淺析信息化時代高校檔案管理的創(chuàng)新思路

關 玲

(賀州學院，廣西 賀州 542899)

2008年9月頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》明確指出，高校檔案是“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”［1］89。高校檔案是高校各部門工作的真實反映，高校檔案工作者應予以高度重視，并按照檔案管理相關規(guī)定做好檔案的收集、鑒定、整理、保管和提供利用等工作。隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，檔案逐漸增多，高校檔案管理工作成為一項非常重要而又繁瑣的工作，必須充分應用現(xiàn)代化科技手段，做好檔案管理思路的創(chuàng)新，以提高工作效率和質(zhì)量，適應時代發(fā)展的需要。

一、重視信息化管理制度和相關設施建設

在信息化時代，要搞好高校檔案管理，只有努力更新觀念，才能真正重視信息化管理制度和相關設施建設。

首先，要努力更新觀念。理論來源于實踐的同時又能動地指導實踐，具有能動性的理論就是指導我們實踐的理論，而能動性的理論來源于我們不斷更新的思想認識和行為，有了新的想法和觀念才能在實踐中不斷創(chuàng)新開展工作。近年來，各高校檔案工作得到長足的發(fā)展，但部分高校還是存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要的”的狀況，有些師生對檔案工作一無所知。在信息時代背景下，高校檔案管理工作要想有效進行，必須努力更新觀念，進一步提高認識，保證各項工作的正常進行。具體可以從以下方面人手:一是單位領導要重視檔案管理，充分認識檔案管理的重要性，明確新時期檔案工作的目標和任務，從而帶動高校檔案人員的工作積極性的提高;二是要加大宣傳力度，使全體師生員工對檔案管理有一個全面的認識，專兼職檔案員以至學校師生明確自己的責任和職責，為做好高校檔案管理工作奠定良好的思想理論基礎。

其次，重視信息化管理制度建設，盡力實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新。在高校檔案管理中，創(chuàng)新性管理機制是管理工作中一項重要內(nèi)容。由于檔案管理是個復雜的過程，如果沒有健全的管理體制，勢必造成管理的混亂。一直以來，高校檔案管理存在工作效率低、工作思路和管理模式呆板陳舊等問題。造成檔案管理過程中的不良現(xiàn)象的主要原因是學校不夠重視檔案工作，檔案館的工作人員沒有競爭意識，在工作過程中缺乏活力，缺乏創(chuàng)新開展工作的動力，檔案管理應該不斷健全管理機制、體制，加強管理。王文慧等指出，在檔案管理過程中，必須創(chuàng)新思路，徹底打破工作缺乏熱情、缺乏服務意識和競爭意識的呆板現(xiàn)象;必須改變工作方法單調(diào)、簡單的陳舊管理機制［1］90。所以，在管理制度上，一是建立現(xiàn)代化的管理制度，如關于電子文件的歸檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、聲像檔案的歸檔等問題制定相關規(guī)定，并在檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作中貫徹落實，保證各項管理工作特別是檔案信息化建設工作能夠有條不紊地進行，少走彎路;二是落實責任制度，修訂新形勢下高校各級領導、專兼職檔案員的崗位職責，使得相關人員明確自己的職責范圍和義務，切實加強檔案信息管理;三是建立完善的考核機制和激勵機制，獎罰分明。通過科學的獎懲制度，讓工作人員有競爭意識，在工作中形成嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，逐步培養(yǎng)樂于奉獻和熱情服務學校、社會的思想意識。

