社會(huì)轉(zhuǎn)型期人社局的檔案整理方法探究

劉 芳

（魚(yú)臺(tái)縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 濟(jì)寧 272300）

檔案其實(shí)就是國(guó)家對(duì)每位人民群眾的一個(gè)歷史記錄，是不可忽視的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。人民群眾能夠憑借它獲得國(guó)家相應(yīng)的福利，而國(guó)家通過(guò)它能夠?qū)γ裆?、民情全面的了解，可?jiàn)，小小的檔案所擁有的巨大功能。本文主要從人力資源與社會(huì)保障局檔案整理問(wèn)題為切入點(diǎn)展開(kāi)了論述，提出了一系列有效的健全人力資源與社會(huì)保障局檔案整理的方法。

1 人力資源與社會(huì)保障局檔案整理中存在的問(wèn)題

1.1 按“件”整理中存在的問(wèn)題

我國(guó)的人力資源與社會(huì)保障局檔案最明顯的特征就是涉及面廣泛、量大，如果按“件”來(lái)計(jì)算的話(huà)，每年所產(chǎn)生的檔案將是數(shù)不勝數(shù)的，因此，通過(guò)按“件”計(jì)算的方式一定程度上會(huì)使得檔案管理與統(tǒng)計(jì)難度加大。按“件”整理存在以下問(wèn)題：（1）“件”數(shù)過(guò)多；檔案管理與計(jì)算機(jī)管理密切相關(guān)，當(dāng)軟件面對(duì)這么龐大的數(shù)據(jù)時(shí)，無(wú)論是整理，還是調(diào)用均十分的繁瑣而又復(fù)雜。（2）檔案管理錯(cuò)誤情況屢見(jiàn)不鮮；在檔案管理中存在著大量的經(jīng)常會(huì)使用的檔案，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一項(xiàng)繁重而又十分艱巨的任務(wù)，通過(guò)按“件”計(jì)算的方式不但阻礙了工作人員調(diào)用檔案，同時(shí)，還影響到了檔案的規(guī)整工作。

1.2 按卷整理中存在的問(wèn)題

按卷整理屬于我國(guó)傳統(tǒng)的檔案整理方法，有多數(shù)的機(jī)關(guān)文件歸檔均會(huì)運(yùn)用到它。其最顯著的特征就是可以根據(jù)文件形成的特征以及規(guī)律來(lái)保證文件的有機(jī)聯(lián)系。對(duì)于保管和利用十分有利，不過(guò)，也存在著一定的局限性。具體體現(xiàn)在：（1）組卷過(guò)程過(guò)于繁瑣；由于每個(gè)人在理解上各異、業(yè)務(wù)水平不相等，因此，所立案卷存在著很大的差別性。（2）利用不方便，不利于保密工作；在一卷檔案中存在著諸多份的文件，利用者借閱一份文件時(shí)常常需要整卷借出，這樣，利用者就會(huì)對(duì)此卷中的其他文件內(nèi)容有所知曉，不僅不方便攜帶，而且也做不到安全保密。有的案卷還因?yàn)檠b訂的過(guò)厚或者裝訂壓字等諸多因素的存在導(dǎo)致閱讀與復(fù)制效果不高。

怎樣選擇合理的歸檔文件整理方法是現(xiàn)代人力資源與社會(huì)保障局檔案工作迫切需要解決的任務(wù)。一直以來(lái)，我們都把檔案文件當(dāng)做是一個(gè)整體，經(jīng)常使用單一的整理方法，并未作任何的細(xì)分。而按“件”整理與按“卷”整理具備各自的優(yōu)勢(shì)與缺陷，若一味的使用單一的歸檔整理方法，那么，實(shí)際中將會(huì)有諸多問(wèn)題的發(fā)生。因此，我們應(yīng)積極探索新的工作思路，勇于創(chuàng)新，從而明確適應(yīng)人力資源與社會(huì)保障局檔案整理的方法。

