關(guān)于做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考

□ 雷學(xué)剛

作者：重慶交通大學(xué)、四川外語大學(xué)教授，重慶作協(xié)會(huì)員，高級政工師

黨的十八大報(bào)告中的“四個(gè)必須”對科學(xué)發(fā)展觀的第一要義、核心立場、基本要求、根本方法作了最新的闡釋和要求，表明了我們黨高度的理論自信、道路自信和制度自信?！八膫€(gè)必須”的要求為我們做好辦公室工作提供了方向指南、基本遵循和強(qiáng)大動(dòng)力。我們一定要深刻領(lǐng)會(huì) “四個(gè)必須”的內(nèi)涵和精神實(shí)質(zhì)，更好地把握辦公室工作的基本規(guī)律，切實(shí)把科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)到辦公室工作的全過程，努力把辦公室打造成“能參會(huì)謀”的核心樞紐。

一、服務(wù)是辦公室工作的第一要義

發(fā)展是我們黨執(zhí)政興國的第一要?jiǎng)?wù)，是科學(xué)發(fā)展觀的第一要義。辦公室工作講發(fā)展就是講服務(wù)，追求又好又快發(fā)展就是追求又好又快的服務(wù)，在又好又快的服務(wù)中推動(dòng)辦公室又好又快的發(fā)展。具體應(yīng)該做到“四精”：

（一）職能定位要“精準(zhǔn)”。辦公室肩負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)全局的重要職能，位置關(guān)鍵，任務(wù)繁重，使命光榮，責(zé)任重大。辦公室的主要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層和人民群眾服務(wù)。各部門各單位辦公室的基本職能主要是負(fù)責(zé)各部機(jī)關(guān)文秘、行政管理工作。說到底就是辦文、辦會(huì)、辦事。當(dāng)然，辦公室工作千差萬別，不同的單位對辦公室有不同的定位。因此，一定要準(zhǔn)確站位，到位不越位。

（二）配備人員要“精干”。辦公室工作很多人不愿干，一般人又干不了。辦公室配備工作人員不在多而在于精。辦公室人員配備一定要選調(diào)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)實(shí)、會(huì)管理、善協(xié)調(diào)的干部，既要注重有序流動(dòng)，又要防止“青黃不接”。辦公室上至主任下至一般干部的崗位職責(zé)要明確具體，確保事事有人干，人人有事干。堅(jiān)決杜絕“濫竽充數(shù)”和“人浮于事”的現(xiàn)象。

（三）辦公條件要“精用”。既要堅(jiān)持精打細(xì)算、厲行節(jié)約的原則，適當(dāng)增加投入，不斷完善辦公設(shè)施，改善辦公條件，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化，又要大力推進(jìn)辦公區(qū)綠化、亮化、凈化、美化工程，為單位干部職工的工作生活創(chuàng)造一個(gè)心曠神怡的辦公環(huán)境。

（四）機(jī)制運(yùn)行要“精效”。辦公室工作千頭萬緒，千絲萬縷，我們一定要千方百計(jì)建立健全工作流程，實(shí)行鏈條式管理,無縫式對接，主動(dòng)式服務(wù)。辦公流程要清晰化，按“圖”索“驥”，力爭辦公零失誤。辦文流程要制度化，發(fā)文工作從草擬、校核到簽發(fā)都要形成制度，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、文字言簡意賅、格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；收文工作要規(guī)范傳閱傳批程序，確保運(yùn)行順暢高效。辦事流程要規(guī)范化，調(diào)查研究、督查督辦、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)、政務(wù)接待、財(cái)物管理、政務(wù)值班、機(jī)要保安等日常工作都要具體規(guī)定，做到有條不紊，忙而不亂。

（五）辦文細(xì)磨出“精品”。辦文是辦公室工作的核心競爭力。要打造辦文的精品，就必須精雕細(xì)刻。辦文的最高標(biāo)準(zhǔn)是領(lǐng)導(dǎo)滿意和群眾歡迎。因?yàn)槲覀兊摹拔摹币欢ㄒw現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、氣質(zhì)、個(gè)性、風(fēng)格、要求，不然忙了半天，辦的“文”領(lǐng)導(dǎo)不滿意，群眾不認(rèn)可，辦的“文”就是無用功。辦文的最低要求是報(bào)刊發(fā)表。一個(gè)好的“文”，除了領(lǐng)導(dǎo)滿意外，至少要有在報(bào)刊發(fā)表的水平。辦文要成為精品必須堅(jiān)持 “四有”：即：“言之有物不空洞”、“言之有理不膚淺”、“言之有情不呆板”、“言之有序不雜亂”。辦文必須有理論家的風(fēng)采，寫出的文章才有思想高度、生活廣度、實(shí)踐深度。辦文要有文學(xué)家的風(fēng)采，才能寫出語言清新雋永的好文章。

