淺談石油化工工程項目采購管理中的成本控制

李曉男（中石化寧波工程有限公司 上海200030）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展， 石油化工工程項目的規(guī)模不斷擴(kuò)大，先進(jìn)的項目管理模式也隨之備受關(guān)注。 項目采購管理是項目管理中一項重要內(nèi)容，加強(qiáng)采購管理、提高采購管理水平對保證項目的圓滿完成意義重大。 眾所周知，影響項目投資最大的是設(shè)計階段，但項目的實施階段卻是投資的主要發(fā)生階段，在這一階段中，盡管節(jié)約投資的可能性已經(jīng)很小，但浪費投資的可能性卻很大，因此，對采購管理中的成本控制更要給予足夠的重視。設(shè)備、材料采購是工程建設(shè)中的重要工作之一，采購貨物質(zhì)量的好壞、價格的高低、到貨時間的早晚，對項目的投資效益影響極大。 本文以石油化工建設(shè)項目為例，針對石油化工工程項目采購管理的特點，著重分析如何進(jìn)行采購管理中的成本控制。

一、石油化工行業(yè)采購管理的特點

項目采購管理是從系統(tǒng)外部獲取項目建設(shè)所需設(shè)備材料物資以及與之相關(guān)服務(wù)的采辦過程管理， 是為實現(xiàn)項目采購目標(biāo)所進(jìn)行的一系列的計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)工作，項目采購管理是項目執(zhí)行的關(guān)鍵性工作。 石油化工行業(yè)由于其自身的特殊性，在采購項目所需設(shè)備材料的過程和形式上有著與眾不同的特點，總體概括有如下幾個特征：采購資金占用大，采購工作時間跨度大，采購供貨周期長，采購管理受地理因素影響較大，物資采購的制約因素多，物資采購風(fēng)險大。

二、影響采購成本的主要因素

對于石油化工工程項目， 影響采購成本的主要因素有兩大類，一類是設(shè)計因素，一類是采購因素。 （1）設(shè)計因素。 影響項目投資最大的階段是設(shè)計階段，設(shè)計階段決定了項目投資的80%，所以設(shè)計水平?jīng)Q定了項目的投資水平和建設(shè)水平。 設(shè)計方案過于保守、 選材沒有歸類等等都會直接導(dǎo)致采購成本大幅增加。（2）采購因素。 比如采購前期策劃不周，造成計劃安排不合理；選擇的合格供應(yīng)商數(shù)量不足，選擇余地小，很難壓低價格；選擇采購的時機(jī)不當(dāng)，價格處于歷史高位；招標(biāo)前對供應(yīng)商能力估計不足，造成延遲交貨；貨物運(yùn)輸過程中管理不當(dāng)，造成貨物損失，影響成本和進(jìn)度等等。

三、石油化工工程項目采購管理中成本控制的措施

采購管理涉及到項目實施中工期、成本、質(zhì)量和安全四大控制過程，在保證項目工期、質(zhì)量和安全的前提下，要實現(xiàn)以最低的價格在最具競爭力的供應(yīng)商手中采購到物資并不容易。 只有通過對項目采購管理中的成本全過程控制， 來有效的降低采購成本，從而使項目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是在項目采購管理中所能實現(xiàn)的成本目標(biāo)。 通過分析上述影響采購成本的主要因素， 詳細(xì)論述在石油化工項目采購管理中控制成本的一些具體措施：

1、項目采購模式的確定

工程項目采購模式是與工程項目管理模式緊密相關(guān)的，根據(jù)項目的承包范圍、設(shè)計深度、技術(shù)復(fù)雜程度、工期長短和工程量大小等因素綜合考慮采取一種合理有效的合同方式， 從而在項目采購階段降低投資。 常見的項目采購模式主要有EPC 總承包模式、EP+C 模式和E+PC 模式三種。 其中，EPC 總承包模式是國內(nèi)石油化工工程項目采購管理發(fā)展的趨勢， 工程總承包商按照合同約定承擔(dān)設(shè)計、采購、施工和試運(yùn)行服務(wù)等工作，并對承包工程的質(zhì)量、安全、工期和造價全面負(fù)責(zé)，最終向業(yè)主提交一個滿足使用功能的項目。 EPC 總承包商站在項目建設(shè)整體的立場，有利于采購人員與設(shè)計施工單位的協(xié)調(diào)溝通、對控制材料采購有利，可大大降低工程余料。 不管采取何種采購模式，都應(yīng)該綜合進(jìn)行考慮，選擇合適的模式來實現(xiàn)成本的最優(yōu)化控制。

