江蘇數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀與展望

徐有法 安亞翔（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008；南京軍區(qū)空軍司令部直工處，江蘇南京，210018）

江蘇數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀與展望

徐有法 安亞翔（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008；南京軍區(qū)空軍司令部直工處，江蘇南京，210018）

近年來(lái)，江蘇各級(jí)檔案部門緊緊圍繞“率先全面建設(shè)小康社會(huì),率先基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化”的目標(biāo)，認(rèn)真履行“為黨管檔、為國(guó)守史”神圣職責(zé)，檔案信息化工作取得了許多新的成績(jī)，為數(shù)字檔案館建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化工作取得的主要成就

1.全省檔案信息化建設(shè)初步形成了電子文件中心、電子檔案中心、數(shù)字檔案館建設(shè)“三位一體”交互發(fā)展的建設(shè)格局。在全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，電子文件中心建設(shè)進(jìn)入了政府電子政務(wù)建設(shè)的一盤(pán)棋，電子檔案中心建設(shè)進(jìn)入了本地社會(huì)信息化建設(shè)的一盤(pán)棋，數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)入了國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的一盤(pán)棋。

2.全省信息化基礎(chǔ)性、公益性、標(biāo)志性的江蘇省電子檔案中心建設(shè)項(xiàng)目取得良好建設(shè)成效，全省各地開(kāi)始建設(shè)數(shù)字檔案館，一些地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)已初具規(guī)模。各級(jí)檔案館電子（現(xiàn)行）文件中心紛紛建立，數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)形成良好勢(shì)頭。

3.全省檔案數(shù)字信息資源建設(shè)成效顯著，各級(jí)檔案館普遍建成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)，共完成各類電子目錄約9000萬(wàn)條、原文數(shù)字化約1億2千萬(wàn)頁(yè)、照片52萬(wàn)幅、影片音像39萬(wàn)分鐘，涉及經(jīng)濟(jì)建設(shè)和民生專題數(shù)據(jù)庫(kù)30多種。

4.檔案數(shù)字化得到大力推進(jìn)。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館根據(jù)實(shí)際情況，開(kāi)始制訂切實(shí)可行的館藏檔案數(shù)字化方案，本著積極、穩(wěn)妥、實(shí)事求是的原則，量力而行，循序漸進(jìn)，分步實(shí)施，在做好鑒定、整理、分類的基礎(chǔ)上有序開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作。

5.貫徹實(shí)施《政府信息公開(kāi)條例》，加快電子文件中心、政務(wù)信息查閱中心建設(shè)，努力成為本地區(qū)政務(wù)信息公開(kāi)場(chǎng)所和永久利用電子文件的中心，為推進(jìn)“五位一體”現(xiàn)代檔案館建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、江蘇數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范先行，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

2010年11月國(guó)家檔案局在蘇州召開(kāi)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》宣貫會(huì)議，正式拉開(kāi)數(shù)字檔案館建設(shè)序幕。2011年9月，江蘇省檔案局科技處研制的《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》、《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》、《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》三項(xiàng)地方標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)江蘇省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式發(fā)布實(shí)施并報(bào)國(guó)家質(zhì)檢總局備案，積極為“十二五”時(shí)期江蘇檔案現(xiàn)代化水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2012年3月在全國(guó)率先研制下發(fā)《數(shù)字檔案館（室）等級(jí)評(píng)估辦法》和《數(shù)字檔案館（室）評(píng)估細(xì)則》，對(duì)全省數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室的等級(jí)評(píng)估工作提出了科學(xué)性、規(guī)范性的要求。

2.先進(jìn)典型培育，全省首家5A級(jí)數(shù)字檔案館正式誕生

2012年4月6日，太倉(cāng)市數(shù)字檔案館順利通過(guò)江蘇省最高標(biāo)準(zhǔn)5A級(jí)數(shù)字檔案館評(píng)估，成為全省首家獲此殊榮的數(shù)字檔案館。太倉(cāng)市檔案局作為縣級(jí)市檔案局在五年內(nèi)圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)完成了7個(gè)國(guó)家級(jí)和省級(jí)課題研究，破解了許多難題，培養(yǎng)造就了一批檔案管理干部和科技人才，并在全國(guó)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》宣貫會(huì)上作了經(jīng)驗(yàn)介紹，得到國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。太倉(cāng)市數(shù)字檔案館為全省各級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)樹(shù)立了標(biāo)桿、提供了樣板，是學(xué)習(xí)的典型，全省各級(jí)檔案館以太倉(cāng)市數(shù)字檔案館建設(shè)為參照，找出差距，明確目標(biāo)，搶抓機(jī)遇，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)取得新突破。

