高效率完成高職院校畢業(yè)生清書退證工作的體會

郝鳳琴

(河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館 河北石家莊 050000)

高校學(xué)生在完成學(xué)業(yè)畢業(yè)離校前,需要到學(xué)校的團(tuán)委、財務(wù)處、后勤服務(wù)部門、圖書館等多個部門辦理相關(guān)手續(xù)并得到確認(rèn),這是取得畢業(yè)證書的前提條件。可以說辦理確認(rèn)手續(xù)的效率直接關(guān)系到畢業(yè)證書的發(fā)放速度,對學(xué)生簽署就業(yè)協(xié)議影響很大。所以離校手續(xù)的辦理速度目前已經(jīng)成為衡量高校質(zhì)量建設(shè)的一個新指標(biāo)。

由于圖書館的清書退證確認(rèn)手續(xù)費(fèi)時、費(fèi)力,所以目前絕大多數(shù)高職院校都把圖書館的確認(rèn)工作排在離校手續(xù)的首位。因?yàn)槿绻麍D書借閱證上還留有圖書沒有歸還、或者是圖書賬戶上存在余額、欠費(fèi)等情況均不能辦理離校相關(guān)手續(xù)。所有的清書退證工作方法由于編排不合理、效率低,造成學(xué)生反復(fù)排隊,引起非議很多。因此,如何高效率地完成清書退證工作成為圖書館館員必須面對的問題。根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn),本人在實(shí)際工作中摸索出一套簡便而高效的圖書確認(rèn)方法,為提高離校手續(xù)的辦理速度創(chuàng)造了條件。本人著重從以下幾個點(diǎn)具體介紹這種高效率的確認(rèn)工作。

1 工作準(zhǔn)備階段

圖書館首先召開關(guān)于做好畢業(yè)生離校手續(xù)相關(guān)事宜的會議,由館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)抽組具有良好職業(yè)道德素質(zhì)和豐富工作經(jīng)驗(yàn)的館員組成工作小組。參與辦理離校手續(xù)的館員必須具備在流通借閱和電子閱覽室工作的經(jīng)驗(yàn),必須能在計算機(jī)上熟練操作文獻(xiàn)流通系統(tǒng)和讀者管理系統(tǒng)。指定2人組成一個小組,其中一人負(fù)責(zé)電腦信息查看,另外一人負(fù)責(zé)填寫各種單據(jù)和現(xiàn)金管理。兩個人相互配合互相檢查,保障工作順利進(jìn)行。讀者服務(wù)部要事前準(zhǔn)備好比如圖書丟失賠償單、押金退還單、圖書借閱超期罰款單等各種單據(jù)以及適當(dāng)?shù)牧沐X。技術(shù)部要先從服務(wù)器后臺調(diào)取包括班級、姓名、讀者證號等信息的當(dāng)年所有畢業(yè)生的數(shù)據(jù)。最后服務(wù)部按照班級逐個查清每一個畢業(yè)生的圖書借閱情況和賬戶狀態(tài)。根據(jù)不同情況把畢業(yè)生圖書借閱證號分別整理并匯總成表。

2 消息發(fā)布階段

每年6月初在學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布“圖書館辦理離校手續(xù)通知”。該通知要做到時間具體、要求明確,避免學(xué)生跑冤枉路。以下是我們設(shè)計的有關(guān)通知:“從今天起,圖書館開始以班級為單位辦理畢業(yè)生離校確認(rèn)有關(guān)事宜。請各系輔導(dǎo)員攜帶班級花名冊與圖書館協(xié)商辦理具體時間。如有不明之處,請與讀者服務(wù)部聯(lián)系。”這個階段一定要做好計劃安排,防止前松后緊、各系蜂擁而致的一窩峰亂象的出現(xiàn)。

3 具體辦理階段

圖書清退工作之所以費(fèi)時費(fèi)力,是因?yàn)閷W(xué)生的情況比較復(fù)雜。比如有的學(xué)生有書沒有歸還,有的學(xué)生存在欠費(fèi),甚至還有的學(xué)生把書丟了。按照常規(guī)的辦法,學(xué)生需要在圖書館不同窗口分別排隊進(jìn)行還書、繳費(fèi)、罰款等操作。不僅浪費(fèi)學(xué)生大量的時間和精力,而且大大加重圖書館館員的工作強(qiáng)度。成百上千人在圖書館的排隊也會造成秩序混亂、環(huán)境嘈雜、衛(wèi)生臟亂等問題的出現(xiàn)。為此,我們事先把常見的情況進(jìn)行分類,針對不同的情況區(qū)別處理,效果很好。

一般情況下,大多數(shù)畢業(yè)生此時圖書借閱證上已經(jīng)沒有書了,并且圖書借閱證賬戶上也不存在欠費(fèi)或余額,可以直接蓋章確認(rèn),并在電腦中刪除有關(guān)信息。

特殊情況的處理:(1)圖書借閱證上還有書沒有歸還,但沒有超期,相應(yīng)措施:讓學(xué)生完成圖書歸還步驟后蓋章確認(rèn)。(2)圖書借閱證上還有書沒有歸還,并且已經(jīng)超期,相應(yīng)措施:先讓學(xué)生完成圖書歸還步驟,然后填寫超期罰款單,交納罰款后再蓋章確認(rèn)。(3)圖書借閱證上還有書沒有歸還,并且書已經(jīng)丟失,但沒有超期,相應(yīng)措施:先讓學(xué)生填寫圖書丟失賠償單,交納丟賠罰款單后再蓋章確認(rèn)。(4)圖書借閱證上還有書沒有歸還,并且書已經(jīng)丟失,而且還超期了,相應(yīng)措施:先讓畢業(yè)生填寫圖書丟失賠償單和超期罰款單,交納相關(guān)罰款后再蓋章確認(rèn)。

2012年我們學(xué)院圖書館在做好充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上把畢業(yè)生的圖書借閱證分類排序:可以直接蓋章的放在一起;需要交費(fèi)的放在一起;需要還書的放在一起;需要退費(fèi)的放在一起。圖書館經(jīng)過與系畢業(yè)生輔導(dǎo)員充分協(xié)商,由各系派專人將有關(guān)交費(fèi)和退費(fèi)的圖書借閱證集中辦理。結(jié)果全院應(yīng)屆4000多名畢業(yè)生中僅有200多人因?yàn)橛袝鴽]有歸還需要本人親自到圖書館辦理。

實(shí)踐證明這種方法,大大節(jié)省了畢業(yè)生在不同窗口反復(fù)排隊等候的時間,極大地提高了工作效率。同時在很大程度上減輕了全院集中辦理離校手續(xù)的壓力。由于組織嚴(yán)密、協(xié)調(diào)高效,我們在辦理畢業(yè)生離校手續(xù)的同時,還保證了閱覽室的正常開放,沒有對非畢業(yè)生的學(xué)習(xí)造成影響,極大地方便了讀者。廣大畢業(yè)生對這種辦理方法評價非常積極、正面。

總之,與常規(guī)的辦理方法相比這種離校手續(xù)處理方法,不僅簡便、高效,而且節(jié)省人工,值得大力推廣。參考文獻(xiàn)

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[2]李季平.基于“以生為本”理念高職院校畢業(yè)生離校工作探討.江蘇教育學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)),2012,28(4):84-86.

[3]沈蘭.做好畢業(yè)生離校安全穩(wěn)定工作的幾點(diǎn)思考.經(jīng)營管理者,2010,15:283.