2、合理預(yù)算的制定

采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。 科學(xué)合理的預(yù)算不僅能保障項目正常的運(yùn)轉(zhuǎn)， 也能有效提高資金的利用效率和項目進(jìn)度的控制， 是降低采購成本的重要方式和管理方式之一。 它不但對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，而且建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)， 以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的監(jiān)測與控制， 確保項目資金的使用在合理范圍內(nèi)浮動。 有了采購預(yù)算的約束， 能優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效地控制項目資金的流向和流量，最大程度地避免資金的流失和浪費，從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。 嚴(yán)格將采購費用控制在批準(zhǔn)的采購預(yù)算范圍內(nèi)，但不可過分壓低供應(yīng)商價格，以免使供應(yīng)商的質(zhì)量和進(jìn)度無法保證，讓供應(yīng)商有合理的利潤，做到項目業(yè)主、承包商和供應(yīng)商多贏，這也是所謂的“適價采購原則”。

3、供應(yīng)商的選擇與管理

供應(yīng)商管理是工程項目采購管理中的一個重要組成部分，包括選擇供應(yīng)商的方式、選擇供應(yīng)商的數(shù)量、對供應(yīng)商的考核和以及與供應(yīng)商的關(guān)系。 在工程項目前期，供應(yīng)商一旦選錯，將給工程項目建設(shè)造成嚴(yán)重影響， 因此設(shè)備材料招投標(biāo)尤其是進(jìn)口設(shè)備和關(guān)鍵設(shè)備的招投標(biāo)要特別慎重。 通過最大化使用本地資源，降低工程項目采購成本，并保證工程項目質(zhì)量。 控制工程項目成本，就要選擇合適的供應(yīng)商，并加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。

選擇供應(yīng)商的方式主要是競爭性談判采購和公開競爭性招標(biāo)采購。 工程項目采購時讓符合條件的供應(yīng)商公平競爭，充分利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低價格， 使工程采購以最低價格取得符合要求的設(shè)備材料， 并且有利于提高工程采購的透明度和采購效率，從而有利于有效的控制采購成本。 在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供貨，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供貨份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低設(shè)備材料的價格和采購成本。 這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力地控制采購支出。

其次，本著長期降低采購成本的理念，在工程項目的采購管理中應(yīng)該把對供應(yīng)商的管理納入工程項目采購管理的一個部分。 對于篩選出的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)建立長期合作關(guān)系，穩(wěn)定的供應(yīng)商有較強(qiáng)的供貨能力， 價格透明， 長期合作會有一定的優(yōu)先安排，能確保供貨的質(zhì)量、數(shù)量、價格、供貨期等。 盡可能與優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系。 制定主供應(yīng)商策略，建立合格供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)， 這樣對降低工程項目采購中的成本有很大的好處。

4、采購包的劃分

建設(shè)項目采購規(guī)劃應(yīng)該包括在項目管理總體規(guī)劃中， 并隨著項目的進(jìn)展不斷調(diào)整。 在制定采購規(guī)劃時應(yīng)先將項目分解，對采購內(nèi)容進(jìn)行分類，按照工程、貨物、服務(wù)劃分，并對采購內(nèi)容進(jìn)行分解或打包合并，確定采購合同包。 在進(jìn)行項目分解與合同打包時要考慮以下幾個因素：（1）將類似的產(chǎn)品或服務(wù)放在一起考慮，實行批量采購?fù)菀撰@得更加優(yōu)惠的報價；（2）工程進(jìn)度計劃和采購計劃的安排， 計劃先實施的工程或先安裝的設(shè)備要先采購，采購工作量要適當(dāng)均衡，不能過于集中；（3）地理因素，將地理位置比較集中的工程放在一起采購， 避免過于分散；（4）合同額要適中，如果太大，會限制投標(biāo)人的條件，導(dǎo)致夠格的投標(biāo)人數(shù)量太少；而如果太小，則許多投標(biāo)人會缺乏投標(biāo)興趣，導(dǎo)致競爭不足。 所以綜合考慮各種因素，合理劃分采購包，可降低采購價格。

