一個易被忽視的檔案安全問題——學(xué)習(xí)9號令，加強機讀檔案專用設(shè)備收集與管理的思考

張建國（淮安市檔案局，江蘇淮安，223001）

一個易被忽視的檔案安全問題
——學(xué)習(xí)9號令，加強機讀檔案專用設(shè)備收集與管理的思考

張建國（淮安市檔案局，江蘇淮安，223001）

國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》提出：“檔案館在收集檔案時，應(yīng)同時收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備?！惫P者認為，這對于加強檔案館建設(shè)與檔案安全保護是非常及時、十分必要的。

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，人類記錄信息的方式及設(shè)備也在不斷地發(fā)展和變化，信息傳媒設(shè)備升級換代快速、優(yōu)勝劣汰迅猛，新設(shè)備頻繁地淘汰取代老設(shè)備，老設(shè)備又往往得不到應(yīng)有的保護。新老交替，本是很正常的現(xiàn)象，但是對于檔案工作來說，卻是一個極其危險的信號。特別是老設(shè)備的丟棄，它所帶來的后果是具有毀滅性的，如果沒有這些專用設(shè)備，依賴這些設(shè)備而產(chǎn)生的機讀檔案信息，將隨著設(shè)備的存毀而存毀，造成當(dāng)時形成的機讀或特殊載體檔案信息無法讀取，形成事實上的“檔案空白”。目前，這種現(xiàn)象在部分市縣（區(qū)）檔案館已經(jīng)存在，而這一危險的信號，卻往往又被忽視。因此，各級各類檔案館貫徹落實9號令，強化館藏機讀檔案專用設(shè)備（包括軟、硬件等）的搶救性收集、維護和管理，是一項迫在眉睫的工作任務(wù)。

一、存在問題及原因

1.接收專用設(shè)備，長期沒有列入收集計劃

由于過去的檔案接收進館范圍中并沒有明確“收集各種檔案的同時應(yīng)當(dāng)接收機讀檔案及其專用設(shè)備進館”，因此，多年來檔案部門在制定檔案接收計劃中就沒有編制接收機讀檔案及其專用設(shè)備進館的范圍和計劃，形成收集和接收檔案計劃上的盲點；移交檔案單位更不會自發(fā)地形成機讀檔案及其專用設(shè)備一并移交進館的意識。

2.接收檔案進館，習(xí)慣上“重紙質(zhì)輕機讀”

一些檔案館在收集檔案的范圍上，缺乏全面和與時俱進的認識，導(dǎo)致在意識和習(xí)慣上長期只注重接收傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這些檔案館收集、接收檔案時存在著“重紙質(zhì)輕機讀”和“重檔案忘設(shè)備”的現(xiàn)象：只注重接收紙質(zhì)檔案，機讀檔案只是附帶接收；即便接收了機讀檔案進館，也沒有連同機讀檔案的專用設(shè)備一起接收進館。這便造成了檔案館機讀檔案專用設(shè)備的先天性缺陷。

一些檔案館在充實館藏結(jié)構(gòu)時只是注重檔案門類齊全的形式，輕視了館藏機讀檔案安全管理的內(nèi)容。認為檔案館只要八防設(shè)施齊全，各類檔案接收進檔案館便是一勞永逸、萬無一失，因此根本沒有考慮到與機讀檔案相配套的專用設(shè)備的收集、征集和配置。而實際上，沒有專用設(shè)備是不能保證機讀檔案信息安全的，機讀檔案實體完整、門類和數(shù)量齊全已經(jīng)不是機讀檔案安全的唯一指標(biāo)了。據(jù)調(diào)查，目前部分檔案館館藏中的機讀檔案由于長時間沒有專用設(shè)備進行檢查與維護，即將失去最佳搶救時機。

