學(xué)校檔案管理與評估工作的關(guān)系

康艷俠

(河南衛(wèi)生職工學(xué)院，河南 鄭州 451191)

檔案工作與學(xué)院建設(shè)發(fā)展息息相關(guān)，科學(xué)、規(guī)范、詳實(shí)的檔案不僅是高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估的重要支撐，更是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的真實(shí)記錄。

高等職業(yè)院校于2004～2007年進(jìn)行首輪人才培養(yǎng)工作水平評估，2009～2013年又啟動(dòng)了新一輪高職院校人才培養(yǎng)工作評估。根據(jù)教育部《關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見》(教高2006)16號(hào)、《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》(教高2008)5號(hào)文件的要求，新一輪人才培養(yǎng)工作評估要求充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立“高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)“目標(biāo)評估向過程評估轉(zhuǎn)變”，“硬件評估向過程評估轉(zhuǎn)變”，“被動(dòng)評估向主動(dòng)評估轉(zhuǎn)變”。具體來說有如下三個(gè)特點(diǎn)：①評軟不評硬;②評動(dòng)不評靜;③信息平臺(tái)。從以上教育部新的文件精神可以看出檔案室參與或主持評估工作非常重要。

1 建立學(xué)校檔案室

一般來說，檔案部門只是作為評估材料的一個(gè)提供部門，也就是院辦評估任務(wù)材料的收集、提供工作。而評估任務(wù)的分解，材料收集、審核及歸檔工作，評估方案的制訂，評估工作的宣傳、培訓(xùn)，評估工作會(huì)議，評估專家的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，評估專家進(jìn)?？疾斓热抗ぷ鞫际怯稍u估辦公室負(fù)責(zé)的。一般，評估部門是新成立的部門，工作人員大部分是新招聘的人員，對學(xué)校各方面情況都不了解，所以，以這樣的資源狀況將很難把評估工作做好。

學(xué)?？梢猿闪⒁詸n案室主任、評估辦公室主任為責(zé)任人的評估工作委員會(huì)，專門指定檔案室有工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)評估材料的收集、審核、催繳等工作，有利于更好地完成學(xué)校人才培養(yǎng)工作評估。

1.1 明確檔案部門與評估工作部門的分工 檔案部門可以作為具體的業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)評估指標(biāo)體系的任務(wù)分解及評估材料的收集工作。評估部門可以作為協(xié)調(diào)部門，評估宣傳、培訓(xùn)、評估會(huì)議召開、評估工作方案的制訂、評估專家的聯(lián)絡(luò)，評估硬件及軟件是否達(dá)標(biāo)的驗(yàn)收、評估專家進(jìn)校的接待、協(xié)調(diào)等工作，兼負(fù)評估材料催繳、協(xié)調(diào)和審核以及自評報(bào)告的攢寫等工作。

1.2 檔案室參與評估工作的職責(zé) 根據(jù)評估工作流程及《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》(教高2008)5號(hào)文件的要求。檔案室參與評估工作主要應(yīng)負(fù)責(zé)根據(jù)評估指標(biāo)體系制定評估任務(wù)分解書，根據(jù)評估任務(wù)分解書收集評估材料。參加學(xué)校評估工作會(huì)議。負(fù)責(zé)各部門評估材料收集、審核和歸檔工作。

2 學(xué)校檔案室與高職評估工作結(jié)合的意義

2.1 檔案室掌握著學(xué)校的第一手材料 檔案室可以說是一個(gè)學(xué)校的信息集中的核心區(qū)域，每學(xué)期末或年末，檔案室都會(huì)召開檔案工作會(huì)議面向全院處(室)、系(部)收集檔案材料，進(jìn)行集中歸檔。

高職評估狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)每年采集一次，變每四年一輪的相對靜態(tài)評估為動(dòng)態(tài)評估，其每年采集數(shù)據(jù)的支撐材料也要跟著收集、歸檔?？此坪唵蔚膱D表卻包含了大量的信息，《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)》(以下簡稱“采集平臺(tái)”)［1］共有11個(gè)一級(jí)項(xiàng)目分類，41個(gè)二級(jí)項(xiàng)目分類，可以導(dǎo)出35張數(shù)據(jù)采集表，約500個(gè)數(shù)據(jù)采集指標(biāo)，其支撐材料數(shù)量也非常大。數(shù)據(jù)平臺(tái)與學(xué)校的年終報(bào)表聯(lián)系緊密，而年終報(bào)表每年都是由學(xué)院辦公室人員填寫的，檔案室人員參與較多，年終報(bào)表信息基本上都是從檔案室歸檔材料中提取的。因此，檔案室掌握著學(xué)校第一手材料，最了解學(xué)校的資源狀況，能把握評估材料檔案全局。

