企業(yè)檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑研究

李艷潔

(平高集團有限公司，河南 平頂山 467099)

在傳統(tǒng)社會中，企業(yè)檔案建設(shè)和管理的目的在于對企業(yè)的發(fā)展歷程和發(fā)展歷史事件做一些必要的記錄，較少關(guān)系到企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用，對檔案管理提升企業(yè)經(jīng)濟效益的認識并不深刻。隨著世界經(jīng)濟進入到信息社會之中，各類社會組織對于信息化的需求與日俱增。對現(xiàn)代企業(yè)而言，也應(yīng)該注重信息化建設(shè)，而在眾多的企業(yè)事務(wù)中，檔案管理的信息化是不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為企業(yè)的持續(xù)進步和可持續(xù)發(fā)展提供必要的支持，已經(jīng)成為時下企業(yè)亟待解決的問題[1]。因此，在現(xiàn)代社會中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進行，需要以此形成一個綜合了企業(yè)檔案資源的全面的管理系統(tǒng)。企業(yè)只有在這一過程中采取措施，全面開發(fā)檔案信息資源，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的整體效用，提高企業(yè)檔案資源的利用率，本文所作的工作正是對這一問題的分析與關(guān)注，旨在通過本文的工作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化路徑提供一定的可供借鑒的信息。

1 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

1.1 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

企業(yè)檔案服務(wù)依靠由過去面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變成以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。企業(yè)檔案管理信息化要實現(xiàn)這樣的目標，相關(guān)借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，企業(yè)檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核后借出。在整個借閱過程當中，借閱者沒有必要到檔案室聯(lián)系，這就部門之間距離很遠的企業(yè)來說是非常方便的。因為使用的方便這一定會有更多人借閱，最終能夠提高檔案的利用率。

1.2 實現(xiàn)檢索的自動化

過去檔案管理雖然編制了很多檢索工具，然而當檔案的數(shù)量非常大時，它的使用時效率依然不是很高的。而計算機檢索速度非常快，效率非常高，能夠達到多角度檢索的目標，是傳統(tǒng)檢索工具所不具備的優(yōu)勢。除此之外，這種自動化檢索還能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。當然，企業(yè)還需要實現(xiàn)檔案信息接收、存儲與提供利用的一體化服務(wù)。

1.3 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

當前的企業(yè)介質(zhì)檔案的檔案管理實現(xiàn)了以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主的重大轉(zhuǎn)變。企業(yè)需要以提升且有室藏檔案的數(shù)字化進程為前提，以企業(yè)電子文件的歸檔和管理為關(guān)鍵，不斷加強企業(yè)檔案信息資源建設(shè)[2]。就是企業(yè)一方面要將過去形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等辦法轉(zhuǎn)化為數(shù)字方式，這樣便于通過計算機直接運用，另一方面企業(yè)全面實施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在企業(yè)檔案接收時就全面推行數(shù)字化。

2 企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌

企業(yè)檔案事業(yè)要體現(xiàn)出信息化的發(fā)展動向，實現(xiàn)現(xiàn)在的勞動電子化的目標。因為在任何一個企業(yè)，特別是大型企業(yè)或者企業(yè)集團，他們在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難做到一步到位，然而隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的廣泛普及與不斷發(fā)展，以及企業(yè)應(yīng)用計算機技術(shù)處理生產(chǎn)與管理問題的迫切需要，這終將導(dǎo)致企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各種作業(yè)過程成為必然和可能[3]。因此，企業(yè)檔案管理信息化一定會成為二十一世紀現(xiàn)代企業(yè)文獻信息管理的發(fā)展方向和必然趨勢。

2.2 利用與發(fā)揮現(xiàn)有潛能提高利用率

如今，大部分基層企業(yè)檔案館與室對計算機的應(yīng)用非常單一，開發(fā)功能也非常簡單，其利用的低效率導(dǎo)致人力、物力、財力以及時間的非常大的浪費，導(dǎo)致現(xiàn)代化設(shè)備不能高效運用。企業(yè)檔案信息電子化，編者能夠直接利用機讀模式的檔案，依靠電腦的作用進而實現(xiàn)信息加工工作程序，高效與快捷地出版二次文獻。

2.3 改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面

由于通過手工編研信息成果出版通常需要不少的經(jīng)費，然而目前乃至今后一個非常長的時期之內(nèi)，通過相關(guān)企業(yè)向檔案管理部門撥足夠的經(jīng)費開展信息編輯是非常不現(xiàn)實的與不可行的，檔案管理部門依靠自身處理也并不是件容易的事情，倘若解決不恰當，企業(yè)檔案工作者的辛勤勞動成果就收效甚微;除此之外，企業(yè)檔案信息電子化，信息成果可多份復(fù)制，企業(yè)把復(fù)制成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個相關(guān)部門，就會不斷擴大了社會影響，進而拓寬了服務(wù)范圍，最終使得企業(yè)檔案部門的地位非常自然也就得到了提升。

3 企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新路徑的實現(xiàn)

3.1 實現(xiàn)檔案管理的一體化建設(shè)

