高職院校教學(xué)管理信息化建設(shè)的探索與實踐①——以漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

徐鎮(zhèn)輝，鄭東生，沈毅波

(漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處，福建漳州363000)

教學(xué)管理信息化建設(shè)是高校管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，近年來，隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，各高職院校為有效調(diào)配教學(xué)資源，緩解繁重的教學(xué)管理壓力，提高工作效率，紛紛建立教學(xué)管理信息平臺，逐步實現(xiàn)教學(xué)管理信息化和自動化。

以漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，2000年學(xué)校開始建設(shè)校園網(wǎng)，隨后成立了現(xiàn)代教育技術(shù)中心，負(fù)責(zé)校園信息化建設(shè)。在2007～2009年的國家示范高職建設(shè)中，投入了200多萬元用于校園信息化平臺的軟硬件建設(shè)，增加了3臺IBM小型機作為高性能服務(wù)器，6臺服務(wù)器組成集群服務(wù)系統(tǒng)，6T的IBM DS4300海量存儲系統(tǒng)，以及高性能核心交換機和三層交換機，建立了包含綜合教務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)系統(tǒng)的數(shù)字校園信息化平臺，為學(xué)校教學(xué)管理信息化的推進，提供了良好的條件。

但是，高校教學(xué)管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，它投入大、更新快、涉及面廣，不是一個網(wǎng)絡(luò)平臺和幾套管理軟件就能解決，需要學(xué)校建立相關(guān)的管理機制，技術(shù)部門樹立服務(wù)教學(xué)的管理意識，各級教學(xué)管理人員具備一定的信息化水平，廣大師生要有信息化管理的意識，這樣才能保證教學(xué)管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進。因此，教學(xué)管理信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作。

一 高職院校教學(xué)管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.教學(xué)管理信息化的應(yīng)用范圍還比較有限

目前，大部分高職院?；揪邆淞私虒W(xué)管理信息化的軟硬件條件，但對信息平臺的開發(fā)、利用還只停留在初步階段，主要集中在學(xué)籍管理、教學(xué)計劃管理、學(xué)生選課、課表安排、考試安排、成績管理、教學(xué)評價等方面應(yīng)用，而在教師調(diào)停課、課程考核、教學(xué)檢查、質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)儀器設(shè)備管理、實驗實訓(xùn)耗材管理等方面的信息化管理水平還比較低，尤其是學(xué)生中期見習(xí)、半年頂崗實習(xí)等實踐環(huán)節(jié)更是缺乏有效的管理。近幾年漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年均有近5000名學(xué)生參加半年頂崗實習(xí)，如何建立一個有效的信息平臺，使校內(nèi)外指導(dǎo)教師及學(xué)生能夠進行交流互動，學(xué)校及系部可以及時掌握教師指導(dǎo)情況和學(xué)生實習(xí)動態(tài)，成了學(xué)校這幾年信息化建設(shè)的一項重要工作，這也是很多高職院校教學(xué)管理中急需解決的問題。

2.教學(xué)管理信息系統(tǒng)缺乏靈活性和個性化

由于各高職院校在教學(xué)管理中逐步形成自身的特色，且各院校的所屬區(qū)域、實訓(xùn)條件及師資狀況等都存在較大差異。例如，同樣課程在不同學(xué)?；?qū)I(yè)，其教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)安排、考核方式也有所不同，因此出現(xiàn)學(xué)生分組教學(xué)、教師團隊教學(xué)、周期性教學(xué)、獨立實訓(xùn)周、外出實踐等多樣化的教學(xué)方式，以及多元化的考核方式，這在課表安排及期末成績組成上，一般通用的教務(wù)管理系統(tǒng)是難于體現(xiàn)和解決，需要對教學(xué)管理信息平臺進行個性化修改，而這些修改對于軟件公司和學(xué)校來說又得付出大量的成本。漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院在教務(wù)管理系統(tǒng)使用過程中，根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理實際情況，曾多次聯(lián)系軟件開發(fā)商，針對學(xué)生學(xué)籍卡格式、各系排課排考權(quán)限控制方式、學(xué)號及課程代碼長度、自動排考次數(shù)及時間分配、自動排課中時間地點沖突等20多項缺陷進行修訂、升級，且每次修訂按照軟件公司的業(yè)務(wù)流程都需經(jīng)歷幾個星期和多個來回反饋，有些問題上學(xué)期未解決好，新的一學(xué)期又要開始了，學(xué)校在系統(tǒng)改造、升級過程中是困難重重。

