關(guān)于搭建高培黨校綜合管理信息平臺的構(gòu)想

金 莉

（勝利石油管理局 高培黨校，山東 東營257000）

目前，勝利石油管理局高培黨校（以下簡稱高培黨校）針對培訓(xùn)管理的信息化系統(tǒng)主要有兩個：費用管理系統(tǒng)和培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)。針對目前的培訓(xùn)管理形勢，為實現(xiàn)高培黨校建設(shè)一流培訓(xùn)基地的目標，有必要搭建一套適合培訓(xùn)管理一體化的信息管理平臺，以此來提升學(xué)校培訓(xùn)管理的質(zhì)量和水平。將高培黨校原開發(fā)的其他信息系統(tǒng)進行融合，建立綜合管理信息平臺，加快整個學(xué)校的信息化建設(shè)步伐。由此，我們提出將高培黨校培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)與費用管理系統(tǒng)整合，搭建高培黨校綜合管理信息平臺的構(gòu)想。

一、費用管理與培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.費用管理系統(tǒng)。系統(tǒng)現(xiàn)狀：高培黨校費用管理系統(tǒng)已應(yīng)用近6年。系統(tǒng)原是財務(wù)資產(chǎn)科牽頭負責開發(fā)的，包括單班經(jīng)費管理模塊、歸口費用管理模塊、費用簽批模塊、合同申請管理模塊和績效考核模塊。系統(tǒng)將各主營業(yè)務(wù)部門的收支數(shù)據(jù)及學(xué)校的歸口費用數(shù)據(jù)、合同申請流程全部納入網(wǎng)上管理，在各業(yè)務(wù)部門與財務(wù)管理部門之間建立起信息交流平臺，為學(xué)校績效考核提供了財務(wù)數(shù)據(jù)，同時也加快了辦公自動化進程。

系統(tǒng)存在的問題：（1）該系統(tǒng)中涉及單班經(jīng)費模塊的班級錄入功能與培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)中的班級管理功能重復(fù)，致使業(yè)務(wù)人員重復(fù)工作，而且此模塊沒有相應(yīng)的信息制約流程，導(dǎo)致班級信息錄入不及時、不準確，致使單班經(jīng)費管理從源頭上不規(guī)范。（2）系統(tǒng)中涉及單班的收入、支出數(shù)據(jù)，需要財務(wù)人員在中石化會計集中核算系統(tǒng)中做賬完成后，再手工重復(fù)錄入到該系統(tǒng)，增大了工作量，而且某些費用歸集到某一班級比較困難，致使單班經(jīng)費管理模塊沒有實現(xiàn)真正意義的單班收支管理。（3）系統(tǒng)中缺少預(yù)算管理功能，財務(wù)部門無法實時掌握各部門的實際完成工作量、實際發(fā)生而未結(jié)算的成本費用、實際資金需求，導(dǎo)致各部門、各培訓(xùn)項目（班級）實際收支與預(yù)算收支脫節(jié)，沒有按照管理局給學(xué)校下達的預(yù)算指標開展工作，只是走走看看，看看走走，走到哪里算哪里。（4）系統(tǒng)中的費用簽批模塊沒有應(yīng)用到實際工作中去。（5）系統(tǒng)中的績效考核模塊只是用于定時事后歸集財務(wù)數(shù)據(jù)，提供給績效考核部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)已結(jié)算的數(shù)據(jù)，沒有實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)分析、預(yù)警。

2.培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)現(xiàn)狀：由培訓(xùn)管理部牽頭組織開發(fā)的高培黨校培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)于2012年已正式上線運行。該系統(tǒng)將培訓(xùn)辦班日常管理的各個流程節(jié)點，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)課程、學(xué)員信息、教師信息、教室信息等納入網(wǎng)上平臺統(tǒng)一管理，為培訓(xùn)管理規(guī)范化、科學(xué)化提供了良好的開端。

存在的問題：（1）系統(tǒng)中的費用管理模塊沒有真正應(yīng)用到實際工作中去，無法實現(xiàn)真正意義的培訓(xùn)全過程網(wǎng)上管理。模塊中設(shè)置的《高培黨校培訓(xùn)班（項目）預(yù)算收支表》項目不全，沒有全面囊括培訓(xùn)辦班的所有收支項目，而且該表未實現(xiàn)網(wǎng)上簽批，致使其在各部門中流轉(zhuǎn)，增大了業(yè)務(wù)人員工作量。預(yù)算數(shù)據(jù)沒有和財務(wù)部門的實際收支數(shù)據(jù)在同一信息平臺關(guān)聯(lián)，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上實時自動管控和分析預(yù)警。（2）由于該系統(tǒng)開發(fā)人員工作原因，無法保證系統(tǒng)長期地優(yōu)化改進與日常維護。

