中小企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理信息化研究

寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院 章惠敏

中小企業(yè)是寧波經(jīng)濟(jì)重要組成部分，比例特高、優(yōu)勢(shì)明顯，其中外貿(mào)企業(yè)數(shù)量占高位，可近些年來(lái)，由于受到國(guó)內(nèi)外各種復(fù)雜環(huán)境的影響，優(yōu)勢(shì)已岌岌可危，不少企業(yè)轉(zhuǎn)型步履艱難，摸索中困惑難免。從企業(yè)自身角度看，大多數(shù)中小企業(yè)的老板因擔(dān)心采取權(quán)益融資的方式會(huì)導(dǎo)致控制權(quán)的削弱而采取銀行借款的籌資方式，這些企業(yè)融資需求主要是用于擴(kuò)大生產(chǎn)。由于經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及中小企業(yè)自身組織方式和發(fā)展?fàn)顩r等原因，所以中小企業(yè)發(fā)展難的問(wèn)題主要集中在資金不足上。注冊(cè)資本少，資本實(shí)力有限，不動(dòng)產(chǎn)少，信貸能力低，融資渠道小，籌資成本高等，這使得中小企業(yè)只能維持簡(jiǎn)單的再生產(chǎn)，若資金方面稍有周轉(zhuǎn)不靈就很有可能面臨破產(chǎn)，從而使得資金短缺成為制約中小企業(yè)發(fā)展的主要瓶頸。如何以有限的資金獲得最大的收益?

一、中小企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理較突出的問(wèn)題及原因分析

(一)中小企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理存在的主要問(wèn)題

1.先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理技術(shù)和方法應(yīng)用的限制

中小企業(yè)具有較多不同的經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制，所以財(cái)務(wù)管理方法相應(yīng)的也是多樣化的。目前，許多中小企業(yè)的營(yíng)業(yè)額和資產(chǎn)總額已經(jīng)超億元，中小企業(yè)在快速擴(kuò)張中已經(jīng)傾向于采取企業(yè)集團(tuán)或控股公司管理模式，但由于管理水平低，財(cái)務(wù)管理人才缺乏嚴(yán)重，財(cái)務(wù)管理的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。隨著中小企業(yè)的發(fā)展，母子公司體制開(kāi)始建立，財(cái)務(wù)資金管理中的問(wèn)題愈加突出，而濃重的業(yè)主“一言堂”決策方式，使得過(guò)分集中決策權(quán)，進(jìn)而導(dǎo)致管理行為邊界不清，財(cái)務(wù)管理者只能應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)培訓(xùn)先進(jìn)財(cái)務(wù)管理技術(shù)，企業(yè)自身?xiàng)l件的限制使得中小企業(yè)更愿意選擇短期成本效益相對(duì)較好的傳統(tǒng)管理方法，這樣的結(jié)果是進(jìn)一步限制了財(cái)務(wù)管理人員的技術(shù)水平的發(fā)揮和素質(zhì)的提高。除此之外，大多數(shù)企業(yè)對(duì)推行財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，及相關(guān)應(yīng)用缺乏了解，更對(duì)企業(yè)應(yīng)采用何種財(cái)務(wù)資金管理模式，應(yīng)用什么樣的財(cái)務(wù)管理軟件才能切實(shí)改善財(cái)務(wù)資金管理水平等問(wèn)題心中無(wú)數(shù)，這已成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸之一。

2.多頭開(kāi)戶，資金效率低

目前，企業(yè)內(nèi)部多級(jí)法人資金分散占用，使資金使用效率低下，所以現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理中最突出的問(wèn)題是企業(yè)資金難以集中使用。第二就是，公司多頭開(kāi)戶的現(xiàn)象比較普遍，盡管多頭開(kāi)戶的原因有很多，但危害不少，這樣會(huì)使企業(yè)的資金管理嚴(yán)重失控；三是投資決策隨意性大，有些企業(yè)熱衷于多元化經(jīng)營(yíng)，不顧自身的能力，盲目投資，導(dǎo)致?lián)p失嚴(yán)重，使原本就十分緊張的資金狀況雪上加霜。

3.資金沉淀嚴(yán)重，庫(kù)存占有量過(guò)高，欠款居高不下，周轉(zhuǎn)緩慢，企業(yè)信用和盈利能力下降

存貨和應(yīng)收賬款是中小企業(yè)資金管理中的重要環(huán)節(jié)。從原材料采購(gòu)、生產(chǎn)投入，到形成半成品、產(chǎn)成品，再到將產(chǎn)品銷(xiāo)售給客戶、最終從客戶手中收回貨款，每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)科學(xué)合理的資金計(jì)劃及對(duì)資金計(jì)劃的適時(shí)修正。計(jì)劃的內(nèi)容不但包括投入或收到的資金的數(shù)量，還包括投入或收到相應(yīng)資金的方式等等。中小企業(yè)往往由于缺乏對(duì)存貨庫(kù)存量的合理計(jì)算，造成庫(kù)存積壓；或者對(duì)客戶信用狀況不清楚，沒(méi)有相應(yīng)的信用管理制度，造成貨款到期不能及時(shí)回籠或形成壞賬，造成資金占?jí)?，無(wú)法投入新的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)或產(chǎn)品生產(chǎn)。

