高校檔案信息化建設(shè)探討

余淑芬

(武漢科技大學(xué) 人事處,湖北武漢 430081)

自20世紀90年代以來,信息化日益成為全球經(jīng)濟社會發(fā)展的顯著特征。1997年召開的首屆全國信息化工作會議,對信息化定義為:“信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會的歷史過程?！毙畔⒒挠|角亦延伸到檔案事業(yè)中,引起了檔案工作的信息化進程。所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù),加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說,檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這一發(fā)展過程利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù),將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門類檔案,組織成系統(tǒng)的信息庫。在這一過程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門,從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

高校檔案部門為適應(yīng)時代發(fā)展的需要。要充分運用信息技術(shù),整合校內(nèi)信息資源,開展網(wǎng)上檔案信息服務(wù),滿足學(xué)校各部門和社會信息資源共享的需求。信息化為高校檔案事業(yè)帶來難得的發(fā)展機遇,順應(yīng)新形勢,對高校檔案信息化建設(shè)中展開探討已成為檔案學(xué)界研究的熱點,也是新形勢下高校檔案工作面臨的新課題。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.高校檔案信息化建設(shè)是形勢發(fā)展的需求

傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上,其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段,這種管理方式及檢索利用水平,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失,這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求,為此,高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路。在2000年12月召開的全國檔案工作會議上,國家檔案局正式提出了大力加強檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。隨后,教育部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》,明確要求高校檔案部門積極做好檔案工作信息化的建設(shè)。2002年實施的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。標志著我國檔案信息化建設(shè)的全面啟動,檔案信息化建設(shè)在高校檔案館(室)中蓬勃開展起來。2011年1月14日,國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確將加快數(shù)字檔案館及電子文件(檔案)備份中心列入主要目標,將“檔案信息化工作”列入主要任務(wù)。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立,使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料,現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上發(fā)布,高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢,才能做到與時俱進、同步發(fā)展,才能適應(yīng)經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。

2.高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理工作水平的需要

現(xiàn)階段,高校檔案管理處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和以電子文件為代表的新式檔案同時并存的階段。然而,傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主,按檔案管理規(guī)范的要求,通過人的實際工作對檔案進行管理,這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異;以電子文件為代表的新形式的檔案,這種管理是以計算機為工具,按檔案管理規(guī)范的要求編制成計算機管理程序來實施管理,無論任何人進行操作和管理,其差異都很小,檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題也會相應(yīng)減少,因此,高校檔案信息化建設(shè)的結(jié)果,其檔案管理工作的質(zhì)量和水平是傳統(tǒng)的管理方法無法比擬的。

二、當前高校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

經(jīng)過近二十年的努力,信息化建設(shè)帶動了高校檔案工作的進一步發(fā)展,促進了高校檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提高。筆者所在高校是最早實現(xiàn)檔案集中管理的少數(shù)高校之一,上個世紀八十年代就將人事、學(xué)生檔案集中到檔案管理部門統(tǒng)一管理,形成了獨具特色的檔案管理模式。檔案館先后通過科技事業(yè)單位檔案管理“國家二級”、干部人事檔案目標管理“國家一級”、湖北省檔案管理“AAA”標準認定,先后獲得湖北省檔案系統(tǒng)“先進集體”、湖北省企業(yè)、科技事業(yè)檔案工作“百強單位”等榮譽稱號。學(xué)校檔案館已普遍使用計算機管理檔案,逐步對館藏檔案進行數(shù)字化加工,不斷探索電子文件管理的理論與實踐,檔案信息化建設(shè)取得了一定的成效。但總體而言,檔案信息化建設(shè)仍存在總體水平較低、進程較慢、落后于社會信息化步伐等亟待解決的現(xiàn)實問題。

