淺談高效會(huì)議的管理策略

李宇龍

（寧夏大學(xué) 教育學(xué)院，寧夏 銀川 750021）

自古以來，會(huì)議始終都是社會(huì)管理活動(dòng)的基本形式和手段,也是與會(huì)者在組織中的身份、影響和地位以及所起作用的一種重要表現(xiàn),同時(shí)會(huì)議是人與人之間溝通聯(lián)絡(luò)、思想情感交流的場所和機(jī)會(huì),其目的都在于集思廣益,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),從而達(dá)到步調(diào)一致,統(tǒng)一行動(dòng)，最終能夠又好又快的解決問題。為此，學(xué)會(huì)管理會(huì)議的策略，掌握開會(huì)的藝術(shù)，是領(lǐng)導(dǎo)干部需要重點(diǎn)掌握的工作方法和藝術(shù)。

1.會(huì)議的功能

（1）信息情感溝通。通過會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的思想，公布企業(yè)整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想感情狀態(tài)，以及溝通其它信息。

（2）與會(huì)者身份以及地位的重要表現(xiàn)。按照我們中國人的價(jià)值觀念，許多人認(rèn)為，參加會(huì)議越多，表示社會(huì)地位越高；因此，會(huì)議也成為一種地位象征、身份象征。

（3）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。與會(huì)者在交流意見之后，就會(huì)產(chǎn)生一種共同的理想、價(jià)值觀、目標(biāo)和行動(dòng)指南。這種認(rèn)識(shí)的一致性，不僅能夠更好地指導(dǎo)組織工作中的各個(gè)部分，而且使得每個(gè)與會(huì)成員能在核心思想指導(dǎo)下步調(diào)一致地行動(dòng)，增強(qiáng)了組織的協(xié)調(diào)性。

（4）生成解決方案。通過會(huì)議的研究討論活動(dòng)，可以產(chǎn)生解決問題或展開行動(dòng)的方案。

（5）形成約束力。通過會(huì)議形成的決議，常常比單純的行政命令更具約束力。因?yàn)?，?huì)議決議含有民主的成份、集體的智慧；反對(duì)會(huì)議決議，一定程度上就是和眾人作對(duì)。

（6）發(fā)現(xiàn)問題。通過會(huì)議，能發(fā)現(xiàn)人們所未注意到的問題，并對(duì)其加以認(rèn)真地考慮和研究。

2.會(huì)議存在的問題及效率低下的原因

會(huì)議對(duì)某些人來說，意味著本可以做一些有益事情的時(shí)間卻被白白浪費(fèi)了。這是現(xiàn)在通常情況下，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)整天疲于應(yīng)付的各種會(huì)議，淹沒在文山會(huì)海，但仍然有很多未解決的問題，本次會(huì)議的效率是非常低的。為了解決這個(gè)問題,下面從幾個(gè)方面來分析會(huì)議效率低的原因：

（1）沒有明確的目標(biāo)和程序。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開會(huì)是解決一切問題的靈丹妙藥,一遇到問題就開會(huì),會(huì)議的目標(biāo)不明確,甚至不知道為什么要開會(huì)，對(duì)開會(huì)要達(dá)到什么目的和取得什么結(jié)果此類問題沒有明確的回答就貿(mào)然開會(huì)，其結(jié)果必然是什么也得不到。

（2）會(huì)前沒有充分準(zhǔn)備。很多與會(huì)者常常在會(huì)議開始前數(shù)小時(shí)才接到會(huì)議通知,或者即使提前得到通知卻沒有獲得任何有關(guān)會(huì)議議程安排、主要議題及相關(guān)背景資料等信息。導(dǎo)致與會(huì)者不知為何自己被列為出席者、要談什么事、要做什么貢獻(xiàn)。沒有預(yù)先被告知，所以在會(huì)議上只能當(dāng)木頭人，無法響應(yīng)會(huì)議的內(nèi)容。甚至出席者因無法脫身而請(qǐng)別人代理出席時(shí)，卻又不明確告知代理的權(quán)責(zé)，因此根本不可能在會(huì)議中提出任何有價(jià)值的建議。

（3）會(huì)議中的離題?！白哳}”，是最常見的毛病。如果主持者不善加控制，會(huì)議幾乎必定會(huì)“走題”的，而且，這種“走題”的過程都是稍稍的進(jìn)行。每一次“走題”，看上去都是那么地合理；但是，經(jīng)過幾次“走題”以后，會(huì)議的主題就會(huì)變得面目全非，不知所云。不過更多的時(shí)候，它們只是和正在討論的問題有間接的關(guān)系。不管是哪種情況，在這些問題上花費(fèi)時(shí)間都會(huì)影響會(huì)議真正目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（4）沒有記錄及追蹤。對(duì)于所討論的事項(xiàng)及決議沒有做記錄，沒有納入追蹤系統(tǒng)，前次決議的事項(xiàng)到底執(zhí)行狀況如何沒有數(shù)據(jù)可查，無從就執(zhí)行的過程做回饋和修正。

