檔案服務(wù)煙草企業(yè)文化建設(shè)的路徑思考

陳東魁（江蘇中煙工業(yè)公司南京卷煙廠，江蘇南京，210019）

隨著煙草行業(yè)檔案管理各項硬件設(shè)施的升級改造，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用，煙草企業(yè)的檔案管理正在發(fā)生著巨大變化。煙草企業(yè)的檔案在企業(yè)文化中的作用也日益凸顯。那么，如何充分利用好煙草企業(yè)自有檔案資源，通過挖掘積淀在檔案中的文化精髓，讓企業(yè)檔案在塑造煙草企業(yè)文化的特色上發(fā)揮更多的作用呢？對此，筆者談幾點粗淺的思考和建議。

一、企業(yè)檔案與企業(yè)文化的內(nèi)在聯(lián)系

企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設(shè)都是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，對企業(yè)的成長發(fā)展起著重要的保障作用。

1.企業(yè)檔案的文化特性。企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料。從企業(yè)檔案的本質(zhì)屬性來看，是它的原始記錄性，但內(nèi)容的實質(zhì)，則是它的文化性質(zhì)。企業(yè)檔案的內(nèi)容是企業(yè)文化建設(shè)的寶貴素材，是企業(yè)文化建設(shè)的必不可少的基礎(chǔ)資料；而且企業(yè)檔案的整理編目過程，也是一項文化活動，是企業(yè)文化在檔案資料管理中的落實過程，滲透了檔案管理的文化意識和文化自覺。

2.企業(yè)文化中的檔案元素。企業(yè)文化管理形成的新成果，不僅構(gòu)成了檔案管理的內(nèi)容之一，而且企業(yè)文化建設(shè)過程也需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實記載，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載。特別是大多數(shù)擁有幾十年發(fā)展歷史的煙草企業(yè)，發(fā)展過程中積累的企業(yè)檔案，不同時期的管理哲學(xué)、文化理念、文化活動，都成為煙草企業(yè)珍貴的歷史資料。

3.企業(yè)文化對企業(yè)檔案的影響。企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點項目，同時它也影響著企業(yè)檔案信息價值的鑒定工作。 在企業(yè)檔案價值鑒定過程中，要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，從而使企業(yè)檔案價值表現(xiàn)出多重價值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價值內(nèi)涵。

二、企業(yè)檔案在煙草企業(yè)文化建設(shè)中的作用

大多數(shù)煙草企業(yè)草創(chuàng)于民國時期，經(jīng)歷了戰(zhàn)爭的洗禮，計劃經(jīng)濟時代的困頓，市場經(jīng)濟時代的高速發(fā)展。悠久的企業(yè)發(fā)展歷史，讓煙草企業(yè)在長達半個多世紀的發(fā)展中積累了豐富的館藏檔案。這些檔案資料，是煙草企業(yè)珍貴的無形資產(chǎn)，更是煙草企業(yè)文化建設(shè)必不可少的參考史料。

這些企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用：

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。 煙草企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的檔案資料，反映著不同企業(yè)發(fā)展歷程，在不同歷史時期的管理思想、經(jīng)營哲學(xué)、文化成果。通過梳理煙草企業(yè)豐富的檔案資料，可以深刻地理解煙草企業(yè)發(fā)展特點、發(fā)展規(guī)律，理解流淌在煙草企業(yè)中的文化基因?？梢哉f，企業(yè)檔案記載的企業(yè)發(fā)展史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索和傳承淵源，有利于從歷史縱觀的高度，廓清企業(yè)文化的發(fā)展脈絡(luò)。

2.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒。在不同歷史時期，煙草企業(yè)形成了不同的企業(yè)文化建設(shè)成果。企業(yè)豐富的檔案內(nèi)容無不處處展示著獨有魅力的文化特色。研究企業(yè)檔案，可以更好地把握企業(yè)的歷史傳統(tǒng)、行業(yè)特色、服務(wù)對象、企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境，更好地總結(jié)企業(yè)文化建設(shè)的得失成敗。通過煙草企業(yè)文化建設(shè)的檔案，不僅可以看到煙草企業(yè)文化的連續(xù)性和繼承性，也可以更好地為當今煙草企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗和教訓(xùn)。

3.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)成果的歷史遺存。煙草企業(yè)從創(chuàng)立之初，就在不斷地積累著企業(yè)檔案。檔案記載的企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，是一代又一代煙草職工的勞動結(jié)晶；檔案中包含的企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是煙草企業(yè)管理經(jīng)營者不可多得的寶貴精神財富；檔案敘述的企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，是今天煙草企業(yè)發(fā)展的精神動力。綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。企業(yè)檔案管理是維護企業(yè)歷史面貌的一項重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠流長。

三、企業(yè)檔案服務(wù)煙草企業(yè)文化建設(shè)的路徑

1.升級改造企業(yè)檔案室，建設(shè)企業(yè)的文化陣地

目前，我國煙草企業(yè)正在進行新一輪的技術(shù)改造，大力提升生產(chǎn)制造能力。在檔案管理上，煙草企業(yè)應(yīng)抓住這一難得的機遇，進一步提升煙草企業(yè)檔案室的地位，通過建設(shè)高規(guī)范、高配置的企業(yè)檔案室，把檔案中心變成傳播企業(yè)文化的窗口、企業(yè)文化建設(shè)的陣地。在檔案室建設(shè)上，不能囿于庫房、借閱室的小圈子，應(yīng)圍繞企業(yè)中心工作，開展多種形式的檔案收集、整理、開發(fā)、展示。配合檔案室的升級改造，建成具有與企業(yè)發(fā)展水平與實力相適應(yīng)的、高水平的企業(yè)歷史發(fā)展陳列館，充分利用高科技手段，豐富布展的內(nèi)容，形成立體化的展示形態(tài)，使檔案室、展覽館成為企業(yè)的信息基地、歷史和文化資料中心，成為塑造企業(yè)形象、傳播企業(yè)文化的重要窗口。