3.教學(xué)管理信息系統(tǒng)缺乏“決策”信息支持

大部分教學(xué)管理信息平臺只能提供基本的信息采集、查詢、維護，以及簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計服務(wù)，不能進行多樣化的統(tǒng)計分析，為管理者提供更有價值的“決策”信息支持。例如，學(xué)校管理部門要了解校內(nèi)專任教師、校內(nèi)兼課教師、校外兼職教師、校外兼課教師等不同類型教師承擔(dān)課程教學(xué)情況及工作量信息，類似這樣復(fù)雜的查詢和個性化的統(tǒng)計，系統(tǒng)平臺是無法自動完成，只能通過系統(tǒng)管理員從數(shù)據(jù)庫后臺管理進行統(tǒng)計查詢得到。

4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確、不規(guī)范

由于教學(xué)管理信息平臺的信息量龐大，數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)復(fù)雜，表之間關(guān)聯(lián)緊密，每個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)修改都將影響到多張數(shù)據(jù)表，很多數(shù)據(jù)都有嚴(yán)格的編碼規(guī)范和格式要求，因此，進入系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確一致。但是由于高職培養(yǎng)的人才需求變化快，課程教學(xué)對實訓(xùn)條件和教師實踐能力要求較高，在實際操作中，經(jīng)常由于校內(nèi)實訓(xùn)條件限制、校外實訓(xùn)基地生產(chǎn)沖突、計劃開設(shè)課程整合、外聘教師臨時變更等情況，不得不重新調(diào)整教學(xué)計劃，給系統(tǒng)維護帶來很大難度，如果管理人員沒有及時更新平臺信息，或者誤錄數(shù)據(jù)信息，那么系統(tǒng)數(shù)據(jù)將逐漸缺乏準(zhǔn)確性，甚至出現(xiàn)無法修復(fù)的嚴(yán)重后果。

二 影響高職院校教學(xué)管理信息化建設(shè)的主要因素及分析

1.思想認(rèn)識不到位，管理觀念落后

有些高職院校認(rèn)為現(xiàn)在市場競爭激烈，要做的事情很多，信息化建設(shè)放一放也無妨。也有些高職院校只注重信息化平臺建設(shè)，忽視教學(xué)管理觀念的更新，很多教學(xué)管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式，懷疑信息化建設(shè)的作用，對信息化的認(rèn)識淡薄，教學(xué)管理信息化建設(shè)無法成為內(nèi)在需求。其實，教學(xué)管理信息化不僅僅是共享教學(xué)管理信息資源，也是教學(xué)管理模式的改革和創(chuàng)新，是增加管理透明度，提高管理效率的重要手段［1］。