（六）辦會(huì)仔細(xì)出“品牌”。所謂品牌，就是國際通行、舉世公認(rèn)、品質(zhì)高貴。一聽會(huì)議的名稱就知道會(huì)議的規(guī)格、檔次和水準(zhǔn)。辦會(huì)必須從方案制定到會(huì)議組織的每一個(gè)環(huán)節(jié)超前謀劃、精心策劃、周密計(jì)劃、耐心細(xì)化，大到會(huì)議講話、小到席位牌擺放、音響調(diào)試等，必須責(zé)任到人、各司其職、跟蹤問效。通過優(yōu)質(zhì)高效和人性化的服務(wù)，精心打造會(huì)議品牌，全面提升會(huì)議質(zhì)量。

（七）辦事精明出“形象”。形象就是旗幟，形象就是方向。辦事要出形象，就必須精明強(qiáng)干。辦事就是組織協(xié)調(diào)、檢查督導(dǎo)、跟蹤問效。辦事的好壞將直接關(guān)系到一個(gè)單位或部門的形象與聲譽(yù)。因此，辦事必須具備外交家、演講家的風(fēng)采。辦事既要看對象、時(shí)間、空間和任務(wù)，更要看對象的情緒、性格和氣質(zhì)，切忌千人一面、千篇一律。必須堅(jiān)持原則性靈活性有機(jī)統(tǒng)一，真誠的溝通協(xié)調(diào)，我們的事才能辦得圓滿，自身的能力和形象才能得到最佳展示。

二、以人為本是辦公室工作的核心

以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心。辦公室工作始終圍繞“人”做服務(wù)工作，要牢固樹立和落實(shí)以人為本的理念，把握人性需求，體現(xiàn)人情關(guān)懷，營造人文氛圍，努力使辦公室工作與服務(wù)對象的意圖盡量同頻共振。具體應(yīng)該堅(jiān)持“三講”：

（一）服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)“講人格”。辦公室要始終圍繞本部門本單位中心工作轉(zhuǎn)，圍繞本部門本單位領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，圍繞本部門本單位主要領(lǐng)導(dǎo)中心工作轉(zhuǎn)。在服務(wù)工作中，既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格和氣質(zhì)，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，堅(jiān)決服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，切實(shí)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，又要在大是大非的問題上堅(jiān)持原則，不搞將就迎合，始終保持自己獨(dú)立的人格和尊嚴(yán)。做到幫忙不添亂、解難不增憂、管家不誤事。

（二）服務(wù)部門“講人性”。辦公室更多側(cè)重于部門或單位內(nèi)部管理與服務(wù)，是本部門本單位的“內(nèi)當(dāng)家”。要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，提高服務(wù)水平，實(shí)行人性化管理，既不能高懸利劍、苛刻過分，也不能隨心所欲、無為而治。要積極發(fā)展部門或單位和諧文化，大力創(chuàng)建和諧部門或單位，促進(jìn)內(nèi)部和諧共處、合作共進(jìn)。對待干部職工要以干事業(yè)為重，由重管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹胤?wù)，更加自覺、更加主動(dòng)地為干部職工在工作上鋪路搭橋，生活上排憂解難，努力創(chuàng)造一種用事業(yè)留人、用感情留人、用適當(dāng)?shù)拇隽羧说牧己霉ぷ鳝h(huán)境。

（三）服務(wù)基層“講人情”。辦公室不管有多忙，為基層、為人民群眾服務(wù)的傳統(tǒng)絕不能丟。從事政務(wù)服務(wù)的同志，要圍繞領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)和重點(diǎn)問題，經(jīng)常到一線廣泛深入地調(diào)查研究，推動(dòng)理論與實(shí)踐的創(chuàng)新，把基層的新鮮經(jīng)驗(yàn)上升為推動(dòng)全面工作的思路，把基層的困難矛盾提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考。從事事務(wù)服務(wù)的同志要盡可能地與群眾、與基層多接觸，增強(qiáng)對基層干部群眾的感情，力所能及地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對到辦公室辦事的人員，無論是部門或單位同事、基層干部，還是群眾來訪，都要始終以誠相待、熱情服務(wù)，讓人感到親切溫暖，堅(jiān)決杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風(fēng)。

三、全面協(xié)調(diào)可持續(xù)是辦公室工作的基本要求

只有客觀認(rèn)識辦公室工作面臨的新形勢新要求，突出內(nèi)容的系統(tǒng)性、方法的和諧性和效果的務(wù)實(shí)性，才能實(shí)現(xiàn)辦公室工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。具體應(yīng)該做到“三個(gè)突出”：

（一）突出內(nèi)容的“系統(tǒng)性”是辦公室工作把握“全面”的基礎(chǔ)。辦公室工作大致包括綜合協(xié)調(diào)、政務(wù)信息、調(diào)查研究、督促檢查、文稿起草、公文處理、機(jī)要保密、目標(biāo)考評、會(huì)議承辦、政務(wù)值班、政務(wù)接待、事務(wù)服務(wù)等方面。這既涉及政務(wù)服務(wù)，又涉及事務(wù)管理，共同構(gòu)成一個(gè)全面完整的系統(tǒng)。我們既要抓好政務(wù)服務(wù)，又要搞好政務(wù)管理，既要推進(jìn)智力服務(wù)工作出新出彩，又要實(shí)現(xiàn)后勤服務(wù)工作保障有力，使辦公室工作平衡推進(jìn)、全面發(fā)展。