4.大多數(shù)企業(yè)資金占用不明，產(chǎn)品成本構(gòu)成不清

雖然現(xiàn)在企業(yè)資金管理水平有了顯著的提高，但由于其資本和技術(shù)構(gòu)成低、受傳統(tǒng)體制影響，材料消耗、工時(shí)定額不準(zhǔn)，考核決策無(wú)依據(jù)，滿足不了企業(yè)現(xiàn)代化、精細(xì)化管理要求。單靠傳統(tǒng)的手工方式來(lái)統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、傳遞生產(chǎn)過(guò)程中的各種信息，這樣的管理方式不僅速度慢、效率低，而且難以跨越管理幅度、地域分布、交通通訊方面的限制，監(jiān)督管理成為事后控制。企業(yè)內(nèi)部缺乏科學(xué)有效的成本費(fèi)用控制體系，相當(dāng)一部分企業(yè)在成本費(fèi)用問(wèn)題上仍處于事后算賬的階段。，既不利于成本管理工作，也會(huì)因成本費(fèi)用的相對(duì)較高而不利于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

(二)中小企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理存在問(wèn)題的原因

1.中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理體制問(wèn)題。有相當(dāng)一部分中小型企業(yè)還停留在手工記賬階段，財(cái)務(wù)管理還是停留在如何理順賬本、出具三張報(bào)表階段。財(cái)務(wù)管理信息化與會(huì)計(jì)電算化概念不清，全部或部分實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但還沒(méi)有企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化，只是簡(jiǎn)單地模擬手工做帳，信息化的真正管理、控制優(yōu)勢(shì)沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。

2.管理模式僵化，管理觀念陳舊。首先，中小企業(yè)典型的管理模式是所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)的高度統(tǒng)一，經(jīng)營(yíng)者就是投資者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者集權(quán)、家族化管理現(xiàn)象嚴(yán)重，這種模式給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了負(fù)影響，經(jīng)營(yíng)者對(duì)于財(cái)務(wù)管理的理論方法缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)和研究，致使職責(zé)不清，越權(quán)行事，造成財(cái)務(wù)管理混亂，財(cái)務(wù)監(jiān)控不嚴(yán)等。另一方面，企業(yè)管理者的能力和素質(zhì)較低，管理思想落后，沒(méi)有將財(cái)務(wù)管理信息納入企業(yè)管理信息的有效機(jī)制中，缺乏現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理觀念，使財(cái)務(wù)管理失去應(yīng)有的信息基礎(chǔ)。

3.有效的資金集中管理模式?jīng)]有形成。企業(yè)管理中的集權(quán)和分權(quán)是對(duì)立統(tǒng)一的，資金集中管理模式的選擇實(shí)質(zhì)上是企業(yè)管理集權(quán)還是分權(quán)管理策略的體現(xiàn)，從成功企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，事權(quán)可以分散，但財(cái)權(quán)必須集中，近年來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始實(shí)施資金集中管理，以前企業(yè)管理層次過(guò)多，導(dǎo)致大多數(shù)企業(yè)職能部門(mén)人為分割，相互缺乏信息溝通和數(shù)據(jù)共享，特別是產(chǎn)、銷(xiāo)、購(gòu)、存信息脫節(jié)，原本應(yīng)當(dāng)集成連貫的業(yè)務(wù)被人為地割裂成許多環(huán)節(jié)。雖然過(guò)去采用集權(quán)管理模式，但不夠規(guī)范，已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)扁平化集中管理的要求。現(xiàn)在，大多數(shù)企業(yè)一味強(qiáng)調(diào)的資金分權(quán)管理模式，沒(méi)能形成高度集中的資金管理系統(tǒng)，又缺乏統(tǒng)一規(guī)范的企業(yè)資金控制制度，使信息傳遞渠道不暢，其負(fù)面影響是顯而易見(jiàn)的，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、資金結(jié)算、投融資管理集中不起來(lái)，致使企業(yè)決策者難以及時(shí)準(zhǔn)確全面掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的相關(guān)信息，無(wú)法實(shí)施有效的管理、監(jiān)督和控制。

