，劃清管理界面，明確管理職責(zé)，真正實(shí)現(xiàn)凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有章可循的良好局面，從而提升了管理水平。

3.運(yùn)行文件。文件修訂后，召開了管理體系試運(yùn)行發(fā)布會(huì)，廠長(zhǎng)批準(zhǔn)新建管理體系文件《管理手冊(cè)》、30 個(gè)《控制程序》、230 份管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)、440 份工作標(biāo)準(zhǔn)、60 份技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。并印刷出版了樣書，在全廠范圍內(nèi)全部進(jìn)行試運(yùn)行。同時(shí)把試運(yùn)行的文件掛在網(wǎng)上，并開辟了學(xué)習(xí)專欄，鼓勵(lì)全廠人員認(rèn)真學(xué)習(xí)試運(yùn)行的文件，并遵照?qǐng)?zhí)行，對(duì)在試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)文件中存在問題的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。在文件試運(yùn)行過程中，為了加強(qiáng)全廠職工對(duì)文件的熟悉掌握，推進(jìn)辦組織全廠1000 多職工進(jìn)行一次大規(guī)劃的管理體系文件考試，共考了22 場(chǎng)次，考試前10 名的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不及格的進(jìn)行了補(bǔ)考。通過考試，使全廠職工對(duì)管理體系的建立及管理體系文件有了新的認(rèn)識(shí)。在管理體系文件試運(yùn)行過程中，還在全廠范圍內(nèi)（30 個(gè)部門）組織了一次大規(guī)模的內(nèi)部審核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行了糾正和預(yù)防，并要求各部門對(duì)本部門的工作按管理體系文件要求進(jìn)行一次全面自查。使試運(yùn)行的文件在運(yùn)行中不斷完善。

4.重新收集文件。對(duì)在試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的管理空白及交叉現(xiàn)象，及時(shí)進(jìn)行了文件補(bǔ)充、修訂?！豆芾碇贫绕鸩?、審核管理辦法》、《重大會(huì)議統(tǒng)籌管理辦法》等20 多個(gè)管理辦法；重新修訂了制度審批流程，進(jìn)一步完善了《績(jī)效考核管理辦法》，細(xì)化了《車輛、物資、人員出入廠區(qū)管理規(guī)定》，使各項(xiàng)管理趨于合理，完整而不重疊，簡(jiǎn)單但無漏洞。

5.效果驗(yàn)證。我廠自從執(zhí)行新建立的管理體系文件，由于職責(zé)明確，界限劃分清晰，原來不知道哪個(gè)部門管的事現(xiàn)在職責(zé)明晰了，工作推諉，扯皮的現(xiàn)象沒有了。部門之間管理順暢、簡(jiǎn)潔了，各部門的管理水平都有很大提升，廠區(qū)的環(huán)境整潔有序。以前機(jī)組檢修后在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)隨意就能發(fā)現(xiàn)修后的設(shè)備沒有了標(biāo)識(shí)?，F(xiàn)在的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)不但檢修的設(shè)備，就連運(yùn)行的設(shè)備，一個(gè)標(biāo)識(shí)都不少，管理極其規(guī)范。同時(shí)把環(huán)保納入新建立的管理體系當(dāng)中，并重點(diǎn)進(jìn)行關(guān)注，特別是對(duì)4 號(hào)冷去水塔周圍加裝隔音裝置，不但滿足環(huán)保指標(biāo)要求，同時(shí)對(duì)周圍的老百姓提供了良好的生活環(huán)境。