2.完善企業(yè)檔案歸類，夯實文化建設(shè)資源基礎(chǔ)

煙草卷煙工業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的重組，造成企業(yè)檔案管理分散與集中兩種形態(tài)并存。集團內(nèi)部，就檔案歸類等還沒有形成統(tǒng)一的標準。國家檔案局最新出臺的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，對企業(yè)檔案整理提出了新的要求。明確了企業(yè)文件材料既要包括圍繞產(chǎn)品或服務(wù)開展的研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等日?；顒樱舶ㄔO(shè)立、分立、合并、解散等企業(yè)本身演化過程活動。煙草企業(yè)應(yīng)以貫徹落實《規(guī)定》為契機，對企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和保管期限進行一次清理，不僅重新編制經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)管理、黨群工作等管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，同時也要對科研、產(chǎn)品與業(yè)務(wù)、人事、會計、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備儀器等的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限進行梳理。全面掌握各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有文件材料的內(nèi)容與成分，特別要加強因業(yè)務(wù)創(chuàng)新和新業(yè)務(wù)出現(xiàn)而產(chǎn)生的文件材料、新媒體條件下的音像資料的收集整理，提高文件材料歸檔范圍和檔案保管期表的可實施性，從而夯實企業(yè)文化建設(shè)的資源基礎(chǔ)。

3.挖掘檔案現(xiàn)存資源，進行深層次的文化主題編研

要讓處于靜止狀態(tài)的室藏檔案變成活信息，就要加大檔案信息整合與編研選題策劃的力度。結(jié)合煙草行業(yè)企業(yè)文化建設(shè)的主題和重點，精心選題，通過挖掘企業(yè)重大事件和重點人物，不同階段的戰(zhàn)略目標、經(jīng)營方針，可以編纂“企業(yè)大事記”“企業(yè)經(jīng)營史”“企業(yè)榮譽榜”；通過挖掘企業(yè)管理創(chuàng)新、科技創(chuàng)新內(nèi)容，可以編撰“企業(yè)品牌名目”“企業(yè)設(shè)備發(fā)展概況”等專題性資料，使編研資料成為企業(yè)文化建設(shè)的教科書、企業(yè)培訓(xùn)的必修課程。通過這些專題編研材料，進一步豐富企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容，增強員工歷史意識，增強職工的榮譽感、自豪感以及使命感和責(zé)任感，激發(fā)員工為企業(yè)發(fā)展貢獻力量的熱情與愿望。

4.開發(fā)企業(yè)信用檔案，發(fā)揮其在誠信文化建設(shè)中的作用

由于煙草企業(yè)的特殊性，近年來社會關(guān)注度持續(xù)升高。作為煙草企業(yè)，建設(shè)責(zé)任煙草、誠信煙草是企業(yè)文化的重要內(nèi)容。煙草企業(yè)的歷史檔案對于維護企業(yè)信用資質(zhì)有著重要作用。因此在檔案管理上，要注重收集與企業(yè)信用資質(zhì)有關(guān)的資料，如業(yè)績報告與審計報告、經(jīng)濟報表、銀行信用等級，以及質(zhì)保、環(huán)保體系認證書等，以接受行業(yè)審計或者第三方的全面審計，維護企業(yè)誠信經(jīng)營、規(guī)范經(jīng)營的良好聲譽。企業(yè)良好聲譽的形成，需要創(chuàng)造一個良好的社會輿論環(huán)境。這就要求煙草企業(yè)加強事跡材料、表彰材料、新聞宣傳資料、營銷策劃、合作協(xié)議、客戶資料和意見反饋等記錄，以及合同履行記錄、社會捐助等檔案的收集和整理。這些檔案資料將在無形資產(chǎn)評估和誠信企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮積極作用。

5.推進檔案利用工作，服務(wù)企業(yè)民主化管理需求

作為傳統(tǒng)的國有企業(yè)，加強人性化、民主化管理，是建設(shè)現(xiàn)代煙草企業(yè)的基本要求，也是塑造和諧煙草的企業(yè)文化內(nèi)容之一。充分利用好檔案資源，通過建立企業(yè)現(xiàn)行文件開放式閱覽室，建立和完善電子檔案查詢信息系統(tǒng)，推進檔案管理數(shù)字化步伐，特別是對涉及企業(yè)發(fā)展的重大決策以及與員工利益密切相關(guān)的決定等，及時歸類歸檔，開放權(quán)限，為職工查閱提供便捷。這不僅可以增強企業(yè)決策的透明度，尊重員工的知情權(quán)，體現(xiàn)員工的參與權(quán)，充分獲取員工的理解、支持、配合，也可以增強團結(jié)進取的企業(yè)精神，形成企業(yè)發(fā)展的合力。

[1]曾陽紅.淺論煙草企業(yè)文化建設(shè)與品牌戰(zhàn)略.企業(yè)文化，2012（9）。

[2]羅長海.企業(yè)文化學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社.2006。

[3]解維興.試論企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè).天津檔案，2004(4)。