二、兩系統(tǒng)整合方案

本著更好地規(guī)范培訓(xùn)管理流程、加強培訓(xùn)收支管理、實現(xiàn)信息共享的原則，提出將費用管理系統(tǒng)與培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)合并整合為一個系統(tǒng)，實現(xiàn)從培訓(xùn)辦班計劃、培訓(xùn)班級日常管理、培訓(xùn)辦班收支歸集、預(yù)算預(yù)警、績效考核的全過程一體化平臺管理模式。

兩系統(tǒng)在整合原有功能的基礎(chǔ)上，通過進一步開發(fā)實現(xiàn)以下功能：

1.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫體系。將學(xué)校的組織機構(gòu)、職工信息、教師信息、教室信息、機房信息等統(tǒng)一納入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫體系，由專門人員管理并負責日常的數(shù)據(jù)維護，為系統(tǒng)正常使用提供準確、實時的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.將培訓(xùn)全過程納入網(wǎng)上管理。以培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)中的功能為基礎(chǔ)將培訓(xùn)項目開發(fā)部的相關(guān)工作流程納入網(wǎng)上管理，實現(xiàn)以單班（單項目）為管理對象，以過程控制為核心，以信息技術(shù)為支撐，集培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)經(jīng)費申報、培訓(xùn)日常管理、辦班收支歸集、單班（單項目）考核和分析為一體的閉環(huán)管理模式，使涉及培訓(xùn)辦班的所有信息在系統(tǒng)中實現(xiàn)全方位流轉(zhuǎn)和共享，方便各信息使用部門的溝通協(xié)調(diào)。

3.真正實現(xiàn)培訓(xùn)單項目考核。以原費用管理系統(tǒng)的構(gòu)思為基礎(chǔ)整合兩系統(tǒng)中培訓(xùn)辦班收支的相關(guān)功能，使系統(tǒng)更加方便、準確地歸集各項收支信息。

收入方面：計劃內(nèi)班次的收入由各培訓(xùn)部門每月20日之前定期通過系統(tǒng)錄入上報培訓(xùn)項目開發(fā)部，財務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也能通過系統(tǒng)實時掌握學(xué)校辦班收入的實際完成情況，通過系統(tǒng)反映出進度收入。經(jīng)費撥付后，將撥付表導(dǎo)入系統(tǒng)實現(xiàn)單項目（單班）的收入撥付對應(yīng)，自動增加各部門對應(yīng)單項目（單班）的收入數(shù)據(jù)。計劃外班次的收入由各培訓(xùn)部門根據(jù)班級學(xué)員的單位性質(zhì)確定結(jié)算方式（現(xiàn)金、匯款或內(nèi)部結(jié)算）提交到系統(tǒng)，系統(tǒng)將此信息自動流轉(zhuǎn)到財務(wù)資產(chǎn)科，財務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的提示收款方式結(jié)算收入。如此，免去了財務(wù)人員在賬務(wù)系統(tǒng)中無法歸集部分收入真實來源信息、單獨建立臺賬的工作量，也使收入來源信息在最大程度上真實、全面地反映在系統(tǒng)中，彌補了中石化會計集中核算系統(tǒng)中無法全面反映收入來源的弊端。

支出方面：各培訓(xùn)部門的間接成本繼續(xù)采用各歸口費用負責人集中通過系統(tǒng)歸集上報分攤到各部門的方式。各培訓(xùn)部門的直接成本由各培訓(xùn)部門費用發(fā)生人在系統(tǒng)中對應(yīng)培訓(xùn)項目（班級）錄入支出信息，信息經(jīng)系統(tǒng)傳到財務(wù)資產(chǎn)科后，財務(wù)人員依據(jù)原始單據(jù)及相關(guān)資料審核后由系統(tǒng)自動生成《高培黨校費用審批單》，交由經(jīng)辦人后進入線下費用審批程序。其他機關(guān)、后勤等部門發(fā)生的直接費用也采取同樣的方式處理。通過這種方式實現(xiàn)成本歸集即時化，即逐步樹立“發(fā)生及歸集”的核算理念，通過一定的技術(shù)措施，將當期已經(jīng)發(fā)生或應(yīng)承擔的各項費用，全部計入當期成本，保證成本歸集的準確性和及時性。如后勤負責水電的業(yè)務(wù)人員，每月簽認的水電氣量、金額，在系統(tǒng)中及時錄入，方便財務(wù)人員及時了解簽認情況，掌握結(jié)算進度。

