基于用戶需求的檔案信息資源建設機制研究*

畢建新鄭建明

（1.南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093；2.東南大學科研院，江蘇南京，210096）

基于用戶需求的檔案信息資源建設機制研究*

畢建新1,2鄭建明1

（1.南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093；2.東南大學科研院，江蘇南京，210096）

文章分析了目前常見的幾種檔案信息資源建設機制及其各自的利弊，詳細敘述了檔案用戶的需求特點，并從安全保障與質量控制、需求跟蹤、優(yōu)化與整合及共建共享等幾方面介紹了基于用戶需求的檔案信息資源建設機制。

用戶需求檔案信息資源建設機制

檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的核心，是衡量檔案信息化發(fā)展水平的一個重要指標。同時它也是檔案信息服務的基礎，對檔案信息資源的有效利用具有非常重要的意義。然而，我國檔案信息資源建設現(xiàn)狀卻不容樂觀。雖然大多數(shù)地區(qū)和部門對檔案信息資源建設都很重視，但是缺乏科學理論的指導和創(chuàng)新的意識，重復建設和無效建設大量存在卻是不爭的事實。因此，檔案信息資源建設無論對于整個國家的信息資源體系建設還是檔案事業(yè)的科學發(fā)展都至關重要，必須引起人們的重視。

1.檔案信息資源建設機制的種類

目前常見的檔案信息資源建設機制可以概括為三類：以技術為中心的建設機制、以資源為導向的建設機制和以需求為導向的建設機制。

其中，以技術為中心的建設機制是以檔案信息資源獲取、存儲、組織、檢索、發(fā)布等方面的技術創(chuàng)新和開發(fā)為主要目標的資源建設機制。這種建設機制以信息流的控制為核心，以計算機為工具，以自動化的處理及信息系統(tǒng)構造為主要工作內容，技術因素占主導地位。以資源為導向的建設機制是為了適應檔案信息管理，圍繞檔案收集、鑒定、整理、編研、保護、提供利用等傳統(tǒng)工作職能，借助一定的技術手段提供檔案信息資源瀏覽與檢索的建設機制。以需求為導向的建設機制是以主動、適時地為用戶提供滿意的檔案信息服務為中心，根據(jù)檔案信息資源和用戶信息需求兩個方面來組織檔案信息資源建設流程。其最終目的是以用戶為中心，更好地滿足用戶的信息需求。

然而，前兩種建設機制都有其一定的局限性。如，以技術為中心的建設機制未能從用戶的需求、機構、人力資源等有關要素組織出發(fā)進行整體化的信息資源建設與服務集成。信息技術環(huán)境下的檔案信息資源建設應當從用戶的需求出發(fā)，致力于傳統(tǒng)模式的變革，在檔案信息資源組織、用戶需求和信息技術的互動中確立信息資源建設與信息服務的有效整合。以資源為導向的建設機制體現(xiàn)的是以檔案信息資源為中心的傳統(tǒng)的信息資源建設機制。受傳統(tǒng)檔案管理與服務的影響，資源建設以被動服務為主。雖然也強調檔案部門要以用戶為中心，但由于技術手段和管理觀念都比較落后，資源建設大都圍繞如何方便地管理檔案信息來設置，檔案信息的共享受到諸多限制，無法適應用戶的多樣化需求。上述兩種資源建設機制從本質上來說，主要是由于檔案信息資源建設與檔案提供利用服務的脫節(jié)，使建設的檔案信息資源不能滿足檔案用戶多方面、多角度、多層次的利用需求，損害了檔案用戶的利益，同時影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案信息用戶需求的特點

檔案信息資源建設作為檔案信息服務的基礎，對檔案信息資源的有效利用具有非常重要的意義。檔案事業(yè)的發(fā)展宗旨也是以利用為主，因此，要保證檔案信息資源的充分合理利用，以及滿足不斷變化和急劇增長的用戶信息需求，檔案部門必須對用戶的信息需求做充分的了解，才能根據(jù)變化的需求來制定和修訂已有的檔案信息資源建設策略。由此可見，檔案信息資源建設、檔案信息服務和檔案用戶需求是具有順序邏輯聯(lián)系的三個階段。用戶需求決定了檔案信息服務的內容、方式和方法，進一步?jīng)Q定了檔案信息資源建設的內容、重點及建設機制。檔案信息用戶需求特點可以歸納為以下幾個方面：

