工作流管理系統(tǒng)中組織機構(gòu)模型的設(shè)計與實現(xiàn)

孟曉蕊，慶海濤

(洛陽電大，河南 洛陽 471000)

1.引言

隨著政府部門、企事業(yè)單位信息化進程的加快，工作流技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣。根據(jù)工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition，Wf MC)的定義，工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程，它使得文檔、信息或任務(wù)按照一系列已定義好的規(guī)則在不同的任務(wù)執(zhí)行者間進行傳遞，由多個人或組織共同參與協(xié)作來完成任務(wù)。而工作流管理系統(tǒng)則是實現(xiàn)工作流技術(shù)的軟件系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段使業(yè)務(wù)流程自動化，并對其進行有效的管理以提高政府部門、企事業(yè)單位的運作效率，降低成本，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

常見的工作流管理系統(tǒng)一般是基于Microsoft Exchange系統(tǒng)或者基于IBM Domino Notes系統(tǒng)研發(fā)使用的，這些工作流管理系統(tǒng)的基本框架結(jié)構(gòu)基本上已經(jīng)固定［1］，某些功能不易實現(xiàn)，而且版權(quán)不能完全歸個人所有;或者沒有郵件系統(tǒng)和目錄服務(wù)，不可以清楚明了的進行文檔的管理從而完全實現(xiàn)辦公自動化。在工作流管理系統(tǒng)中，組織是系統(tǒng)執(zhí)行活動和工作項的載體，組織機構(gòu)反映了人員的管理層次，同時也反映了人與工作、責(zé)權(quán)之間的關(guān)系。因此組織機構(gòu)在工作流管理系統(tǒng)中具有相當(dāng)重要的地位。本文在理解組織機構(gòu)模型概念、分析其功能的基礎(chǔ)上，為了減少重復(fù)部署次數(shù)、節(jié)約軟硬件資源，我們提出了一種擴展型的組織機構(gòu)模型，它能適應(yīng)不同部門單位的需求，而且能通過長尾效應(yīng)獲取最大的經(jīng)濟效益。

2.組織模型設(shè)計

組織機構(gòu)模型是指用來定義政府部門、企事業(yè)單位中人的組織形式的模型，是利用抽象的模型或者元素，構(gòu)造出的一系列關(guān)系，用于表達組織機構(gòu)中的實體間的層次和隸屬，它以職責(zé)、權(quán)限的形式定義了員工、各個部門等組織機構(gòu)元素的作用與任務(wù)，同時提供靈活的結(jié)構(gòu)以適應(yīng)不同的單位或單位中不同的組織結(jié)構(gòu)。組織機構(gòu)模型是為管理提供服務(wù)的一種方式，如果管理模式變化組織機構(gòu)模型也會隨之改變，所以組織機構(gòu)模型一般具有多樣性與易變性。設(shè)計一個組織機構(gòu)模型使它能夠同時適用于各種企事業(yè)單位是不容易實現(xiàn)的，一個單位的業(yè)務(wù)流程模型也只是針對該單位使用，而其他單位不可能完全適用。但實際上，通過認(rèn)真分析之后，可以發(fā)現(xiàn)，組織結(jié)構(gòu)模型雖然各種各樣，但一般主要包括以下幾種元素:

人員:對應(yīng)于企事業(yè)單位中每一員工，他們是具有獨立特點，并且具有一定技術(shù)能力和行為能力的人的實體;組織單元:指由具有某種相同特征的人員組成的組織元素，具有群體性質(zhì)［2］。

由于社會的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位內(nèi)部和企事業(yè)單位之間的協(xié)作辦公不斷加強，出現(xiàn)了一些新的組織單元形式。比如以項目為依據(jù)，來自企業(yè)不同部門人員組成的內(nèi)部團隊和來自不同企業(yè)人員組成的交叉團隊;一個部門內(nèi)可以按照不同功能組成不同的小組，如政府行業(yè)小組、金融行業(yè)小組等。基于以上分析，設(shè)計的組織機構(gòu)模型如圖1所示:

2.1 模型的基本概念及形式化描述

2.1.1 模型基本概念

定義1員工:是指企事業(yè)單位中的人員，一個人員屬于一個機構(gòu)，一個人員關(guān)聯(lián)一個用戶。

定義2崗位:是指一個企事業(yè)單位的某個部門的崗位(等同于在部門中有相同職能的員工的集合)，它隸屬于某一個具體的部門，另外還可以有一個或者多個員工在該崗位上任職。一般情況是一人一崗，同時提供一人多崗的功能。