2.教學(xué)管理隊伍不穩(wěn)定，整體素質(zhì)有待提高

在教學(xué)管理信息化建設(shè)過程中，不管軟硬件設(shè)備和技術(shù)水平如何先進，實施的關(guān)鍵在于各級教學(xué)管理人員。當(dāng)前不少高職院校師資條件較為緊張，根本無暇顧及教學(xué)管理隊伍建設(shè)，由于教學(xué)管理事務(wù)繁重、工作壓力大、崗位分工不明確等，很少有人愿意長期從事教學(xué)管理工作，很多高職院校的教學(xué)管理人員是由年輕教師兼任，教學(xué)管理人員變動頻繁，他們很少對管理業(yè)務(wù)和信息化操作進行深入的實踐和系統(tǒng)的研究，甚至有些具體操作還不嫻熟，根本無法保證信息化的順利實施。漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)有11個教學(xué)系部，在2009年，即學(xué)校推進教學(xué)管理信息化建設(shè)的初步階段，教務(wù)處及系部教學(xué)管理人員中83.2%是兼職人員，且系部教學(xué)秘書、教務(wù)員等基層教學(xué)管理隊伍中89%的人員年齡在35周歲以下，62%是未婚，59%是女性，基層教學(xué)管理隊伍比較年輕、未婚女性占多數(shù)，人員變動大、不穩(wěn)定性因素多，給教學(xué)管理工作的連續(xù)性帶來許多困難。

3.教學(xué)管理信息系統(tǒng)設(shè)計不盡合理

由于技術(shù)水平、開發(fā)周期及資金投入問題，很多高職院校直接購買現(xiàn)成的教學(xué)管理信息系統(tǒng)或者委托軟件公司進行二次開發(fā)［2］。在系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計階段，由于軟件公司沒有充分考慮高職教學(xué)改革和發(fā)展?fàn)顩r，使得系統(tǒng)設(shè)計存在局限性，很多功能難于拓展。同時，由于學(xué)校教學(xué)管理部門很少或沒有參與系統(tǒng)開發(fā)過程，系統(tǒng)開發(fā)人員不了解高職教學(xué)運行規(guī)律和管理特點，導(dǎo)致系統(tǒng)功能設(shè)計與實際需求不一致。

4.軟硬件設(shè)備更新不及時

隨著教學(xué)改革的推進和信息化水平的逐步提高，教學(xué)管理信息系統(tǒng)需要進行不斷更新和升級。但是，近幾年，由于高職院校招生形勢較為嚴(yán)峻，很多學(xué)校在改善辦學(xué)條件同時，也在壓縮辦學(xué)成本，學(xué)校主要經(jīng)費都投入到校園環(huán)境、實訓(xùn)條件、師資隊伍和教學(xué)改革項目等方面建設(shè)，而忽視了教學(xué)管理的軟硬件條件建設(shè)。很多地方性院校、西部地區(qū)及民辦高職院校，由于經(jīng)費投入不足，教學(xué)管理信息化建設(shè)的進程較為滯后［3］。

5.運行及保障機制不健全

由于教學(xué)管理信息化建設(shè)涉及學(xué)校多個部門，并可能改變部分教學(xué)管理人員的工作方式和崗位職責(zé)，如果沒有建立配套的組織機構(gòu)和管理制度，制訂相關(guān)的工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)則，保證教學(xué)管理信息系統(tǒng)的正常運行，那么先進的信息化管理平臺也很難發(fā)揮應(yīng)有的功效，甚至成為教學(xué)管理工作的一種累贅，當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂或管理不善時，將影響正常的教學(xué)運行。漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院在教學(xué)管理信息化建設(shè)推進過程中，每學(xué)期都定期舉行教學(xué)管理人員培訓(xùn)班，在培訓(xùn)研討中，除了解決技術(shù)難題外，有關(guān)如何加強教學(xué)管理，做好全面規(guī)劃，完善各項規(guī)章制度，明確辦事流程，協(xié)調(diào)部門間數(shù)據(jù)共享，減少重復(fù)性工作，簡化工作量等問題一直是備受關(guān)注和重點討論的。