2 完善的人力資源與社會(huì)保障局檔案整理方法

從辦公室中的公文和各處室所產(chǎn)生出的業(yè)務(wù)資料是形成人力資源與社會(huì)保障局的重點(diǎn)。因此，可將人力資源與社會(huì)保障局檔案大致劃分成兩個(gè)部分，即辦公室文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案。通過(guò)這樣的分類(lèi)，檔案整理工作就有了所要邁進(jìn)的方向。

2.1 關(guān)于“件”

結(jié)合文書(shū)檔案的實(shí)際特征，它的內(nèi)容具有很強(qiáng)的針對(duì)性，不可有修改或者遺失的情況發(fā)生，再加上檔案量不是太大，因此，可通過(guò)“件”的整理辦法，吸收其優(yōu)勢(shì)。（1）解決“件”數(shù)太多問(wèn)題；辦公室歸結(jié)出的檔案通常都有著很強(qiáng)的時(shí)效性及法律性，數(shù)量不會(huì)太大，并且使用次數(shù)不多，經(jīng)常是存放在那。對(duì)于這樣的工作量完全的接受。（2）解決整理過(guò)程繁瑣問(wèn)題；比如，辦公室檔案可通過(guò)分類(lèi)進(jìn)行系統(tǒng)的整理，其中大部分都是法律文件、規(guī)劃部署以及計(jì)劃方案之類(lèi)的，使用次數(shù)不多，主要大體分類(lèi)就行。（3）解決檔案管理錯(cuò)誤問(wèn)題；辦公室文件最大的特征之處就是存在著較強(qiáng)的有機(jī)聯(lián)系性，從名目上就能夠窺看到內(nèi)容方向，就算出現(xiàn)了管理錯(cuò)誤，工作人員整理起來(lái)也十分的方便。

2.2 關(guān)于“卷”

業(yè)務(wù)檔案最明顯的特點(diǎn)就是零散、量大，其特征的群體性，可做忽略與整合處理。如此一來(lái)，“卷”的整理方法就變得很有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，能夠及時(shí)的查找到其中的關(guān)聯(lián)檔案，進(jìn)而體現(xiàn)出了立卷整理的優(yōu)勢(shì)作用。首先，進(jìn)行分類(lèi)概括；業(yè)務(wù)檔案中通常存在著大量的民生問(wèn)題方面的個(gè)人檔案，完全不同于辦公室檔案，關(guān)于民生問(wèn)題方面的檔案十分的籠統(tǒng)、量大、查閱次數(shù)多。所以，通過(guò)立卷的方法可按照其所在地、所在公司以及所在管轄來(lái)分類(lèi)，另外，民生問(wèn)題中不會(huì)涉及到安全性文件，一般都是以個(gè)人檔案或者整體檔案調(diào)用為主。其次，立卷簡(jiǎn)單；如果屬于辦公室檔案歸類(lèi)立卷應(yīng)認(rèn)真詳細(xì)，注重立卷名。如果是業(yè)務(wù)檔案不需要將姓名全部列出，只需要將所在的街道名稱(chēng)、住宅名稱(chēng)、所在單位名稱(chēng)以及所在管轄名稱(chēng)列出就可以了，不會(huì)發(fā)生由于人員不同而導(dǎo)致立名的不同。甚至是案卷標(biāo)題也可進(jìn)行擬寫(xiě)，幾個(gè)字就行，比如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表等，完全不會(huì)發(fā)生爭(zhēng)議問(wèn)題。

3 結(jié)論

綜上所述可知，當(dāng)前，我們應(yīng)在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上積極探索新的方法，并在新的方法中傳承老傳統(tǒng)，只有這樣，才能與現(xiàn)代社會(huì)要求相適應(yīng)的同時(shí)又使好傳統(tǒng)被保留了下來(lái)，按“件”和按“卷”相結(jié)合的人力資源與社會(huì)保障局檔案管理辦法剛好與這一要求相符。不過(guò)，未來(lái)中我們難以預(yù)測(cè)的事情還很多，要想全面的符合于社會(huì)的特點(diǎn)還需較長(zhǎng)一段時(shí)間的探索。

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