（5）太多無關(guān)人參加。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就要全體人員都參加會(huì)議。很多公司有這樣一個(gè)毛病，認(rèn)為開會(huì)人不多就不像個(gè)會(huì)。其實(shí)討論會(huì)中有這樣一個(gè)規(guī)律：發(fā)言的真實(shí)性與參加會(huì)議的人數(shù)成反比。參加會(huì)議的人數(shù)越多，發(fā)言者的顧忌就越多。因此沒有根據(jù)會(huì)議性質(zhì)就讓太多人都參加會(huì)議反而會(huì)變的低效率。

（6）會(huì)議無法準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束。或許是文化差異的原因,這一問題在亞洲地區(qū)特別是中國尤為嚴(yán)重,并已成為一種直接導(dǎo)致會(huì)議效率低下的陋習(xí)。常常有一些領(lǐng)導(dǎo)干部參加會(huì)議總是晚來，這樣會(huì)議就得延時(shí)，而且以后的會(huì)議遲到者會(huì)更多。還有的領(lǐng)導(dǎo)干部一開起會(huì)來沒完沒了,本來半個(gè)小時(shí)就該有結(jié)果、就能把問題說清楚的會(huì)議非要開二三個(gè)小時(shí),殊不知人的精力畢竟有限,并要受生物鐘影響,臺(tái)上人興致盎然高談闊論的時(shí)候,臺(tái)下人早已無心戀戰(zhàn)。

（7）會(huì)議頻率太高。很多時(shí)候過量的會(huì)議安排直接影響了正常工作的開展，且這一現(xiàn)象隨管理層級(jí)的上升而越發(fā)突出。時(shí)下各種傳達(dá)會(huì)、電話會(huì)、現(xiàn)場會(huì)、座談會(huì)、交流會(huì)、動(dòng)員會(huì)、總結(jié)會(huì)、研討會(huì)，等等，會(huì)議名目多得數(shù)不清。特別是會(huì)期長、講話空、效果差，常常讓與會(huì)者苦不堪言，備受煎熬。

（8）會(huì)議上不民主。許多會(huì)議往往從頭到尾就是一個(gè)或數(shù)個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的長篇大論，而大部分與會(huì)者不過是一群可有可無的發(fā)言對(duì)象而已。即便有群眾發(fā)言意見也不被尊重?；蛘咧宦犎〔糠秩说囊庖姡瑢?duì)于別人的意見，常常采取一種忽略或敷衍的態(tài)度?！凹媛爠t明，偏信則暗”。因此這種開會(huì)的模式是在浪費(fèi)別人的時(shí)間。

（9）會(huì)議無法得出有效結(jié)論。在很多時(shí)候，由于會(huì)議主持者缺乏經(jīng)驗(yàn)，駕馭會(huì)議能力不強(qiáng)，或者是怕?lián)?zé)任，不愿明確表態(tài)，往往導(dǎo)致會(huì)議拖得很久卻仍然沒有得到任何有價(jià)值的結(jié)果而被迫結(jié)束。這種議而不決的會(huì)議，本身就無任何質(zhì)量可言。

3.提高會(huì)議效率的管理策略

由以上問題可見，做好會(huì)議管理，保證會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率是管理者應(yīng)潛心研究的問題，也是國內(nèi)外普遍關(guān)注的問題。因此只有找到提高會(huì)議效率的管理策略,才是真正意義上的最為行之有效的行政管理方法。然而,到底如何才能提高會(huì)議質(zhì)量,獲取高效率的會(huì)議呢?針對(duì)以上問題，筆者以為,應(yīng)該從抓好以下幾方面的工作入手。

（1）明確會(huì)議的具體目標(biāo)。首先考慮一下開會(huì)是否是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最好的方法，許多會(huì)議可以被其它花費(fèi)較少的方法代替。如e-mail、傳真、備忘錄等，打電話和個(gè)人拜訪也是較好地解決爭議的方法。如果認(rèn)為會(huì)議非開不可，那么會(huì)議的目標(biāo)越明確越具體越好,比如說,會(huì)議目標(biāo)“探討如何在12月底之前將公司職工裁掉10%”就比“探討如何精簡公司職工”更加具體、明確,這樣會(huì)議討論的效果會(huì)更好。因此要明確完成任務(wù)的達(dá)標(biāo)要求，并且極具可操作性。