再次，要加強基礎設施建設。隨著信息化社會發(fā)展的不斷深入，新型載體檔案的出現(xiàn)以及計算機技術、網(wǎng)絡技術的普遍運用，對檔案管理的軟硬件條件均提出了更高的要求。當前高校檔案管理信息發(fā)展過程中存在信息化系統(tǒng)的不統(tǒng)一、基礎設施差、館藏檔案數(shù)字化進程慢等弊端嚴重影響高校檔案管理信息化發(fā)展進程的制約因素［2］243。我們應該充分認識現(xiàn)代科學技術給我們帶來的機遇和挑戰(zhàn)，在更新思想認識和觀念的基礎上，加強基礎設施的建設，保證經(jīng)費的投入。一是建立適應發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng);二是保證檔案庫房符合檔案管理的要求，盡量不設在頂層和底層;三是安裝鐵門、鐵窗，配備足夠檔案柜，完善檔案保管設施如氣體滅火消防器、滅火控制系統(tǒng)以及火災報警系統(tǒng);四是配備庫房消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器等設備;五是購置高配置電腦、專業(yè)掃描儀、復印機、打印機等檔案數(shù)字化建設所需的辦公設備。

二、突出育人功能，設法整合資源

在現(xiàn)代化的檔案管理建設過程中，最突出的問題也是不能忽視的問題就是重視高校檔案管理的育人功能。高校檔案涵蓋了高校建設、振興發(fā)展的點點滴滴，記錄著學校發(fā)展過程中師生的英雄事跡和為學校的發(fā)展做出的貢獻。高校檔案科學管理和開發(fā)建設可以通過舉辦專題性展覽、講座等方式充分發(fā)揮高校檔案的科學育人功能，有針對性的加強大學生的思想政治教育，綜合發(fā)展大學生的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識。高校擁有豐富的物質(zhì)和文化資源，充分挖掘和發(fā)揮高校的資源優(yōu)勢，在高校檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化資源設備的利用、檔案資源豐富程度、管理人員的素質(zhì)水平、檔案的歸類方式都不同程度的影響著高校檔案的育人功能。在今后管理工作中要將高校檔案管理工作融入校園共同承擔培養(yǎng)人才的重任，在管理方式上要突出以人為本的服務體系和以人為本的管理結構設置體系，強化高校檔案的育人功能，突出人文精神的培養(yǎng)和發(fā)展。

在信息化社會，要最大程度地發(fā)揮高校檔案工作人員的潛力，以適應創(chuàng)新性開展工作，滿足信息化、高效化、速度化發(fā)展的時代要求。在工作中為了調(diào)動管理人員的積極性，學校領導和管理者要積極整合檔案的信息資源、優(yōu)化檔案部門的環(huán)境資源配置、積極開發(fā)潛在的檔案資源。

檔案管理工作涉及大量的人力和物力，呈現(xiàn)出工作量大、學科門類多等特點，學校各部門之間要及時溝通和協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排，合理的配合，避免低級的、繁瑣的重復工作。在工作開展過程中要分工明確，信息管理和歸類要科學、合理，在學校各個部門領導的監(jiān)督和指導下，確保檔案管理的完整性和高效性。在整合各方面資源的過程中，集中精力加強信息化管理模式建設，管理水平的高低與檔案管理者的專業(yè)技能有很大關系，在加強信息化管理平臺的建設過程中要通過在職培訓、繼續(xù)教育的形式提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，使工作方式更加方面快捷，努力提高檔案管理的信息的安全性和長久、準確性。檔案管理信息平臺要操作簡單，方便使用者迅速查閱到相關資料和信息。

三、繼續(xù)提高檔案隊伍的素質(zhì)

在高速發(fā)展的信息化時代，創(chuàng)新型人才的競爭和需求，構成了社會各行業(yè)謀求發(fā)展的必由之路。高等學校檔案管理屬于綜合性的檔案體系，集合了教學、科研、財務、基礎建設、人事管理、設施設備、外事管理等，直接體現(xiàn)了學校教育教學質(zhì)量以及管理水平。高校檔案工作是提高學校管理水平、工作效率和工作質(zhì)量的基礎工作，也是維護學校歷史真實面貌的一項十分重要的工作，檔案管理人員的整體素質(zhì)對檔案管理有重大影響。因此要求檔案管理者不僅要具有廣泛的檔案業(yè)務知識，計算機和信息操作技術，還要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。

