印度WPCL發(fā)電工程總承包竣工檔案管理及移交

胡 煉

(四川電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司，四川 成都 610016)

印度WPCL 4×135MW發(fā)電工程廠址位于印度中部平原馬哈拉施特拉邦錢德拉布爾市瓦羅拉鎮(zhèn)，由印度WARDHA電力有限公司投資，四川電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱：公司)EPC總承包建設(shè)。項(xiàng)目于2008年4月18日開工，目前四臺(tái)機(jī)組已全部移交業(yè)主投入商業(yè)運(yùn)行并取得移交證書，性能參數(shù)和運(yùn)行指標(biāo)優(yōu)于合同及有關(guān)規(guī)程規(guī)范的要求，竣工檔案亦全部移交業(yè)主，所有有關(guān)檔案及文件資料的費(fèi)用已全額收取完畢。

1 工程概況及特點(diǎn)

印度W發(fā)電工程建設(shè)規(guī)模為新建4×440t/h煤粉爐＋4×135MW純凝機(jī)組及其輔助系統(tǒng)，合同金額約3.7億美元。該項(xiàng)目為我公司首個(gè)境外總承包的發(fā)電項(xiàng)目，也是當(dāng)時(shí)中國(guó)電力設(shè)計(jì)企業(yè)在境外承包的最大發(fā)電項(xiàng)目，其特點(diǎn)在于其建設(shè)過程及檔案管理和移交均直接面對(duì)業(yè)主，與業(yè)主充分溝通、取得業(yè)主信任尤其重要。為此，公司對(duì)印度W項(xiàng)目部明確提出了“四個(gè)一”目標(biāo)要求，即建成一個(gè)印度同期同類型機(jī)組優(yōu)質(zhì)工程，打造一支海外工程項(xiàng)目管理優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，建立一套海外工程項(xiàng)目管理新制度，承接一個(gè)海外工程總承包新項(xiàng)目。

2 組織機(jī)構(gòu)

為保證該項(xiàng)目的順利實(shí)施，公司成立了印度WPCPL發(fā)電工程總承包(EPC)項(xiàng)目部，項(xiàng)目經(jīng)理由公司總經(jīng)理擔(dān)任，項(xiàng)目副經(jīng)理由公司副總經(jīng)理擔(dān)任，檔案經(jīng)理由公司檔案室主任擔(dān)任，另設(shè)二名專職檔案人員，工程自開工到竣工投產(chǎn)，印度現(xiàn)場(chǎng)及公司本部始終有一名專職檔案員負(fù)責(zé)竣工檔案的收集、整理、歸檔及移交。

3 竣工檔案管理的創(chuàng)新理念

針對(duì)印度政治經(jīng)濟(jì)體制的不同、業(yè)主的變化、引用標(biāo)準(zhǔn)的變化、宗教及風(fēng)俗習(xí)慣的變化等“變化即永恒”的主線，公司緊緊圍繞項(xiàng)目檔案管理工作“變化的環(huán)境”這個(gè)主題，建立“可持續(xù)性”、“信任”、“認(rèn)同”的檔案管理理念，彰顯出公司在這個(gè)瞬息萬變的世界里檔案工作的重要價(jià)值。

3.1 可持續(xù)性

檔案是社會(huì)信任的加強(qiáng)劑，為千秋萬代的利益保存檔案是檔案工作的核心。在氣候變化異常和人為災(zāi)難頻繁的當(dāng)今世界，檔案及檔案工作受到信息技術(shù)浪潮迭起的強(qiáng)烈沖擊，要保持其可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)，挑戰(zhàn)越來越大，為確保印度WPCPL發(fā)電工程總承包竣工檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，實(shí)行紙介質(zhì)檔案與電子檔案二種介質(zhì)共同歸檔及移交。

3.2 信任——以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)

公司通過提供真實(shí)、可靠、值得依賴及有價(jià)值的竣工檔案信息，倡導(dǎo)職業(yè)道德和問責(zé)制度，表達(dá)和履行我們對(duì)工程竣工檔案的承諾，取得業(yè)主的信任是檔案工作的基礎(chǔ)。

3.3 認(rèn)同——得到業(yè)主的確認(rèn)

工程開工之初即制訂竣工檔案立卷歸檔及移交框架協(xié)議，創(chuàng)立印度業(yè)主認(rèn)可的移交方法，公司在項(xiàng)目竣工檔案的移交上始終處于主導(dǎo)地位。

