建立完善高職院校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的思考

李 前

（貴州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，貴州 貴陽550008）

財(cái)務(wù)管理是當(dāng)今我國高職院校管理的重要內(nèi)容之一。為保證高職院校的財(cái)務(wù)運(yùn)行健康安全，財(cái)務(wù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，必須實(shí)施有效的內(nèi)控。本文從內(nèi)控的基本原則、一般方法等角度，針對(duì)高職院?，F(xiàn)狀，對(duì)建立健全財(cái)務(wù)內(nèi)控制度進(jìn)行探討。

一、高職院?，F(xiàn)狀

隨著國家教育體制改革不斷深化，高職院校的自主權(quán)進(jìn)一步擴(kuò)大，財(cái)政撥款不斷增加，單位創(chuàng)收逐年增多，為改善辦學(xué)條件、提高競(jìng)爭(zhēng)力，基建項(xiàng)目多，財(cái)務(wù)工作量急劇加大，原有管理模式、制度滯后，如：差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)實(shí)不相適應(yīng)，會(huì)計(jì)人為控制因素較大；制度未成體系且范圍較窄和內(nèi)容有限，缺乏可操作性；機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置不合理甚至權(quán)責(zé)不匹配，以及財(cái)務(wù)人員素質(zhì)參差不齊等；導(dǎo)致執(zhí)行效果較差。

二、內(nèi)控制度的作用

（一）提高信息使用價(jià)值

財(cái)務(wù)信息來源渠道復(fù)雜，過程及環(huán)節(jié)多。因此，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的處理程序，如：業(yè)務(wù)經(jīng)過環(huán)節(jié)、處理時(shí)限、經(jīng)辦人員的職責(zé)劃分、審批稽核手續(xù)及憑證賬簿等，通過內(nèi)控規(guī)范財(cái)務(wù)管理。

（二）貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)制度

財(cái)務(wù)內(nèi)控是貫徹會(huì)計(jì)制度的具體化。如：規(guī)范支出所使用的會(huì)計(jì)科目、賬簿、憑證以及賬務(wù)處理辦法，明確規(guī)定采購、開票、入庫、審核等有關(guān)人員的職責(zé)等，形成相互制約和監(jiān)督，防止違法亂紀(jì)行為。

（三）防錯(cuò)糾錯(cuò)

通過內(nèi)控達(dá)到：業(yè)務(wù)處理程序和手續(xù)周密，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理合理分工，明確每個(gè)經(jīng)辦人員的職權(quán)和責(zé)任。對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理全過程進(jìn)行監(jiān)督，有效防止和隨時(shí)糾正錯(cuò)誤。

三、內(nèi)控三要素

（一）權(quán)利與責(zé)任

明確單位行政領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門的職權(quán)和責(zé)任，據(jù)此明確他們?cè)谔幚斫?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)所處的地位和作用。

(二)程序與手續(xù)

明確規(guī)定處理每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的手續(xù)、方法及人員，以及這些人員之間的相互關(guān)系等。

（三）控制方式

辦理任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過其他人員的核準(zhǔn)同意，設(shè)置監(jiān)督環(huán)節(jié)，讓所有相關(guān)人員之間形成監(jiān)督制約關(guān)系。

四、內(nèi)控基本方式

（一）授權(quán)控制

獲得授權(quán)的人員才能處理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)不準(zhǔn)處理業(yè)務(wù)，如：非會(huì)計(jì)員處理賬務(wù)、非出納員收付現(xiàn)金等。

“一般授權(quán)”只能處理一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如：采購員在計(jì)劃指標(biāo)內(nèi)購買材料，出納員按規(guī)定予以報(bào)銷等；“特定授權(quán)”經(jīng)單位行政領(lǐng)導(dǎo)特批授權(quán)，如：削價(jià)處理積壓或閑置物品等。學(xué)院應(yīng)編制授權(quán)指引，規(guī)范授權(quán)的范圍/ 權(quán)限/ 程序和責(zé)任，嚴(yán)格控制特別授權(quán)。

（二）分權(quán)控制

也稱職務(wù)管理控制或不相容職務(wù)分離控制，指任何個(gè)人不得全程單獨(dú)辦理一項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須由兩人以上分工負(fù)責(zé)，相互制約及監(jiān)督。原則為：授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)與執(zhí)行職務(wù)分離；執(zhí)行職務(wù)與紀(jì)錄職務(wù)分離；財(cái)產(chǎn)物資的保管職務(wù)與會(huì)計(jì)紀(jì)錄職務(wù)分離；經(jīng)辦職務(wù)與稽核職務(wù)分離；貨幣資金出納職務(wù)與總賬紀(jì)錄職務(wù)分離。

（三）憑證控制

原始憑證是實(shí)施經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全過程紀(jì)錄控制的基礎(chǔ)。因此，必須保證有足夠的憑證聯(lián)次和合理的憑證傳遞程序，把參與的所有職能部門及相關(guān)人員聯(lián)系起來。原則為：以真實(shí)、正確、合法的原始憑證作為業(yè)務(wù)證明材料和控制依據(jù)；用復(fù)寫方式填制，一式幾聯(lián)；收款收據(jù)、支付存根等重要憑證，事先連續(xù)編號(hào)，杜絕短缺，普通憑證在使用時(shí)按順序統(tǒng)一編號(hào)；憑證上有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人/ 驗(yàn)收人(或證明人)/報(bào)批人/ 審核人的簽名或蓋章。

五、財(cái)務(wù)內(nèi)控的要求

（一）目標(biāo)及原則

目標(biāo)：針對(duì)單位實(shí)際情況，保證資金和資產(chǎn)的安全完整和使用效果，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有序進(jìn)行，有效控制各種風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)相關(guān)信息準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，提高財(cái)務(wù)管理水平。