目前，高校檔案管理隊伍總體上素質(zhì)較高，但仍存在著諸多問題，如年齡和職稱結構不合理，管理人員年齡老化;業(yè)務素質(zhì)能力較差，缺乏創(chuàng)新意識;知識結構單一，檔案意識淡薄等。因此，要設法繼續(xù)提高檔案隊伍的素質(zhì)。一方面，要強化思想政治素質(zhì)教育。檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業(yè)務工作始終保持正確的政治方向。同時，要有高度的組織性、紀律性，遵守規(guī)章制度，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。通過進一步加強檔案人員的政治思想工作，進行敬業(yè)愛崗的職業(yè)道德教育，使檔案人員要能夠時時處處認清自身的價值，深刻理解檔案工作的重要性，領會黨和政府對檔案工作的方針、政策和具體要求，認真履行自己的職責，自覺遵守檔案工作的規(guī)定和紀律，塑造檔案工作者良好的社會形象。另一方面，開展多種形式的教育培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，采取多層次、多形式的培訓，使檔案人員熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能。培訓內(nèi)容要因需設計，因需而學，將培訓學習內(nèi)容與實際工作相結合。在安排上，除加強檔案專業(yè)理論知識學習外，還應加大計算機、網(wǎng)絡技術方面的學習，以適應新時期檔案工作的需要。另外，要樹立檔案教育是終身教育的觀念，通過不斷地學習，逐步建立起一支作風好、能力強、業(yè)務精的專業(yè)化檔案工作隊伍。

為了繼續(xù)提高檔案隊伍的素質(zhì)，還應該充分利用信息化發(fā)展平臺，與兄弟院校加強交流與合作。

當前，信息化的發(fā)展模式在各個領域都有所表現(xiàn)，高校檔案信息化發(fā)展進程中，各高等院校，各顯神通，有的高校在基礎設施、發(fā)展理念和人才引進方面可能占有一定的優(yōu)勢。因此，要不斷加強檔案工作者之間、相關專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務交流與合作。通過交流，使他們盡快了解別人的先進經(jīng)驗，及時查找自己的不足，吸收好的經(jīng)驗應用于自己的實際工作中。通過不斷學習還可以使檔案人員保持對新事物的敏感和清醒，在工作中獲得自信和樂趣，產(chǎn)生創(chuàng)新欲望和靈感，使所從事的工作富有意義和成效，在激烈的變革和競爭中贏得主動和不敗。通過長期、多途徑與信息化管理水平比較先進的高校交流與合作，可以加速自身檔案信息化管理的改革進程，全面提高檔案管理信息化的水平。通過兄弟院校之間的合作可以使資源共享，優(yōu)勢互補，可以進一步加快信息化管理模式的進程，使高校檔案管理充分借鑒先進單位的管理理念和方式，少走彎路或者不走彎路，實現(xiàn)后發(fā)的跨越式發(fā)展和檔案管理各個環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展，王軍(2011)指出，檔案管理要加強信息化的基礎設施建設;信息化的資源開發(fā);信息化的人才培養(yǎng)［3］25。

總之，高校檔案管理信息化發(fā)展是時代進步的必然要求。隨著我國全面實施科教興國戰(zhàn)略，高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，社會信息化向高校檔案管理工作提出了更高要求。高校檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存，拼搏與信心同在。要想在新世紀實現(xiàn)新突破，再創(chuàng)新成績，必須更新觀念，以人為本，調(diào)動一切積極因素，實現(xiàn)管理理念與管理手段的現(xiàn)代化，為更好地服務高校，建設高校，促進高校各項事業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮應有的作用。

［1］王文惠，秦嶺梅．淺談高校檔案管理工作的創(chuàng)新［J］．九江職業(yè)技術學院學報，2011(1)．

［2］李宏．高校檔案管理信息化之我見［J］．圖書與檔案，2011(8)．

［3］王軍．新時期高校檔案信息化建設的探究［J］．科技傳播，2011(4)．