2.2 節(jié)約學(xué)校人力、物力和財(cái)力 現(xiàn)在大多數(shù)院校為了評估工作設(shè)立評估辦公室、評建辦公室或迎評辦公室等，專門負(fù)責(zé)評估，本人認(rèn)為這極不符合學(xué)校發(fā)展規(guī)律，一方面是因?yàn)樾鲁闪⒌牟块T，他們沒有檔案室工作人員了解學(xué)校的材料資源;另一方面，也是對學(xué)院財(cái)力和人力資源的極大浪費(fèi)。根據(jù)評估指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)采集平臺(tái)采集的材料和數(shù)據(jù)，每年都要由各部門歸檔到檔案室，檔案室只需根據(jù)評估指標(biāo)體系進(jìn)行整理，其支撐材料更無需從其他部門索要，只需從各部門歸檔材料中抽取出來，按指標(biāo)體系分盒放好就行了。這樣，就不會(huì)發(fā)生檔案室與評估辦公室兩個(gè)部門都向?qū)W校各部門索要資料，造成評估相關(guān)部門怨聲載道的局面。很多文件和材料向檔案室交了，又向評估辦公室交，沒留復(fù)印件的，就需要向檔案室借過來復(fù)印，交與評估辦公室。這樣就形成了評估相關(guān)部門忙，檔案室忙，復(fù)印室也跟著忙的局面，從而造成了人力、物力和財(cái)力的極大浪費(fèi)。因此，由檔案管理人員參與或主持評估工作很有必要。

2.3 解決了檔案分類法與評估檔案重復(fù) 現(xiàn)在大多數(shù)高職院校，都針對高職評估設(shè)置有單獨(dú)的評估辦公室，并由評估辦公室人員負(fù)責(zé)材料的收集、整理、歸檔工作，并形成了單獨(dú)的“迎評檔案”［2］。一方面大大小小的評估指標(biāo)是相同或相近的，這樣就有很多材料是每個(gè)評估都需要的，往往評估辦公室人員為了避免多次麻煩相關(guān)部門，也為了加快工作進(jìn)展，就從以往的評估材料中抽取出來放置在另一個(gè)評估中，這就造成了材料的丟失和混亂。如果由檔案室負(fù)責(zé)評估檔案工作，“迎評檔案”單獨(dú)設(shè)類這個(gè)最大問題和造成大量的重復(fù)文件材料的問題就迎刃而解了。

如果由檔案室負(fù)責(zé)評估材料工作，可先形成評估材料任務(wù)分解表，然后按評估指標(biāo)體系和高職高專院校數(shù)據(jù)采集平臺(tái)信息組成“迎評檔案”。形成迎評檔案后，還要形成一套評估材料目錄。等專家考查結(jié)束后，將抽調(diào)的已歸檔的檔案材料，放回原處，把作為評估材料的檔案的評估檔案編號(hào)或編碼備注到檔案歸檔目錄的備注欄中，標(biāo)明也是人才培養(yǎng)工作評估材料。未歸檔的評估材料，可在檔案室歸檔學(xué)院全部檔案時(shí)歸檔其中。也把評估檔案編號(hào)或編碼備注到歸檔目錄的備注欄中，標(biāo)明也是人才培養(yǎng)工作評估材料。即“迎評檔案”的管理應(yīng)按《分類法》原則，根據(jù)其材料產(chǎn)生的職能部門分屬各自的門類?！兑?guī)范》的歸檔范圍中XZ11類的第9項(xiàng)專門列有“學(xué)校評估材料”［3］。檔案《規(guī)范》的歸檔范圍中XZ11類的×盒×件目錄備注欄內(nèi)明確注為“評估材料第×.×.×或×.×項(xiàng)”等兩項(xiàng)對照即可。將人才培養(yǎng)工作評估工作產(chǎn)生的材料歸入其中，同時(shí)將各部門產(chǎn)生的文件材料規(guī)范地收集齊全、完整，無論評估指標(biāo)體系如何變動(dòng)，也無論今后怎樣進(jìn)行評估和檢查，都可以不變應(yīng)萬變。

2.4 有利于促進(jìn)學(xué)校檔案材料的系統(tǒng)、完整、統(tǒng)一和安全 高校檔案工作的目的和宗旨，是為教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理提供服務(wù)，不能為了應(yīng)付高職院校大大小小的評估而單獨(dú)設(shè)置檔案類別，即評估檔案，這樣就會(huì)造成大量重復(fù)資料，不利館藏優(yōu)化。