1.檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)有待加強,管理水平有待提高

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備,它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。各高校檔案管理部門基本都配有計算機、復(fù)印機、打印機、掃描儀等設(shè)備,但相對于信息化高速發(fā)展的趨勢和要求,這些檔案設(shè)施設(shè)備的配置相對落后和簡陋。有的高校重建設(shè)輕利用,買來了硬件設(shè)備設(shè)施,檔案管理人員投有真正利用其先進功能作用,對計算機的運用還停留在維持檔案日常的簡單管理上,沒有結(jié)合自身情況,做到檔案的數(shù)字化,更是無法實現(xiàn)檔案信息化。使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件的高校較少,檔案網(wǎng)站建設(shè)滯后。許多高校至今沒有建立檔案網(wǎng)站,建起的高校檔案網(wǎng)站主要提供檔案機構(gòu)信息、檔案工作信息、檔案資源信息,面向用戶的服務(wù)功能單調(diào)。

當前,大部分高校檔案管理存在管理方式單一,管理手段落后,管理模式封閉,檔案應(yīng)用效率低等問題。傳統(tǒng)檔案長期放在房間中,查詢?nèi)藛T有限,檔案的利用效率很低。高校檔案管理是高校一代一代學(xué)術(shù)人、管理者學(xué)術(shù)和管理精華的結(jié)晶,對后面的學(xué)子和管理者有重要的借鑒和參考價值,很多有創(chuàng)建性的論文、未完成的課題、思維創(chuàng)新的靈感就蘊藏在這些不起眼的檔案材料中,很多檔案不需要保密,完全可以對所有的學(xué)生和老師們開放,少走彎路,從而不斷提升學(xué)校的綜合實力,使檔案產(chǎn)生增值功能。

2.數(shù)字信息資源有限,標準規(guī)范體系尚需健全

目前,高校檔案部門保管的主體依然是傳統(tǒng)載體檔案,檔案數(shù)字化程度不高,多數(shù)高校館藏檔案的數(shù)字化停留在案卷級、文件級目錄上。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫,對于檔案的提供利用基本停留在一般性的目錄檢索,使用單機版數(shù)據(jù)庫或以檔案目錄形式上網(wǎng),網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入上網(wǎng)尚處在啟動階段。部分高校開發(fā)的信息化檔案軟件版本標準不統(tǒng)一,數(shù)據(jù)無法匯總,軟件之間不能相互兼容,信息資源不能共享。高校檔案信息化建設(shè)偏向于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,花費大量人力物力財力掃描紙質(zhì)檔案,甚少考慮每天大量生成的電子文件的歸檔和有效管理。如果不對這些已經(jīng)是數(shù)字化的電子文件及時收集,任其自生自滅,將導(dǎo)致日后更大規(guī)模、不堪重負的掃描,造成重復(fù)勞動和資源嚴重浪費。

檔案的標準規(guī)范建設(shè)是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標準、規(guī)范,并指導(dǎo)實施的過程,是檔案信息化有序、快速發(fā)展的保障。由于行政主管部門的不同,我國的高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃,各高校在檔案信息化建設(shè)方面有較大的隨意性和分散性。電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的標準規(guī)范還需完善和統(tǒng)一。此外,高校各部門因工作需要建立的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng),如招生系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各自為政,這些管理系統(tǒng)功能不盡相同,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一,相互之間的數(shù)據(jù)不能通用,不利于網(wǎng)絡(luò)條件下信息的有效共享。

3.檔案信息安全保障有待加強

檔案信息中凡涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密、個人隱私和其他法律規(guī)定不得公開的信息都屬于保密范圍。在高校檔案信息化過程中,存在信息被竊取、服務(wù)器被黑客攻擊等諸多泄密的環(huán)節(jié)。然而令人堪憂的是,由于人員和技術(shù)條件的限制,許多高校檔案部門安全保密意識較差,安全防護性能較低。只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪問權(quán)限的方式防止中毒,避免黑客攻擊。筆者所在高校為保障信息安全,要求負責教職工工資信息管理及其他機要信息管理的管理員專用電腦不得用于上網(wǎng)。