三 高職院校教學(xué)管理信息化建設(shè)的改進措施

1.科學(xué)規(guī)劃，合理實施

教學(xué)管理信息化建設(shè)要融入整個學(xué)校信息化建設(shè)，共享學(xué)校現(xiàn)有資源，結(jié)合學(xué)校實際情況，分期分批進行規(guī)劃建設(shè)。從硬件設(shè)施到軟件平臺，從常規(guī)教學(xué)管理到內(nèi)涵建設(shè)，逐步推進，不僅能保持軟硬設(shè)施的持續(xù)更新，也有利于教學(xué)管理改革的順利過渡。在系統(tǒng)設(shè)計和采購過程中，不但要注重實用性，也要考慮到高等職業(yè)教育改革發(fā)展的趨勢，學(xué)校應(yīng)組織教育教學(xué)管理、計算機網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫等方面專家和一線的教學(xué)管理人員，對系統(tǒng)設(shè)計方案和功能架構(gòu)進行論證。系統(tǒng)開發(fā)和安裝調(diào)試過程中，要有熟悉教學(xué)管理業(yè)務(wù)的計算機專業(yè)人員全程參與，并作為今后系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)日常維護工作［4］。系統(tǒng)交付使用前應(yīng)選擇試點系部，進行至少一學(xué)期的試運行，并進行分期培訓(xùn)，逐步推廣使用。

漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教學(xué)管理信息化建設(shè)主要經(jīng)歷了基本管理試行、完善推廣和拓展提高等三個階段，從最基本的教學(xué)計劃及師生基本信息采集、教學(xué)任務(wù)安排、系統(tǒng)排課排考、網(wǎng)絡(luò)評教、網(wǎng)上選課、等級考試網(wǎng)上報名等管理業(yè)務(wù)開始試行。由于每一項信息化管理可能涉及學(xué)校70多個專業(yè)、300多個班級，以及近15 000人的在校生，而且學(xué)校又處在國家示范性院校建設(shè)過程，很多專業(yè)都開展課程體系重構(gòu)和行動導(dǎo)向教學(xué)改革等，給教學(xué)管理及信息化建設(shè)提出不少新的要求和挑戰(zhàn)。所以，每推行一項新的信息化管理業(yè)務(wù)，學(xué)校都要選擇教學(xué)管理比較規(guī)范、人員素質(zhì)較高的2～3個教學(xué)系部試行，并針對系統(tǒng)功能與實際管理流程之間存在的差異問題，通過調(diào)研學(xué)習(xí)省內(nèi)外相關(guān)院校，聯(lián)系廠家修改系統(tǒng)功能，修訂管理制度，建立業(yè)務(wù)及操作流程等及時解決。

目前，漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院在積極拓展教學(xué)管理信息平臺，逐步建立各教學(xué)場所的教學(xué)及管理信息實時采集和處理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學(xué)運行環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)快速處理、過程實時監(jiān)控、結(jié)果動態(tài)更新等。同時，進一步將教務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)整合到一個信息管理平臺，實現(xiàn)教務(wù)、財務(wù)、總務(wù)、人事等各部門之間協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)共享的高效工作運行機制，提高教學(xué)服務(wù)及管理能力。

2.轉(zhuǎn)變觀念，加強服務(wù)

教學(xué)管理的信息化并不是簡單的引入計算機網(wǎng)絡(luò)和管理軟件，需要教學(xué)管理人員，以及全校廣大教師和學(xué)生積極配合，每位師生員工都要認(rèn)識到教學(xué)管理信息化的重要意義，特別是教學(xué)管理人員要改變傳統(tǒng)的教學(xué)管理理念、方法和手段，熟練使用管理系統(tǒng)，及時解決師生在使用過程中遇到的困難和問題，以保證信息的準(zhǔn)確性和及時性。為確保教學(xué)管理信息化建設(shè)的順利推進，漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院將系統(tǒng)操作過程整理成辦事流程及25個視頻文件，便于系部教學(xué)管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

3.合理配置人員，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

信息化建設(shè)是一個不斷創(chuàng)新的過程，教學(xué)管理人員不僅要具有現(xiàn)代教育管理理念、豐富的教學(xué)管理經(jīng)驗和踏實認(rèn)真的工作態(tài)度，還要能熟練操作計算機，掌握現(xiàn)代教育管理的方法和手段，因此，教學(xué)管理人員的成長和綜合素質(zhì)的形成需要長期的積累，保持教學(xué)管理人員隊伍的穩(wěn)定，根據(jù)崗位條件合理配置人員，是教學(xué)管理信息化建設(shè)的重要條件。為進一步提高基層教學(xué)管理的業(yè)務(wù)水平，漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處每學(xué)年都定期開展管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過研討會、專題報告、參觀學(xué)習(xí)、學(xué)期教學(xué)檢查、“傳、幫、帶”活動等方式，有針對性地提高教學(xué)管理人員信息化運用水平，各系部至少培養(yǎng)了2～3名能熟練使用教學(xué)管理信息平臺的教學(xué)管理人員。