我廠自管理體系運(yùn)行以來，人力資源部調(diào)整了機(jī)構(gòu)設(shè)置，撤消了職責(zé)混淆的部門，成立了職責(zé)明確的專職部門；市場(chǎng)運(yùn)營部按照年、月、周工作計(jì)劃，執(zhí)行體系文件要求，對(duì)工作完成情況隨時(shí)處于可控狀態(tài)；監(jiān)督體系有必要的考核額度指標(biāo)，在考核的基礎(chǔ)上，兌現(xiàn)適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；考核體系的工作每月、每季度、每年定期公布，既要體現(xiàn)考核的及時(shí)性，也要體現(xiàn)考核的公平性。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)管理，由市場(chǎng)部隨時(shí)發(fā)布對(duì)標(biāo)產(chǎn)生的偏差和糾正措施，調(diào)整重要的技術(shù)指標(biāo)和目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任人，確定完成日期和檢查單位，按期兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，實(shí)現(xiàn)“五確認(rèn)一兌現(xiàn)”的管理模式。各檢修單位在2012 的兩臺(tái)機(jī)組C 級(jí)檢修中，嚴(yán)格按《設(shè)備檢修控制程序》完成，使設(shè)備檢修后一次交驗(yàn)合格率達(dá)到100%；并且在180日內(nèi)未出現(xiàn)因檢修質(zhì)量原因引起的臨檢。設(shè)備的日常維護(hù)嚴(yán)格按《設(shè)備系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)管理辦法》規(guī)定的要求執(zhí)行。所以我廠的設(shè)備可靠性好了，機(jī)組可利用小時(shí)數(shù)提高了，并且達(dá)到省內(nèi)同類型機(jī)組之首，完成了33 億發(fā)電量的可喜成績(jī)。

實(shí)行管理體系，各部門都能主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，主動(dòng)工作。主要的表現(xiàn)有：一是體系中明確規(guī)定廠區(qū)的環(huán)境由行政事務(wù)部歸口管理。行政事務(wù)部接管后，有計(jì)劃的開展治理，道路得到平整，邊石得到修復(fù)，草坪全面綠化，廠區(qū)環(huán)境變得整潔有序。二是按照6S 管理要求，行政事務(wù)部、市場(chǎng)部開展相關(guān)管理工作，辦公場(chǎng)所、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、庫房物品擺放整齊，標(biāo)志齊全。三是規(guī)范了管理制度的管理，以前各職能部門隨意發(fā)布管理制度，一件事涉及幾個(gè)部門的，各部門各司其職，隨意發(fā)布管理制度，經(jīng)常出現(xiàn)管理重疊和管理空白現(xiàn)象，由于多頭管理，很多管理制度沒有很好地執(zhí)行，實(shí)行新的管理體系，管理制度由主管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，經(jīng)法律事務(wù)部、工會(huì)、市場(chǎng)運(yùn)營部評(píng)審最后由推進(jìn)辦統(tǒng)一發(fā)布，這樣確保了管理制度的適宜性和可操作性，同時(shí)避免了管理制度的重復(fù)發(fā)布，還原了管理制度的權(quán)威性；四是工程管理、文明生產(chǎn)、來訪接待、門衛(wèi)管理、勞動(dòng)紀(jì)律等都明確了管理職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)生活變得井然有序，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的有序發(fā)展。

四、結(jié)束語

建立適合本企業(yè)的管理體系，是提升企業(yè)管理水平、增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營效益的有效途徑,是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、擺脫困境和發(fā)展壯大的有效手段。創(chuàng)新是企業(yè)管理永恒的主題。企業(yè)建立、實(shí)施管理體系可以達(dá)到追求卓越、流程再造、持續(xù)改善、創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)的目的,形成不斷改進(jìn)和完善科學(xué)管理的良性循環(huán),極大的增強(qiáng)了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。隨著運(yùn)行過程中對(duì)不適宜管理程序的持續(xù)改進(jìn)，新建立的管理體系的優(yōu)勢(shì)會(huì)逐步顯現(xiàn)，通過建立執(zhí)行情況常態(tài)檢查機(jī)制，逐步促進(jìn)流程科學(xué)化，構(gòu)建和實(shí)施以業(yè)務(wù)流程當(dāng)中的覆蓋生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各方面的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，實(shí)行精細(xì)化管理，向管理要效益，充分利用建立的管理體系。新建立管理體系正在發(fā)揮前所未有的作用。

標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則——中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)，2010