3.示范效應(yīng)帶動(dòng)，全省各級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)取得突破

常州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目，作為“十二五”期間“智慧常州”建設(shè)規(guī)劃的一個(gè)有機(jī)組成部分，率先貫徹硬件集約建設(shè)、資源充分共享的指導(dǎo)思想，圍繞服務(wù)中心和服務(wù)民生主題，進(jìn)一步提升檔案部門的公共信息服務(wù)能力和社會(huì)影響力。作為常州市電子文件管理聯(lián)席會(huì)議成員單位，參與研討關(guān)于如何開(kāi)展電子文件管理試點(diǎn)工作以及如何在常州市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上建立一整套符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求的電子文件管理系統(tǒng)等議題，為指導(dǎo)數(shù)字檔案室建設(shè)奠定理論基礎(chǔ)，積累了實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

揚(yáng)州市檔案局積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，“揚(yáng)州市數(shù)字檔案館”項(xiàng)目成為揚(yáng)州市“智慧城市”建設(shè)和電子政務(wù)“十二五”建設(shè)規(guī)劃的內(nèi)容之一，作為2012年度揚(yáng)州市政府信息化重點(diǎn)項(xiàng)目，在規(guī)劃的編寫(xiě)過(guò)程中，揚(yáng)州市檔案局?jǐn)?shù)次與省檔案局溝通。省局也多次赴揚(yáng)州市檔案局指導(dǎo)，幫助揚(yáng)州市檔案局完善了方案。一是仔細(xì)研讀揚(yáng)州市數(shù)字檔案館項(xiàng)目總體建設(shè)規(guī)劃，指導(dǎo)揚(yáng)州市完善方案整體布局；二是幫助揚(yáng)州市檔案局完善方案中的技術(shù)部分，在技術(shù)支撐部分中加入了一些先進(jìn)的符合國(guó)家要求的技術(shù)；三是對(duì)揚(yáng)州市方案中的數(shù)據(jù)庫(kù)管理提出了更高的要求，要求揚(yáng)州市在方案中明確通過(guò)建立核心數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行永久、安全保存并長(zhǎng)期可用。

蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心積極推進(jìn)數(shù)字檔案館信息平臺(tái)應(yīng)用，提升檔案信息化建設(shè)水平。一是繼續(xù)做好數(shù)字檔案館信息平臺(tái)的推廣工作。2012年上半年，檔案中心重點(diǎn)開(kāi)展了提供給各立檔單位使用的“虛擬檔案室”系統(tǒng)的指導(dǎo)和推廣工作，解決各單位在實(shí)際運(yùn)用中遇到的各類問(wèn)題。二是依托數(shù)字檔案館信息平臺(tái)，完成城建檔案數(shù)字化掃描及驗(yàn)收工作，標(biāo)志著館藏檔案全部完成數(shù)字化。三是結(jié)合江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)規(guī)范，認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)測(cè)評(píng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展自檢和自評(píng)，找差距，補(bǔ)不足，著手開(kāi)展創(chuàng)建的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