（2）認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)提前一至兩周給與會(huì)者發(fā)出會(huì)議通知,主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議目的、對(duì)與會(huì)者的要求及其時(shí)間分配等內(nèi)容。更為重要的是把會(huì)議的議程、議題，以及相關(guān)的背景資料，分發(fā)給每個(gè)參與者的手中，使參與者有足夠的時(shí)間閱讀，理解和消化，并做好筆記，結(jié)合會(huì)議的疑點(diǎn)和難點(diǎn)提出各自的看法和意見。充分的會(huì)前準(zhǔn)備,是獲取高效率的會(huì)議的必要前提。否則他們?cè)跁?huì)上才第一次拿到開會(huì)的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果浪費(fèi)了許多寶貴的開會(huì)時(shí)間。

（3）時(shí)刻注意會(huì)議方向，防止會(huì)議“離題”。在黨務(wù)會(huì)議上，時(shí)常有離題的現(xiàn)象。當(dāng)出現(xiàn)離題的時(shí)候，主持者一般不宜直接打斷發(fā)言，這樣容易挫傷發(fā)言者的積極性，并容易使會(huì)議由熱烈急轉(zhuǎn)為冷場。在這種情況下，可以采取轉(zhuǎn)移的方式，接過討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進(jìn)行啟發(fā)引導(dǎo)，把發(fā)言引導(dǎo)到議題上來。即使中斷某人離題的發(fā)言，也應(yīng)注意婉轉(zhuǎn)。如“大家提到的問題確實(shí)值得討論，以后如有機(jī)會(huì)可專門開會(huì)討論，現(xiàn)在先解決今天應(yīng)討論的問題”。這樣就能夠做到在心平氣和的情況下，使討論發(fā)言回到主題。

（4）會(huì)后重在抓落實(shí)。目前，有一些單位和部門熱衷于搞形式主義，而且動(dòng)不動(dòng)就開大會(huì)。但是如果開會(huì)只是說說而已，打官腔，這是不夠的。工作要做扎實(shí)，就必須加強(qiáng)執(zhí)行。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需將工作列入議事日程，要具體部署，認(rèn)真貫徹落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會(huì)議的關(guān)鍵在于落實(shí),應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況,使會(huì)議做到議而有決、決而有行、行必有果。

（5）嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)。一定要嚴(yán)格選擇與會(huì)人員，做到該參加的一個(gè)不少，不需要參加的一個(gè)不要。要讓與會(huì)議議題無關(guān)或關(guān)系不大的人員盡量不要參加會(huì)議。絕不可興師動(dòng)眾，敲鑼打鼓，搞形式主義。即“不一定全體成員都參加，有幾個(gè)人一議就完了。

（6）掌握會(huì)議時(shí)間,做到按時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。事實(shí)上1小時(shí)以內(nèi)的會(huì)議是最高效的，超過2小時(shí)以后會(huì)議效率就會(huì)直線下降，當(dāng)然在很多時(shí)候我們確實(shí)很難做到這一點(diǎn)，此時(shí)適當(dāng)?shù)闹虚g休息或許對(duì)提高會(huì)議效率有所幫助，但應(yīng)注意時(shí)間千萬不能過長。但無論如何，組織者應(yīng)盡力使會(huì)議的每一項(xiàng)議題均嚴(yán)格按照議程中的時(shí)間安排正常進(jìn)行，特別要做到會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始和準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。有些與會(huì)人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部參加會(huì)議總是晚來，這樣會(huì)議就得延時(shí)，不光使得會(huì)議無法準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，而且還會(huì)形成惡性循環(huán)。因此，必須養(yǎng)成準(zhǔn)時(shí)開會(huì)的習(xí)慣，不管誰缺席，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部還沒有到場，也要到時(shí)間就開會(huì)，這樣做對(duì)遲到者是一種無言的批評(píng)。對(duì)于經(jīng)常遲到者，還要點(diǎn)名批評(píng)。這樣長期堅(jiān)持下去，大家就會(huì)養(yǎng)成準(zhǔn)時(shí)開會(huì)的習(xí)慣。

