公路內(nèi)業(yè)資料的整理和歸檔

何家菊

(貴州路橋集團(tuán)第三工程有限公司)

隨著我國(guó)公路建設(shè)的加快，公路施工企業(yè)越來(lái)越多，公路內(nèi)業(yè)資料就顯得相當(dāng)復(fù)雜，因而公路內(nèi)業(yè)資料的整理與歸檔就成為社會(huì)各界關(guān)注的一項(xiàng)重要工作。公路內(nèi)業(yè)資料關(guān)系到工程質(zhì)量的檢驗(yàn)，但是在其整理與歸檔中依然存在一些問題，如格式不夠規(guī)范，某些文件丟失等，這就造成工程竣工后質(zhì)量檢驗(yàn)的困難，也就不利于公路建設(shè)的發(fā)展，因而必須做好工程內(nèi)業(yè)資料的整理與歸檔。

1 公路內(nèi)業(yè)資料的涵義和作用

1.1 公路內(nèi)業(yè)資料的涵義

公路內(nèi)業(yè)資料是指在公路施工建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種形式的信息記錄，主要以文字、表格、設(shè)計(jì)圖等形式呈現(xiàn)，包括施工方案、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、施工材料質(zhì)量合格檢驗(yàn)報(bào)告、施工過程中遇到的非正常情況記錄、施工過程中遇到的質(zhì)量補(bǔ)救問題證明文件等。公路內(nèi)業(yè)資料形成于施工準(zhǔn)備階段、施工階段和交工驗(yàn)收階段，對(duì)每一條信息記錄都有嚴(yán)格的要求。

1.2 公路內(nèi)業(yè)資料的分類

(1)施工準(zhǔn)備階段。施工準(zhǔn)備階段內(nèi)業(yè)資料主要有施工方案、圖紙會(huì)審和技術(shù)交底記錄、原材料質(zhì)量證明、施工設(shè)計(jì)圖紙和批準(zhǔn)文件等。施工方案是公路工程開工前申請(qǐng)報(bào)告的主要附屬材料，必須經(jīng)過上一級(jí)技術(shù)負(fù)責(zé)人的審批才能產(chǎn)生效力，要填寫審批表，對(duì)工程造價(jià)、施工部署、質(zhì)量要求、工期要求都要有嚴(yán)格的材料進(jìn)行說(shuō)明，施工技術(shù)方案和施工節(jié)約方案要進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)劃安排;圖紙會(huì)審和技術(shù)交底記錄要有文字記錄，雙方要有簽字的手續(xù)，在歸類時(shí)圖紙會(huì)審要按照工程歸類，技術(shù)交底要按照?qǐng)?bào)告附件歸類;原材料質(zhì)量要有質(zhì)量說(shuō)明書和檢驗(yàn)報(bào)告，凡使用新材料要有生產(chǎn)許可證、鑒定證明等，材料使用前要進(jìn)行自檢，在歸類時(shí)可按照批準(zhǔn)的使用日期或者單位工程進(jìn)行分類;施工設(shè)計(jì)圖和批準(zhǔn)文件要齊全和規(guī)范，一般按照分項(xiàng)目工程進(jìn)行歸類。

(2)施工階段。施工階段內(nèi)業(yè)材料包括施工試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程檢驗(yàn)報(bào)告、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。施工試驗(yàn)報(bào)告和隱蔽工程檢驗(yàn)報(bào)告可由工地實(shí)驗(yàn)室集中管理，要進(jìn)行收集、整理并建立臺(tái)賬，施工記錄要以分部工程進(jìn)行收集;工程質(zhì)量事故報(bào)告和處理的資料要統(tǒng)一向上級(jí)部門進(jìn)行報(bào)告，要嚴(yán)格填寫質(zhì)量事故記錄，將質(zhì)量事故的內(nèi)容、處理方法、損失情況整理清楚，要符合分?jǐn)?shù)和格式要求。

(3)交工驗(yàn)收階段。建工驗(yàn)收階段內(nèi)業(yè)資料包括竣工圖和竣工驗(yàn)收單、竣工質(zhì)量核檢書。要在竣工圖上注明圖紙?jiān)O(shè)計(jì)變更情況，按照單位工程進(jìn)行收集和整理分類，要有批準(zhǔn)更改設(shè)計(jì)的編號(hào)，方便以后進(jìn)行查閱;竣工驗(yàn)收單和竣工質(zhì)量核檢書要按照列目歸類。