2.1 檔案信息需求的真實性與準確性

檔案信息是社會活動的真實記錄，反映了社會活動的全貌，起著重要的憑證和參考作用。檔案信息用戶就是要通過利用真實、準確的檔案信息來滿足自己的利用需求。因此，檔案信息的真實性與準確性長久以來一直是用戶需求的首要特征。

2.2 檔案信息需求的個性化與多元化

檔案信息用戶來自社會生活各個領域，人數(shù)眾多，具有不同的年齡層次、生活環(huán)境、職業(yè)背景和文化程度，不同的用戶都有其獨特的信息需求，這種獨特的信息需求亦即用戶需求的個性化特征。同時，檔案信息用戶不再僅僅依賴檔案部門的靜態(tài)館藏，還需要通過網(wǎng)絡獲取動態(tài)信息。用戶希望在任何時間、任何地點，采取不同方式，獲取自己所需的檔案信息資源。他們對檔案信息的需求還呈現(xiàn)出深度不同、廣度不同、角度不同的多元化特征，希望檔案部門可以有針對性地提供自己所需要的多元化檔案信息內容。

2.3 檔案信息需求的專業(yè)化與前沿化

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展中知識密集型行業(yè)的增多和社會活動的知識化，專業(yè)用戶越來越多，并成為檔案部門的重要服務對象之一。檔案信息用戶已經(jīng)不滿足于一次檔案信息的利用，他們越來越多地需要檔案部門提供經(jīng)過深度開發(fā)的、關于某一方面檔案信息的二次信息甚至是三次信息。另一方面，檔案信息用戶需要的不僅是概括性、敘述性的信息，往往是關于某一主題最新、最前沿、精準化的信息，

2.4 檔案信息需求的數(shù)字化與網(wǎng)絡化

信息技術的發(fā)展改變了檔案部門以紙質檔案收藏為主的局面，各種數(shù)字化的檔案信息資源日益受到用戶的青睞，檔案信息的數(shù)字化需求趨勢越來越明顯。檔案用戶更多的希望通過網(wǎng)絡檢索并獲取檔案信息資源，而不必受到時間、空間的限制。用戶可以方便地通過計算機、3G手機、掌上電腦等各種網(wǎng)絡終端閱讀檔案信息。

3.基于用戶需求的檔案信息資源建設機制

基于用戶需求的檔案信息資源建設機制將檔案信息服務及資源建設的重心轉移到用戶的需求上來：一方面，檔案部門的各項服務功能與設施以用戶的需求為導向進行設計和安排；另一方面，檔案部門需要創(chuàng)建個性化的信息環(huán)境，按照用戶的特點來組織信息資源，提供多樣化的信息服務。一個良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設機制甚至可以成為一個自適應系統(tǒng)，即在用戶需求或技術條件等發(fā)生不確定變化時，能夠自動作出反應，調整原定的策略和措施，以優(yōu)化信息資源建設目標。

3.1 資源建設的安全保障與質量控制機制

用戶需求的真實性與準確性特征決定了信息資源建設的首要機制必須是安全保障與質量控制機制。檔案信息資源的安全保障機制更多的是針對數(shù)字化檔案信息。沒有安全保障，檔案信息資源的真實性、準確性、完整性就無從談起。檔案信息安全保障體系由思想保障、策略保障、法制保障、標準保障、技術保障和人才保障六個要素組成。安全思想保障是檔案信息安全保障的前提，安全策略保障是核心，安全法制保障是手段，安全標準保障是基礎，安全技術保障是支撐，安全人才保障是檔案信息安全保障的支持。檔案信息安全保障機制從上述六個方面，對檔案信息及信息系統(tǒng)進行安全防御，確保檔案信息系統(tǒng)安全可靠運行，保障檔案信息的保密性、完整性、可用性、真實性、不可否認性、可控性和可追溯性。