4.建立公寓管理模塊。學(xué)?，F(xiàn)有一個公寓管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)開發(fā)時間較早，各項功能無法滿足公寓現(xiàn)在的日常管理需求，多年來閑置不用。公寓承擔學(xué)校培訓(xùn)學(xué)員的住宿任務(wù)，負責學(xué)校住宿費的收繳工作，是培訓(xùn)管理工作的重要補充。將其日常管理納入網(wǎng)上平臺十分必要，能方便各部門、學(xué)員及時了解房源情況，合理安排學(xué)員住宿。將住宿費收繳情況與培訓(xùn)班（項目）建立鏈接，實現(xiàn)培訓(xùn)班（項目）的住宿費網(wǎng)上統(tǒng)計，使培訓(xùn)單項目考核更加全面。

5.建立切實可行的預(yù)算管理體系。建立各部門收支預(yù)算和培訓(xùn)班 （項目）收支預(yù)算兩條線預(yù)算管理模式。各部門收支預(yù)算要求各部門按月及時上報次月收支預(yù)算，以便財務(wù)人員及時了解匯總收支預(yù)算情況，上報管理局。培訓(xùn)班 （項目）收支預(yù)算要求各培訓(xùn)部門在開班之前填寫，以便各培訓(xùn)班結(jié)束后實際收支歸集數(shù)據(jù)與預(yù)算對比，掌握各種班次（項目）的盈利、虧損情況。學(xué)校爭取在系統(tǒng)與管理局預(yù)算系統(tǒng)之間建立接口，從局預(yù)算系統(tǒng)中按時提取管理局平衡后的年度、季度、月度預(yù)算指標，按照預(yù)算分解精準化的要求下達分解指標到各部門。主營業(yè)務(wù)（收入）部門，即培訓(xùn)部、職業(yè)與繼續(xù)教育發(fā)展中心、公寓管理部落實收入預(yù)算指標，其他部門落實經(jīng)費壓減指標。該模塊通過與辦班收支模塊的對接，按季度、年度對培訓(xùn)部門的預(yù)算完成情況做出分析、預(yù)警，對運行過程中超預(yù)算平均指標的部門實行預(yù)警制，進行重點監(jiān)控，及時修正不規(guī)范行為。對超出預(yù)算的部分，各培訓(xùn)部門說明超預(yù)算的原因，啟動預(yù)算追加程序。預(yù)算模塊中包括資金預(yù)算小模塊，該模塊要求各部門每月及時上報次月資金計劃，財務(wù)資產(chǎn)科根據(jù)各部門上報情況結(jié)合管理局撥付的資金額度平衡各部門資金需求。

6.建立完善、合理的績效考核體系。系統(tǒng)設(shè)立績效考核模塊，在原費用管理系統(tǒng)績效考核模塊的基礎(chǔ)上，將學(xué)校開展的經(jīng)濟活動分析數(shù)據(jù)表納入系統(tǒng)，實現(xiàn)部分分析數(shù)據(jù)自動提取、自動歸集，省去了業(yè)務(wù)人員的工作量，實現(xiàn)數(shù)據(jù)從錄入、歸集到分析的全過程網(wǎng)上管理。績效考核部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)該模塊提供的數(shù)據(jù)嚴考核硬兌現(xiàn)，實現(xiàn)考核激勵差異化、分析改進常態(tài)化，使之成為學(xué)校激勵機制的重要推手。

三、綜合管理信息平臺的搭建

高培黨校除了上述兩個主要應(yīng)用系統(tǒng)外，還存有其他一些應(yīng)用系統(tǒng)。如辦公自動化平臺、公寓管理系統(tǒng)、工資查詢系統(tǒng)、教師信息查詢系統(tǒng)等。各個系統(tǒng)的存在使學(xué)校信息資源存在重復(fù)、分散等弊端，形不成合力，很有必要在費用管理系統(tǒng)和培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)整合的基礎(chǔ)上將上述系統(tǒng)功能納入，并積極收集其他部門信息化管理需求，如人力資源（勞資）部有開發(fā)績效考核系統(tǒng)的意向，將學(xué)校日常辦公、培訓(xùn)管理、考核體系全部納入網(wǎng)上管理，逐步建立起一套適合高培黨校經(jīng)營發(fā)展的綜合管理信息平臺。

綜合管理信息平臺的建立能夠為基層管理人員提供實時準確的數(shù)據(jù)信息，為中層管理人員提供詳細的管理信息，為高層管理者提供決策信息，提高整個學(xué)校的辦公效率和管理水平，最終實現(xiàn)“數(shù)字化校園”的構(gòu)想。