（二）突出方法的“和諧性”是辦公室工作把握“協(xié)調(diào)”的關(guān)鍵。協(xié)調(diào)既是一種狀態(tài)，也是一個(gè)過程，更是一種藝術(shù)。辦公室工作處于協(xié)調(diào)的“中樞”，一定要把握協(xié)調(diào)方法，講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，方能協(xié)調(diào)有力和到位。從方向上看，縱向協(xié)調(diào)要在“親合”上下功夫，使一個(gè)系統(tǒng)、每一條戰(zhàn)線、各部門各單位辦公室形成一盤棋，親如“一家人”；橫向協(xié)調(diào)要在“配合”上下功夫，搞好左右協(xié)調(diào)，為本部門本單位營造良好的外部環(huán)境；內(nèi)部協(xié)調(diào)要在“整合”上下功夫，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)與干部、干部與干部、干部與群眾的關(guān)系，發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高整體效能。從對象上看，要區(qū)別不同的人、不同的事，采取不同的方式、方法，或開會(huì)協(xié)調(diào)、或電話通氣，或登門通報(bào)，或個(gè)別商談，以求收到最好的協(xié)調(diào)效果。

（三）突出效果的“務(wù)實(shí)性”是辦公室工作把握“可持續(xù)”的重點(diǎn)?！稗k公室工作無小事”，每件小事都連著大事，小事做不好就會(huì)釀成大錯(cuò)。因此，辦公室工作尤其承受不起“亡羊補(bǔ)牢”的代價(jià)。辦公室工作一定要堅(jiān)持正確的政治方向，恪守忠誠；堅(jiān)持一切從嚴(yán)、一切從高，注重細(xì)節(jié)，在實(shí)干之中勤于思考，在忙碌之余善于總結(jié)，使辦公室工作不斷得到改進(jìn)。要長計(jì)劃、短安排，量力而行，留有余地，不能寅吃卯糧。要強(qiáng)化節(jié)約意識，建設(shè)節(jié)約文化，倡導(dǎo)節(jié)約文明，合理添置辦公用品、降低辦公用品消耗、科學(xué)安排公務(wù)用車、嚴(yán)格公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)等，大力推進(jìn)節(jié)約型聯(lián)線建設(shè)。

四、統(tǒng)籌兼顧是辦公室工作的根本方法

辦公室是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，工作涉及方方面面，必須在統(tǒng)籌下有序推進(jìn)，在兼顧中從容應(yīng)對。具體應(yīng)該做到“三個(gè)切忌”：

（一）統(tǒng)籌兼顧，辦公室工作切忌“只見樹木，不見森林”。辦公室工作牽一發(fā)而動(dòng)全身，不能局限于自己的“彈丸之地”，“只見樹木，不見森林”，要準(zhǔn)確把握宏觀大勢，做到自覺服務(wù)服從大局。要吃透中心工作，對中央和上級部門的中心工作、重點(diǎn)部署，對本部門本單位工作的熱點(diǎn)難點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，近期抓什么，遠(yuǎn)期抓什么等，心中隨時(shí)都要有一張清晰的運(yùn)行圖和坐標(biāo)系。只有這樣，辦公室工作才能謀而有略，謀而有備，謀而有術(shù)，參到點(diǎn)子上，謀到關(guān)鍵處。

（二）統(tǒng)籌兼顧，辦公室工作切忌“一招不慎，滿盤皆輸”。這一“招”不是普通的一“招”，而是在整盤棋中具有成敗意義的關(guān)鍵一“招”。辦公室工作點(diǎn)多線長面廣，如果眉毛胡子一把抓，不分輕重緩急，工作難以取得突破。要善于抓重點(diǎn)帶一般，就是要強(qiáng)化精品意識、精深意識、精細(xì)意識、精當(dāng)意識、精到意識、精準(zhǔn)意識、精美意識、精華意識、精靈意識，集中人、財(cái)、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報(bào)送、重要事項(xiàng)督辦，重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦，確保萬無一失、圓滿成功，努力實(shí)現(xiàn)點(diǎn)上突破、面上開花，整體推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌兼顧，辦公室工作切忌“千里之堤，毀于蟻穴”。任何一個(gè)組織的各個(gè)部分往往是優(yōu)劣不齊的，劣勢部分往往決定整個(gè)組織的水平，這就是“木桶原理”，木桶裝水的容積不取決于最長的模板，而取決于最短的模板。同樣，辦公室各方面工作也是不平衡的，也有這樣或那樣的“短板”?！扒Ю镏蹋瑲в谙佈ā?。我們一定要始終保持清醒的頭腦，善于發(fā)現(xiàn)和解決辦公室工作中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有力措施，拉長“短板”。要善于發(fā)現(xiàn)辦公室干部隊(duì)伍中的“短板”，下功夫重點(diǎn)培養(yǎng)，提高整個(gè)辦公室的整體素質(zhì)；努力提高工作的整體效應(yīng)；要善于發(fā)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)工作中的“短板”，下功夫優(yōu)化內(nèi)容組合，提高整個(gè)辦公室的整體實(shí)力。