淺析高校檔案信息資源的利用

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，湖北 荊州 434020）

隨著我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展,人們的檔案意識逐步增強,高校檔案工作不斷地受到社會不同領(lǐng)域的關(guān)注，而利用工作變得更為規(guī)模性、周期性以及專題性，不像過去僅僅的平日利用，并且在利用領(lǐng)域、對象及方式均表現(xiàn)出多種形式，且利用程度更是直線上升。所以，對于高校檔案工作者來講，必須要接受新的知識更新以及新技術(shù)的日益變化，從而使得檔案在高校管理工作中的作用和社會效益充分體現(xiàn)出來。

1 高校檔案信息資源的利用的重要性

（1）為高校管理決策提供借鑒和依據(jù)

做所周知，高校對重大問題的戰(zhàn)略決策進行實施的時候，大量的信息實質(zhì)上提供了重要的決策依據(jù)。因為此信息是豐富多樣的，由校史、規(guī)劃等過去情況，也有如今的現(xiàn)實資料。因此，對于高校檔案來說，不僅積累著延續(xù)不絕各種信息資源，并且還包括多樣化的過去經(jīng)驗資料。于是，如好充分去利用好檔案信息資源，是高校檔案工作時刻去思考的課題。

（2）為教學(xué)科研服務(wù)

高校教育的主要職責(zé)便是教學(xué)科研，其包含的內(nèi)容豐富多樣，如教學(xué)成果、教學(xué)經(jīng)驗及理論創(chuàng)新，而它又是高校發(fā)展的決定因素，科研成果更是可以把一個學(xué)校的綜合實力和教育教學(xué)水平直接展現(xiàn)于外。那么，對于高校檔案工作人員要能很快把世界最前沿的科研成果掌握住，并且能迅速的熟知本校科研人員實際需求和項目情況，把有效前沿的信息資料反饋給他們，從而真正體現(xiàn)好服務(wù)價值。

（3）促進高校檔案工作的開展

高校檔案工作開展的順利，對于檔案管理人員來說，一定要檔案信息資源開發(fā)出并利用到極致，將各種重要的信息深入挖掘出，可以建立信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案極其方便的體現(xiàn)出其服務(wù)功能，從而提高檔案利用率。

2 目前高校檔案信息資源的利用工作中存在的問題

2.1 檔案人員思想認識不夠

如今，存在這樣的難題是部分高校決策者往往忽視檔案工作，這樣以來，高校檔案管理工作就大大的失去及應(yīng)有的價值，只是簡單的建檔和管檔，而檔案信息資源的開發(fā)利用僅僅是幻想，檔案工作人員也慢慢行成重藏輕用的意識，對于檔案信息的利用的價值更是未曾想過。所以，必須要認識到，檔案信息不僅僅將保密期限有必要的減縮，還有充分發(fā)揮其時效性。

2.2 館藏檔案結(jié)構(gòu)單一

由于高校各院系很少配備檔案管理專業(yè)人員，更多的是兼職狀態(tài)，這樣一來，檔案管理就顯得很不規(guī)范，并且歸檔制度又十分落后。一般的格局是黨政機關(guān)和財會檔案較完整，而涉及到高校的教學(xué)、科研檔案收集往往十分的草率，這樣就對檔案信息資源的開發(fā)利用有很大的影響。

2.3 檔案檢索方法落后

當(dāng)前，部分高校檔案管理依舊存在十分原始的狀態(tài)，就是僅僅是依靠人工檢索這一方法，這樣的后果是不僅工作人員勞動強度極大，重要的是效率太低。如今，隨著信息的高速發(fā)展，必須要盡快的實現(xiàn)檔案數(shù)字化，這樣就可以迅速改變?nèi)斯ぢ浜蟮墓芾矸绞剑瑢崿F(xiàn)高速快捷的通道。

2.4 標準化、規(guī)范化工作有待提高

如今，信息化發(fā)展已經(jīng)十分超速，對于檔案資源管理實現(xiàn)系統(tǒng)化，信息化，先進技術(shù)應(yīng)用迫在眉睫。但是，存在的問題是高校對檔案管理的投資總是不夠，這樣結(jié)果是館藏資源建設(shè)、提供檔案信息服務(wù)由于沒有新技術(shù)的投入顯得異常落后，更多的依靠手工勞動得以實現(xiàn)。這樣，不僅導(dǎo)致檔案利用率十分的低下，更是由于沒有檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)而無法達到檔案信息資源共享的要求。

3 加強高校檔案利用的對策措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念,樹立高校檔案的利用意識

高校檔案開發(fā)利用能否順利進行，首先最重要一點是檔案工作人員思想的解放和觀念的轉(zhuǎn)變。我們知道，在過去，總是認為檔案是一種保密的資料，其工作也顯得很神秘，而工作人員的工作狀態(tài)就變得十分被動，機械的重復(fù)著每天的工作，他們一直以來的思想是管理好檔案的根本是保管好檔案，提供服務(wù)好像不在其職權(quán)范圍之內(nèi)。所以，加強高校的檔案管理首要任務(wù)是轉(zhuǎn)變工作人員的思想，讓他們行成良好的服務(wù)意識和利用意識,從而推動檔案管理的先進化。

3.2 加強科學(xué)管理，更新管理方式和手段

對于一個檔案工作者來說，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者，一定要能適應(yīng)新時代的變化，把握知識的更新和技術(shù)的應(yīng)用。更新管理方式和手段。要能總很高的高度去統(tǒng)籌全局，對檔案工作進行革新。那么，在實際進行檔案管理時，要把檔案其服務(wù)功能發(fā)揮到極致，同時，不斷的實現(xiàn)信息化，編制各種聯(lián)合目錄，建立館際互借關(guān)系，建立和完善咨詢、信息流動機制，最大限度地實現(xiàn)檔案的信息資源共享。

3.3 加強檔案人員培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平

檔案信息資源得到充分利用的前提是擁有高素質(zhì)的人才。那么，就必須在人才建設(shè)引起足夠重視。要加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，是指能深入掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔管理中的運用,同時通過多種途徑和方法使得檔案人員的業(yè)務(wù)水平提高到應(yīng)有的水平，也使得他們的事業(yè)心和責(zé)任心更加強。

3.4 建立高效的網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng),建立安全的信息防護體系

對于檔案工作人員業(yè)務(wù)任務(wù)來說，能夠把檔案從整理、著錄、編目到檢索階段全部實現(xiàn)規(guī)范化和計算機化管理, 使得檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫得到迅速的完善和充實。要能夠全面的進行系統(tǒng)規(guī)劃，將檢索系統(tǒng)開發(fā)出來并投入應(yīng)用。并且，在系統(tǒng)投入以后，必須要重視檔案信息安全，做好對設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)維護和防護，本著規(guī)范、預(yù)防、立足國內(nèi)、選用成熟技術(shù)、分權(quán)制約、應(yīng)急、災(zāi)難恢復(fù)等原則做好安全管理工作。