企業(yè)要實現(xiàn)檔案管理一體化，就一定要做到組織管理一體化、信息資源一體化以及工作流程網(wǎng)絡(luò)化。通常來講，企業(yè)可以設(shè)立二級職能單位即“文檔信息部”，通過“企業(yè)信息化建設(shè)管理委員會”的引導(dǎo)與具體負責(zé)信息文檔的有效管理。企業(yè)的文檔信息部是企業(yè)文件的重要樞紐，它掌控著整個有效文檔的運作域利用，每一份有效文件均可以通過此處展開登錄、控制、分發(fā)、流轉(zhuǎn)最后到歸檔，它的整個過程就是一個動態(tài)過程，這樣會使得企業(yè)檔案人員實現(xiàn)由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃樱瑥囊酝膶嶓w整理轉(zhuǎn)變到電子文件形成開始的前端管理，進行全程跟蹤管理，實現(xiàn)在線服務(wù)。檔案人員這一角色的轉(zhuǎn)變，不但使得檔案人員由“幕后”走到“前臺”，從根本上地打破了企業(yè)檔案人員多年以來“等、靠、要”的局面與形式，同時也從根本上轉(zhuǎn)變了企業(yè)檔案人員的地位[4]。

3.2 處理好企業(yè)檔案信息安全和應(yīng)用的關(guān)系

企業(yè)檔案是一種原生信息，它正在企業(yè)管理與發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的功能。企業(yè)檔案信息化要權(quán)衡成本、安全以及效果三者的關(guān)系，企業(yè)只有成立一個優(yōu)質(zhì)與高效的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才可以為各個部門帶來優(yōu)質(zhì)、高效以及全方位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化工作與服務(wù)。就集團型企業(yè)而言，它的檔案信息化管理要通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件與數(shù)據(jù)庫集成等，構(gòu)建一個穩(wěn)定高效統(tǒng)一的計算機網(wǎng)絡(luò)管理平臺等方式，達到檔案信息資源共享與交換的目的。所以，企業(yè)要積極從技術(shù)和管理方面不斷投入，以保證企業(yè)檔案實體和信息的安全性，保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全型?；谶@個基礎(chǔ)，企業(yè)要嚴格做好電子文件的保真、保密以及保存，一旦經(jīng)鑒定屬于能夠開放的檔案，應(yīng)該公開提供利用，高效確保企業(yè)檔案信息資源的完備、安全以及高效開發(fā)與利用。

3.3 重視與培養(yǎng)專業(yè)檔案信息資源管理人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作實現(xiàn)社會信息化發(fā)展的大勢所趨，企業(yè)推進檔案信息化建設(shè)的重點是人才。企業(yè)檔案人員作為企業(yè)檔案工作的主體，對企業(yè)檔案事業(yè)的興衰起著決定性的效果。所以，企業(yè)的政策措施、思想理念以及工作途徑就一定要完全適應(yīng)新的變化而不斷發(fā)展與不斷創(chuàng)新。這就要求企業(yè)有不斷創(chuàng)新的發(fā)展路徑，具備一大批對計算機技術(shù)專業(yè)、業(yè)務(wù)素質(zhì)較強的檔案管理工作人員，具備一大批不斷創(chuàng)新與堅持創(chuàng)新的檔案工作人員。企業(yè)檔案部門要有計劃與有針對性地進行企業(yè)檔案管理人員的思想和業(yè)務(wù)技能方面的培訓(xùn)，要努力培訓(xùn)大量知識全面、業(yè)務(wù)熟練、一專多能以及有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才進行企業(yè)檔案信息的管理與開發(fā)工作[5]。企業(yè)檔案人員不但要進行基礎(chǔ)理論與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，而且要開展現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)，企業(yè)培訓(xùn)重心要放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集與軟件的正確使用以及網(wǎng)絡(luò)知識的應(yīng)用等方面。企業(yè)通過培訓(xùn)，讓相關(guān)人員可以熟練運用計算機技術(shù)在檔案管理工作中的使用，能夠掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種作用，讓他們成為檔案信息化管理的行家高手，這樣才可以保障企業(yè)檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)與正常的進行。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作非常重要。比如企業(yè)檔案資料的收集、整理、歸類、保存與管理、利用、鑒定、編目以及統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作做得優(yōu)劣，將主要關(guān)系到檔案信息化建設(shè)能否順利開展，直接關(guān)系到“快、準、全”的管理和服務(wù)要求能否達到。所以，企業(yè)要尤其重視檔案基礎(chǔ)工作，要進行科學(xué)確定歸檔范圍，開展合理組卷，進而建立規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度并且能夠認真執(zhí)行。在這個過程當中，企業(yè)一定要充分應(yīng)用先進的技術(shù)手段。

[1]李榮，孫旭東，白桂敏，王永剛.企業(yè)檔案信息化的綜合管理[J].農(nóng)業(yè)裝備與車輛工程，2006(5)：57-58.

[2]裴玉花.大力加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2006(2)：41-42.

[3]周建芝.淺議企業(yè)檔案管理信息化[J].山西科技，2006(5)：56-57.

[4]魏治俊.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理創(chuàng)新[J].機電兵船檔案，2006(5)：13-14.

[5]郭建軍.淺論企業(yè)檔案信息化管理[J].西部探礦工程，2006(2)：278-279.