5、采購環(huán)境的利用

工程項目外部環(huán)境策略的制定對采購計劃的實施會產(chǎn)生重要影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。 宏觀環(huán)境是指能對工程項目組織如何采購產(chǎn)生影響的外部變化， 包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在等等各種因素。 而微觀環(huán)境則是指工程項目組織的內(nèi)部環(huán)境， 即實施采購的過程和程序。 在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的工程項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為工程項目整體帶來利益。

充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、 掌握有關(guān)工程項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。 比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求工程項目組織建立良好的市場信息機(jī)制， 對采購環(huán)境有充分的了解和把握，只有這樣才能取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，進(jìn)而取得成本上的利益。

6、采購管理中的風(fēng)險控制

采購風(fēng)險指在采購過程中由于各種意外情況的出現(xiàn)， 使采購的實際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離，采購風(fēng)險主要分為兩類：一類是外因型風(fēng)險，主要包括意外風(fēng)險，價格風(fēng)險，采購質(zhì)量風(fēng)險，技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險，合同欺詐風(fēng)險；一類是內(nèi)因型風(fēng)險，主要包括計劃風(fēng)險，合同風(fēng)險，驗收風(fēng)險，存量風(fēng)險，責(zé)任風(fēng)險。 舉例來說，采購預(yù)測不準(zhǔn)導(dǎo)致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算、 供應(yīng)商產(chǎn)能下降導(dǎo)致供應(yīng)不及時、 貨物不符合訂單要求、 采購人員工作失誤、供應(yīng)商之間存在不誠實行為等等，這些情況都會影響采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。

通常情況下，對風(fēng)險的應(yīng)對，一是采取措施防患于未然，盡可能地消除或減輕風(fēng)險，將風(fēng)險的發(fā)生控制在一定的程度下；二是通過適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險轉(zhuǎn)移， 減輕風(fēng)險事件發(fā)生后對項目目標(biāo)的影響。 這就要求在采購管理中能夠識別風(fēng)險，評估風(fēng)險可能的后果及影響，采取有效的措施控制風(fēng)險，并在項目建設(shè)全過程中對風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，從而減少因風(fēng)險造成的成本增加。

7、加強(qiáng)合同執(zhí)行中的成本控制

在項目采購管理中降低成本， 應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對采購總成本的控制，合同的執(zhí)行過程中的成本控制點主要有催交、檢驗和物流三方面。 目前，石油化工工程項目在搭建組織機(jī)構(gòu)時都要控制項目組的規(guī)模， 控制管理人員數(shù)量， 單靠項目組自身的能力很難滿足項目對設(shè)備和材料催交和檢驗的要求。 因此，可以在合同執(zhí)行中選用第三方催交、提供檢驗機(jī)構(gòu)檢驗的方式，在項目組的監(jiān)管下，開展催交檢驗工作。 另外，石油化工工程項目的設(shè)備材料的運(yùn)輸風(fēng)險也是非常大的，必須采取有效的控制措施。

8、全過程成本控制意識的樹立

石油化工工程項目建設(shè)中設(shè)備材料的購置費用大約占項目總投資的50% ～60%， 這些費用都是在項目采購過程中源源不斷地付出去的，采購成本如何控制決定了項目利潤的多少，尤其是總承包項目，如果采購成本失控，那么必然嚴(yán)重影響公司的利潤目標(biāo)，甚至出現(xiàn)虧損。 因此，在探討工程項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該樹立采購全過程成本控制的概念，我們應(yīng)該關(guān)注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。 獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。 我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低， 還應(yīng)該從工程項目采購的全過程來衡量成本上的收益， 從工程項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施， 只有這樣才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會。

四、總結(jié)

在市場經(jīng)濟(jì)條件下， 通過對項目采購管理的控制可以極大的降低石油化工行業(yè)的采購成本，實現(xiàn)成本優(yōu)化控制。 由于石油化工工程建設(shè)所需物資采購周期長、 資金大、 質(zhì)量要求高的特點，采購管理更具有不可忽視的經(jīng)濟(jì)意義。 在采購管理過程中，采用科學(xué)的管理和控制方式，合理進(jìn)行成本控制管理，可以有效地提高管理效率，資金的使用效率，降低整個項目的成本，保障項目正常運(yùn)行，為企業(yè)綜合競爭力的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。

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