3.保護檔案安全，忽視了專用設(shè)備的功能

長期以來，部分檔案館由于根本就沒有專用的閱讀播放設(shè)備，導(dǎo)致館藏中依賴專用設(shè)備讀取的檔案已經(jīng)成為死檔，名存實亡。專用設(shè)備的缺失還導(dǎo)致無法按規(guī)定定期采取技術(shù)手段保護機讀檔案，造成這部分機讀檔案信息存在著不安全因素。據(jù)了解，目前相當(dāng)一部分檔案館，由于長期以來沒有相應(yīng)專用設(shè)備，致使館藏不同型號和規(guī)格的錄音帶、唱片、錄像帶、軟盤（四通機用）、膠片、影片、照片及底片等機讀檔案不能及時得到例行檢查、維護與信息轉(zhuǎn)換，有的檔案載體已經(jīng)損壞，有的載體即使沒有損壞，但載體所記錄的信息無法讀取使用，無法轉(zhuǎn)換，成了檔案館留之無用、棄之不舍的“雞肋”，給檔案管理帶來極大的不便與被動。

4.缺少專用設(shè)備的現(xiàn)實，造成機讀檔案“零”利用

據(jù)了解很大一部分檔案館館藏的一些大小錄音帶、唱片、大小錄像帶、軟盤（四通機用）、膠片、底片載體檔案，由于沒有專用設(shè)備而不能滿足正常的社會利用需求，查閱人無法讀取，編研人無法利用，以至形成機讀檔案的“零”利用。

以上問題和現(xiàn)象都給檔案館的特殊載體檔案管理和利用留下了安全隱患。

二、解決問題的措施

1.貫徹9號令，制定方案保證“三到位”

以貫徹執(zhí)行國家檔案局9號令為契機，各級各類檔案館在制定檔案收集范圍細則時，應(yīng)將“收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備”的要求列入其中，制定收集工作方案時，應(yīng)將包括專用設(shè)備的收集范圍細化到每一個被接收單位，保證檔案收集組織工作到位；要充分調(diào)查館藏檔案載體及專用設(shè)備狀況，在制定檔案館發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)費計劃時，將接收、購置機讀檔案專用設(shè)備的費用列入預(yù)算，保證檔案專用設(shè)備經(jīng)費到位；對于由于設(shè)備脫節(jié)已經(jīng)無法閱讀檔案的情況，應(yīng)迅速制定出補救計劃和實施方案，面向社會尋找、征集、征購相關(guān)專用設(shè)備，確保補救措施到位。

2.學(xué)習(xí)9號令，提高意識做到“三同時”

學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行國家檔案局9號令，進一步提升檔案意識，首先要求檔案工作者一定要有現(xiàn)代檔案的意識。在現(xiàn)代化的信息時代里，接收檔案進館的意識絕不能再停滯在只接收紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)意識里。接收一個單位的檔案，應(yīng)該包括紙質(zhì)和非紙質(zhì)載體（錄音、錄像、光盤、照片、影片、膠片、數(shù)據(jù)盤……）的檔案，不僅如此，還應(yīng)接收與檔案有關(guān)的“有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備”。切實做到接收檔案“三同時”，即同時接收相關(guān)的專用設(shè)備，同時接收專用設(shè)備的相關(guān)軟件和檔案資料，同時調(diào)試專用設(shè)備，檢查檔案載體，檢查檔案內(nèi)容的真實性、完整性和有效性。

在收集、征集、接收、購置添加專用設(shè)備后要立即建立專用設(shè)備檔案以及各種檔案的檢索工具，便于隨時滿足利用者的需要，在保證檔案的安全利用的前提下，有效還原歷史的真實面貌。

3.完善制度，確保檔案安全做到“三定期”

檔案館要加強對館藏各類特殊載體檔案（包括機讀檔案）的安全管理，對特殊載體檔案實行特殊管理。特別是對機讀檔案的管理，更要建立嚴(yán)格的管理制度，按照“有助于管理和利用檔案”的國家規(guī)定要求，做到“三定期”。一是定期進行機讀檔案內(nèi)容的安全性檢查，比如磁性載體檔案，需要定期進行播放檢查和復(fù)制備份，有些機讀檔案還應(yīng)有計劃地轉(zhuǎn)換為最新的通用性文件，以便于查閱利用和永久性地保存。二是定期維護載體，如對錄音錄影帶和計算機磁帶等進行定期卷繞（進帶和倒帶），以保證磁粉不會磁化或粘連。留聲機、電唱機等設(shè)備使用的唱片，也要采取定期檢查、播放等措施，保證載體材料和內(nèi)容信息的安全性。三是定期檢查、維護專用設(shè)備的安全，保證其功能健全，運轉(zhuǎn)正常。

