機(jī)要文件管理工作的思考

胡鳴香 上海鐵路局辦公室

機(jī)要秘書(shū)崗位是單位管理機(jī)關(guān)機(jī)要文件的重要崗位，是管理機(jī)關(guān)信息傳輸?shù)闹行臉屑~站。該項(xiàng)工作表面上看似簡(jiǎn)單輕松，其實(shí)并非如此，它不僅涉及內(nèi)容繁雜瑣碎，而且對(duì)工作責(zé)任心要求極嚴(yán)，時(shí)時(shí)處處都要講政治、講安全、講程序，其時(shí)效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性極強(qiáng)。如果處理不當(dāng)或者工作不細(xì)致，就很容易出問(wèn)題，而且很可能是大問(wèn)題。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，就如何從“嚴(yán)、實(shí)、和、勤”入手，忠于職守、履行職責(zé)，切實(shí)做好機(jī)要秘書(shū)工作略陳管見(jiàn)。

1 要嚴(yán)

所謂“嚴(yán)”就是嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)密，凡事“嚴(yán)”字當(dāng)頭。機(jī)要工作事關(guān)國(guó)家安全和利益，容不得半點(diǎn)疏漏，毛澤東同志曾教導(dǎo)我們說(shuō)，保密工作九分半不行，九分九也不行，非十分不可。

機(jī)要秘書(shū)接觸的密級(jí)文件較多，是重點(diǎn)涉密崗位。同時(shí)，機(jī)要室又是單位機(jī)要文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~。因此，機(jī)要秘書(shū)要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，不但嘴要嚴(yán)，還應(yīng)對(duì)自己從事的每一項(xiàng)工作進(jìn)行認(rèn)真分析，自覺(jué)遵守保密法規(guī)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度。所以，機(jī)要秘書(shū)務(wù)必保守機(jī)密，做到不該透露的絕不透露，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)。

做好涉密文件的管理工作是機(jī)要秘書(shū)的重要工作之一，其中機(jī)要文件的傳閱要嚴(yán)格控制傳閱范圍。傳閱的范圍要合理，要寬嚴(yán)適度。如果收文上標(biāo)有閱讀范圍，就按規(guī)定的范圍組織傳閱，不允許隨意擴(kuò)大閱讀范圍。凡屬于國(guó)家絕密的文件、資料，隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，當(dāng)天送、當(dāng)天收。為隨時(shí)掌握文件的走向和流程，避免機(jī)要文件橫傳，機(jī)要文件的傳閱采取輪輻式傳閱法，其做法是以機(jī)要秘書(shū)為中心，以閱讀文件人員為外圈，從中心點(diǎn)開(kāi)始給第一個(gè)人看，閱畢退回中心點(diǎn)，再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下攤，嚴(yán)格履行閱文簽字手續(xù)。

2 要實(shí)

所謂“實(shí)”，就是實(shí)在、實(shí)誠(chéng)、實(shí)際，實(shí)心實(shí)意。機(jī)要秘書(shū)崗位是一項(xiàng)很實(shí)在、很具體的工作，要靠實(shí)績(jī)來(lái)檢驗(yàn)，來(lái)不得半點(diǎn)虛假，一定要真干、苦干、實(shí)干，察實(shí)情、出實(shí)招、見(jiàn)實(shí)效。

目前筆者從事的機(jī)要秘書(shū)工作內(nèi)容，主要包括妥善處理局黨委及路局機(jī)要文件、電報(bào)、函件、刊物以及其它機(jī)要材料的收受、登記、送批、傳遞、下發(fā)、保管、清退、銷毀和歸檔；嚴(yán)格把控局黨委及路局印章、介紹信的管理和使用；規(guī)范管理加密電話、機(jī)要傳真機(jī)（市）的保管和使用；主動(dòng)及時(shí)辦理局屬單位黨組織及局屬單位印章的刻制、驗(yàn)收、頒發(fā)和繳毀；迅速取送要件、急件；按時(shí)指導(dǎo)局機(jī)關(guān)各部門和上海地區(qū)局屬各單位黨的機(jī)要工作；準(zhǔn)時(shí)無(wú)誤地完成黨委公務(wù)網(wǎng)（市）的接受、傳遞、發(fā)送工作。這些看似簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容，其實(shí)每一件都要經(jīng)過(guò)好幾個(gè)流程才能辦結(jié)，而手上的日常工作常常紛繁交錯(cuò)，往往一件還沒(méi)處理完，另一件又接踵而來(lái)。這就要求我們?cè)诠ぷ髦芯哂袕?qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，合理安排好每件事情，做到忙而不亂，對(duì)工作中的一點(diǎn)一滴都要結(jié)合實(shí)際，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，考慮有無(wú)疏漏之處，確保工作的正確率。特別是針對(duì)有些具有很強(qiáng)時(shí)效性的機(jī)要文件，在收到文件后，首先要注意傳遞文件的時(shí)間，避免發(fā)生文件傳遞不及時(shí)的錯(cuò)誤。這就要求我們必須熟悉單位領(lǐng)導(dǎo)之間的分工，了解各部門及其分管領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律和時(shí)間安排，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件的急緩程度，機(jī)動(dòng)靈活，掌握時(shí)機(jī)。