（7）嚴(yán)格會(huì)議管理,削減會(huì)議數(shù)量。會(huì)議特別耗費(fèi)時(shí)間、人力、財(cái)力和物力，在某些情況下,會(huì)議并不是最有效率地進(jìn)行溝通信息的手段,也不是所有的難題都可以通過開會(huì)來得到解決,所以,每次開會(huì)前都有必要對(duì)是否有必要開會(huì)進(jìn)行質(zhì)疑,力求做到能不開的會(huì)堅(jiān)決不開,可開可不開的會(huì)盡量不開,必須召開的會(huì)盡量少開。因此要嚴(yán)格會(huì)議管理,削減會(huì)議數(shù)量，將行政人員從“文山會(huì)?！敝薪夥懦鰜?。

（8）開民主會(huì)，使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。鄧小平曾經(jīng)說過，他“很希望同志們研究各種問題，多提意見，哪怕是一個(gè)片面的意見，也比沒有意見好”。主張“一切提到會(huì)議上的問題，都必須經(jīng)過討論，允許提出異議。如果在討論中發(fā)現(xiàn)重大的意見分歧，而這種分歧并不屬于需要立即解決的問題，就應(yīng)該適當(dāng)?shù)匮娱L討論，并且進(jìn)行個(gè)人商談，以便求得大多數(shù)的真正同意，而不應(yīng)該倉促地表決，或者生硬地作出結(jié)論。做領(lǐng)導(dǎo)人的，總要取得大多數(shù)人的同意，事情才好辦，絕不能一個(gè)人講了就算數(shù)。對(duì)少數(shù)人要尊重，少數(shù)人的意見不一定就是錯(cuò)誤的。即使是錯(cuò)誤的，他們的意見也不是孤立的，只有重視這些意見，才能很好地去加以糾正，幫助改正錯(cuò)誤”。因此，會(huì)議組織者在會(huì)議日程安排上要給每位與會(huì)者一段正規(guī)發(fā)言時(shí)間。在會(huì)議召開前就應(yīng)將日程安排分發(fā)給與會(huì)者。這樣，一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì)，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會(huì)者的時(shí)間。

（9）好的建議應(yīng)鼓勵(lì)，質(zhì)量不高的建議不能批評(píng)。每位下屬，在提出自己建議之前，都是認(rèn)為自己的建議是有效的，并且，下屬并不能確切地預(yù)知上級(jí)對(duì)自己的建議的反應(yīng)。如果，對(duì)于質(zhì)量不高的建議予以批評(píng)，就會(huì)堵塞言路，使人不敢發(fā)言。因此，主持者對(duì)于質(zhì)量欠佳的建議予以批評(píng)、指正、糾偏，絕對(duì)是一個(gè)壞習(xí)慣；有這樣壞習(xí)慣的主持者，是開不好討論會(huì)的。正確的方法是：聽到了好的建議，主持者應(yīng)該通過口頭表揚(yáng)、點(diǎn)頭致意、滿面笑容、追問細(xì)則等行為，來鼓勵(lì)發(fā)言者繼續(xù)發(fā)言。對(duì)于所聽到的、質(zhì)量欠佳的主意，只須裝作沒聽見就可以了。

（10）會(huì)議要有議有決。議而不決是會(huì)議的大忌。因?yàn)樽h而不決的會(huì)議，本身就無任何質(zhì)量可言。因此要想達(dá)成高質(zhì)量的決議，就必須要包含以下幾個(gè)層面:第一,會(huì)議必須達(dá)成決議,否則純屬浪費(fèi)時(shí)間。如果，一次會(huì)議不能做出整體結(jié)論，也必須做個(gè)階段性的小結(jié)，使得會(huì)議的成果有具體的體現(xiàn)；第二，決議是無異議的，這里主要指“形式上的無異議”，即大部分與會(huì)者同意而少數(shù)人不反對(duì)，因?yàn)椤敖^對(duì)無異議”的情況是很少出現(xiàn)的,決議本身就是一個(gè)妥協(xié)與平衡的產(chǎn)物；第三，決議應(yīng)具備可操作性,即履行決議所需的現(xiàn)實(shí)條件已得到充分討論和基本認(rèn)可,每一項(xiàng)相關(guān)任務(wù)都已經(jīng)明確分配給具體的個(gè)人或小組,并要求得到及時(shí)反饋；第四，最終決議在所有與會(huì)者可接受的備選方案中是最優(yōu)的。

4.結(jié)語

學(xué)會(huì)管理會(huì)議策略、掌握開會(huì)藝術(shù)、保證會(huì)議質(zhì)量、提高會(huì)議效率是我國在新時(shí)期下各行各業(yè)面對(duì)全球化挑戰(zhàn)的必然選擇，是適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的必然要求，也是提高企業(yè)效率和效益的一個(gè)重要方面。因此，各級(jí)組織管理者應(yīng)該引起足夠重視，切實(shí)做好這項(xiàng)工作。

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