檔案信息質量的高低決定著檔案信息資源建設的成敗。要保證質量，必須做到以下幾點：一是建立健全適應信息技術發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，從管理手段上保證檔案信息資源建設的順利進行。如修訂和完善文件資料歸檔范圍和電子文件的歸檔辦法，使有保存價值的電子文件能夠轉化為檔案信息資源；制訂檔案數(shù)據(jù)管理制度，在檔案數(shù)據(jù)庫建設中把好質量關，制定嚴格的質量考核指標，責任落實到人，定期檢查；做好數(shù)據(jù)庫的日常管理維護工作，保證檔案數(shù)據(jù)的原始性、準確性。二是制訂和完善一系列規(guī)范標準，進一步推進檔案信息資源建設的標準化和規(guī)范化，將檔案信息資源有序、協(xié)調地組織和利用起來。三是不斷提高檔案人員的業(yè)務素質，從人員上保證檔案信息資源的質量。要加強對檔案人員業(yè)務知識和計算機等先進技術的培訓，熟練掌握對檔案信息的識別、收集、組織和加工等方面的技能，減少人為因素引起的檔案信息失真，甚至丟失的可能性。

3.2 用戶信息需求跟蹤機制

檔案信息用戶的需求呈現(xiàn)出個性化和多元化的趨勢，因此，以用戶為導向的檔案信息資源建設首先需要建立檔案用戶的信息需求跟蹤機制。只有掌握檔案用戶的信息需求，檔案信息資源建設才能達到用戶所要的結果，才能更好地為用戶服務。檔案部門可以制定出“用戶類型—用戶需求信息—信息服務—信息資源建設”四者相關聯(lián)的模型或方案，即追蹤檔案用戶的利用情況，建立用戶檔案，為其提供定制的個性化信息服務?？梢詤⒄諗?shù)字圖書館中“我的圖書館”服務與“個性定制服務”等，構建相應的檔案信息與個性定制服務模塊。有步驟地建立起用戶需求信息跟蹤與檔案信息資源建設互饋機制，達到合理地進行檔案信息資源建設和資源整合的目的。

3.3 檔案信息資源的優(yōu)化與整合機制

檔案信息需求的專業(yè)化與前沿化要求在進行檔案信息資源建設時必須具備相應的優(yōu)化機制。檔案信息資源的優(yōu)化包括信息類型和信息內容的優(yōu)化。對大多數(shù)檔案用戶而言，查閱傳統(tǒng)類型檔案文獻仍然是獲取信息的主要方式。信息類型的優(yōu)化就是要根據(jù)用戶的使用習慣和使用喜好來平衡紙質類型和電子類型的館藏數(shù)量。在大力進行數(shù)字化檔案信息資源建設的同時，不能忽略紙質檔案信息資源建設。檔案部門加強常規(guī)檔案數(shù)據(jù)庫建設的同時必須根據(jù)歸檔范圍繼續(xù)加強傳統(tǒng)檔案信息資源建設。信息內容的優(yōu)化則應根據(jù)檔案用戶需求相應地協(xié)調檔案信息資源建設，加強對本館的特色檔案文獻進行深層次開發(fā)，在建立館藏目錄數(shù)據(jù)庫的基礎上，建立具有館藏特色的二、三次文獻數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫。某些行業(yè)性檔案館還可以根據(jù)館藏重點專業(yè)檔案文獻的積累情況，結合網(wǎng)上專業(yè)信息資源的開發(fā)，建立具有專業(yè)特色或某一專題特色的數(shù)據(jù)庫。

檔案信息資源整合，是指基于信息技術，將檔案信息資源及其組織管理體系集成起來，形成一個協(xié)同工作、資源共享的整體，由此提高檔案信息資源的有效性，實現(xiàn)其效益的最大化。檔案信息資源整合機制實質上是檔案信息資源優(yōu)化的一種存在狀態(tài)，是依據(jù)用戶的需求，將相對獨立的檔案信息系統(tǒng)中的檔案信息、功能結構及其互動關系進行融合、類聚和重組，重新結合為一個新的有機整體，形成一個效率更高的檔案信息資源體系。不論是從用戶角度、技術角度，還是檔案信息資源本身來看，檔案信息資源的整合都是必要的。具體的整合方式可以是基于檔案信息資源導航的整合、基于數(shù)字檔案館的整合、基于跨庫檢索系統(tǒng)的整合等。檔案信息資源的整合使檔案信息的產(chǎn)生者、檔案部門和檔案用戶聯(lián)結成了一個整體，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案信息服務的效果。