4 管理方式及移交內(nèi)容

4.1 深入分析合同

針對(duì)國(guó)外項(xiàng)目的特點(diǎn)，特別是印方“認(rèn)死理、死摳合同”的特點(diǎn)，工程開工之初，項(xiàng)目經(jīng)理、檔案經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)30本合同進(jìn)行了深入分析，理解合同中對(duì)檔案的明確或隱含的內(nèi)容要求，對(duì)與檔案有關(guān)的6本合同進(jìn)行了抽離，并進(jìn)行詳細(xì)梳理和分析研究，找出檔案移交的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

4.2 重視竣工檔案的策劃

面對(duì)全新的檔案管理工作，公司參照國(guó)內(nèi)已成熟完善的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》(DA/T28－2002)及《火電企業(yè)檔案分類表(6－9大類)》，檔案經(jīng)理組織編制《印度WPCL發(fā)電工程總承包文件編號(hào)規(guī)則》及《印度WPCL 發(fā)電工程總承包竣工檔案立卷歸檔及移交管理辦法》，并在公司范圍內(nèi)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^后檔案經(jīng)理及專職檔案人員赴現(xiàn)場(chǎng)與施工單位、調(diào)試安裝單位、設(shè)備廠家等進(jìn)行竣工檔案交底，各參建單位及設(shè)備材料廠家均需對(duì)移交竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，做到簽字手續(xù)完備，中英文雙版、字跡清楚，圖面整潔，載體及書寫材料適宜永久保存，相應(yīng)的電子文件須能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，其與相對(duì)應(yīng)的紙介質(zhì)等各種介質(zhì)檔案在技術(shù)狀態(tài)(含更改后的狀態(tài))、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，方能確保竣工檔案的管理處于可控狀態(tài)。

4.3 編制竣工檔案移交框架協(xié)議

公司認(rèn)真梳理和充分提煉竣工檔案移交條目，特別是印方最為關(guān)注的勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、設(shè)備文件、建設(shè)過程原始文件、記錄及數(shù)據(jù)等信息，檔案經(jīng)理就竣工檔案的移交事項(xiàng)多次與業(yè)主進(jìn)行溝通和談判，在移交方式、移交細(xì)節(jié)等方面進(jìn)行磋商，達(dá)成基本共識(shí)，編制竣工檔案移交框架協(xié)議，并分階段、分機(jī)組進(jìn)行移交，框架協(xié)議在工程開工之初即得到業(yè)主確認(rèn)。

由于工程開工至工程投產(chǎn)完成質(zhì)保期，大約需要5年之久，為確?？⒐n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)于工程合同文件、采購文件、基礎(chǔ)開挖驗(yàn)槽等在工程建設(shè)初期形成的文件在建設(shè)階段完成后就移交業(yè)主，施工文件、設(shè)備文件在工程建設(shè)中期移交，安裝調(diào)試文件、性能測(cè)試文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖、試生產(chǎn)文件等在工程竣工投產(chǎn)后二個(gè)月內(nèi)移交。

4.4 文件資料始終處于受控狀態(tài)

為確?？⒐n案的系統(tǒng)性、完整性及準(zhǔn)確性，印度W工程自2008年開工至2012年竣工投產(chǎn)發(fā)電，檔案經(jīng)理在檔案交底、移交框架簽訂、竣工移交三個(gè)時(shí)段親赴現(xiàn)場(chǎng)，專職檔案管理人員則長(zhǎng)期駐扎工地，對(duì)合同簽訂、勘測(cè)設(shè)計(jì)、采購及物流、設(shè)備材料、土建工程、安裝調(diào)試、運(yùn)行投產(chǎn)等文件實(shí)現(xiàn)全過程管理，竣工檔案始終處于受控狀態(tài)。

4.5 所有檔案全部英文版本

由于印度W工程全部使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備，施工單位亦為中國(guó)公司，在設(shè)備采購時(shí)就合同約定設(shè)備資料、說明書、開箱驗(yàn)收文件等應(yīng)移交業(yè)主英文資料，但工地現(xiàn)場(chǎng)開箱驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有一部分附屬設(shè)備、小型設(shè)備、零星設(shè)備及材料只有中文說明，公司一方面及時(shí)通知設(shè)備廠家補(bǔ)英文資料，另一方面針對(duì)小型及零星設(shè)備聘請(qǐng)英文翻譯進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)翻譯，二個(gè)月之內(nèi)全面完成該項(xiàng)任務(wù)。

