淺談市政工程檔案的分類

孫精蘋 徐亦平

(四川大學公共管理學院，四川成都，610065)

市政基礎設施工程(以下簡稱市政工程)，是指城市范圍內道路、橋梁、廣場、隧道、公共交通、照明、防洪、排水、供水、供氣、污水處理、垃圾處理處置等工程。市政基礎設施工程檔案(以下簡稱市政工程檔案)是指在市政工程中直接形成的，具有查考和利用價值的各種數(shù)據、圖表、文字、照片等各種載體形式的原始性信息記錄。市政工程檔案是一個城市在城市規(guī)劃、建設維護和管理活動中直接形成的原始性信息記錄，并為其提供有效服務。市政工程檔案對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工程領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。從長遠來看，市政工程檔案以它特有的原始性和連續(xù)性，成為了每個城市發(fā)展的縮影。加強市政工程檔案的管理，對于保全城市記憶，服務社會經濟、文化發(fā)展，都有著重大的現(xiàn)實意義。

1.強化市政工程檔案科學分類的重要性

本文所講的市政工程檔案的分類，是指市政工程檔案實體管理的分類，即是根據市政工程檔案的內容、性質和形成特點，把一定范圍的市政工程檔案劃分為不同的類別層次，從而形成一定的從屬關系和平行關系的不同等級的市政工程檔案管理體系。

在市政工程檔案管理工作中，分類環(huán)節(jié)至關重要。第一，對市政工程檔案進行科學分類，是市政工程檔案整理工作的核心環(huán)節(jié)，目的是為了建立市政工程檔案件與件的區(qū)別與系統(tǒng)化的內在關聯(lián)，保持市政工程檔案的整體原貌,便于集中保管。第二，對市政工程檔案進行科學分類，是編制檢索工具的基礎。只有在科學分類基礎上編制的檢索工具，才會具有良好的查全率和查準率，才能提高市政工程檔案利用的效率。第三，對市政工程檔案進行科學分類，是保證市政工程檔案統(tǒng)計工作準確性的前提條件。只有準確地對工程檔案進行科學的分類，才能保證市政工程檔案統(tǒng)計數(shù)據的準確性與可行性，提高市政工程檔案統(tǒng)計工作的準確性。

2.市政工程檔案分類工作中存在的問題

2.1 分類方案的相對穩(wěn)定性有待加強

在檔案從業(yè)人員的待遇問題上，我國各類用人單位長期存在著固定僵化的慣性思維，在一個單位的人力資源構成中，將所有檔案人員均定位于基礎操作層面，工資待遇普遍偏低。筆者通過走訪成都市部分建設業(yè)主單位發(fā)現(xiàn)，檔案管理屬于行政管理部門的職責，此項工作大多由文秘人員兼任，其薪酬待遇普遍偏低，從而導致檔案工作崗位的人員流動性較大。交接工作含糊、個人技能水平參差不齊等因素，都容易造成檔案工作開展的持續(xù)性低下，其中包括檔案的分類環(huán)節(jié)。檔案分類環(huán)節(jié)的核心是分類方案，市政工程檔案分類方案提供了一個完整的分類體系，使市政工程檔案的歸類能夠條理分明地完成。保持分類方案在較長時期內的相對穩(wěn)定性，有利于市政工程檔案全局工作的順利開展。然而檔案工作崗位的人員流動性較大，也就意味著同一單位不同時期的檔案工作人員在自己的認知范圍內對市政工程檔案的分類方案作出變更和調整，他們技能水平的參差不齊會嚴重影響到分類方案的穩(wěn)定。

2.2 缺乏對市政工程檔案內容和形成規(guī)律的深入認識與分析

對市政工程檔案進行科學分類，是管理的必要手段，是整理工作的核心內容。但是在市政工程檔案整理的實踐中，檔案工作人員在分類環(huán)節(jié)缺乏對市政工程檔案內容性質深入的認識、分析。在實際工作中常會出現(xiàn)“一項工程，多個施工方，多份施工合同，多個工程名稱”的現(xiàn)象，某些檔案工作人員單純地根據合同將同一工程的檔案劃分到兩個甚至多個類目中去，這樣人為地打斷了一個工程相互聯(lián)系的各個工作環(huán)節(jié)，降低了檔案的整理水平。