定義3機構(gòu):企事業(yè)單位分層的基本單元，在本模型中，一個企業(yè)只有一個根機構(gòu)(總部)，除根機構(gòu)其他機構(gòu)只有一個父機構(gòu)，可以有多個子機構(gòu)。

定義4部門:一個機構(gòu)中根據(jù)不同職能劃分的用戶群。一個機構(gòu)可以劃分多個部門，一個部門可以劃分多個子部門;一個人部門只屬于一個機構(gòu)，一個子部門只屬于一個部門。

定義5小組:同一個部門中，根據(jù)不同職能劃分的用戶群。一個小組可以包括多個用戶。

定義6虛擬團隊:為了同一個項目或同一個任務(wù)，不同單位，不同部門，不同角色的人臨時組成的一個團隊［3］。

2.1.2 模型形式化描述

2.1.2.1 概念

1)O={Oi|i=1，2，…，n}，是所有機構(gòu)的集合

2)D={Di|i=1，2，…，n}，是所有部門的集合

3)E={Ei|i=1，2，…，n}，是所有員工的集合

4)P={Pi|i=1，2，…，n}，是所有崗位的集合

5)G={Gi|i=1，2，…，n}，是所有小組的集合

6)T={Ti|i=1，2，…，n}，是所有虛擬團隊的集合

2.1.2.2 關(guān)系

1)員工與機構(gòu)的分配關(guān)系EO，一個機構(gòu)可以擁有多個員工，一個員工可以分配給多個機構(gòu)，EO=E×O。且EO={(e，o)|e∈E，o∈O}。

2)員工與部門的分配關(guān)系ED，一個部門可以擁有多個員工，一個員工可以分配給多個部門，ED=E×D。且ED={(e，d)|e∈E，d∈D}。

3)員工與崗位的分配關(guān)系 EP，一個員工可以擁有多個崗位，一個崗位可以分配給多個員工，EP=E×P。且EP={(e，p)|e∈E，p∈P}。

4)員工與機構(gòu)的分配關(guān)系EG，一個小組可以擁有多個員工，一個員工可以分配給多個小組，EG=E×G。且EG={(e，g)|e∈E，o∈G}。

5)崗位與機構(gòu)的分配關(guān)系PO，一個機構(gòu)可以擁有多個崗位，一個崗位只能分配給一個機構(gòu) PO=P×O。且PO={(e，o)|p∈P，o∈O}。

6)崗位與部門的分配關(guān)系PD，一個部門可以擁有多個崗位，一個崗位可以分配給多個部門 PD=P×D。且PD={(p，d)|p∈P，d∈D}。

7)員工與虛擬團隊的分配關(guān)系 ET，一個虛擬團隊可以擁有多個員工，一個員工可以分配給多個虛擬團隊ET=E × T。且 ET={(e，t)|e∈E，t∈T}。

2.1.2.3 函數(shù)

1)Employee(Pi)={e|(?p'≥pi)［(e，p')∈EP］}，返回指定崗位的員工集合

2)Employee(Di)={e|(?d'≥di)［(e，d')∈ED］}，返回指定部門的員工集合

3)Employee(Oi)={e|(?o'≥oi)［(e，o')∈EO］}，返回指定機構(gòu)的員工集合

4)Employee(Ti)={t|(?t'≥ti)［(e，t')∈ET］}，返回指定虛擬團隊的員工集合

5)Employee(Gi)={e|(?g'≥gi)［(e，g')∈EG］}，返回指定小組的員工集合

6)Position(Oi)={p|(?o'≥oi)［(p，o')∈PO］}，返回指定給機構(gòu)的崗位集合

7)Position(Di)={p|(?d'≥di)［(p，d')∈PD］}，返回指定給部門的崗位集合

3.組織機構(gòu)模型的實現(xiàn)