1.3 公路內(nèi)業(yè)資料的作用

公路內(nèi)業(yè)資料是公路工程施工過程中的完整和真實(shí)記錄，對(duì)工程竣工后的質(zhì)量檢測(cè)起著重要的的作用，是工程交工驗(yàn)收和質(zhì)量評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料的整理與歸檔影響著公路施工的質(zhì)量和公路工程的施工管理水平，對(duì)我國(guó)公路建設(shè)起著不可替代的作用，因而必須加強(qiáng)公路內(nèi)業(yè)資料的整理與歸檔。

2 公路內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔中存在的問題

2.1 公路內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔中存在的主要問題

公路工程施工過程中要求公路內(nèi)業(yè)資料的完整、規(guī)范、真實(shí)的記錄施工的全過程，包括原始資料與實(shí)際施工內(nèi)容相符、數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、手續(xù)齊全、填寫規(guī)范，但是在公路內(nèi)業(yè)資料的資料整理與歸檔中卻存在如下問題:施工資料在施工過程中丟失;施工材料書寫不規(guī)范;施工材料驗(yàn)收手續(xù)不齊全;施工圖紙編制不規(guī)范;施工資料數(shù)據(jù)與原始資料數(shù)據(jù)不符等。

2.2 產(chǎn)生公路內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔問題的原因

(1)公路施工單位對(duì)內(nèi)業(yè)資料重視度不夠。公路施工單位大都重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)，對(duì)資料管理的重視度不夠，甚至在交工前臨時(shí)整理施工材料，從而導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料不系統(tǒng)、邏輯性差、錯(cuò)誤百出。

(2)公路施工單位管理制度不健全。有的公路施工單位管理水平比較低，也沒有健全的整套管理制度和規(guī)范的整理標(biāo)準(zhǔn)，這就造成沒有專門的人員對(duì)施工準(zhǔn)備階段、施工階段和交工驗(yàn)收階段的資料進(jìn)行及時(shí)和系統(tǒng)的整理，從而耽誤了內(nèi)業(yè)資料整理的最佳時(shí)間，以至于在后來(lái)的整理中造成資料的缺失、不完整。

(3)公路內(nèi)業(yè)資料管理人員素質(zhì)低下。公路內(nèi)業(yè)資料整理和歸檔人員自身的素質(zhì)較低，對(duì)國(guó)家檔案法和檔案管理規(guī)定不熟悉，檔案意識(shí)和責(zé)任心缺乏，也不具備資料整理與歸檔的專業(yè)知識(shí)，不能對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行系統(tǒng)有效的管理，而且施工人員參差不齊，不能對(duì)資料整理形成統(tǒng)一的格式。

(4)公路施工單位的頻繁調(diào)動(dòng)。在公路工程施工過程中，專業(yè)的施工隊(duì)調(diào)動(dòng)會(huì)比較頻繁，每個(gè)施工隊(duì)可能專門負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目或子項(xiàng)目，在項(xiàng)目結(jié)束后他們會(huì)撤離施工現(xiàn)場(chǎng)，從而使內(nèi)業(yè)資料不完整、邏輯性差，甚至某些資料缺失。

3 加強(qiáng)公路內(nèi)業(yè)資料整理與歸檔的措施

3.1 公路內(nèi)業(yè)資料的整理

(1)對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料的整理要符合一定的要求

綜上所述，在水利工程建設(shè)過程中一定要加強(qiáng)對(duì)水利工程建設(shè)質(zhì)量與安全的監(jiān)督管理，并且根據(jù)存在的質(zhì)量與安全問題采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，構(gòu)建有效的水利工程建設(shè)質(zhì)量與安全監(jiān)督管理體系，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高我國(guó)人民的生活水平。

對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料的整理要“完整”、“準(zhǔn)確”、“真實(shí)”，“完整”是指內(nèi)業(yè)資料要齊全，不缺少各個(gè)項(xiàng)目和各個(gè)施工階段應(yīng)有的文件資料;“準(zhǔn)確”是指要保證內(nèi)業(yè)材料內(nèi)容和數(shù)據(jù)的格式上準(zhǔn)確無(wú)誤;“真實(shí)”是指內(nèi)業(yè)資料數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，能夠把原始資料和實(shí)際施工資料數(shù)據(jù)一致。

(2)對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料的整理要貫穿整個(gè)施工過程

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在工程施工準(zhǔn)備階段就應(yīng)該做好內(nèi)業(yè)資料的整理準(zhǔn)備工作，一直到工程竣工。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要安排專門的資料整理人員對(duì)施工過程中的材料進(jìn)行整理，從收集、整理、歸檔，每個(gè)過程都要規(guī)范細(xì)致，防止因?yàn)槭┕せ靵y造成的資料丟失;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要負(fù)起責(zé)任，保證收集資料的真實(shí)可靠，要對(duì)資料嚴(yán)格審查，保證資料收集和資料整理同步進(jìn)行。