4.檔案人才結(jié)構(gòu)和干部素質(zhì)不能完全適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求

自1999年高校全面擴招以來,在校生規(guī)模不斷擴大,隨之形成的檔案資料數(shù)量持續(xù)增長,然而檔案工作人員的數(shù)量卻沒有顯著的增加,專業(yè)技術(shù)人員相當缺乏。檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務(wù)量又大、評聘職稱難,導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進,即使進來也難渡默默無聞工作性質(zhì)之無奈,會想辦法離開。很多高校檔案工作人員都是安排骨干教師家屬或者軍轉(zhuǎn)人員擔任,這些人員多屬“半路出家”,沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn),具有中高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低,對于新技術(shù)諸如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術(shù)、安全技術(shù)等還不熟悉,不能滿足檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)長遠發(fā)展的需要,距離真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還有很長的路程。

三、高校檔案信息化建設(shè)對策探討

教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》提出“加快教育信息化進程”的要求。高校檔案信息化是高校管理與社會服務(wù)信息化的重要組成部分,高校檔案管理信息化需要檔案實體的規(guī)范化和標準化管理為基石,要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備,建立數(shù)字檔案館,向信息化管理方向發(fā)展,它主要包括如下內(nèi)容:

1.加強領(lǐng)導(dǎo),增加經(jīng)濟投入

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出:“高校檔案管理工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體工作規(guī)劃,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理”。加快高校檔案信息化建設(shè),要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高意識、合理規(guī)劃、爭取支持、加大投入,要抓住機遇努力把高校檔案信息化作為學(xué)校發(fā)展的一項重要內(nèi)容,制定檔案信息化建設(shè)的短期目標和長遠規(guī)劃,使學(xué)校檔案管理工作期期有目標,年年有臺階,為社會和學(xué)校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.提升信息化管理手段,建立和完善檔案信息化管理制度

各高校的檔案館是檔案管理信息化創(chuàng)新的主責部門,檔案信息化建設(shè)要由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)、推進和實踐,要融入高校信息化建設(shè)的總體框架之中。在管理手段上,檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè),提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動化的銜接問題,研究解決文檔一體化問題。要努力實現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化,解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題,積極運用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進技術(shù)和手段,進一步提高技術(shù)含量和水平,使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式,主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來,為教學(xué)、科研服務(wù),使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位,實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>

加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站(頁)建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度,形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制,提高信息安全意識,防止失密、泄密的發(fā)生,確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。

3.重視檔案的編研工作,使高校信息化檔案增值

高校檔案部門主要通過對各類檔案進行分析研究,去粗取精,去偽存真,綜合加工,將準確的、可靠的各種檔案信息,按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用。利用這些編研成果,調(diào)閱使用人員可少花時間、少費精力,獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料,使高校信息化檔案增值。在此基礎(chǔ)上,參與社會檔案的聯(lián)合編目(指的是各大中小型檔案館聯(lián)合編制的程序,里面有各檔案館自己擁有的資源,然后上傳保存到中心數(shù)據(jù)庫,或者從中心數(shù)據(jù)庫下載所需要的檔案資源,從而記錄收納到本地的數(shù)據(jù)庫,來組織編制各種類別、載體的聯(lián)合目錄,從中所產(chǎn)生的費用都是通過網(wǎng)絡(luò)來進行交易的。)使檔案資源的共享更加有效地實現(xiàn),借助電子商務(wù)所特有的開放性、高效性、以及互動性,實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化、市場化。

4.重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項高科技項目,要根據(jù)建設(shè)需要,培養(yǎng)和引進一批人才,構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍,確保檔案館建設(shè)正常運行。首先,在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時,要加大培訓(xùn)力度,加強對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn),普及信息技術(shù)知識,提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能;其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況,吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才,對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用,取其所長,開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。

檔案信息化建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程,將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展,特別是高校的軟實力,為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案信息化建設(shè)才剛剛起步,仍需依靠政府部門大力支持,同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗,不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

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