南京市檔案局召開(kāi)了全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作推進(jìn)會(huì)，傳達(dá)省局會(huì)議精神和學(xué)習(xí)講解《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》、《江蘇省數(shù)字檔案館（室）等級(jí)評(píng)估辦法》等，確定了江寧區(qū)等6家數(shù)字檔案館和市國(guó)土資源局等11家數(shù)字檔案室建設(shè)的試點(diǎn)單位，明確要求“十二五”期間，力爭(zhēng)全市14個(gè)綜合檔案館全部建成4A級(jí)以上數(shù)字檔案館。用兩年時(shí)間，將市級(jí)機(jī)關(guān)11個(gè)試點(diǎn)單位全部建成第一批4A級(jí)以上數(shù)字檔案室。同時(shí)將全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入到局（館）“三爭(zhēng)一創(chuàng)”實(shí)踐活動(dòng)重點(diǎn)工作承諾書(shū)，指出將進(jìn)一步完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加快館藏檔案數(shù)字化，努力構(gòu)筑智慧化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)平臺(tái)，形成完善的檔案現(xiàn)代化應(yīng)用體系，不斷豐富專題數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，加快實(shí)現(xiàn)區(qū)域信息共建共享步代，為加快推進(jìn)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)確定了目標(biāo)并明晰了實(shí)現(xiàn)路徑。在分管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下，完成了對(duì)全市14家綜合檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)情況和11家機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)情況的調(diào)研，并對(duì)照《江蘇省數(shù)字檔案館（室）等級(jí)評(píng)估辦法》及評(píng)估細(xì)則，在各單位自評(píng)的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)逐條進(jìn)行了初評(píng)并完成相關(guān)調(diào)研報(bào)告。通過(guò)調(diào)研，基本掌握了各家的建設(shè)現(xiàn)狀，摸清了存在的薄弱環(huán)節(jié)，找出了共性的問(wèn)題，為進(jìn)一步服務(wù)指導(dǎo)全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)增強(qiáng)了針對(duì)性。目前正在積極與市發(fā)改委等相關(guān)部門溝通，完成編寫(xiě)“智慧檔案”建設(shè)項(xiàng)目建議書(shū)等立項(xiàng)有關(guān)工作。在局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下，爭(zhēng)取到部分經(jīng)費(fèi)用于開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)前期工作，已經(jīng)完成了《南京市數(shù)字檔案館項(xiàng)目總體建設(shè)規(guī)劃方案》、《南京市檔案館數(shù)字檔案室建設(shè)方案》。

江陰、靖江市數(shù)字檔案館建設(shè)通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收，對(duì)照省局發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估辦法，以5A級(jí)數(shù)字檔案館為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真調(diào)整和完善已有的應(yīng)用系統(tǒng)。并積極與省局溝通，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館評(píng)估準(zhǔn)備工作。

寶應(yīng)縣地處蘇中，屬經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，政府財(cái)政比較緊張，可寶應(yīng)檔案人不氣餒、不懈怠，努力工作、積極進(jìn)取，爭(zhēng)取政府財(cái)政投入300萬(wàn)元建設(shè)數(shù)字檔案館，這在蘇中和蘇北地區(qū)實(shí)屬罕見(jiàn)。

三、全省數(shù)字檔案館建設(shè)方興未艾

數(shù)字檔案館建設(shè)不能一蹴而就，要循序漸進(jìn)，按照數(shù)字檔案館建設(shè)的客觀規(guī)律，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

一是理清工作職能，明確組織機(jī)構(gòu)。各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)、工作機(jī)構(gòu)和人員，加強(qiáng)工作的組織和業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。全省各級(jí)檔案行政管理部門不僅要加強(qiáng)本局館內(nèi)部各部門的橫向聯(lián)系，更要加強(qiáng)各級(jí)業(yè)務(wù)部門的縱向聯(lián)系、對(duì)口指導(dǎo)和業(yè)務(wù)交流。要轉(zhuǎn)變思想、更新觀念，要理清工作思路，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

二是強(qiáng)化管理措施，推進(jìn)備案工作。通過(guò)備案工作加強(qiáng)全省檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的宏觀管理，確保國(guó)家檔案信息資源的安全和國(guó)家利益不受侵害，建立檔案信息化工作安全保密的長(zhǎng)效機(jī)制，提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平，更好地為檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)。目前已有常州市檔案局、鹽城市檔案局、南通市檔案局、江陰市檔案局、揚(yáng)州市邗江區(qū)檔案局和沭陽(yáng)縣檔案局等單位積極向省檔案局進(jìn)行項(xiàng)目備案。

三是重視面上指導(dǎo)，提高建設(shè)水平。積極支持省監(jiān)獄管理局、省海事局、省工商局、省質(zhì)監(jiān)局、南京市地稅局、南京市審計(jì)局、南京市六合區(qū)國(guó)土局、溧水縣國(guó)土局等單位數(shù)字檔案室建設(shè)，做好指導(dǎo)和咨詢服務(wù)；對(duì)揚(yáng)州、常州、無(wú)錫、鹽城、蘇州、江陰、靖江、寶應(yīng)等市縣數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行階段性指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。總之要明確數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)方針，集中業(yè)務(wù)力量，幫助建設(shè)單位提高建設(shè)水平。

四是加強(qiáng)科研管理，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)?？蒲泄芾淼暮诵木褪且獱I(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)造性思維，追求卓越成就的氛圍，提供一個(gè)優(yōu)越的環(huán)境，讓科研人員最大程度地發(fā)揮潛能。加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)項(xiàng)目的研究與探索，推動(dòng)項(xiàng)目的立項(xiàng)和實(shí)施，促進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。