圖1所示的組織機構(gòu)模型是一種抽象的定義，在實際運行中，需要對其進行完善。圖2是一種比較完整的組織機構(gòu)模型實現(xiàn)方案。

在圖2所示的組織機構(gòu)模型實現(xiàn)方案中，主要由Group(小組)、Employee(員工)、Department(部門)、Position(崗位)、Team(虛擬團隊)、Organization(機構(gòu))等實體構(gòu)成，不同實體相互之間構(gòu)建了一對多或多對多的關(guān)系。其中 Group、Department、Team、Organization 屬于組織單元，員工是組織機構(gòu)模型中的核心元素，不同員工屬于不同的組織單元。而AssignRule實體指的是任務(wù)指派時所應(yīng)該遵循的策略或規(guī)則，每一項活動或任務(wù)都對應(yīng)AssignRule指定的一個對象。其中的baseOn屬性指出任務(wù)指派的標(biāo)準(zhǔn)，可以從以下6個值中選取:①StaffBase，基于每一位員工指派任務(wù)，userId用來指定執(zhí)行該項任務(wù)的員工。②PositionBase，基于崗位的任務(wù)指派，positionId用來選定執(zhí)行這項任務(wù)的崗位。③TeamBase，基于虛擬團隊的任務(wù)指派，teamId用來選定執(zhí)行這項任務(wù)的團隊。④GroupBase，基于小組的任務(wù)指派，groupId選定執(zhí)行這項任務(wù)的小組。⑤DepartBase，基于部門的任務(wù)指派，departId指定執(zhí)行此任務(wù)的部門。⑥OrgBase，基于機構(gòu)的任務(wù)指派，orgId指定執(zhí)行此任務(wù)的機構(gòu)［4］。

任務(wù)指定的基礎(chǔ)可執(zhí)行相對應(yīng)任務(wù)的群體或個體，但對于②、③、④、⑤、⑥指派基準(zhǔn)，具體分配到每位實際人員時還取決于業(yè)務(wù)流程在實際運行中的任務(wù)指派原則［5］。具體任務(wù)指派原則有:工作負(fù)荷原則、先創(chuàng)建先分配原則、前驅(qū)活動指定后驅(qū)活動原則等。

1)工作負(fù)荷原則:將任務(wù)分配給群體中工作量暫時最少的參與者，以實現(xiàn)任務(wù)的均衡分配。

2)先創(chuàng)建先分配原則:指的是把任務(wù)隊列中最先創(chuàng)建的任務(wù)指定給對應(yīng)群體里最先提出執(zhí)行任務(wù)請求的個體。

3)前驅(qū)活動指定后驅(qū)活動原則:由業(yè)務(wù)流程中前一活動執(zhí)行者從下一活動執(zhí)行群體中指定具體人員執(zhí)行此活動。

4)參與人員狀態(tài)的有效性:在參與人員進行工作時，常常會因一些特殊原因而不能工作，那么要更有效地指派參與人員盡快加入到工作項中，動態(tài)的指派參與人員機制就要考慮參與人員的狀態(tài)是不是有效的問題.

除了以上任務(wù)指派原則外，在實際運行過程中，也會根據(jù)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的具體情況按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則動態(tài)指派任務(wù);由于某些特殊情況需要對任務(wù)進行重新指派，以保證業(yè)務(wù)流程的繼續(xù)執(zhí)行。

通過實踐發(fā)現(xiàn)當(dāng)使用該組織機構(gòu)模型設(shè)計，全部工作流程模塊都可以把即時的流程狀態(tài)信息做為條件，依據(jù)任務(wù)指派原則來確定執(zhí)行某項活動的可行性，實際操作中可以降低主機的閑置率，從而使整個系統(tǒng)的執(zhí)行效率也大大增強。僅需要系統(tǒng)中含有可替代資源的工作流程模塊，即可完成工作。該模型的另一優(yōu)點較容易的解決容錯和負(fù)載平衡之類的問題。在應(yīng)用的系統(tǒng)中，此模型的設(shè)計還基本可適應(yīng)各種流程處理的要求，至于更復(fù)雜的流程控制可以通過增加一些數(shù)據(jù)字段來進行控制。

4.結(jié)束語

組織機構(gòu)模型是工作流管理系統(tǒng)中很重要的一個組成部分，想要在企事業(yè)單位中能夠有效地實施工作流管理技術(shù)，好的組織機構(gòu)模型是不可或缺的。它可以提高企事業(yè)單位利用工作流管理系統(tǒng)在創(chuàng)建業(yè)務(wù)流程模型過程中的快捷性和靈活性，還為工作流管理系統(tǒng)能夠在運用階段進行科學(xué)和靈活的任務(wù)指配提供了基礎(chǔ)。

［1］趙璇，吳春明，尹建偉.分布式工作流的動態(tài)管理［J］.計算機應(yīng)用研究，2002.

［2］鮑震寧，范玉順.企業(yè)組織模型結(jié)構(gòu)和建模方法研究［J］.計算機工程與應(yīng)用，2001，37(23):67 －70.

［3］范玉順.工作流技術(shù)基礎(chǔ)［M］.北京:清華大學(xué)出版社，2001.

［4］Ferraiolo D，Kuhn R.Role－ Based access control.In:Proceedings of the 15th National Computer Security Conference.Baltimore，MD，1992:554－563.

［5］Sandhu R.Rationale for the RBAC96 family of access control models.In:Proceedings of the 2nd ACM Workshop on Role－Based Access Control(Fairfax，VA，Nov.6－7)，ACM Press.1997.