4.服務(wù)社會，開發(fā)“多重”利用功能

新時代檔案館“五位一體”功能的一個重要體現(xiàn)就是全方位的檔案利用工作，而檔案的開發(fā)編研是檔案利用的一種重要形式。

傳統(tǒng)檔案編研工作，主要是對紙質(zhì)檔案文獻進行一次或二、三次加工，形成書面編研成果。但隨著新科技的發(fā)展，編研成果無論是在表現(xiàn)形式上，還是在內(nèi)容選擇上，都體現(xiàn)出多元的特點，如多媒體光盤、電視專題片等。從內(nèi)容上講，編研工作加重了對檔案史料深度開發(fā)編研的分量，營造出打造檔案文化的大氛圍，編研成果更講求可讀性。編研成果的受眾，也逐步從專家學(xué)者和政府機構(gòu)轉(zhuǎn)向社會公眾。而“讀圖時代”的大眾傳媒需要，促使檔案編研的新形式不斷呈現(xiàn)，促使機讀檔案的開發(fā)利用工作煥發(fā)出勃勃生機。機讀檔案在開發(fā)利用過程中，能否充分發(fā)揮其在聲覺視覺上最直接的沖擊效果，則完全取決于機讀檔案的保存狀況和專用設(shè)備的功能。所以，檔案館只有管理和使用好特殊載體檔案及其專用機讀設(shè)備，檔案編研工作才能充分地利用這部分館藏檔案，并從中挖掘出能夠滿足和服務(wù)于社會主義物質(zhì)文明、精神文明和政治文明建設(shè)需要的素材，開發(fā)出老百姓喜聞樂見的新型檔案編研成果。

三、收集、管理專用設(shè)備注意事項

1.應(yīng)接收、購置符合館藏檔案實際要求和各時期技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的專用設(shè)備。如館藏有不同時期的錄音載體檔案，該檔案館就必須收集、購置、保存和使用與錄音檔案相配套的閱讀設(shè)備。各級國家檔案館必須從產(chǎn)生和接收保管錄音載體檔案開始，收藏錄音檔案的讀寫機器設(shè)備。設(shè)備更新?lián)Q代時，要及時分型號來保存更新的錄音設(shè)備，如：專業(yè)大盤錄音帶的讀取設(shè)備，專業(yè)小盤錄音帶的讀取設(shè)備，家用錄音帶的讀取設(shè)備，以及專業(yè)記者采訪設(shè)備、錄音筆等設(shè)備，以利于查閱利用此類檔案。錄像帶讀取設(shè)備也是如此，應(yīng)該收集專業(yè)大盤1/2錄像帶的讀取設(shè)備、專業(yè)小盤1/2錄像帶的讀取設(shè)備、民用錄像帶的讀取設(shè)備、讀取小軟磁盤的設(shè)備、保存帶軟驅(qū)的計算機閱讀設(shè)備、讀取光盤磁盤的設(shè)備、保存帶有光驅(qū)（D V D、D V C D、V C D、C D）的計算機閱讀設(shè)備等，以解決設(shè)備被時代所淘汰后聲像檔案、數(shù)字檔案的閱讀，從而保證不同時期的機讀檔案有效地滿足社會的利用需求。

2.應(yīng)建立專用設(shè)備檔案，實施規(guī)范管理。必須將有關(guān)專用設(shè)備的軟件、背景信息、元數(shù)據(jù)或設(shè)備使用說明書、設(shè)備的附件、易損備件等一并收集歸檔。

3.館藏機讀檔案尚缺的專用設(shè)備必須優(yōu)先收集、購置。這是一件迫在眉睫的事情，因為科技飛速發(fā)展,現(xiàn)階段收集和購置早期機讀檔案專用設(shè)備已經(jīng)比較困難，如果再不加緊優(yōu)先收集購置，這些設(shè)備將日益流失，最終銷聲匿跡，而對專用設(shè)備依附性極強的機讀檔案將很難進行轉(zhuǎn)化。檔案部門若忽視了這一步，必然會給今后的工作帶來難以想象的困難和影響，也會造成檔案資源無法彌補的損失。

4.購置添加機讀檔案專用設(shè)備種類和數(shù)量一定要根據(jù)自身館藏檔案的具體情況而定，以免造成不必要的浪費。