此外，有些市政工程項目會同時出現(xiàn)房屋建設和市政工程建設。如農貿市場既有市政基礎設施建設，又有房屋建設；又如發(fā)電站、變電站既作為居民小區(qū)的配套設施而存在，又是市政基礎設施建設的一部分。有的檔案工作人員在分類時將該項目一分為二，部分工程歸到市政工程中去，部分工程歸入房屋建筑工程中去，這樣的處理方法不僅破壞了檔案的成套性，還容易造成部分信息的重復錄入，造成統(tǒng)計的不準確，同時也會造成檔案查閱的繁瑣。

2.3 注重按項目成套，卻忽視同一項目內的詳細分類

市政工程建設項目具有施工周期跨度大、承包單位多、涉及專業(yè)廣的特點。以某建設業(yè)主單位承建的成都市高新區(qū)市政重點工程項目為例，如果不計項目可行性研究、審批、環(huán)境影響評價、方案設計等前期工作所耗時間，僅從正式開工到竣工驗收，最短的市政工程經歷了21天，最長市政工程建設時間長達七年之久。通常一項規(guī)模較大的市政工程項目還會分為若干標段，每個標段會由一個或多個分包單位共同建設，每個分包單位都各自形成施工技術文件，這些技術文件是按各自所屬標段分別移交，且每個單位的移交時間不盡相同。

由于建設業(yè)主單位的歸檔文件積累場地有限，且檔案工作人員都被規(guī)定要在一定時期內完成相應的工作目標，有的檔案工作人員會采取“歸檔一部分，整理一部分”的做法。雖然此種做法還是以項目為依據對檔案進行歸類，在一定程度上滿足了同一市政工程檔案成套性要求，且不同時期分類整理出的檔案都是依據檔案間的內在聯(lián)系、時間進行了編號，但縱觀整個市政工程項目檔案的編號，都是雜亂無章的。有時因為移交時間不同，某個市政工程項目的設計文件移交歸檔時，該項目的竣工檔案已經上架多時且未為其預留檔號。

這種只注重市政工程檔案的成套性，忽視同一項目檔案的內部排列順序的分類方法，不僅打亂了市政工程檔案間的相互聯(lián)系，使之不能準確反映市政工程各個階段的發(fā)展狀況，還會在某些緊急情況下，不利于市政工程檔案的利用與保護。

3.對完善市政工程檔案分類工作的思考

做好市政工程檔案的分類工作，要保持檔案管理崗位人員的穩(wěn)定性；保持分類方案的穩(wěn)定；對尚有爭議的一些類目劃分做人為的規(guī)定時，必須遵循市政工程檔案形成的自然規(guī)律；對處于收集積累階段的檔案進行預分類。

3.1 重視檔案管理崗位與檔案人員的穩(wěn)定性

保持檔案管理崗位的穩(wěn)定性，最主要的是提高檔案工作人員的待遇。對于那些有技術有能力的檔案工作者，應該定位在管理者的位置上。而保持檔案工作者的相對穩(wěn)定，對于其所在工作單位檔案工作的連續(xù)穩(wěn)定運行有著決定性的影響。對于這樣的管理型檔案工作者，提高其待遇水平，從企業(yè)運行的需要上而言是必要的，從企業(yè)人力資源成本構成上而言也是可行的。

同時，建設業(yè)主單位檔案管理部門應當注重對檔案工作人員專業(yè)技能水平的培養(yǎng)與提升，定期組織檔案工作人員到當?shù)氐某墙n案館進行業(yè)務學習，提高業(yè)務知識和專業(yè)技能水平；組織檔案工作人員深入市政工程施工現(xiàn)場，增加對市政工程項目的具體情況、施工進度、文件收集程度等信息的詳細了解，有利于其對市政工程檔案內容性質深入認識、分析。