二、對(duì)策及措施

(一)從加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理入手，大力推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。第一，企業(yè)財(cái)務(wù)管理應(yīng)以財(cái)務(wù)資金管理為中心，從資金統(tǒng)一集中管理入手，以現(xiàn)金流量監(jiān)控作為切入點(diǎn)，實(shí)施全面預(yù)算管理，做出資金使用計(jì)劃，具體問(wèn)題具體分析，打造最適合自己企業(yè)的全面預(yù)算解決方案，從而切實(shí)提高資金使用的效益。第二，企業(yè)要建立自己特色的資金集中結(jié)算中心，嚴(yán)格控制多頭開(kāi)戶及賬外循環(huán)，建立一套完善的結(jié)算制度，成立企業(yè)內(nèi)部銀行，從源頭上管理資金的流向，集中統(tǒng)一資金管理，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金流入和流出的控制，以保證支付能力和償債能力。再次，還應(yīng)推行全面預(yù)算管理，重點(diǎn)圍繞資金管理和成本管理兩大主題嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，嚴(yán)格控制事前、事中資金支出，保證資金的有序流動(dòng)。

(二)建立集中式財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)營(yíng)運(yùn)資金進(jìn)行信息化管理，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，規(guī)范財(cái)務(wù)規(guī)章制度，減少人為干預(yù)，以實(shí)現(xiàn)高效有序的信息化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化集成管理。財(cái)務(wù)部門(mén)將每筆貨幣收支數(shù)據(jù)及時(shí)輸入企業(yè)管理信息系統(tǒng)，這樣使資金的使用在網(wǎng)絡(luò)上向企業(yè)決策層公開(kāi)，堵塞了資金使用中的漏洞。企業(yè)管理者不僅可以掌握貨幣資金收支的實(shí)際執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有關(guān)收支在執(zhí)行中存在的問(wèn)題，而且能夠在網(wǎng)上隨時(shí)了解當(dāng)日貨幣資金的結(jié)余情況。借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，為資金集中管理、監(jiān)督控制、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供可靠保障，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化。

(三)統(tǒng)一調(diào)劑資金，防止資金沉淀。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。按照不相容職務(wù)相互分離控制要求，合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，使有關(guān)人員相互制約，減少發(fā)生差錯(cuò)和舞弊的可能性；第二，建立資金授權(quán)審批制度，建立責(zé)任追究制度。企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門(mén)和人員辦理資金業(yè)務(wù)，同時(shí)各部門(mén)人員必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；貨幣資金使用審批手續(xù)的規(guī)范化，可減少一些不必要的支出，也可防止侵吞和挪用行為發(fā)生。第三，企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的與貨幣資金相關(guān)的票據(jù)管理制度，明確各種票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管、領(lǐng)用、注銷(xiāo)等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的登記簿，加強(qiáng)對(duì)銀行預(yù)留印鑒的管理。

(四)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，建立基于ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)預(yù)警體系。

資金管理貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)始末，是財(cái)務(wù)管理的核心內(nèi)容，同時(shí)也是當(dāng)前企業(yè)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，企業(yè)最高管理層風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)弱，甚至不進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理，更談不上設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)在大部分企業(yè)及基本實(shí)現(xiàn)信息化，但財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)仍舊是許多企業(yè)最為困擾的問(wèn)題之一。如何充分利用ERP系統(tǒng)的信息快速集成和響應(yīng)，建立有效的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)已成為企業(yè)關(guān)注的重要問(wèn)題，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警作為一種行之有效的防范危機(jī)的手段，已經(jīng)有較為成熟和有效的方法。

ERP系統(tǒng)主要包括分銷(xiāo)、財(cái)務(wù)和生產(chǎn)制造三大部分。由于主要從總賬子系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，因此財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)應(yīng)包含在財(cái)務(wù)模塊中。根據(jù)報(bào)表自動(dòng)生成財(cái)務(wù)比率指標(biāo)，包括償債能力、盈利能力、營(yíng)運(yùn)能力、發(fā)展能力、每股指標(biāo)等。不能由報(bào)表直接生成的非財(cái)務(wù)指標(biāo)，則手工輸入，包括公司治理、股權(quán)結(jié)構(gòu)及其他指標(biāo)。在構(gòu)建財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系時(shí)，關(guān)鍵是要有配套的預(yù)警信息數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)論是最初的信息收集，還是在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、監(jiān)測(cè)、控制的過(guò)程中，都要用到預(yù)警信息數(shù)據(jù)庫(kù)。用于對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，同時(shí)還要運(yùn)用一定的模型進(jìn)行測(cè)定，這些也要建立相關(guān)的指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)和模型數(shù)據(jù)庫(kù)。

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)的信息和工作量大，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理，對(duì)企業(yè)運(yùn)作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，才能保證信息的質(zhì)量。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，總會(huì)在一定程度上進(jìn)行分權(quán)管理，經(jīng)營(yíng)越是放權(quán)，財(cái)務(wù)預(yù)警權(quán)越是需要高度集中，使管理層能夠準(zhǔn)確掌握公司整體運(yùn)作情況，做出最優(yōu)決策。

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