按上述方法保存評估檔案，這樣既不破壞高校檔案全宗的完整性，又能保證“人才培養(yǎng)工作評估檔案”的齊全、完整、系統(tǒng)。按照《分類法》“人才培養(yǎng)工作評估檔案”至少會(huì)同教學(xué)、黨群、學(xué)生、行政、科研、財(cái)會(huì)、設(shè)備等門類檔案形成重復(fù)歸檔。有很多文件材料能說明多個(gè)觀測點(diǎn)，這就需要在多個(gè)觀測點(diǎn)中重復(fù)放置。如果將“人才培養(yǎng)工作評估檔案”單獨(dú)設(shè)立門類，當(dāng)剔除了重復(fù)文件材料后，有些指標(biāo)就失去了支撐材料，這樣又不符合文件材料應(yīng)“齊全、完整、系統(tǒng)”的原則。根據(jù)《分類法》編制原則的第二條、第三款規(guī)定：“類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時(shí)期內(nèi)不隨意改變?！保?］所以高校檔案的管理應(yīng)該根據(jù)高等學(xué)校檔案歸檔范圍，保持相對穩(wěn)定。不應(yīng)將“人才培養(yǎng)工作評估檔案”單獨(dú)設(shè)立門類。

2.5 檔案室參與評估工作可能存在的問題

2.5.1 領(lǐng)導(dǎo)問題 檔案室一般歸院辦主任領(lǐng)導(dǎo)，而大多數(shù)高職院校為了應(yīng)付大大小小的評估，成立了專門的評估辦公室，有專門的領(lǐng)導(dǎo)。而檔案室主任一般由負(fù)責(zé)分管行政的院領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)，評估辦公室一般有教學(xué)院長分管。領(lǐng)導(dǎo)的不同，無形中就造成了工作中的推諉扯皮。

2.5.2 分工問題 “目的明，責(zé)任清”，檔案室負(fù)責(zé)收集學(xué)院全院各部門在日常工作中形成的各種文件材料，在學(xué)期末和年末負(fù)責(zé)把全院行政、教學(xué)部門形成的檔案材料收集到檔案室，集中歸檔保存，形成卷宗。評估部門要按各評估指標(biāo)體系形成任務(wù)分解表，按評估日程形成各部門評估材料收集日程表，對評估相關(guān)部門按評估材料收集日程進(jìn)行收集，按評估指標(biāo)體系形成“迎評檔案”，便于專家來校評估時(shí)查閱。兩者收集的材料有很多重復(fù)的材料，無形中給學(xué)校教學(xué)、行政等部門增加了材料整理的負(fù)擔(dān)，也增加了復(fù)印量，浪費(fèi)學(xué)校財(cái)力資源。

2.6 結(jié)論 評估工作大小會(huì)議都要由檔案室負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)評估工作的人員參加。由于沒有明確檔案室在評估工作中的具體任務(wù)，檔案室總是被動(dòng)參與評估。因此，要把檔案室被動(dòng)參與評估變?yōu)橹鲃?dòng)、直接參與評估工作，讓檔案室切實(shí)負(fù)起責(zé)任，把人才培養(yǎng)評估指標(biāo)體系的分解和評估材料的收集工作做好。①把評估辦公室從繁重和并不專業(yè)的材料整理中解放出來，只負(fù)責(zé)評估工作的協(xié)調(diào)工作，只有這樣評估工作才能做得更好。②把具體評估任務(wù)分配到檔案室，由院長主持或參加任務(wù)分配會(huì)議，確定并審批檔案室和評估辦公室的具體任務(wù)，主管院長和部門責(zé)任人親自簽字確認(rèn)，這樣就明確了工作任務(wù)，避免出現(xiàn)等、靠的現(xiàn)象。③提高檔案室工作人員素質(zhì)，評估委員會(huì)組織的培訓(xùn)要由檔案室人員參加。因?yàn)楦咝n案的歸檔工作與評估材料的整理工作不一樣。高等學(xué)校檔案的歸檔工作是按照《高等學(xué)校檔案分類法》和《高等學(xué)校檔案歸檔范圍》把學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄一件一件的保存起來。其主要的一個(gè)特點(diǎn)就是原始性、單一性。而評估檔案的整理是按照評估指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)采集平臺(tái)信息進(jìn)行整理，最主要的整理原則是便與專家查閱，能說明觀測點(diǎn)信息，不同的觀測點(diǎn)同一材料可重復(fù)放置復(fù)印件。

以上所述，建立檔案室與高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估的聯(lián)動(dòng)機(jī)制是可行的。

［1］教育部.關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》的通知(教高［2008］5 y-)［Z］.

［2］倪麗娟.高校教學(xué)評估檔案的管理［J］.中國檔案，2006，(12)：48-49.

［3］教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》：35.

［4］教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》：2.