3 要和

所謂“和”，就是和諧、和睦、和氣，和合諧一。機(jī)要秘書(shū)崗位，是每天與所屬各單位、各部門打交道最頻繁、最一線的工作崗位。因此，機(jī)要秘書(shū)必須具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層服務(wù)，在不影響正常工作的情況下，只要能做到的，不分份內(nèi)份外，都要竭盡所能將事情辦好。

目前的機(jī)要文件作用包括兩個(gè)方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。如何充分利用這一資源為各單位各部門工作服務(wù)，必須對(duì)文件進(jìn)行分步跟蹤、系統(tǒng)管理；對(duì)重要文件如領(lǐng)導(dǎo)批示、上級(jí)部門批復(fù)、關(guān)系單位人事及業(yè)務(wù)等重要文件都要做好登記備注，方便單位領(lǐng)導(dǎo)及部門同事隨時(shí)查詢調(diào)閱；根據(jù)部門需求及時(shí)進(jìn)行電話跟蹤提醒，督促上級(jí)部門加快辦理速度。在不違反保密規(guī)定的情況下，要熱心、熱情、熱忱為大家服務(wù)，及時(shí)查找調(diào)閱文件內(nèi)容，及時(shí)跟蹤協(xié)調(diào)辦理進(jìn)度，真正做到真心、用心、貼心，為確保單位正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供切實(shí)保障。

4 要勤

所謂“勤”，就是“腦勤、手勤、腿勤”，一般來(lái)說(shuō)，機(jī)要秘書(shū)崗位有一套較為固定的工作程式, 機(jī)要人員長(zhǎng)期按這一固定程式工作,干得越久,角色強(qiáng)化作用就越趨明顯,在不自覺(jué)的情況下,潛移默化地促使人趨向于因循守舊，腦子里懶得想事,得過(guò)且過(guò),不愿意多角度、多層次思考工作方法、手段、技術(shù)的創(chuàng)新,工作中容易出現(xiàn)簡(jiǎn)單化、機(jī)械化傾向。

要想改變這一局面，出色地完成本職工作，首先，就要開(kāi)動(dòng)腦筋，勤于記憶，上至中央和上級(jí)黨委、政府的重大方針、政策等各項(xiàng)具體規(guī)定，下至各部門和基層的各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動(dòng)態(tài)、反映，都應(yīng)進(jìn)入機(jī)要秘書(shū)的大腦，到了領(lǐng)導(dǎo)需要之時(shí)，才能得心應(yīng)手，及時(shí)提供；要勤于學(xué)習(xí)、勤于思考，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)接受新理念，不斷思考工作中的得與失。

其次，要勤于動(dòng)手，多做少講，求真務(wù)實(shí)，注重實(shí)效；要多動(dòng)筆墨，勤于積累，定期總結(jié)，須知“總結(jié)”是介于實(shí)踐與理論之間的橋梁與紐帶，只有通過(guò)總結(jié)這一重要環(huán)節(jié)才能將實(shí)踐中取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)從感性到理性，進(jìn)而上升為理論，不斷用新的工作方法、工作思路，指導(dǎo)新的工作實(shí)踐，解決新的工作問(wèn)題，以此循環(huán)往復(fù)以至無(wú)窮。再次，要勤跑腿，不怕多跑路，不怕添“麻煩”，把工作做實(shí)做細(xì)；多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示，多與部門溝通，多與局屬單位聯(lián)系，進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)作，提高效率，不斷完善自己、超越自我。

在新的歷史條件下機(jī)要秘書(shū)工作必須從講政治、講大局的高度出發(fā)，牢固樹(shù)立“保守機(jī)密，慎之又慎”的思想，對(duì)于所從事的機(jī)要保密工作要根據(jù)上級(jí)組織的周密安排、精心部署，超前謀劃、未雨綢繆，使機(jī)要秘書(shū)工作更好地發(fā)揮輔助參謀作用，為我局的企業(yè)管理、運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展貢獻(xiàn)一份力所能及的力量。