新時(shí)期企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及主要對(duì)策

楊緒英

（中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)黑龍江省電力勘察設(shè)計(jì)研究院，黑龍江 哈爾濱150078）

企業(yè)檔案管理是企業(yè)信息多元化的產(chǎn)物，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而逐步轉(zhuǎn)變。可以說(shuō)，企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義和作用，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)作、市場(chǎng)定位、營(yíng)銷(xiāo)策略有著重要的指導(dǎo)性作用。企業(yè)如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時(shí)期為企業(yè)服務(wù)，已成為企業(yè)檔案管理工作的核心問(wèn)題。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度不足

由于一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，使企業(yè)檔案管理工作水平過(guò)低?，F(xiàn)今多數(shù)企業(yè)只關(guān)注企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)因素，以經(jīng)濟(jì)利益和眼前利益為主，造成了檔案管理工作只存在于形式，沒(méi)有發(fā)揮檔案管理的核心作用。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益成熟，企業(yè)內(nèi)部管理層也應(yīng)對(duì)檔案管理工作加以重視，以此促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）企業(yè)內(nèi)部缺乏檔案管理的機(jī)制建設(shè)

檔案管理機(jī)制是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)。由于一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理機(jī)制相對(duì)滯后，引發(fā)了企業(yè)檔案管理工作效率不高。針對(duì)這種情況，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了相應(yīng)的法律法規(guī)，用于企業(yè)檔案管理的規(guī)范，同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)履行其相應(yīng)的工作職責(zé)，避免影響到檔案管理的效果，減少給企業(yè)帶來(lái)的相關(guān)損失。

（三）企業(yè)檔案管理設(shè)備不完善

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，而在一些企業(yè)中管理設(shè)備老化、缺乏，造成了企業(yè)檔案管理工作滯后。隨著科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)在檔案管理中應(yīng)引入信息化管理，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案工作的管理，以此提高企業(yè)檔案管理的工作水平。由于現(xiàn)今一些企業(yè)對(duì)檔案管理不重視，引入計(jì)算機(jī)設(shè)備管理檔案更是難上加難，這就造成了企業(yè)檔案不健全，資料丟失嚴(yán)重，極大地阻礙了企業(yè)的規(guī)劃和發(fā)展。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理制度

針對(duì)企業(yè)的檔案管理工作，從管理的角度出發(fā)，企業(yè)還沒(méi)有明確檔案管理制度。隨著企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)機(jī)制的變化，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該面對(duì)新的改革機(jī)制。就目前來(lái)看，企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新模式還存在一定的不足，其中缺乏對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的定位，一味地迎合市場(chǎng)體現(xiàn)不出檔案管理的核心作用；檔案管理的時(shí)間性還有待改善。

（二）檔案管理思路

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的檔案管理思路還需要進(jìn)一步拓寬。在檔案管理中，企業(yè)一定要從自身的需要和基礎(chǔ)出發(fā)，優(yōu)化檔案管理的模式，促進(jìn)檔案管理思路的創(chuàng)新。同時(shí)，企業(yè)對(duì)檔案管理的成分應(yīng)以時(shí)間進(jìn)行區(qū)分，并以此總結(jié)出新檔案與舊檔案的歸類(lèi)方法。

（三）檔案管理理念

目前，很多企業(yè)都缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，尤其是在設(shè)備投入和人員配備上缺少有效的投入，這極大地影響到了企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化制度的建立。同時(shí)，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理理念認(rèn)識(shí)不足，如此循環(huán)下去，就會(huì)造成企業(yè)檔案管理的無(wú)秩序無(wú)發(fā)展，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案的缺失，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)決策分析發(fā)生偏離，甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)企業(yè)的檔案管理給予足夠的重視，采取適合企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)策略和管理策略來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作。

三、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策及建議

（一）優(yōu)化企業(yè)對(duì)檔案管理的對(duì)策

企業(yè)自身要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。首先應(yīng)從資金入手，以保證檔案管理工作的正常進(jìn)行為前提，加大投入力度。其次，企業(yè)的檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分了解檔案管理的重要性和作用，真正發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的實(shí)際作用。再次，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)以及制度體系建設(shè)，這是檔案管理的基礎(chǔ)。有了相應(yīng)的人員隊(duì)伍和管理制度，才能切實(shí)把檔案管理工作落到實(shí)處。

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理已成為企業(yè)管理的重要手段，檔案管理工作也要充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作的效率。企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)上應(yīng)加大資金投入，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)與檔案管理設(shè)備的投入，以此提高企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)改變檔案管理的環(huán)境。因企業(yè)檔案相對(duì)較多，使用與保存都需要較大的空間，應(yīng)給檔案管理工作提供一個(gè)較大的空間，以提高檔案管理的效率和水平。

強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)能夠提高企業(yè)的檔案管理效率，確保企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度建設(shè)應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善和強(qiáng)化，保證檔案管理制度能夠符合國(guó)家相關(guān)要求，確保檔案管理制度能夠達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理制度應(yīng)該充分結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)和企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行制定，以滿足企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)和任務(wù)的要求，使檔案管理工作符合企業(yè)的發(fā)展需求。

（二）優(yōu)化企業(yè)檔案管理機(jī)制的建議

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，企業(yè)自身要從現(xiàn)代化的角度出發(fā)，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模式，從完善機(jī)制和優(yōu)化管理入手，以保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、信息專(zhuān)利、信息產(chǎn)權(quán)，提高企業(yè)信息的保護(hù)和利用。

信息時(shí)代的發(fā)展為企業(yè)檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新提供了新的契機(jī)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)，可以優(yōu)化檔案管理體系，以大容量的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)企業(yè)信息和資料進(jìn)行保存，也可以方便企業(yè)對(duì)紙制檔案的管理。同時(shí)，從服務(wù)理念出發(fā)，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與管理可以極大地發(fā)揮檔案服務(wù)的價(jià)值。在檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新上，首先要提高企業(yè)管理人員的素質(zhì)，建設(shè)適合企業(yè)檔案管理的服務(wù)理念，明確檔案信息服務(wù)的對(duì)象，不斷為企業(yè)的發(fā)展提供及時(shí)有效的信息服務(wù)，并通過(guò)合理的檔案功能布局，將信息的服務(wù)功能全面釋放。

企業(yè)檔案管理職能部門(mén)應(yīng)明確工作職能與職責(zé)，做到及時(shí)貫徹實(shí)施國(guó)家有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的企業(yè)檔案管理機(jī)制，建立企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督、考核體制，及時(shí)有效地評(píng)估、總結(jié)檔案管理工作的進(jìn)度。此外，健全企業(yè)檔案職能管理部門(mén)體系還應(yīng)該根據(jù)評(píng)估流程，制定適合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并以此標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)工作的開(kāi)展。為了優(yōu)化管理技能，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，全面優(yōu)化檔案管理人員的綜合管理技能；成立企業(yè)檔案科學(xué)管理研究團(tuán)隊(duì)，不斷探索、研發(fā)企業(yè)檔案管理方面的新思路，最終確保企業(yè)檔案職能管理部門(mén)體系的健康發(fā)展。