3.2 業(yè)主單位的市政工程檔案分類方案應保持一段時間的穩(wěn)定性

分類是對市政工程檔案進行科學化管理的基礎，關系到市政工程檔案管理工作的全局，如果建設業(yè)主單位的市政工程檔案分類方案發(fā)生變化，會牽一發(fā)而動全身，有些已上架保存的檔案甚至需要從整理工作開始重新做起。因此，建設業(yè)主單位檔案部門在制定分類方案時，必須進行縝密的研究，全面的考察，盡最大可能使分類方案的類目體系設計得科學、合理。同時，要對本單位市政工程檔案的形成發(fā)展趨勢作出科學的預測，將近期產生的類目及時反映出來，使市政工程檔案的分類方案具有更長的適用期，以保證市政工程檔案管理秩序的相對穩(wěn)定。最重要的是，建設業(yè)主單位制定出本單位的檔案分類檔案后，要對其科學性、適用性進行充分論證與完善，并在此基礎上堅定不移地執(zhí)行，盡量減少因人事變動、檔案整理業(yè)務外包機構變更等因素影響市政工程檔案分類的質量。

3.3 分類方案在遵循市政工程檔案形成規(guī)律的基礎上體現(xiàn)一定的靈活性

市政工程檔案的分類，追求的是對檔案的科學管理，因此分類應該遵循檔案形成的自然規(guī)則，根據檔案的內容劃分不同的類目。對于一些下位類目的內容可以劃分到多個上位類目的情況，檔案工作人員要設定具體的劃分標準。例如，某建設業(yè)主單位采用“區(qū)域—工程項目”分類法對市政工程檔案進行分類時，按照市政工程所在的行政區(qū)域的不同方位劃分了若干個上位類目，但是不同的上位類目下包含有同一個工程，如道路工程:一項規(guī)模較大的道路工程可以橫跨一個行政區(qū)域的多個方位。針對這種情況，檔案工作人員可以人為地規(guī)定以道路的起點所在區(qū)域方位來劃定其類目。對于某些同時跨房屋建筑和市政工程兩個類別的類目，檔案工作人員可將此項工程的全套文件劃分到某一類別，如將農貿市場全套檔案劃分到房屋建筑類別，將發(fā)電站、機場工程全套檔案歸入市政工程類別。

3.4 對處于積累階段的市政工程檔案進行預分類。

建設業(yè)主單位剛剛接收的處于積累階段的市政工程檔案，沒有編入管理體系中，仍然是處于無序化管理狀態(tài)。在此階段，檔案工作者要遵循市政工程檔案的形成規(guī)律，對市政工程檔案進行預分類，將其依據不同的市政工程區(qū)分開來，把互有聯(lián)系的各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來。檔案工作者通過預分類檢查檔案哪些部分不齊全，哪些部分有待充實，及時通知歸檔單位補充齊全。通過預分類，檔案工作者還可以掌握每一個市政工程項目的積累情況，對于那些成套性較好的市政工程檔案，檔案工作者可以著手下一步整理工作，反之則繼續(xù)積累。

4.結語

市政工程檔案的分類工作，既是一項嚴密的思維活動，又是一項對市政工程檔案管理活動產生深刻影響的業(yè)務實踐活動。分類是否科學、標準與完善，直接影響著市政檔案庫藏內容的組織、檢索與利用、統(tǒng)計、編研等工作的質量和效益。做好市政工程檔案的分類工作，不僅需要正確運用檔案學的基本原理，還需要檔案工作者結合本單位的工作實際，注重工作人員技能水平的培養(yǎng)與提高，在對分類方案進行充分的專業(yè)論證后維持其穩(wěn)定性，以遵循市政工程檔案形成規(guī)律為基礎體現(xiàn)一定的靈活性，進一步探討與完善市政工程檔案的相關問題。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(第三版)[M].北京:中國人民大學出版社，2009年:177-180。

[2]建設部文件[2002](221)號，《市政基礎設施工程施工技術文件管理規(guī)定》。

[3]曾文芳.市政工程檔案管理工作的研究[J].蕪湖職業(yè)技術學院學報，2006(04):120。