3.4 檔案信息資源共建共享機制

檔案信息需求的數(shù)字化與網(wǎng)絡化決定了檔案信息資源建設必須具有良好的共建共享機制。對于網(wǎng)絡用戶，其最大的愿望就是打破時間、空間和機構的限制，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案用戶需求的豐富性和多元化，要求檔案部門必須不斷地豐富各自的館藏建設。由于不同的檔案部門歸檔范圍不同，信息資源建設的重點也各不相同，每個檔案部門不可能滿足所有用戶的需求，不可能擁有所有用戶所需要的檔案信息資源。因此，在一定區(qū)域范圍內建立檔案信息資源的共建共享機制顯得尤為重要。這方面可以借鑒中國高等學校文獻保障體系的成功經(jīng)驗，圖書館可以利用網(wǎng)絡通過館際互借、文獻傳遞等方式來滿足用戶的信息需求，這方面的工作現(xiàn)在已經(jīng)成為各高校圖書館參考咨詢工作的主要部分。檔案部門可以首先在一省范圍內或某一行業(yè)內構建檔案館聯(lián)盟，建立檔案信息資源門戶網(wǎng)站以加強檔案館之間的信息共建共享協(xié)作，這樣既可以在一定范圍內實現(xiàn)檔案信息資源共享，又可以在一定程度上解決檔案信息資源的重復建設問題。

這種共建共享機制在技術上也已經(jīng)沒有任何障礙，目前對基于V P N技術的檔案信息網(wǎng)絡技術架構、基于共享網(wǎng)絡的檔案信息資源集成、基于V P N技術的檔案信息門戶以及基于V P N技術的檔案信息網(wǎng)絡用戶C A認證的研究都已經(jīng)比較成熟。江蘇省目前正在利用基于互聯(lián)網(wǎng)的V P N技術來建設全省的檔案目錄數(shù)據(jù)虛擬專網(wǎng)，以滿足檔案目錄數(shù)據(jù)館際共享的需要，實現(xiàn)全省檔案館的館際查檔利用。

4.結語

構建一個良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設機制是一項復雜的系統(tǒng)工程，各項具體的機制不是孤立的，也不能簡單地以“1+1=2”來解決，不同層次、不同側面必須互相呼應、相互補充，這樣整合起來才能發(fā)揮作用。這一良好的機制一旦形成，檔案部門就能夠靈活自如地應對用戶需求或技術條件的變化，自動作出反應，調整資源建設的策略和措施，以優(yōu)化信息資源建設目標。

［1］張美芳，王良城.檔案安全保障體系建設研究 ［J］.檔案學研究，2010（1）：62-65。

［2］項文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學研究，2010（2）：68-73。

［3］陳亞召.以需求為導向的數(shù)字信息資源建設模式研究 ［J］.圖書館，2009（2）：105-108。

［4］孫士宏.信息技術環(huán)境下基于用戶信息需求的高校圖書館信息資源建設研究［J］.現(xiàn)代情報，2011（4）：40-42。

［5］畢東，畢曉紅.現(xiàn)代信息技術環(huán)境下的讀者需求與文獻資源建設對策 ［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（17）：42-44。

［6］林雅宏.基于用戶需求的圖書館社會科學信息資源建設［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（16）：15-17。

*本文為江蘇省社科基金項目“有效利用檔案信息資源研究”（項目批準號：11T Q C 011）及中央高?；究蒲袠I(yè)務費東南大學創(chuàng)新基金項目“高校電子文件信息安全管理研究”（項目批準號：S K C X 20110017）系列成果之一。

Research on Archives Information Construction Mechanism Based on Users' Requirement

BiJian xin1,2,Zheng Jianming1

(1. School of Information Management of Nanjing University, Jiangsu Nanjing, 210093;2. Department of Science and Technology of Southeast University, Jiangsu Nanjing, 210096)

This paper introduces common archives information constructionmechanisms. It gives anal ysis of their advantages and disadvantages, and offers the detailed characteristics of their users' demands of these mechanisms. Besides, it emphases user-demand-oriented archive information construction mechanism from the following perspectives, mechanism security and quality control, demand tracking,optimization, integration and sharing.

Users' Requirement; Archives Information; Information Construction; Mechanism

G 270.7

畢建新，男，1979年生，東南大學科研院基礎研究與國際合作辦公室副主任，博士研究生，講師，研究方向：信息資源管理；鄭建明，男，1960年生，南京大學信息管理學院教授，博士生導師，研究方向：信息資源管理、圖書館學。