4.有計劃更新軟硬件配套設(shè)施

更新和升級信息化管理平臺要學(xué)校投入比較大經(jīng)費，在生源和辦學(xué)經(jīng)費緊張情況下，如果一次投入幾十萬元顯然是筆不小開支，而且可能造成資源浪費。分期建設(shè)不但能減輕學(xué)校負(fù)擔(dān)，同時也能節(jié)省其他方面的辦學(xué)成本。漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)管理信息化建設(shè)，不僅節(jié)省以往每學(xué)期開展學(xué)生評教、期末學(xué)生成績寄送、英語及計算機等級考試報名而產(chǎn)生的大量費用，也極大的提高工作效率。

5.建立嚴(yán)格的考核評價機制

教學(xué)管理信息化建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)，它對教學(xué)管理人員而言是一項具有創(chuàng)新性和挑戰(zhàn)性的工作，有時一個管理人員的簡單思路或想法就解決了困擾全校師生多年的問題，讓以前幾個人好幾天才能做完的工作在瞬間完成，為學(xué)校節(jié)省成千上萬元的維護費用，但是一個管理員的誤操作也可能造成整個系統(tǒng)的混亂崩潰，一個系部工作的拖延也會影響學(xué)校工作的整體進程。因此，學(xué)校應(yīng)該建立獨特的考核手段和激勵機制，對從事此項工作的人員進行考核評價，對沒有按照程序操作，工作不負(fù)責(zé)，造成嚴(yán)重失誤者按教學(xué)事故嚴(yán)格處理，同時也要鼓勵大膽嘗試、勇于創(chuàng)新、技術(shù)能力強的管理人員，在評獎評優(yōu)、外出培訓(xùn)等方面給予優(yōu)先考慮［5］。

四 結(jié) 語

教學(xué)管理信息化建設(shè)是一個長期、復(fù)雜的過程，需要高職院校從人員、資金、技術(shù)等方面付出不懈努力。漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院從國家示范性院校立項建設(shè)開始，不斷推進教學(xué)管理信息化建設(shè)，在六年的探索和實踐中，建立了一套適于信息化管理的教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程、管理制度及管理隊伍，實現(xiàn)了對教學(xué)計劃、教學(xué)監(jiān)控、教學(xué)資源等學(xué)院教學(xué)管理中數(shù)據(jù)量龐大、流程復(fù)雜、操作耗時的業(yè)務(wù)進行規(guī)范化、信息化管理，提高了管理效率。不僅便于學(xué)校對系部教學(xué)管理過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，迫使各系在教學(xué)管理過程中嚴(yán)格遵循學(xué)校的業(yè)務(wù)流程，同時也有利于教學(xué)資源的共享和調(diào)度，使學(xué)校的教學(xué)資源得到最合理的利用。

［1］鄭文發(fā).教育信息化與教學(xué)管理流程再造［J］.漳州師范學(xué)院學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2005，54(1).

［2］冒永杰.高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢［J］.西昌學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版)，2012，24(4).

［3］馬千里.網(wǎng)絡(luò)時代下高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的新路徑［J］.宜賓學(xué)院學(xué)報，2012(11).

［4］朱 瓊.教學(xué)管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策［J］.江蘇大學(xué)學(xué)報(高教研究版)，2006，28(1).

［5］陳 勇.淺談信息管理在高職高專教學(xué)管理中的運用與創(chuàng)新［J］.教育教學(xué)論壇，2012(4).