4.6 與業(yè)主工程師一對(duì)一地移交

該工程1#機(jī)組投產(chǎn)發(fā)電之時(shí)，檔案經(jīng)理及檔案專責(zé)與印方運(yùn)行單位的二位業(yè)主工程師開展大范圍、全方位的竣工檔案移交，印方工程師對(duì)竣工檔案的接收工作極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，達(dá)到了每卷必看、每張照片甚至每張膠片都要一一過目的仔細(xì)程度。通過分階段、分機(jī)組、直至竣工投產(chǎn)后的多次移交，公司將合同、協(xié)議、基礎(chǔ)文件、焊接文件、設(shè)備文件、施工安裝文件、調(diào)試文件、性能測(cè)試文件、試生產(chǎn)文件、竣工投產(chǎn)文件、竣工圖等文件全部移交業(yè)主，共計(jì)5000余卷，印度工程師伸出贊賞的大拇指“Very Good!”。至此，該項(xiàng)目所有文件資料及檔案的費(fèi)用已全額收取完畢，圓滿完成了印度WPCPL發(fā)電工程EPC總承包竣工檔案移交業(yè)主工作。

5 效果及影響

公司承擔(dān)著國(guó)際政治風(fēng)云變幻、政策及宗教迥異、簽證風(fēng)險(xiǎn)、匯率風(fēng)險(xiǎn)、罷工風(fēng)險(xiǎn)、工期和性能指標(biāo)罰款等重重風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮設(shè)計(jì)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和交叉，降低項(xiàng)目成本，縮短項(xiàng)目工期，經(jīng)過各參建單位及員工艱辛的努力，項(xiàng)目從進(jìn)度、質(zhì)量、職業(yè)健康安全、費(fèi)用控制以及社會(huì)效益等均取得了可喜的成果，圓滿地實(shí)現(xiàn)了與業(yè)主簽訂合同約定的各項(xiàng)指標(biāo)要求，竣工檔案順利移交業(yè)主，充分滿足業(yè)主運(yùn)行及維護(hù)的需求，業(yè)主對(duì)竣工檔案的滿意度調(diào)查為“極為滿意”。該項(xiàng)目成為了中國(guó)公司在印度第一個(gè)、目前也是唯一的一個(gè)火力發(fā)電項(xiàng)目取得了業(yè)主簽發(fā)的機(jī)組永久移交證書，并實(shí)現(xiàn)盈利不低于一個(gè)億的總體目標(biāo)，牢固地樹立了公司在印度火力發(fā)電工程總承包領(lǐng)域的品牌和地位。

該工程總承包于2013年1月榮獲中國(guó)勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)頒發(fā)的第六屆中國(guó)工程總承包金鑰匙獎(jiǎng)，也是我公司榮獲的第二枚工程總承包金鑰匙獎(jiǎng)。

6 體會(huì)

(1) 發(fā)電工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多，竣工檔案是由多個(gè)單位形成文件的集合，檔案管理前期策劃工作極為重要，工程開工初期就應(yīng)規(guī)范竣工檔案的形成、收集、整理、移交等各項(xiàng)行為，并貫穿工程建設(shè)全過程，方能確保竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

(2) 印度業(yè)主對(duì)于發(fā)電工程竣工檔案重內(nèi)涵質(zhì)量、輕外觀形式

印度在發(fā)電工程竣工檔案的接收方面，與我國(guó)各大發(fā)電企業(yè)不同之處在于重視文件的原始性及真實(shí)性，真實(shí)地體現(xiàn)了信息時(shí)代、“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”現(xiàn)代檔案管理方式。

(3) 印方對(duì)于工程建設(shè)過程中形成的原始文件材極為嚴(yán)格，特別重視下述檔案的接收。

① 合同及協(xié)議；

②勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知單；

③隱蔽工程文件。如開挖驗(yàn)槽文件、焊接文件等；

④設(shè)備文件。使用說明書、安裝書、備品備件等；

⑤系統(tǒng)調(diào)試文件、性能測(cè)試文件；

⑥試運(yùn)行文件；

⑦竣工驗(yàn)收文件、竣工圖。

(4) 印度工程師具有高度的敬業(yè)精神

印度由于天氣炎熱，印方施工單位給我們普遍印象是做事拖沓、效率低下，其實(shí)不然，印方工程師工作態(tài)度極為嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍，對(duì)企業(yè)忠誠(chéng)老實(shí)，可以說全身心投入到工作中，每天早出晚歸、晚上十點(diǎn)才吃晚飯，接收檔案時(shí)嚴(yán)格認(rèn)真的態(tài)度令人感動(dòng)，不能“輕易糊弄、蒙混過關(guān)”。