(3)建立一套完善的公路內(nèi)業(yè)資料管理制度

①要根據(jù)實(shí)際情況制定適合本公路工程項(xiàng)目的管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)督單位對(duì)公路內(nèi)頁(yè)材料的職責(zé)，分工明確;②要制定一套適合本工程項(xiàng)目資料的表格和樣本，以便在工程施工的整個(gè)過程中都要有規(guī)范的依據(jù)和格式要求;③要制定一套科學(xué)完善的管理制度，制定一定的工作細(xì)則和借閱制度，從制度上對(duì)資料管理進(jìn)行規(guī)定，只有加強(qiáng)業(yè)內(nèi)資料的有序管理才能保證內(nèi)業(yè)材料的期權(quán)和規(guī)范。

(4)注重對(duì)工程實(shí)體材料和試驗(yàn)材料的整理

①施工過程中要根據(jù)施工和報(bào)檢資料的順序，從分項(xiàng)目到分部，再到單位項(xiàng)目都要進(jìn)行積累和羅列，一直到工程結(jié)束后;②要整理好原材料試驗(yàn)數(shù)據(jù)資料，如水泥、砂石、鋼筋等要根據(jù)品種、規(guī)格加以排列，要對(duì)各類混合料的構(gòu)成進(jìn)行試驗(yàn)，并以施工時(shí)間順序加以排列;③要對(duì)竣工圖表、工程管理文件、質(zhì)量控制報(bào)告和施工記錄等進(jìn)行整理，包括會(huì)議記錄、施工照片、影像資料等都要進(jìn)行整理。

①簽字的人員要按照統(tǒng)一的格式，設(shè)計(jì)的圖紙要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;②數(shù)據(jù)資料要經(jīng)得起推敲，公路混凝土的混合比例、鉆孔和鉆孔深度在數(shù)據(jù)上要有一定的邏輯關(guān)系;③資料中不得有數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、涂改的痕跡，不能漏填，并且要對(duì)填寫使用的紙張大小、格式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，方便進(jìn)行管理和整理歸檔。

3.2 公路內(nèi)業(yè)資料的歸檔

(1)公路內(nèi)業(yè)資料歸檔的基本要求

公路內(nèi)業(yè)資料歸檔有很多具體的要求:①對(duì)于公路工程，要對(duì)每一個(gè)自然段落進(jìn)行分別建檔，試驗(yàn)資料要進(jìn)行單獨(dú)建檔，實(shí)驗(yàn)室除了給各個(gè)部門用作報(bào)驗(yàn)的材料之外，都要完整無(wú)缺的保存內(nèi)業(yè)資料的原件;②公路工程竣工之后要對(duì)內(nèi)業(yè)材料進(jìn)行編碼，并加上目錄索和封面引進(jìn)行歸檔，要防止紙張上的金屬物(別針、訂書釘?shù)?對(duì)檔案的破壞，要防止紙張霉變。

(2)重視檔案知識(shí)的宣傳教育，提高歸檔人員的素質(zhì)

①要加強(qiáng)對(duì)公路內(nèi)業(yè)資料基本知識(shí)的宣傳和教育，對(duì)資料歸檔人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其注重原始資料簽證操作方法、施工材料的整理編制、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收等的培訓(xùn)，確保資料歸檔時(shí)的真實(shí)、規(guī)范;②公路內(nèi)業(yè)資料歸檔人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，平時(shí)學(xué)習(xí)專業(yè)的歸檔知識(shí)，掌握內(nèi)業(yè)資料管理的基本方法和原則，掌握科學(xué)的管理技能，不斷提高自身的文化水平和專業(yè)知識(shí);③熟悉歸檔的基本程序，做到管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，防止在歸檔過程中出現(xiàn)不必要的失誤。

(3)注重公路內(nèi)業(yè)資料中電子檔案的管理

隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公逐漸出現(xiàn)自動(dòng)化和無(wú)紙化，在公路施工過程中起草的文件、設(shè)計(jì)的圖紙等很多已經(jīng)是電子格式，這就要求加強(qiáng)內(nèi)業(yè)資料中電子文件的管理，包括反映工程面貌的照片、錄像等，如果這些資料不及時(shí)進(jìn)行管理和歸檔很容易進(jìn)行丟失，從而造成公路施工工作難以開展，在竣工后無(wú)法對(duì)公路工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)。

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