原則：遵循國家《會(huì)計(jì)法》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》等法律、法規(guī)及財(cái)務(wù)管理相關(guān)要求，規(guī)范各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，人財(cái)物管理全方位覆蓋；隨著高校內(nèi)、外環(huán)境改變實(shí)時(shí)修改和完善；合理設(shè)置工作機(jī)構(gòu)、建立相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制；工作流程簡(jiǎn)便易行；定期檢查執(zhí)行情況，及時(shí)改進(jìn)發(fā)現(xiàn)的問題；以最小控制成本取得最大的控制效果并保持適當(dāng)比例。

（二）方法及內(nèi)容

1.對(duì)不相容職務(wù)相互分離、授權(quán)批準(zhǔn)控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保全控制、風(fēng)險(xiǎn)防范控制、內(nèi)部報(bào)告控制和電子信息技術(shù)控制等一般內(nèi)部控制方法，按需加強(qiáng)或簡(jiǎn)化，使財(cái)務(wù)內(nèi)控制度符合工作實(shí)際。

2.以《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》為指導(dǎo)，結(jié)合工作實(shí)際，將控制內(nèi)容分為預(yù)算計(jì)劃、審核錄入、貨幣資金、人員工資福利支出管理、項(xiàng)目收費(fèi)管理、固定資產(chǎn)管理、工程項(xiàng)目管理、對(duì)外投資和其他控制等方面。

六、理性思考

隨著當(dāng)代電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)電算化迅速普、提高及功能延伸。原已建立的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理、工資核算管理、項(xiàng)目收費(fèi)管理和固定資產(chǎn)管理等信息系統(tǒng)，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)自動(dòng)化和加密技術(shù)也減少了人為控制的因素。因此，筆者認(rèn)為，當(dāng)前應(yīng)將控制重心轉(zhuǎn)到以下電子信息技術(shù)難以替代的人為操作環(huán)節(jié)：

（一）預(yù)算計(jì)劃

一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)應(yīng)圍繞預(yù)算展開，全部收支均納入預(yù)算計(jì)劃。強(qiáng)調(diào)集體審議聯(lián)簽、授權(quán)批準(zhǔn)恰當(dāng)、編報(bào)預(yù)算與執(zhí)行預(yù)算數(shù)額一致，執(zhí)行預(yù)算的嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)和調(diào)整預(yù)算合理、可行等。

（二）資料審核錄入

原始資料審核錄入分為批準(zhǔn)、審核、錄入三個(gè)步驟，是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)核算的第一關(guān)。應(yīng)適度下放審批權(quán)，合理劃分授權(quán)批準(zhǔn)界限；重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)事項(xiàng)的合法（規(guī)）性和真實(shí)性，原始資料至少有兩個(gè)環(huán)節(jié)的復(fù)查核對(duì)；建立崗位責(zé)任制，有人負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)行預(yù)算跟蹤控制；各要素錄入完整、格式統(tǒng)一、分錄準(zhǔn)確和相同事項(xiàng)前后一致。

（三）出納環(huán)節(jié)

學(xué)院的多個(gè)出納崗位都應(yīng)并入本控制環(huán)節(jié)。應(yīng)特別注重出納職能與登記（除現(xiàn)金、銀行日記賬）賬目或記錄相分離，避免由一人負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行全過程；加強(qiáng)印鑒管理；加強(qiáng)銀行賬戶管理。

(四)子系統(tǒng)人工銜接

除主核算系統(tǒng)外，工資核算系統(tǒng)、收費(fèi)管理系統(tǒng)等在目前尚未形成系統(tǒng)自動(dòng)銜接的情況下（即使有也應(yīng)增加中間控制環(huán)節(jié)），至少應(yīng)對(duì)兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，加強(qiáng)復(fù)核，不能直接處理子系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的資料。

（五）結(jié)果輸出轉(zhuǎn)報(bào)

對(duì)綜合反映一定期間產(chǎn)生與上報(bào)的全部財(cái)務(wù)事項(xiàng)，包括微機(jī)系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表輸出、自我檢查、轉(zhuǎn)換上報(bào)，重點(diǎn)控制報(bào)表的完整性、結(jié)果的合法性、數(shù)據(jù)的一致性；格式或指標(biāo)轉(zhuǎn)換、合并與拆分?jǐn)?shù)據(jù)要準(zhǔn)確并有說明。

（六）并行體系獨(dú)立控制

如固定資產(chǎn)管理、工資核算管理、項(xiàng)目收費(fèi)管理及基建財(cái)務(wù)管理、資金結(jié)算中心管理、往來款項(xiàng)核算管理和融資貸款或創(chuàng)收管理等，都應(yīng)制定相適宜的內(nèi)控制度。

內(nèi)控制度能否有效執(zhí)行，重在監(jiān)督檢查。根據(jù)目前高職院?，F(xiàn)狀，充實(shí)相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，在外部制約的基礎(chǔ)上，適當(dāng)增大監(jiān)督力度。同時(shí)，隨著國家法律法規(guī)、政策、制度等改變和單位業(yè)務(wù)職能調(diào)整、管理要求提高等變化，不斷修訂和完善財(cái)務(wù)內(nèi)控制度。

結(jié)語

對(duì)財(cái)務(wù)事務(wù)的管理，必須依靠外部監(jiān)督和完善內(nèi)控機(jī)制相結(jié)合。通過實(shí)施內(nèi)控，使辦理一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的程序和人員職責(zé)明確，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止錯(cuò)誤和違法行為，保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利進(jìn)行。